Xu Hướng 5/2022 # 12 Kỹ Năng Viết Email Chuyên Nghiệp Nhất Định Phải Biết Cho Sinh Viên Và Cả Người Đi Làm # Top View

Xem 1,782

Bạn đang xem bài viết 12 Kỹ Năng Viết Email Chuyên Nghiệp Nhất Định Phải Biết Cho Sinh Viên Và Cả Người Đi Làm được cập nhật mới nhất ngày 17/05/2022 trên website Ezlearning.edu.vn. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Cho đến thời điểm hiện tại, bài viết này đã đạt được 1,782 lượt xem.

--- Bài mới hơn ---

  • Mẫu Thư Xin Việc, Email Xin Việc 2022
  • 9 Cách Viết Email Gửi Khách Hàng Chuyên Nghiệp Ấn Tượng Và Thu Hút
  • Cách Làm Email Marketing: 9 Thủ Thuật Mail Marketing Quan Trọng Nhất
  • Công Cụ Đổi Font Chữ Facebook 2022
  • Cách Tự Thiết Kế Flashcard Để Học Ngoại Ngữ Hiệu Quả
  • Chào các bạn, chả là mình vừa mới tốt nghiệp, chân ướt chân ráo đặt chân vào các công ty. Mới đầu làm việc, mình như người rừng vậy, không biết, không hiểu rõ công việc làm gì. Ngay cả việc gửi mail báo cáo cho sếp, gửi mail thông báo cho đồng nghiệp mà mình bị mắng lên mắng xuống vì gửi mail không đúng cách, thiếu chỗ nọ chỗ chai tùm lum à.

    1. Đặt tên email nghiêm túc, chuyên nghiệp

    Hãy tạo một email nghiêm túc có họ tên thật của mình, nghiêm túc, lịch sự. Có thể đặt theo cấu trúc (chức danh). Không nên đặt các tên mộng mơ thời sinh viên tuổi trẻ như , mình thì thấy hổng sao nhưng những người đi làm họ thấy rất mắc cười thậm chí là khó chịu. Và có thể họ sẽ không để ý đến mail bạn gửi với cái tên như vậy.

    2. Đặt tiêu đề email ngắn gọn, rõ ràng

    • THƯ MỜI THAM DỰ…
    • ỨNG TUYỂN VỊ TRÍ…
    • THÔNG BÁO KẾ HOẠCH…

    Nếu như gửi email mà để trống phần tiêu đề, hoặc nội dung tiêu đề không thu hút, không đúng trọng tâm, email sẽ không được đọc đến, có khi còn bị xóa ngay lập tức.

    3. Dòng đầu tiên của email có lời chào lịch sự

    Có một vài cách mở đầu email lịch sự như:

    • Kính gửi… Thân gửi… Thương gửi
    • Dear anh/chị…
    • Anh/Chị thân mến

    Mở đầu email không nên:

    • Sử dụng từ gọi: ê, này
    • Sử dụng yếu tố hài hước, tức giận hoặc phẫn nộ
    • Sử dụng các từ ngữ mang tính khiêu khích

    Thực ra bạn cũng có thể viết lời mở đầu thân thiện hơn như: Anh A ơi, Chị B à… nhưng hãy cân nhắc kỹ về mối quan hệ giữa hai người để có cách chọn mở đầu phù hợp.

    4. Nội dung email nói rõ cần gì, muốn gì

    Câu đầu tiên trong nội dung email, không nên quá dài dòng mà đi trực tiếp vào điều bạn muốn như:

    • Em gửi mail để xác nhận về…
    • Hôm nay em gửi mail để thông báo về…
    • Như đã trao đổi trước, em gửi mail để cung cấp…

    Đồng thời với những nội dung sau đó, nên suy nghĩ kỹ nội dung trước khi viết, phải cân nhắc sự hiệu quả của email khi được gửi đi. Có những vấn đề không nhất thiết phải gửi qua email, hoặc có những vấn đề cấp bách không thể giải quyết qua email. Thế nên, dùng email đúng lúc, muốn biết đúng lúc hay không, hãy nghĩ đến mình cần gì, muốn gì để quyết định gửi email.

    5. Những lưu ý khi đính kèm file

    • Nên gửi những file có định dạng chung dễ mở cho tất cả máy tính như: JPEG, .Doc, .Pdf đối với file ảnh
    • Viết xong nội dung file rồi mới đính kèm file, tránh tình trạng đính kèm rồi lại mất công sửa file lại
    • Đặt tên file đính kèm ngắn gọn, rõ ràng, không nên viết dấu
    • Muốn gửi nhiều file, khi nén lại thì nên dùng .zip

    6. Sử dụng font chữ cổ điển, hay dùng dễ đọc

    Khi gửi email, nên sử dụng font chữ thông thường như Arial hoặc Times New Roman, cỡ chữ 13. Màu chữ thì chọn màu đen để an toàn. Đây là một nguyên tắc bất di bất dịch khi gửi email.

    8. Thân ái chào quyết thắng khi viết xong email

    Cuối email nên chào lịch sự, cảm ơn họ đã dành thời gian để đọc thư. Một lời chào, cảm ơn ngắn gọn nhưng giúp thư không bị cụt và tạo được thiện cảm cho người nhận email gấp bội.

    7. Sử dụng chữ ký cá nhân

    Chữ kỹ cá nhân ở dưới email là điều quan trọng, vì người đọc sẽ nắm được chức danh, số điện thoại, địa chỉ… của bạn để nếu như có vấn đề gì thì tiện liên lạc. Đồng thời có chữ ký tạo cho người nhận cảm giác tin tưởng.

    9. Kiểm tra lại bố cục, đọc lại email

    • Viết hoa đầu dòng. Viết hoa chứ không phải viết in hoa
    • Viết hoa sau dấu chấm câu. Các tên địa danh, tên riêng phải viết hoa
    • Dấu câu viết sát vào chữ, dấu cách rồi đến chữ tiếp theo
    • Dấu (), ” ” viết liền vào ký tự ở trước và sau
    • Hai chữ liên tiếp chỉ cách nhau một dấu cách
    • Viết một câu đủ thành phần, đủ ý rồi mới chấm câu, nhiều ý nên dùng dấu phẩy
    • Bài dài nên chia thành các đoạn nhỏ
    • Không nên dùng cảm thán quá nhiều

    10. Chỉ gửi email đi khi chắc chắn đã hoàn thành bằng cách điền địa chỉ email người nhận ở bước cuối cùng

    Không ai muốn đọc một email dở dang cả. Thế nên, để tránh tình trạng gửi email đi trước khi hoàn thành, khi viết email thì xóa tên người nhận đi. Khi nào kiểm tra lại bố cục và đọc lại email đã viết và cảm thấy đã hoàn chỉnh, thì chèn tên người nhận vào rồi bấm gửi.

    11. Đảm bảo tính an toàn cá nhân, cộng đồng khi gửi mail

    Một khi email đã gửi đi, thông tin được tiết lộ cho người khác thì không còn gì là bí mật nữa cả. Thế nên, đừng viết bất cứ một điều gì trong email có thể gây bất lợi cho bản thân hoặc lời văn gây ảnh hưởng, tổn thương tới người khác. Cần thận trọng để đảm bảo tính an toàn khi gửi mail, hơn là việc đi xin lỗi khi đã gửi.

    12. Thân thiện reply email gửi nhầm

    Tóm tắt lại các bước CHUẨN khi viết email chuyên nghiệp:

    • Đặt tiêu đề
    • Đính kèm tập tin
    • Viết nội dung
    • Kiểm tra lại bố cục, nội dung và file đính kèm
    • Nhập địa chỉ email người nhận

    Rồi bạn nhấn gửi đi, vậy là hoàn thành xong rồi đó.

    323 views

    --- Bài cũ hơn ---

  • Cách Viết Email Rõ Ràng Và Chuyên Nghiệp
  • Cách Viết Email (Phần 1)
  • Cách Tạo Danh Mục Tài Liệu Tham Khảo Có Trích Dẫn Trong Microsoft Word
  • Trích Dẫn Và Lập Danh Mục Tài Liệu Tham Khảo Theo Chuẩn Chicago
  • 14 Mẹo Để Viết Requirement Tốt Hơn
  • Cập nhật thông tin chi tiết về 12 Kỹ Năng Viết Email Chuyên Nghiệp Nhất Định Phải Biết Cho Sinh Viên Và Cả Người Đi Làm trên website Ezlearning.edu.vn. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!

  • Web hay
  • Links hay
  • Guest-posts
  • Push
  • Chủ đề top 10
  • Chủ đề top 20
  • Chủ đề top 30
  • Chủ đề top 40
  • Chủ đề top 50
  • Chủ đề top 60
  • Chủ đề top 70
  • Chủ đề top 80
  • Chủ đề top 90
  • Chủ đề top 100
  • Bài viết top 10
  • Bài viết top 20
  • Bài viết top 30
  • Bài viết top 40
  • Bài viết top 50
  • Bài viết top 60
  • Bài viết top 70
  • Bài viết top 80
  • Bài viết top 90
  • Bài viết top 100
  • Chủ đề top 10
  • Chủ đề top 20
  • Chủ đề top 30
  • Chủ đề top 40
  • Chủ đề top 50
  • Chủ đề top 60
  • Chủ đề top 70
  • Chủ đề top 80
  • Chủ đề top 90
  • Chủ đề top 100
  • Bài viết top 10
  • Bài viết top 20
  • Bài viết top 30
  • Bài viết top 40
  • Bài viết top 50
  • Bài viết top 60
  • Bài viết top 70
  • Bài viết top 80
  • Bài viết top 90
  • Bài viết top 100