Bạn đang xem bài viết Cách Thức Và Quy Định Về Chuyển Đổi Hóa Đơn Điện Tử được cập nhật mới nhất tháng 10 năm 2023 trên website Ezlearning.edu.vn. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất.
Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy là nghiệp vụ quan trọng mà các kế toán viên cần nắm được để áp dụng khi phát sinh những yêu cầu bắt buộc phải chuyển đổi.
Khu thực hiện chuyển đổi hóa đơn, kế toán cần nắm chắc cách thức, nguyên tắc và điều kiện chuyển đổi để không gặp phải các sai sót.
Những lý do phải chuyển đổi hóa đơnTheo Khoản 1 Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC,
“Trong quá trình lưu thông, khi cần phải chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa (hữu hình), người bán hàng có thể thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy. Việc chuyển đổi này chỉ thực hiện một lần duy nhất”
Như vậy, hóa đơn chuyển đổi được sử dụng như một cách chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa trên xe khi đang trong quá trình vận chuyển.
Bên cạnh đó, việc chuyển đổi này cũng cần được đảm bảo tuân thủ các quy định về hóa đơn chuyển đổi ở phần dưới. Đồng thời trên hóa đơn chuyển đổi phải có chữ ký và đóng dấu người đại diện theo pháp luật của người bán.
Một mục đích khác, chuyển đổi sang hóa đơn giấy cũng nhằm phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật kế toán.
Quy định hóa đơn chuyển đổiNhư đã đề cập ở phần trên của bài viết, việc chuyển đổi hóa đơn điện tử cần tuân thủ một số quy tắc, cụ thể là các Khoản 2, 3, 4 thuộc Điều 12 của Thông tư 32/2011/TT-BTC.
Khi chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy với mục đích chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa, hóa đơn chuyển đổi phải đảm bảo tuyệt đối các điều kiện sau:
Nội dung trên hóa đơn chuyển đổi phải được giữ toàn vẹn so với hóa đơn gốc
Hóa đơn chuyển đổi phải có ký hiệu riêng để xác nhận, cụ thể là dòng chữ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”
Phải có chữ ký đầy đủ họ tên của người thực hiện chuyển đổi trên hóa đơn chuyển đổi
Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử có đầy đủ các yếu tố trên mới có giá trị về mặt pháp lý.
Vậy hóa đơn chuyển đổi có gì khác so với đơn giấy?Hóa đơn giấy là một hình thức hóa đơn truyền thống được tất cả các doanh nghiệp sử dụng trong thời gian từ trước tới nay. Tuy nhiên, hình thức này đang không còn phù hợp với thời kỳ công nghệ số bởi những hạn chế của nó cũng như những tính năng hiện đại của hóa đơn điện tử.
Với ưu điểm linh hoạt về tính năng, dễ dàng sử dụng và có thể chuyển đổi sang hóa đơn giấy khi cần thiết. Khả năng nhầm lẫn giữa hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn giấy vẫn có khả năng xảy ra dù rất nhỏ.
Số seri trên hóa đơn giấy có ký hiệu là VC/15P còn trên hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử là VC/15E
Hóa đơn giấy sử dụng chữ tay thông thường. Đối với hóa đơn điện tử thì dùng chữ ký số. Chữ ký số trên hóa đơn điện tử có khả năng xác định nguồn gốc của hóa đơn đó.
hóa đơn giấy thông thường có nhiều liên 2 hoặc 3 liên trong đó 1 liên được viết qua giấy than và nội dung của các liên này phải giống nhau. Với hóa đơn điện tử thì nói không với liên.
Thực tế, những yếu tố so sánh trên cũng chính là sự khác biệt giữa hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy.
Và sự khác biệt độc nhất, dễ nhận biết nhất chính là dòng chữ “Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử” trên hóa đơn chuyển đổi.
Các câu hỏi thường gặp về hóa đơn chuyển đổi 1. Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử có cần ký không?Trả lời: Hóa đơn chuyển đổi cần phải có chữ ký người đại diện pháp luật của bên bán.
Bởi theo quy định trong Thông tư 32/2011/TT-BTC quy định rõ:
Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2,3,4 điều này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.
2. Hóa đơn chuyển đổi có cần đóng dấu không?Trả lời: Hóa đơn điện tử chuyển đổi không nhất thiết phải có dấu của bên bán.
Nếu doanh nghiệp đã đáp ứng các điều kiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy theo quy định thì hệ thống sẽ cho phép kiểm soát chặt chẽ việc chuyển đổi hóa đơn và chỉ được chuyển đổi 1 lần thì hóa đơn chuyển đổi không nhất thiết phải có dấu của người bán.
3. Hóa đơn chuyển đổi có giá trị pháp lý không?Trả lời: Hóa đơn điện tử chuyển đổi chỉ có giá trị pháp lý khi hóa đơn đó đảm bảo được các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn điện tử gốc.
Cách chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy trên phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice– Tìm kiếm theo “Mẫu số”
– Theo ” Tên KH, Mã KH”
Tại đây thông tin hóa đơn được giữ nguyên, hiển thị thêm dòng text ” Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa “
– Mỗi hóa đơn chỉ được chuyển đổi chứng minh nguồn gốc xuất xứ 1 lần nhưng vẫn thực hiện “Chuyển đổi lưu trữ” được.
* Chức năng Chuyển đổi lưu trữ:
Tại màn hình “Danh sách hóa đơn “và tích chọn vào hóa đơn muốn chuyển đổi lưu trữ:
Tại đây thông tin hóa đơn được giữ nguyên , hiển thị thêm dòng text ” Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử để lưu trữ “
Hóa đơn có thể chuyển đổi lưu trữ được nhiều lần
ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ EASYINVOICE Để được tư vấn và hỗ trợ trực tiếp vui lòng liên hệ Điện thoại: 0981 772 388 – 1900 56 56 53 Email: contact@softdreams.vn Facebook: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn
Quy Định Về Tiêu Thức Và Ký Hiệu Trên Hóa Đơn Điện Tử
1. Quy định về tiêu thức trên hóa đơn điện tử
Căn cứ theo Điểm d, Khoản 1, Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC thì hóa đơn điện tử phải có đủ các nội dung như sau:
Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn;
Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;
Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ.
Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.
Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt…..
Thông tư 39/2014/TT-BTC tại Điều 4, Khoản 3 quy định một số trường hợp hóa đơn không nhất thiết phải có đầy đủ nội dung bắt buộc vẫn hợp pháp như sau: Tổ chức kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có thể tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký người mua, dấu của người bán trong trường hợp sau: hóa đơn điện; hóa đơn nước; hóa đơn dịch vụ viễn thông; hóa đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in theo hướng dẫn tại Thông tư này.
2. Quy định về ký hiệu trên hóa đơn điện tửTheo phụ lục 1 Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014: Hướng dẫn ký hiệu và ghi thông tin bắt buộc trên hóa đơn cụ thể như sau:
2.1. Tên loại hoá đơn:– Hoá đơn giá trị gia tăng, – Hoá đơn bán hàng; – Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ; – Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý; – Tem; vé; thẻ.
2.2. Mẫu số hóa đơnMẫu số hóa đơn hay còn được gọi là mẫu hóa đơn thường bao gồm 11 ký tự, trong đó:
02 ký tự đầu tiên thể hiện loại hóa đơn
Tối đa 4 ký tự tiếp theo thể hiện tên hóa đơn
01 ký tự tiếp theo thể hiện số liên của hóa đơn
01 ký tự tiếp theo là ký tự “/” dùng để phân biệt số liên với số thứ tự của mẫu trong một loại hóa đơn
03 ký tự tiếp theo là số thứ tự của mẫu trong một loại hóa đơn.
2.3 Ký hiệu hóa đơn
Ký hiệu hoá đơn có 6 ký tự đối với hoá đơn của các tổ chức, cá nhân tự in và đặt in và 8 ký tự đối với hoá đơn do Cục Thuế phát hành.
2 ký tự đầu để phân biệt các ký hiệu hóa đơn.
Ký tự phân biệt là hai chữ cái trong 20 chữ cái in hoa của bảng chữ cái tiếng Việt bao gồm: A, B, C, D, E, G, H, K, L, M, N, P, Q, R, S, T, U, V, X, Y;
3 ký tự cuối cùng thể hiện năm tạo hoá đơn và hình thức hoá đơn.
Năm tạo hoá đơn được thể hiện bằng hai số cuối của năm;
Ký hiệu của hình thức hoá đơn: sử dụng 3 ký hiệu: E: Hoá đơn điện tử, T: Hoá đơn tự in, P: Hoá đơn đặt in;
Giữa hai phần được phân cách bằng dấu gạch chéo (/).
2.4 Số thứ tự hóa đơnSố thứ tự hóa đơn được ghi bằng dãy số tự nhiên liên tiếp trong cùng một ký hiệu hóa đơn, bao gồm 7 chữ số.
2.5 Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn, tổ chức cung cấp phần mềm tự in hóa đơnThông tin này được đặt ở phần dưới cùng, chính giữa hoặc bên cạnh của tờ hóa đơn.
Hi vọng rằng bài viết trên đã cung cấp thông tin hữu ích để kế toán và doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn một cách hiệu quả hơn.
Những Quy Định Về Ký Hiệu Và Tiêu Thức Trên Hóa Đơn Điện Tử
I. Quy định về ký hiệu trên hóa đơn điện tử
Từ ngày 1/11/2023, Nghị định số 119/2023/NĐ-CP đã chính thức có hiệu lực thi hành. Nội dung chính của nghị định có đề cập đến việc tất cả các doanh nghiệp đều bắt buộc chuyển sang hình thức hóa đơn điện tử trước ngày 1/11/2023. Điều này thể hiện quyết tâm của Chính phủ trong việc hướng đến lợi ích doanh nghiệp như giảm thiểu thủ tục hành chính, tiết kiệm chi phí in ấn và phát hành hóa đơn giấy.
Để có thể tiến hành, doanh nghiệp cần nắm vững những quy định hóa đơn điện tử về phát hành hóa đơn hợp lệ, đặc biệt là những quy định về ký hiệu và tiêu thức trên hóa đơn điện tử.
Thường bao gồm 11 ký tự, trong đó:
02 ký tự đầu tiên thể hiện loại hóa đơn
(Tối đa) 4 ký tự tiếp theo thể hiện tên hóa đơn
01 ký tự tiếp theo thể hiện số liên của hóa đơn
01 ký tự tiếp theo là ký tự “/” dùng để phân biệt số liên với số thứ tự của mẫu trong một loại hóa đơn
03 ký tự tiếp theo là số thứ tự của mẫu trong một loại hóa đơn.
Ví dụ, mẫu số hóa đơn 01GTKT0/001 sẽ được hiểu như sau:
Mẫu hóa đơn chuyển đổi từ HĐĐT của Công ty PTCN Thái Sơn
Doanh nghiệp cần thay đổi số thứ tự mẫu trong hóa đơn khi có thay đổi về một trong số tiêu chí trên mẫu hóa đơn đã thông báo phát hành như một trong các nội dung bắt buộc; kích thước hóa đơn, nhu cầu sử dụng hóa đơn…..
Đối với các doanh nghiệp kinh doanh ngành nghề dịch vụ có sử dụng tem, vé, thẻ thì bắt buộc phải ghi 3 ký tự đầu nhằm phân biệt tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn giá trị gia tăng hay hóa đơn bán hàng.
Ký hiệu 01/: đối với tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn GTGT
Ký hiệu 02/: đối với tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn bán hàng
Những thông tin còn lại do doanh nghiệp tự quy định nhưng cần đảm bảo không vượt quá 11 ký tự.
Ký hiệu hóa đơn bao gồm 06 ký tự trong trường hợp hóa đơn sử dụng bởi các tổ chức, cá nhân tự in và đặt in. Trong đó:
Ký tự phân biệt là hai chữ cái trong số 20 chữ cái in hoa của bảng chữ cái tiếng Việt bao gồm: A, B, C, D, E, G, H, K, L, M, N, P, Q, R, S, T, U, V, X, Y;
3 ký tự cuối cùng thể hiện năm tạo hóa đơn và hình thức hóa đơn
Năm tạo hóa đơn được thể hiện bằng hai số cuối của năm. Ký hiệu của hình thức hóa đơn điện tử là E.
Ví dụ, AA/17E thì trong đó AA là ký hiệu hóa đơn, 17 là hóa đơn được tạo năm 2023, E là ký hiệu hóa đơn điện tử.
Mẫu hóa đơn điện tử của một khách hàng của công ty Thái Sơn
Được quy định ghi bằng dãy số tự nhiên liên tiếp trong cùng một ký hiệu hóa đơn, bao gồm 7 chữ số
4. Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn, tổ chức cung cấp phần mềm tự in hóa đơnThường được đặt ở phần dưới cùng, chính giữa hoặc bên cạnh của tờ hóa đơn.
Căn cứ theo Điểm d Khoản 1 Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC thì hóa đơn điện tử phải đảm bảo đủ các nội dung: Tên hàng hóa, dịch vụ; Đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; Thành tiền ghi bằng số và bằng chữ. Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.
Khoản 2 Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC quy định các tiêu thức số thứ tự, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền ghi theo thứ tự tên hàng hóa, dịch vụ bán ra; gạch chéo phần bỏ trống nếu có. Đối với trường hợp hóa đơn tự in hoặc đặt in được lập bằng máy tính nếu có phần còn trống trên hóa đơn thì không phải gạch chéo.
III. Doanh nghiệp cũng cần lưu ý một số quy định về tiêu thức chữ ký bên mua, bên bán như sau:
Hóa đơn điện tử cần phải có chữ ký điện tử theo quy định pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán. Tuy nhiên, với các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn số lượng lớn, chấp hành tốt pháp luật thuế, Tổng Cục Thuế sẽ xem xét cho phép doanh nghiệp sử dụng hóa đơn không nhất thiết có tiêu thức “dấu của người bán”.
Trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán hoặc là đơn vị kế toán nếu có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán với người mua như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu,… thì người bán lập hóa đơn điện tử cho người mua theo quy định, trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.
Trường hợp hóa đơn điện tử là hóa đơn điện nước, dịch vụ ngân hàng, dịch vụ viễn thông thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký người mua và dấu của người bán.
Trường hợp hóa đơn điện tử ngành dịch vụ như vé ca nhạc, vé xem phim, dịch vụ chăm sóc khách hàng thì không nhất thiết phải có tiêu thức đơn vị tính.
IV. Doanh nghiệp nên lựa chọn sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của đơn vị nào?Với những lợi ích vượt trội so với hóa đơn giấy truyền thống, hóa đơn điện tử ngày càng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Nghị định số 119/2023/NĐ-CP chính thức có hiệu lực cũng được xem là đòn bẩy thúc đẩy toàn bộ các doanh nghiệp trong nước chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, trong quá trình triển khai hóa đơn điện tử, rất nhiều doanh nghiệp còn gặp khó khăn bởi những vướng mắc về quy định, thủ tục trong về hóa đơn điện tử. Để giải quyết điều này, doanh nghiệp nên tìm kiếm sự hỗ trợ của các đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín.
Phần mềm hóa đơn điện tử E – Invoice đã được thẩm định bởi Tổng cục Thuế
Bên cạnh đó, đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm của Thái Sơn luôn sẵn sàng giải đáp và trực tiếp giúp đỡ doanh nghiệp giải quyết các vướng mắc khi triển khai hóa đơn điện tử.
Nếu cần tư vấn thêm về hóa đơn điện tử, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
Trụ sở chính: Số 15 – Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
Tel : 024.37545222
Fax: 024.37545223
Quy Định Về Mẫu Hóa Đơn Điện Tử
Nội dụng quy định về mẫu hóa đơn điện tử, Bản thể hiện của hóa đơn điện tử là tập hợp đầy đủ thông tin, dữ liệu về việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa bên bán và bên mua được khởi tạo, lập, gửi, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử và hóa đơn điện tử có ngày ký không?
Quy định về mẫu hóa đơn điện tử
Quy định về mẫu hóa đơn theo thông tư 68 nghị định 119/TT-BTC, có một số nội dung quan trọng về mẫu hóa đơn như sau:
I. Điều 3. Nội dung của hóa đơn điện tử
1. Nội dung của hóa đơn điện tử:
a) Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn a.1) Tên hóa đơn là tên của từng loại hóa đơn quy định, tại Điều 5 Nghị định số 119/2023/NĐ-CP được thể hiện trên mỗi hóa đơn, như: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG, HÓA ĐƠN BÁN HÀNG, PHIẾU XUẤT KHO KIÊM VẬN CHUYỂN ĐIỆN TỬ, TEM, VÉ, THẺ… a.2) Ký hiệu mẫu số hóa đơn Ký hiệu mẫu số hóa đơn là ký tự có một chữ số tự nhiên là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4 để phản ánh loại hóa đơn như sau: – Số 1: Phản ánh loại Hóa đơn giá trị gia tăng. – Số 2: Phản ánh loại Hóa đơn bán hàng. – Số 3: Phản ánh loại Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử. – Số 4: Phản ánh các loại hóa đơn khác là tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều này. a.3) Ký hiệu hóa đơn Ký hiệu hóa đơn là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Sáu (06) ký tự này được quy định như sau: – Ký tự đầu tiên là một (01) chữ cái được quy định là C hoặc K để thể hiện hóa đơn điện tử loại có mã của cơ quan thuế hoặc loại không có mã của cơ quan thuế trong đó: C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế. – Hai ký tự tiếp theo là 2 chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch. Ví dụ: Năm lập hóa đơn điện tử là năm 2023 thì thể hiện là số 19; năm lập hóa đơn điện tử là năm 2023 thì thể hiện là số 21. – Một ký tự tiếp theo là một (01) chữ cái được quy định là T hoặc D hoặc L hoặc M thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng, cụ thể: + Chữ T: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế. + Chữ D: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng. + Chữ L: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh. + Chữ M: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền. – Hai ký tự cuối là chữ viết do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý, trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để là YY. – Tại bản thể hiện, ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn được thể hiện ở phía trên bên phải của hóa đơn (hoặc ở vị trí dễ nhận biết). Ví dụ thể hiện các ký tự của ký hiệu mẫu hóa đơn và ký hiệu hóa đơn : + “1C21TAA” – là hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2023 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế. + “2C21TBB” – là hóa đơn bán hàng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2023 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân kinh doanh ký sử dụng với cơ quan thuế. + “1C22LBB” – là hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2023 và là hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh. + “1K22TYY” – là hóa đơn giá trị gia tăng loại không có mã của cơ quan thuế được lập năm 2023 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế. + “1K22DAA” – là hóa đơn giá trị gia tăng loại không có mã của cơ quan thuế được lập năm 2023 và là hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức bắt buộc do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng. + “3K22TAB” – là phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử loại không có mã của cơ quan thuế được lập năm 2023 và là chứng từ điện tử có nội dung của hóa đơn điện tử do doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế. a.4) Số hóa đơn – Số hóa đơn là số thứ tự được thể hiện trên hóa đơn khi người bán lập hóa đơn. Số hóa đơn được ghi bằng chữ số Ả-rập có tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm có tối đa đến số 99 999 999. Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn. – Trường hợp số hóa đơn không được lập theo nguyên tắc nêu trên thì hệ thống lập hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc tăng theo thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập, sử dụng một lần duy nhất và tối đa 8 chữ số. b) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán Trên hóa đơn phải thể hiện tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán theo đúng tên, địa chỉ, mã số thuế ghi tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư. c) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế) c.1) Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh có mã số thuế thì tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua thể hiện trên hóa đơn phải ghi theo đúng tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư. c.2) Trường hợp người mua không có mã số thuế thì trên hóa đơn không phải thể hiện mã số thuế người mua. Một số trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đặc thù cho người tiêu dùng là cá nhân quy định tại Khoản 3 điều này thì trên hóa đơn không phải thể hiện tên, địa chỉ người mua. Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng nước ngoài đến Việt Nam thì thông tin về địa chỉ người mua có thể được thay bằng thông tin về số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch của khách hàng nước ngoài. d) Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng. d.1) Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ – Tên hàng hóa, dịch vụ: Trên hóa đơn phải thể hiện tên hàng hóa, dịch vụ bằng tiếng Việt. Trường hợp bán hàng hóa có nhiều chủng loại khác nhau thì tên hàng hóa thể hiện chi tiết đến từng chủng loại (ví dụ: điện thoại Samsung, điện thoại Nokia…). Trường hợp hàng hóa phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu thì trên hóa đơn phải thể hiện các số hiệu, ký hiệu đặc trưng của hàng hóa mà khi đăng ký pháp luật có yêu cầu (ví dụ: Số khung, số máy của ô tô, mô tô, địa chỉ, cấp nhà, chiều dài, chiều rộng, số tầng của một ngôi nhà. ). Các loại hàng hóa, dịch vụ đặc thù như điện, nước, dịch vụ viễn thông, dịch vụ truyền hình, dịch vụ công nghệ thông tin, bảo hiểm được bán theo kỳ nhất định thì trên hóa đơn phải ghi cụ thể kỳ cung cấp hàng hóa, dịch vụ. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dùng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Trường hợp hàng hóa, dịch vụ được giao dịch có quy định về mã hàng hóa, dịch vụ thì trên hóa đơn phải ghi cả tên và mã hàng hóa, dịch vụ. – Đơn vị tính: Người bán căn cứ vào tính chất, đặc điểm của hàng hóa để xác định tên đơn vị tính của hàng hóa thể hiện trên hóa đơn theo đơn vị tính là đơn vị đo lường (ví dụ như: tấn, tạ, yến, kg, g, mg hoặc lượng, lạng, cái, con, chiếc, hộp, can, thùng, bao, gói, tuýp, m3, m2, m…). Đối với dịch vụ thì đơn vị tính xác định theo từng lần cung cấp dịch vụ và nội dung dịch vụ cung cấp. – Số lượng hàng hóa, dịch vụ: Người bán ghi số lượng bằng chữ số Ả -rập căn cứ theo đơn vị tính nêu trên. – Đơn giá hàng hóa, dịch vụ: Người bán ghi đơn giá hàng hóa, dịch vụ theo đơn vị tính nêu trên. d.2) Thuế suất thuế giá trị gia tăng: Thuế suất thuế giá trị gia tăng thể hiện trên hóa đơn là thuế suất thuế giá trị gia tăng tương ứng với từng loại hàng hóa, dịch vụ theo quy định của pháp luật về thuế giá trị gia tăng. d.3) Thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng được thể hiện bằng đồng Việt Nam theo chữ số Ả-rập, trừ trường hợp bán hàng thu ngoại tệ không phải chuyển đổi ra đồng Việt Nam thì thể hiện theo nguyên tệ. Tổng số tiền thanh toán trên hóa đơn được thể hiện bằng đồng Việt Nam theo chữ số Ả rập và bằng chữ tiếng Việt, trừ trường hợp bán hàng thu ngoại tệ không phải chuyển đổi ra đồng Việt Nam thì tổng số tiền thanh toán thể hiện bằng nguyên tệ và bằng chữ tiếng nước ngoài. Trường hợp cơ sở kinh doanh áp dụng hình thức chiết khấu thương mại dành cho khách hàng hoặc khuyến mại theo quy định của pháp luật thì phải thể hiện rõ khoản chiết khấu thương mại, khuyến mại trên hóa đơn điện tử. Việc xác định giá tính thuế giá trị gia tăng (thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng) trong trường hợp áp dụng chiết khấu thương mại dành cho khách hàng hoặc khuyến mại thực hiện theo quy định của pháp luật thuế giá trị gia tăng. đ) Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua – Trường hợp người bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức; trường hợp người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền. – Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh và người mua, người bán có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán lập thì người mua ký số, ký điện tử trên hóa đơn. – Trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua thực hiện theo quy định tại Khoản 3 Điều này.
2. Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn điện tử
a) Chữ viết hiển thị trên hóa đơn là tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dùng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Trường hợp chữ trên hóa đơn là chữ tiếng Việt không dấu thì các chữ viết không dấu trên hóa đơn phải đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch nội dung của hóa đơn. b) Chữ số hiển thị trên hóa đơn là chữ số Ả-rập: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9. Người bán được lựa chọn: sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.), nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị hoặc sử dụng dấu phân cách số tự nhiên là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị trên chứng từ kế toán. c) Đồng tiền ghi trên hóa đơn là Đồng Việt Nam, ký hiệu quốc gia là “đ”. – Trường hợp nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh bằng ngoại tệ theo quy định của pháp luật về ngoại hối, thì đơn giá, thành tiền, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thanh toán được ghi bằng nguyên tệ. Người bán đồng thời thể hiện trên hóa đơn tỷ giá nguyên tệ với đồng Việt Nam theo tỷ giá theo quy định của Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn thi hành. – Mã ký hiệu ngoại tệ theo tiêu chuẩn quốc tế (ví dụ: 13.800,25 USD – Mười ba nghìn tám trăm đô la Mỹ và hai mươi nhăm xu, ví dụ: 5.000 EUR- Năm nghìn euro). – Trường hợp bán hàng hóa phát sinh bằng ngoại tệ theo quy định của pháp luật về ngoại hối và được nộp thuế bằng ngoại tệ thì tổng số tiền thanh toán thể hiện trên hóa đơn thể hiện theo nguyên tệ, không phải quy đổi ra đồng Việt Nam.
II. Bản thể hiện các ký hiệu hóa đơn điện tử hợp lệ
Trên mỗi hóa đơn điện tử sẽ thể hiện nhiều thông tin và các ký hiệu. Ký hiệu của hóa đơn điện tử bao gồm 6 ký tự và 8 ký tự. Hóa đơn 6 ký tự đối với hóa đơn điện tử của các tổ chức, cá nhân tự in hoặc đặt in. Ký hiệu 8 ký tự đối với hóa đơn do Cục Thuế phát hành. – Ký hiệu mẫu số hóa đơn có 11 ký tự(Mẫu số của hóa đơn điện tử) – 2 ký tự đầu thể hiện loại hóa đơn – Tối đa 4 ký tự tiếp theo thể hiện tên hóa đơn – Tiếp theo là 01 ký tự thể hiện số liên của hóa đơn – Tiếp tục là 01 ký tự là “/” để phân biệt số liên với số thứ tự của mẫu trong một loại hóa đơn. – Và 03 ký tự là số thứ tự của mẫu trong một loại hóa đơn. Bảng ký hiệu 6 ký tự đầu của mẫu hóa đơn:
2. Hóa đơn điện tử có cần ký đóng dấu đỏ không?
Câu trả lời: Câu hỏi này phụ thuộc vào từng trường hợp cụ thể theo quy định. Theo thông tư 119/2014/TT-BTC, điều 5, khoản 2 điểm b có quy định: Các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh có thể tự tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn, không nhất thiết phải có đóng dấu của người bán, chữ ký của người mua hàng trong các trường hợp như: thanh toán hóa đơn điện, nước, mua các thiết bị viễn thông, các dịch vụ viễn thông, các dịch vụ ngân hàng. Đối với khách hàng là doanh nghiệp, đơn vị kế toán cần kê khai thuế thì bắt buộc phải ký điện tử hoặc đóng dấu vào hóa đơn điện tử nhận được thì hóa đơn đó mới được coi là hóa đơn hoàn chỉnh và mang tính pháp lí, sử dụng được với cơ quan thuế. Hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có đóng dấu nếu như doanh nghiệp đó tự đủ điều kiện để tự in hóa đơn. Tóm lại: Hóa đơn điện tử không cần thiết phải có đóng dấu đỏ và chữ ký của bên mua và bên bán trong trường hợp doanh nghiệp bán hàng đủ điều kiện để in và phát hành hóa đơn không chữ ký, đóng dấu. Nếu trong trường hợp doanh nghiệp phát hành hóa đơn có dấu và chữ ký thì trên hóa đơn điện tử phải có dấu và chữ ký điện tử. Bộ tài chính sẽ xem xét từng trường hợp phát sinh cụ thể và điều kiện áp dụng của doanh nghiệp để miễn tiêu thức chữ ký điện tử hay đóng dấu của bên mua.
3. Hóa đơn điện tử không có ngày ký?
Chúng ta có 2 khái niệm cần phân biệt rõ ở mục này là thời điểm lập hóa đơn và ngày ký. Trong đó, Ngày lập hóa đơn là ngày người bán điền các thông tin về dịch vụ, hàng hóa trên hóa đơn. Ngày ký là ngày bên mua và bên bán ký vào hóa đơn. Theo quy định thì hóa đơn điện tử chỉ yêu cầu có ngày lập chứ không yêu cầu ngày ký. Trong một số trường hợp thì ngày lập hóa đơn cũng là ngày ký và ngược lại. Thông tin này dùng để kế toán gửi yêu cầu ký số cho bên bán và bên mua để đảm bảo ngày ký cũng là ngày lập hóa đơn đúng như quy định. Tuy nhiên, để thuận lợi trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, các tổ chức kinh doanh nên tham khảo ý kiến của cơ quan thuế tại địa phương về vấn đề này. Mọi thắc mắc, Quý khách vui lòng liên hệ – 028.3985.8888 – Hotline: 0909.54.8888 CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ TÂN THÀNH THỊNH 340/46 Quang Trung, Phường 10, Quận Gò Vấp, Tp. Hồ Chí Minh 028.3985.8888 - Hotline: 0909.415.778 lienhe@tanthanhthinh.com www.tanthanhthinh.com TÂN THÀNH THỊNH – Giải pháp Hóa Đơn Điện Tử An Toàn & Bảo Mật
Quy Định Về Mẫu Số Hóa Đơn Và Ký Hiệu Hóa Đơn Điện Tử
1. Quy định về mẫu số hóa đơn điện tử
6 kí tự đầu tiên lấy theo loại hoá đơn (01GTKT)
1 kí tự tiếp theo hiển thị số liên của hoá đơn (0)
1 kí tự tiếp theo là “/”, dùng để phân biệt giữa Số liên với Số thứ tự mẫu hoá đơn
3 kí tự tiếp theo là Số thứ tự mẫu hoá đơn (001)
Riêng với loại hoá đơn 01/ hoặc 02/ – Tem, vé, thẻ, có thể tự nhập thông tin Mẫu số, tuy nhiên không
Tuy nhiên, theo Nghị định 119/2023/NĐ – CP, Thông tư 68/2023/TT-BTC bỏ mẫu số hóa đơn và tại Nghị định 123/2023/NĐ – CP mới ban hành vẫn đang trong thời gian chờ Thông tư hướng dẫn của Bộ Tài Chính.
Hóa đơn điện tử gồm nhiều loại, với mỗi loại sẽ có ký hiệu khác nhau. Để tránh sai sót khi khởi tạo, kế toán phải nắm chắc quy định mới về ký hiệu hóa đơn điện tử.
Quy định hiện hànhNghị định 119/2023/NĐ-CP, Thông tư 68/2023/TT-BTCNghị định 123/2023/NĐ-CPKý hiệu hóa đơn: Ví dụ: AB/19E
Ký hiệu hóa đơn: Ví dụ: 1K21TAA
Chờ Thông tư hướng dẫn của Bộ Tài Chính
Ký tự thứ 1: để phân biệt các loại hóa đơn. Trong đó:
1 là Hóa đơn giá trị gia tăng
2 là Hóa đơn bán hàng
3 là Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử
4 là hóa đơn khác như tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác
Ký tự thứ 2 là: C hoặc K. Trong đó:
C: HĐĐT có mã của CQT
K: HĐĐT không có mã của CQT
Ký tự thứ 3 là dấu “/”
Ký tự thứ 3 và 4: Thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch
Ký tự tứ 4 và 5: Thể hiện năm tạo hoá đơn. Năm tạo hoá đơn được thể hiện bằng hai số cuối của năm thông báo phát hành
Ký tự thứ 5: Thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Trong đó:
T: là HĐĐT do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với CQT
D: là HĐĐT đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng
L: là HĐĐT của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh
M: là HĐĐT được khởi tạo từ máy tính tiền
Ký tự thứ 6: Thể hiện hình thức hoá đơn. Trong đó:
E là hình thức hóa đơn điện tử
P là hình thức hóa đơn tự in
T là hình thức hóa đơn đặt in
Ký tự thứ 6 và 7: Là chữ viết do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý, trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để là YY
MISA meInvoice là phần mềm hóa đơn điện tử được đông đảo Doanh nghiệp sử dụng nhất hiện nay và Cơ quan Thuế trên khắp cả nước thẩm định chất lượng, dịch vụ hàng đầu. Phần mềm đáp ứng đầy đủ các mẫu hóa đơn theo mọi lĩnh vực ngành nghề, đáp ứng quy định hiện hành, Thông tư 32/2011/TT-BTC, Nghị định 119/2023/NĐ-CP, Thông tư 68/2023/TT-BTC, Nghị định 123/2023/NĐ-CP,…
Đồng hành cùng Cơ quan Thuế cả nước trong lộ trình chuyển đổi hóa đơn điện tử MISA hỗ trợ Doanh nghiệp như sau:
Tặng 300 hóa đơn điện tử không giới hạn thời gian sử dụng
Miễn 5 loại phí lên đến 5 TRIỆU:
Miễn 100% phí thuê bao hàng năm
Miễn 100% phí thiết kế mẫu hóa đơn cơ bản
MIỄN 100% phí tích hợp với các phần mềm kế toán, bán hàng, quản trị khác nhau
MIỄN 100% phí tư vấn thủ tục đăng ký sử dụng HĐĐT với Cơ quan Thuế
MIỄN 100% phí lưu trữ, tra cứu hóa đơn 10 năm
Hơn 100,000 Doanh nghiệp như: Karofi, GUCCI Việt Nam, Toyato, Honda, Tập đoàn Tân Hoàng Minh, VTC, BIDV,… đã thay đổi hoàn toàn cách thức phát hành, quản lý, báo cáo hóa đơn cho Doanh nghiệp nhờ sử dụng hóa đơn điện tử MISA meInvoice.
05 Quy Định Mới Nhất Về Hóa Đơn Điện Tử
Hiện nay có 4 văn bản pháp luật quy định về hóa đơn điện tử bao gồm:
Theo Điều 4 Thông tư 32/2011/TT-BTC, các doanh nghiệp cần đáp ứng một số điều kiện và tuân theo các nguyên tắc khi chuyển sang sử dụng hình thức hóa đơn điện tử, cụ thể như sau:
Các nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm:
Bên bán hàng phải có thông báo gửi bên mua bao gồm: Định dạng hóa đơn điện tử, cách thức truyền nhận hóa đơn giữa 2 bên. Hình thức truyền nhận hóa đơn bao gồm:
Hình thức truyền nhận trực tiếp
Hình thức truyền nhận trung gian thông qua hệ thống trung gian của đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử
Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử với cơ quan thuế hoặc trong hoạt động ngân hàng
Có địa điểm hoặc đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin thỏa mãn yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lým, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử
Có đội ngũ kỹ thuật viên có thể xử lý các yêu cầu về khởi tạo, lập và sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định
Có chữ ký điện tử theo quy định
Có phần mềm bán hàng và dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử có thể tự động chuyển vào mềm mềm (hay cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hóa đơn
Sở hữu quy trình sao lưu, lưu trữ và khôi phục dữ liệu với chất lượng tối thiểu theo quy định cụ thể:
Hệ thống lưu trữ dữ liệu có thể đáp ứng hoặc có thể chứng minh là tương thích cùng các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu
Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu để đảm bảo khi chẳng may gặp sự cố
Quy định 2: Quy định về thời điểm bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tửQuy định mới nhất từ Nghị định 123/2023/NĐ-CP ngày 19/10/2023 đã bãi bỏ khoản 2 và khoản 4 Điều 35 Nghị định 119/2023/NĐ-CP về quy định bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 1/11/2023.
Như vậy, thời điểm bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử chính thức là từ ngày 1/7/2023
Quy định 3: Quy định về nội dung của hóa đơn điện tửTheo Điều 6 Thông tư 32/2011/TT-BTC, Điều 6 Nghị định 119/2023/NĐ-CP và Điều 3 Thông tư 68/2023/TT-BTC, nội dung của hóa đơn điện tử bắt buộc phải bao gồm:
Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu và số thứ tự hóa đơn
Tên, địa chỉ và mã số thuế của bên bán
Tên, địa chỉ và mã số thuế của bên mua
Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá và thành tiền được ghi bằng cả chữ và số
Chữ ký số, chữ ký điện tử của bên mua (nếu là đơn vị kế toán) và bên bán theo quy định của pháp luật
Thời điểm lập và gửi hóa đơn (theo ngày, tháng, năm)
Mã xác thực của cơ quan thuế nếu đơn vị sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực.
Lưu ý: Một số trường hợp hóa đơn điện tử không đầy đủ các nội dung trên được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính. Cụ thể các loại hóa đơn không cần đáp ứng đầy đủ nội dung như trên bao gồm:
Hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký của bên mua (bao gồm cả trường hợp bán hàng cho khách ở nước ngoài)
Hóa đơn điện tử bán hàng tại trung tâm thương mại, siêu thị không cần phải có chữ ký số của người mua nếu là những cá nhân không kinh doanh
Hóa đơn điện tử bán xăng dầu (khách không phải cá nhân kinh doanh) không cần phải có các chỉ tiêu thứ nhất, thứ 3, thứ 5 và thuế suất thuế GTGT
Tem, vé, thẻ không cần phải có chữ ký điện tử, chữ ký số của bên bán (trừ trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế), không cần có tên, địa chỉ, mã số thuế của bên mua, không cần có tiền thuế, thuế suất thuế GTGT. Nếu tem, vé, thẻ điện tử đã có mệnh giá thì không cần có đơn vị tính, số lượng và đơn giá
Các chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh (nếu là hóa đơn điện tử) thì không cần phải có ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, số thứ tự hóa đơn, thuế suất thuế GTGT, MST, địa chỉ người mua, chữ ký số và chữ ký điện tử của người bán
Hóa đơn trong hoạt động xây dựng, lắp đặt, xây nhà để bán có thu tiền theo tiến độ hoặc hợp đồng không cần thiết phải có đơn vị tính, số lượng và đơn giá
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử thể hiện tên của người vận chuyển, phương tiện vận chuyển, địa chỉ kho xuất hàng, kho nhập hàng thay vì của người mua. Loại hóa đơn này không cần có tiền thuế, thuế suất và tổng số tiền thanh toán
Hóa đơn sử dụng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không được lập theo quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế không cần có ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, tên địa chỉ, MST và chữ ký điện tử của người mua, đơn vị tính, số lượng và đơn giá
Quy định 4: Quy định về chữ viết, chữ số và đồng tiền trên hóa đơnTheo Khoản 2 Điều 3 Thông tư 68/2023/TT-BTC, các chữ viết, chữ số và đồng tiền trên hóa đơn điện tử thể hiện như sau:
Chữ hiển thị trên hóa đơn điện tử phải là tiếng Việt. Các trường hợp ghi thêm chữ nước ngoài phải thực hiện theo quy định.
Chữ số hiển thị trên hóa đơn điện tử là chữ số Ả Rập bao gồm 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9
Đồng tiền thể hiện trên hóa đơn điện tử là Đồng Việt Nam, ký hiệu quốc gia là “đ”
Nếu sử dụng dấu phẩy phân cách sauc hữ số hàng nghìn, triệu, tỉ, nghìn tỉ, triệu tỉ, tỉ tỉ và sử dụng dấu chấm sau hàng đơn vị để ghi chữ số sau hàng đơn vị hoặc ngược lại thì tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải ghi rõ tại thông báo phát hành hóa đơn điện tử nội dung này
Lưu ý: Hóa đơn điện tử trong xuất khẩu nếu không có quy định cụ thể giữa hai bên về ngôn ngữ sử dụng thì mặc định ngôn ngữ trên hóa đơn là tiếng Anh
Quy định 5: Quy định về hóa đơn chuyển đổiTheo Khoản 2, 3, 4 thuộc Điều 12 của Thông tư 32/2011/TT-BTC, hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy với bất kì mục đích gì cũng phải đáp ứng các điều kiện sau:
Hóa đơn chuyển đổi phải bảo toàn trọn vẹn nội dung so với hóa đơn gốc
Trên hóa đơn chuyển đổi phải có chữ “Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử”
Hóa đơn chuyển đổi phải có đầy đủ chữ ký, họ tên người thực hiện chuyển đổi
Cập nhật thông tin chi tiết về Cách Thức Và Quy Định Về Chuyển Đổi Hóa Đơn Điện Tử trên website Ezlearning.edu.vn. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!