Bạn đang xem bài viết Cách Viết Email Xin Việc Bằng Tiếng Anh Theo Chuẩn được cập nhật mới nhất trên website Ezlearning.edu.vn. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất.
Hiện nay, rất nhiều nhà tuyển dụng yêu cầu ứng viên gửi CV trực tiếp qua email. Email ứng tuyển cho công việc (cover letter) chính là ấn tượng đầu tiên về bạn đối với nhà tuyển dụng, vậy nên hãy đầu tư thời gian viết nội dung email sao cho thật ấn tượng và hiệu quả. Những lưu ý sau đây sẽ giúp bạn có một email hiệu quả nhất: Email xin việc chuẩn sẽ tạo cảm tình tốt với nhà tuyển dụng.
Cần phải có lời chào ở đầu thư.
Cách viết lời chào ở đầu thư phụ thuộc vào những thông tin bạn có về công ty đó. Nếu bạn biết tên của nhà tuyển dụng, lời chào của bạn có thể là: Dear (tên của nhà tuyển dụng) tiếp theo là một dấu phẩy hoặc dấu chấm. Hãy chắc chắn về đối tượng nhận thư xin việc của bạn để thêm các tiêu đề thích hợp như (Mr., Ms., Dr.) Nếu bạn không biết tên của nhà tuyển dụng, bạn có thể đề “Dear Hiring Manager,”, “Dear Recruiting Team,” hay “Dear (tên công ty)”. Hoặc bạn có thể lựa chọn phương án viết “To whom it may concern”, tuy nhiên chúng tôi khuyên bạn nên tránh lời chào này, nó gây cảm giác như một lá thư mẫu.
Cách viết đoạn đầu tiên.
Trình bày đoạn đầu tiên từ 1 đến 2 câu.Đoạn đầu của Cover Letter là nơi để bạn đề cập tới công việc mà bạn đang ứng tuyển, và bạn đã tìm đến công việc này như thế nào. Bạn chỉ cần trình bày trong 1-2 câu.
Phần nội dung chính của thư.
Viết phần nội dung chính của thư ngắn gọn.Hầu hết Cover Letter chi gồm 1- 2 đoạn cơ bản, bạn không nên khiến nhà tuyển dụng mất thời gian để đọc một lá thư xin việc quá dài. Cố gắng trả lời những câu hỏi sau trong đoạn chính: Lý do tại sao tôi nghĩ mình là ứng viên đủ tiêu chuẩn cho vị trí này? Những kinh nghiệm nào tôi có phù hợp với yêu cầu công việc của vị trí này? Tại sao tôi muốn làm việc cho công ty bạn?
Cách viết đoạn cuối thư.
Nhắc lại trong một câu về lí do vì sao bạn là ứng viên phù hợp cho vị trí tuyển dụng này.
Cung cấp thông tin liên lạc của bạn, bao gồm địa chỉ email và số điện thoại, để nhà tuyển dụng có thể dễ dàng liên lạc với bạn.
Đề cập tới bản Sơ yếu lý lịch, CV hoặc các tài liệu tham khảo mà bạn có đính kèm trong thư (nếu có).
Cảm ơn người đã dành thời gian cho bạn.
Cách viết kết thúc email và chữ ký.
Để kết thúc thư bạn có thể viết “Best” hay “Sincerely” đó là những cách phổ biến. Ngoài ra, vì bạn không thể kí tên vào email nên cuối thư bạn có thể gõ tên đầy đủ của bạn thay cho chữ kí.
Bản quyền nội dung thuộc về chúng tôi được bảo vệ bởi Luật bảo vệ bản quyền tác giả DMCA. Vui lòng không trích dẫn nội dung trang web khi chưa được sự cho phép của TopCV.
? Cách Viết Email Xin Việc Bằng Tiếng Anh (Có Mẫu)
Video cách viết thư xin việc bằng tiếng Anh – Ms Thuỷ KISS English
Hướng Dẫn Cách Viết Email Xin Việc Bằng Tiếng Anh
1. Tiêu Đề Email Xin Việc Bằng Tiếng Anh
Mỗi ngày, nhà tuyển dụng nhận hàng chục thậm chí hàng trăm email. Do đó, để email của mình không bị bỏ lỡ, bạn cần ghi tiêu đề email đầy đủ, rõ ràng.
Bạn có thể sử dụng công thức thường thấy sau:
Your name – Application for [Job Title]
2. Nội Dung Thư
Lời chào:
Một email gửi đến đích danh người nào đó bao giờ cũng sẽ được đánh giá cao hơn. Dựa vào thông tin trong bài tuyển dụng hoặc trang web của công ty, hoặc bạn có thể trực tiếp gọi điện đến công ty để lấy tên của người trực tiếp tuyển dụng. Khi đó bạn sử dụng ảnh mẫu câu sau: Dear Mr./Mrs./Ms. [name],
Trong trường hợp không thể tìm được một cái tên cụ thể nào, bạn có thể viết:
Dear Hiring Manager hoặc Dear Hiring Team, hoặc To whom it may concern,.
Lý do viết thư:
3. Kết Thư
Hãy kết thư của bạn bằng việc thể hiện mong muốn sẽ trình bày kỹ hơn nếu có cơ hội tham gia phỏng vấn, thông báo cho nhà tuyển dụng về CV và những giấy tờ cần thiết mà bạn đã đính kèm. Đừng quên cảm ơn nhà tuyển dụng vì họ đã dành thời gian đọc thư xin việc của mình.
Sau khi gửi lời chào lịch sự và ký tên, hãy bổ sung thông tin liên lạc của bản thân với địa chỉ, email và số điện thoại.
TÌM HIỂU THÊM
Một Số Lưu Ý Khi Viết Email Xin Việc Bằng Tiếng Anh
Địa chỉ email xin việc phải chuyên nghiệp, thông thường là từ họ tên của bạn, không nên dùng những email như: alittlegirl @ gmail.com.
Nếu có thể hãy tham khảo và học cách tạo chữ ký chuyên nghiệp trong email.
Trước khi gửi email, hãy xem lại format và kiểm tra lỗi chính tả. Với mỗi ý nêu trên hãy viết thành 1 đoạn văn. Giữa các phần mở – thân – kết nên cách nhau 1 dòng. Có thể in đậm những từ ngữ quan trọng như tên vị trí công việc, nhưng đừng lạm dụng quá nhiều. Căn lề trái và dùng font chữ thông dụng thống nhất.
Đừng bao giờ quên đính kèm CV và những giấy tờ được yêu cầu.
Một Số Mẫu Email Xin Việc Bằng Tiếng Anh
Mẫu 1:
Subject: Assistant Communications Director – Joseph Q. Applicant
Dear Hiring Manager,
Reading your September1st job posting on Craigslist for an Assistant Communication Director piqued my interest. Your description of the work responsibilities incumbent upon the next Assistant Director closely match my experience, and so I am excited to submit my resume to you for your consideration.
In my position as an Assistant Communications Director for ABC Company, I wrote articles for the company website, managed the editing and posting of contributing articles, managed their social media presence, and wrote and sent out a weekly email newsletter to subscribers. I also implemented an automated email tool that grew the company’s subscriber base by 40% within six months.
While Assistant Communications Director for Assemblyperson Janet Brown, I researched, drafted, and amended legislation, wrote press releases, and was responsible for office communications and correspondence.
My resume is attached. If I can provide you with any further information on my background and qualifications, please let me know.
I look forward to hearing from you. Thank you for your consideration.
Sincerely,Hoang Minh Thuy525/33 Tô Hiến Thành, Q.10thuy@kissenglishcenter.com0909683543
Mẫu 2:
Subject: Adjunct Instructor Position – Your Name
Dear Mr./Ms. Lastname:
I was keenly interested in reading the job posting for the position of Anatomy and Physiology Professor at Middlebury University. I believe my experience is a strong match for the responsibilities pertaining to this role, and I’m pleased to submit my application for the position.
My most recent teaching position was at Amery University where I taught both anatomy and physiology as an adjunct professor. In addition, I served on two faculty committees and participated in a research project.
I have attached my resume in this letter. Through it, I hope you will learn more about my background, education, achievements, and awards.
If I can provide you with any further information, please let me know. I look forward to hearing from you about this opportunity.
Thank you for your consideration.
Your NameAddressEmailPhone Number
Top 5 bài viết học tiếng Anh hay nhất
Viết Email Xin Việc Bằng Tiếng Anh Chi Tiết
Viết email xin việc là một trong những bước đầu tiên trong quá trình một người ứng tuyển vào bất kỳ công ty nào. Việc viết một email hoàn chỉnh, truyền đạt rõ ràng nội dung là rất quan trọng vì điều này sẽ giúp thiết lập nên ấn tượng tốt đầu tiên của nhà tuyển dụng với ứng viên. Một số doanh nghiệp hiện nay, đa phần là các công ty nước ngoài, yêu cầu ứng viên phải viết email xin việc bằng tiếng Anh. Trong bài viết này, người viết sẽ giới thiệu cách viết một email xin việc bằng tiếng Anh và chia sẻ một số lưu ý trong quá trình viết email.
Cách viết email xin việc bằng tiếng Anhh
Quá trình chuẩn bị trước khi viết email xin việc bằng tiếng Anh
Các tài liệu đính kèm
Trong các email xin việc bằng tiếng Anh hay tiếng Việt, ứng viên luôn phải đính kèm tối thiểu một tài liệu là hồ sơ cá nhân của mình. Tùy vào vị trí ứng tuyển mà ứng viên sẽ được yêu cầu gửi thêm một số tài liệu khác, ví dụ như bản scan các chứng chỉ cần thiết hay những thành phẩm trước kia của ứng viên trong lĩnh vực mà họ ứng tuyển. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng các tài liệu này nên được hoàn thành trước khi bắt đầu viết nội dung của email.
Về định dạng tệp, đối với hồ sơ cá nhân, ứng viên nên đính kèm ở dạng pdf để tránh các lỗi định dạng font hay format nếu để ở dạng doc, cũng như giúp việc mở hồ sơ và xem trực tiếp trên email thuận tiện hơn cho nhà tuyển dụng.
Về tiêu đề, họ tên đầy đủ của các ứng viên nên được hiển thị rõ ràng ở mỗi tài liệu, kèm với tên của tài liệu đó và vị trí ứng tuyển.
[Teaching Assistant] Nguyen Van A – CV/ IELTS Certificate.
[CV/ IELTS Certificate] Nguyen Van A – Teaching Assistant.
[Teaching Assistant – CV/ IELTS Certificate] Nguyen Van A.
Sử dụng chữ ký ở cuối email xin việc sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp của ứng viên bởi chữ kí là phần tóm tắt ngắn gọn để nhà tuyển dụng nắm được những thông tin cơ bản nhất về ứng viên đó. Chữ ký nên được gói gọn trong 3 đến 4 dòng, không đưa quá nhiều thông tin thừa (ví dụ như tài khoản các mạng xã hội cá nhân mà không phục vụ cho mục đích công việc), và chỉ nên bao gồm một số thông tin cần thiết như: họ tên, chức vụ và tên công ty hiện tại (đối với sinh viên, có thể ghi năm học và tên trường), và số điện thoại. Ứng viên có thể sử dụng các định dạng đặc biệt để nhấn mạnh họ tên của mình, ví dụ như in đậm, in nghiêng hoặc màu chữ khác. Trong trường hợp ứng viên có các phương tiện liên lạc khác ngoài Gmail như Outlook hay Skype, ứng viên có thể cân nhắc đưa vào chữ ký của mình.
Nguyen Van A
Sophomore, University of Languages & International Studies
(+84) 12 345 678
Mobile: (+84) 12 345 678
Outlook: nguyenvana@ulis.edu.vn
Nội dung thư
Tiêu đề email
Tiêu đề là thành tố đầu tiên của email mà nhà ứng tuyển đọc để biết được nội dung tổng quan của email đó là gì. Khi viết tiêu đề, có hai điều mà ứng viên nên chú ý. Thứ nhất, một nhà tuyển dụng thường nhận được rất nhiều email xin việc cho cùng một vị trí; vì thế, họ sẽ sử dụng tên ứng viên hoặc tên vị trí ứng tuyển để tìm kiếm email trong hộp thư đến của họ. Thứ hai, rất nhiều nhà tuyển dụng sẽ kiểm tra email trên điện thoại, và thông thường, màn hình điện thoại sẽ chỉ hiển thị khoảng 30 – 35 kí tự. Vì vậy, tiêu đề mà ứng viên lựa chọn nên ngắn gọn, xúc tích, và trực tiếp nhất có thể để tạo được ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng. Một tiêu đề đơn giản nhưng có hiệu quả cao sẽ được viết theo cấu trúc: Họ tên – Vị trí ứng tuyển. Ứng viên cũng có thể cân nhắc sử dụng từ ‘Application’ trong tiêu đề email xin việc của mình.
Nguyen Van A – Teaching Assistant.
[Application] Nguyen Van A – Teaching Assistant.
Ở các bài đăng thông báo trên các nền tảng tuyển dụng trực tuyến, một số nhà tuyển dụng sẽ ghi rõ yêu cầu về tiêu đề email, bao gồm mã số của vị trí ứng tuyển. Trong trường hợp này, ứng viên nên làm theo đúng yêu cầu của nhà tuyển dụng.
Lời chào
Mỗi email xin việc luôn bắt đầu bằng một lời chào ngắn tới nhà tuyển dụng với cấu trúc ‘Dear…,’. Một lời chào tạo được ấn tượng tốt nhất sẽ đề cập cụ thể và chính xác tên của người nhận, bởi điều này cho nhà tuyển dụng thấy rằng ứng viên đã thực hiện một số nghiên cứu ban đầu về công ty mà họ ứng tuyển. Trong trường hợp này, ứng viên nên sử dụng danh xưng Ms. cho nhà tuyển dụng nữ và Mr. cho nhà tuyển dụng nam. Nếu nhà tuyển dụng là người nước ngoài, sau các danh xưng, ứng viên cần sử dụng họ thay vì tên riêng, thậm chí ghi đầy đủ họ tên của họ để tăng tính trang trọng cho email.
Dear Ms. Van/ Mr. Hung,
Dear Ms. (Elizabeth) Smith/ Mr. (John) Smith,
Tuy nhiên, ứng viên cũng sẽ gặp phải các trường hợp mà họ không biết rõ tên của nhà tuyển dụng. Một cụm từ thay thế mà ứng viên có thể sử dụng sau ‘Dear’ là ‘Hiring Manager’, hoặc nếu ứng viên muốn cụ thể hơn, họ có thể dùng: Vị trí ứng tuyển + Hiring Manager (ví dụ như ‘Dear Teaching Assistant Hiring Manager’). Những cụm như ‘To whom it may concern’ và ‘Dear Sir/ Madam’ nên tránh được sử dụng bởi đây là các cụm mang ý nghĩa rất chung và mơ hồ – một biểu hiện rõ ràng cho nhà tuyển dụng thấy rằng ứng viên này chưa thực hiện bất kì quá trình tìm hiểu nào về công ty.
Đoạn một
Trong đoạn một, có ba nội dung cơ bản và quan trọng nhất mà ứng viên nên giới thiệu, bao gồm vị trí ứng tuyển, nơi tìm thấy thông báo tuyển dụng, và tại sao ứng viên lại cảm thấy phù hợp với vị trí đó. Nếu được mời ứng tuyển hoặc được người quen giới thiệu, ứng viên cũng nên cho nhà tuyển dụng biết thông tin này. Ngoài ra, ứng viên cũng có thể cung cấp một số thông tin khác để thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng, ví dụ như: vị trí làm việc hiện tại, số năm kinh nghiệm, và một vài thành tựu công việc nổi bật. Tuy nhiên, dù là thông tin nào, một đoạn giới thiệu chỉ nên được giới hạn độ dài từ 2 đến 3 dòng.
I recently learned of the [tên vị trí ứng tuyển] opening with [tên công ty] on [nơi tìm thấy thông báo tuyển dụng] and I am writing to you in hopes of being considered for this role. I strongly believe that my combined experience, skillset and inquisitiveness would make me a good fit for your company.
It is my great honor to receive the invitation to apply for the [tên vị trí ứng tuyển] position. As a/ an [vị trí làm việc hiện tại] with [số năm] of experience, I believe my combined knowledge, skill set, and demonstrated commitment will support the mission of [tên công ty].
I recently came across your [tên vị trí ứng tuyển] job opening at [nơi tìm thấy thông báo tuyển dụng]. Having read your job description, I found that the position closely matches my skills and experience, which would make me a valuable asset for [tên công ty]. Therefore, I am excited to submit my resume to you for your consideration.
Đoạn hai
Ở đoạn thứ hai, ứng viên cần phải trả lời câu hỏi ‘Tại sao nhà tuyển dụng nên tuyển tôi?’, hoặc nói cách khác, ‘Tôi có thể đem lại được gì cho công ty nếu được tuyển?’ bằng cách tóm tắt những kỹ năng, kinh nghiệm, và thành tựu công việc phù hợp nhất với vị trí mà họ ứng tuyển. Thay vì sao chép tất cả thông tin từ hồ sơ cá nhân đính kèm, ứng viên có thể dựa trên những mô tả mà công ty cung cấp về vị trí ứng tuyển để chọn lọc những thông tin nổi bật, phù hợp nhất và gói gọn lại trong khoảng từ 5 đến 6 dòng. Trong trường hợp ứng viên ứng tuyển cho nhiều vị trí ở các công ty khác nhau, nội dung đoạn thứ hai cũng nên được tùy chỉnh theo yêu cầu của từng vị trí, tránh sử dụng một mẫu cố định cho tất cả các email xin việc. Nhà tuyển dụng luôn muốn đọc một email mang tính cá nhân cao hơn là một email chỉ cung cấp cho họ các thông tin chung chung bởi ngay từ bước đầu tiên, những email như vậy đã không đem lại bất kì tư liệu đáng giá nào cho quá trình xét tuyển của họ.
As an experienced [vị trí hiện tại] with high accomplishments in [một lĩnh vực ứng viên đạt được thành tựu trong công việc], I possess a diverse range of skills required to be successful in this position, including [tên các kỹ năng].
My previous experience working as [vị trí hiện tại] for [tên công ty], gave me [tên kinh nghiệm phù hợp với vị trí ứng tuyển] experience. With an excellent track record of [thành tựu công việc nổi bật] and expertise in [một số kĩ năng khác], I believe that I would be a great addition to your team.
(Dành cho sinh viên) I am a recent graduate from [tên trường] with a Bachelor Degree in [tên ngành học]. Such education background would allow me to fit in the [vị trí ứng tuyển] position quickly. Apart from that, I have also participated in some [kinh nghiệm phù hợp với vị trí ứng tuyển] during my university years. While [thành tựu đạt được trong kinh nghiệm đó], I have acquired several skills that are needed to be successful in this position as well.
I am a recent graduate from University of Languages & International Studies with a Bachelor Degree in English Linguistics and Literature. Such an education background would allow me to fit in the Teaching Assistant position quickly. Apart from that, I have also participated in some part-time tutoring jobs during my university years. While my students have all fulfilled their study goals, I have acquired several skills, either pedagogical or interpersonal, that are needed to be successful in this position as well.
Đoạn ba
Sau khi cung cấp những thông tin cần thiết về kỹ năng và kinh nghiệm của mình, ứng viên nên có một đoạn thứ ba ngắn để đề cập tới những tài liệu đính kèm trong email. Ngoài ra, ứng viên cũng nên cho nhà tuyển dụng biết rằng họ rất sẵn lòng đưa thêm thông tin nếu được yêu cầu, đồng thời kêu gọi hành động tiếp theo từ nhà tuyển dụng – thông thường sẽ là thông báo thời gian phỏng vấn. Về độ dài, đoạn ba nên nằm trong khoảng từ 1 đến 2 dòng.
In my attached resume, you will find additional details of my educational and employment background for your review. I have also enclosed my [tên các tài liệu khác] as required. I’d be happy to provide greater details about my skills and experience during an interview. Please call me at your earliest convenience.
The attached resume and [tên các tài liệu khác] highlight some of my top achievements. If you would like to discuss further how my credentials might benefit [tên công ty], I am eager to meet with you to give you more details in a personal meeting. Please contact me at your earliest convenience.
I have attached my resume and other relevant documents as required in this email. I look forward to the opportunity to discuss my credentials and how my expertise can help your organization.
Lời kết
Trước khi kết thư, ứng viên nên có một lời cảm ơn ngắn gửi tới nhà tuyển dụng. Lời cảm ơn này nên được tách biệt ở một dòng riêng so với các đoạn khác và lời chào cuối email.
Thank you for your time and consideration.
Thank you for your valued time.
Với lời chào cuối email, ứng viên có thể sử dụng các cụm như sau trước khi ký tên và cung cấp một số thông tin liên lạc cơ bản ở phần chữ ký:
Nếu tên cụ thể của nhà tuyển dụng được đề cập ở lời chào đầu email: ‘Sincerely’, ‘Yours Sincerely’.
Nếu tên cụ thể của nhà tuyển dụng không được đề cập ở lời chào đầu email: ‘Yours faithfully’.
Cả hai trường hợp: ‘Best Regards’, ‘With Regards’, ‘Regards’.
Một số lưu ý chung khi viết email xin việc bằng tiếng Anh
Sử dụng một email chuyên nghiệp để gửi thư
Khi bước vào môi trường làm việc, sự chuyên nghiệp là một yếu tố vô cùng quan trọng. Vì vậy, nhà tuyển dụng sẽ đánh giá ứng viên từ những chi tiết nhỏ nhất, bao gồm email mà ứng viên sử dụng. Một địa chỉ email chuyên nghiệp luôn luôn có tên của ứng viên để nhà tuyển dụng có thể biết được ai là người gửi mail. Ứng viên nên tránh dùng các địa chỉ chứa nhiều kí tự rối như $, &, ! hoặc chứa các từ không phù hợp với một môi trường chuyên nghiệp khi gửi thư xin việc .
Đọc rà soát kĩ email để tránh các lỗi ngữ pháp và chính tả
Nhấn nút gửi ngay sau khi viết xong là một điều tối kị khi viết email xin việc bằng tiếng Anh. Ứng viên nên dành thời gian rà soát thật kỹ lại nội dung email của mình, chú ý cẩn thận tới các lỗi ngữ pháp hay chính tả. Các lỗi này thường xảy ra do sự bất cẩn; vì vậy, để tạo được ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng và tránh các trường hợp hi hữu có thể xảy ra khi hồ sơ cá nhân của ứng viên đề cập tới sự cẩn thận như một điểm mạnh của họ, đọc lại email một vài lần nên trở thành một thói quen, đặc biệt đối với các email xin việc bằng tiếng Anh.
Không sử dụng biểu tượng cảm xúc
Lịch thi thử IELTS (Paper-based) tháng này
Kinh nghiệm phòng thi rất quan trọng và thi thử là cách rất tốt để tích lũy kinh nghiệm. Đề thi IELTS tại ZIM rất sát đề thi thật, đánh giá trình độ chính xác, nhận kết quả ngay sau khi thi, và phần thưởng 1.000.000đ cho giải nhất ….
Biểu tượng cảm xúc là những yếu tố khiến cho email xin việc mất đi sự trang trọng và lịch sự cần có. Không một nhà tuyển dụng nào có đủ kiên nhẫn để đọc các email ngập tràn trong biểu tượng cảm xúc. Vì thế, ứng viên nên tránh sử dụng các biểu tượng cảm xúc này trong email xin việc.
Kiểm tra kĩ tên và địa chỉ email của người nhận
Viết đúng tên nhà tuyển dụng là một trong những nguyên tắc viết email quan trọng nhất. Chỉ một chữ cái sai cũng đủ để nhà tuyển dụng cảm thấy không được tôn trọng và hình thành nên ấn tượng xấu ban đầu. Những nhà tuyển dụng khó tính thậm chí sẽ ngay lập tức chuyển email của ứng viên vào hòm rác nếu thứ đầu tiên mà họ thấy là tên của mình bị viết sai. Vì vậy, trước khi gửi mail, ứng viên nên kiểm tra lại hai hoặc ba lần xem mình đã viết đúng tên của người nhận hay chưa.
Lời kết
Bài viết này đã đưa ra những hướng dẫn cơ bản về cách viết email xin việc bằng tiếng Anh, cùng với một số ví dụ tham khảo cho từng phần cần có trong email. Trong quá trình viết mail, ứng viên cũng nên lưu ý bốn điều đã đề cập tới ở phần trên để có thể tạo được ấn tượng tốt nhất với nhà tuyển dụng.
Nguyễn Hồng Oanh
99 Cách Viết Email Xin Lỗi Khách Hàng Bằng Tiếng Anh &Amp; Tiếng Việt Chuẩn Nhất
Cách viết email xin lỗi khách hàng bằng tiếng việt chuẩn nhất
Viết thư trả lời khách hàng như thế nào?
Còn với tư cách một chủ doanh nghiệp, đã bao nhiêu lần bạn tự tay viết một bức thư cho khách hàng để trả lời về một vấn đề gì đó? Quả là trong thời đại ngày nay, khi các mối quan hệ cá nhân dường như ngày càng bị “điện tử hóa”, thì viết thư đang trở thành một việc mà ít người chịu bỏ thời gian thực hiện. Riêng trong lĩnh vực kinh doanh, những bức thư gửi cho khách hàng còn đóng vai trò quan trọng hơn việc chỉ đơn thuần là thắt chặt mối liên hệ sẵn có. Một bức thư với lời lẽ nhã nhặn, chân thành, biểu lộ thiện chí của bạn sẽ là sợi dây vô hình giữ chân khách hàng ở lại với công ty bạn.
Vậy làm thế nào để bạn có được những bức thư kỳ diệu đó? Ở đây có mấy điều bạn nên lưu ý mỗi khi viết thư cho khách hàng của mình.
Bạn đang viết vì điều gì?
Để soạn thảo được những bức thư trả lời khách hàng có tác dụng tích cực đúng như bạn mong muốn, bạn phải tự đặt mình vào trong một trạng thái tâm lý thích hợp – bạn đang viết thư để giải quyết khiếu nại, trả lời thắc mắc, hay cảm ơn họ vì đã mua sản phẩm/dịch vụ của bạn? Việc đặt bố cục bức thư trong một ngữ cảnh cụ thể như vậy sẽ hướng bạn đến việc sử dụng ngôn ngữ và giọng điệu phù hợp. Bạn biết đấy, thông điệp và nội dung của một bức thư cảm ơn sẽ không thể giống như những gì bạn nên thể hiện trong bức thư xin lỗi khách hàng.
Diễn giải mục đích của bạn
Hãy bắt đầu bằng việc tóm tắt nguyên nhân khiến bạn viết lá thư này. Ở phần mở đầu của bức thư, bạn nên dành vài dòng để nói về việc bạn đang trả lời một câu hỏi, hay giải quyết một vấn đề cụ thể nào đó của khách hàng. Điều này sẽ cho người đọc hiểu được lý do tại sao bạn liên lạc với họ, đồng thời giúp họ dễ dàng tiếp nhận bức thư của bạn. Một đoạn tóm tắt sơ lược trước khi vào đề sẽ thu hút sự chú ý của khách hàng ngay từ những dòng đầu tiên.
Bao gồm cả W.I.I.F.M.
Xin nói ngay rằng đây không phải là tín hiệu âm thanh radio hay một mật mã nào đó. WIIFM có nghĩa là: “Có thứ gì trong đó dành cho tôi không?” (What’s in it for me?). Để thể hiện sự thân thiện nhằm lôi kéo khách hàng đứng về phía bạn, bạn phải lồng ghép vào trong bức thư một lợi ích nhất định. Họ phải nhìn thấy một điều gì đó, ngoài những lời lẽ thường gặp trong các bức thư, để cảm thấy hài lòng, thoả mãn. Vậy WIIFM dành cho khách hàng nên là gì? Đó là: Phàn nàn của họ được giải quyết thỏa đáng, họ nhận được một đề nghị giảm giá, một dịch vụ ưu tiên cho lần tiếp theo khi sử dụng sản phẩm/dịch vụ của bạn… Nếu lời phàn nàn không quá nghiêm trọng, thì một lời xin lỗi lịch thiệp cũng được xem là đủ.
Đừng dùng đại từ “Tôi”!
Bất cứ khi nào có thể, bạn hãy tránh sử dụng đại từ xưng hô “tôi” trong bức thư. Người đọc sẽ cảm thấy thật khó mà tiếp cận hay đồng cảm với bạn, nếu họ nhận được một lá thư tràn ngập những “cái tôi”. Bạn cần đọc lại bức thư và bất cứ chỗ nào có thể, bạn nên thay thế từ “tôi” bằng một từ khác. Hãy thay đổi trọng tâm sao cho bức thư của bạn hướng tới người đọc, làm cho họ cảm thấy mình được tôn trọng.
Hãy viết như những gì bạn nói
Có không ít bức thư trả lời khách hàng được soạn thảo như thể chúng ra đời từ những năm 1900 của thế kỷ trước. Chúng được chăm chút cẩn thận, kỹ càng với ngôn ngữ bài bản, cứng nhắc và sáo mòn – nhìn chung là quá cầu kỳ, hình thức. Để khách hàng dễ chấp nhận, và cũng để tiết kiệm thời gian cho họ, bạn nên sử dụng văn nói với câu ngắn, từ ngữ đơn giản, phổ thông. Nói chung, sự giao tiếp giữa bạn với khách hàng, bao gồm cả những bức thư mà bạn gửi cho họ, luôn đóng vai trò quan trọng trong nỗ lực tạo dựng một dịch vụ khách hàng xuất sắc. Vì vậy, bạn hãy đọc lại bức thư và gạch bỏ những cụm từ mà bạn đã học được từ các giờ tập làm văn ở nhà trường.
“Xin hãy làm ….”
Khi viết thư cho khách hàng, chắc hẳn bạn mong muốn là bức thư này sẽ đạt được một mục đích cụ thể nào đó. Vì thế, bạn hãy kết thúc bức thư bằng những lời lẽ kêu gọi rõ ràng. Bạn cần viết sao cho người đọc hiểu được chính xác bạn đang chờ đợi họ làm gì sau khi đọc bức thư bạn gửi. Ví dụ bạn có thể viết: “Xin hãy gọi điện cho tôi để chúng ta có dịp bàn luận sâu hơn về vấn đề này”, hay “Hãy điền vào mẫu đính kèm và gửi lại cho chúng tôi”, “Xin gửi cho chúng tôi đơn đặt hàng”… Một lời thôi thúc hành động sẽ là cách thức tuyệt vời để kết thúc bức thư của bạn và để lại trong tâm trí khách hàng những suy nghĩ về việc họ cần làm sau đó.
Nhờ ai đó kiểm tra lại bức thư giúp bạn
Nếu bạn đang viết một bức thư quan trọng hay một bức thư có nhiều thông điệp phức tạp, bạn nên đề nghị một ai đó đọc và, nếu cần thiết, hiệu đính lại bức thư trước khi gửi đi. Công việc này không chỉ đơn thuần là kiểm tra lỗi chính tả, mà còn là việc xem lại cả bố cục, nội dung và lối diễn đạt của bức thư. Liệu cấu trúc, nội dung của thông điệp mà bạn muốn truyền tải tới khách hàng có được thể hiện rõ ràng và dễ hiểu không? Bạn có thể phải giật mình trước những khiếm khuyết không ngờ tới mà một ai đó sẽ phát hiện ra được trong bức thư của bạn.
Và giờ đây, bạn đã có được một bức thư trả lời khách hàng hoàn chỉnh! Hãy nhanh chóng gửi đi để có thể “nhận lại” sự hài lòng, thông cảm và lòng trung thành của khách hàng dành cho sản phẩm/dịch vụ của bạn.
Giải quyết khủng hoảng và xin lỗi khách hàng
Đánh giá đúng tình trạng của khủng hoảng
Dù là lỗi lớn hay nhỏ, trước khi giải quyết, các DN cần phân tích cụ thể tình hình và những đối tượng mà sai sót này ảnh hưởng tới. Tùy trường hợp mà có cách giải quyết khác nhau. Các DN cần có một bộ phận PR và tư vấn pháp luật chuyên nghiệp để giải quyết các rủi ro. Tuy vậy, điều quan trọng nhất là đánh giá được mức độ nghiêm trọng của vấn đề. Đôi khi, có những vấn đề đối với DN là không đáng kể nhưng với khách hàng lại rất nghiêm trọng.
Lựa chọn cách thức phù hợp để giải quyết vấn đề
Nếu gửi nhầm 1.000 email đến 1.000 khách hàng, chỉ cần gửi email xin lỗi đến đúng 1.000 khách hàng đó. Nếu lỗi lớn thì DN bắt buộc phải sử dụng phương tiện truyền thông đại chúng để thông báo và xin lỗi khách hàng. DN cũng có thể tận dụng sức mạnh của mạng xã hội để truyền đi các thông điệp của mình một cách nhanh chóng và tiết kiệm hơn.
Xin lỗi chân thành
Tuy nhiên, việc bỏ ra hàng núi tiền cho truyền thông chưa chắc đã mua được sự tin cậy của người tiêu dùng. Khách hàng rất nhạy cảm và họ sẽ dễ dàng nhận ra ngay nếu DN có thái độ xin lỗi cho qua chuyện. Điều này chỉ khiến tình hình càng tồi tệ hơn.
Trong trường hợp DN bị khách hàng quy trách nhiệm oan thì điều nên làm là giữ bình tĩnh và tích cực giúp khách hàng hiểu được tình hình. Một số DN xin lỗi ngay nhưng điều này không cần thiết và có thể có hại về sau vì DN phải chịu trách nhiệm cho những việc mà họ không làm.
Xin lỗi khác với mua chuộc và DN cần cân nhắc kỹ chiến lược bồi thường. Trong một số trường hợp, việc đền bù chỉ khiến tình hình phức tạp hơn và không thể hòa giải được. Việc đền bù cũng không thay thế được lời xin lỗi. Một lời xin lỗi chân thành sẽ xoa dịu những mâu thuẫn và giận dữ.
Có hành động thiết thực để sửa sai
Đôi khi chỉ cần một lời xin lỗi, nhưng nhiều lúc, DN cần phải bồi thường hay hoàn trả tiền cho khách hàng. Giải quyết khủng hoảng sẽ tốn kém nên tốt nhất mỗi DN nên có một quỹ dự phòng cho những tình huống bất ngờ như thế này. Những việc nhỏ như nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng, giữ vững chất lượng sản phẩm, dịch vụ trong khoảng thời gian xảy ra sự cố sẽ tạo được nhiều tác động tốt lên tâm lý khách hàng.
Hướng dẫn bày tỏ thái độ xin lỗi với khách hàng
Lời nói xin lỗi phải văn minh, quy phạm
Làm điều không phải với người khác nên nói: ” tôi rất áy náy”; Mong muốn nhận được sự thông cảm, cần nói: ” thông cảm cho”, “mong ngài tha lỗi”; làm phiền người khác có thể nói: “đã làm phiền anh”, “đã gây phiền phức cho anh”.
Xin lỗi cần phải kịp thời
Biết mình đã sai, lập tức phải nói “xin lỗi”, nếu càng kéo dài, sẽ càng làm cho người ta giận và dễ hiểu nhầm. Xin lỗi kịp thời còn có tác dụng “lùi bước để tiến bước”, tránh vì chuyện nhỏ mà để lỡ chuyện lớn.
Khi xin lỗi không nên khúm núm, mà nên đàng hoang. Không nên trốn tránh, cũng không nên hạ thấp mình, những lời nói kiểu như “tôi thật ngốc”, “tôi thật quá kém”…, có thể làm cho khách hàng coi thường.
Xin lỗi nên mượn “ngôn ngữ đồ vật”
Có một số lời nói xin lỗi khó có thể nói trực tiếp, bạn có thể viết thư rồi phải gửi đi cũng được. Đối với phụ nữ phương Tây, để có thể làm cho họ từ phẫn nộ chuyển sang vui vẻ, cách xin lỗi tốt nhất là tặng họ một bó hoa tươi, lựa lời nhận sai. Cách mượn đồ vật xin lỗi này thường có phản hồi tích cực.
Xin lỗi không phải là câu nói có thể dùng trong mọi trường hợp
Khi không nên xin lỗi người khác, thì nhất thiết không được xin lỗi. Nếu không, khách hàng sẽ không thể hiểu được ý nghĩa của lời nói xin lỗi, có lúc còn bị khách hàng lấn lướt, làm khó cho bản thân. Có nghĩa là khi cần xin lỗi người khác, điều quan trọng hơn cả là phải thay đổi được hành vi của mình sau này, không nên để lời nói không đi đôi với ý thức hành động, không có gì sửa đổi. Nếu lời xin lỗi chỉ là hình thức thì chứng tỏ bản thân còn thiếu thành ý.
* Một số ngôn ngữ tinh tế thường dùng:
Nhân viên phục vụ khách hàng tiến hành phỏng vấn đúng lúckhách hàng đang làm việc, nghỉ ngơi, tuy khách hàng đồng ý dừng lại tiếp đón, nhưng nhân viên phục vụ khách hàng vẩn nên nói “xin lỗi, đã làm phiền anh” ,hoặc nói “xin thứ lỗi, xin phiền một chút thời gian của anh… “
Nếu trong giao tiếp có một số lời nói, hành động làm kháchhàng không vui, hoặc nói ra điều gì đó không chính xác, nên nhanh chóng xin lỗi một cách tế nhị, hoặc lựa tinh thế mà giải thích hoặc cải chính, có thể nói :”xin lỗi..”
Nếu trong giao tiếp với khách hàng, nhân viên phục vu kháchhàng cnầ ngắt lời khách hàng. Trước tiên phải xin lỗi tế nhị. Ví như nói: “xin lỗi, tôi xin thêm câu này”.Hoặc nói : “Xin lượng thứ, tối muốn giải thích một chút” …
Nếu trong giao tiếp, khách hàng muốn được nhân viên phục vụkhách hàng giúp đỡ, nhân viên phục vụ khách hàng không có cách nào hứa hẹn đáp ứng yêu cầu đó, có thể nói: “xin lỗi, về việc này tôi hoàn toàn không đủ khảnăng”, hoặc nói: “rất xin lỗi, tôi phải làm ngài thất vọng rồi”.
Khi kết thúc cuộc trò chuyện, nếu quả thực bạn chiếm quánhiều thời gian của khách hàng, trước khi từ biệt cần phải nói: “xin lỗi, hôm nay đã làm mất nhiều thời gian quý báu của ngài”.
* Xin hãy nêu ra ví dụ nói rõ một số lời nói xin lỗi tế nhị thường dùng:
Nếu như nhân viên phục vụ khách hàng khi tiến hành phỏng vấn, đúng lúc kháchhàng đang làm việc, nghỉ ngơi, Tuy nhiên, khách hàng đồng ý dừng lại tiếp đón, nhưng nhân viên phục vụ khách hàng vẫn nên nói “xin lỗi, đã làm phiền anh rôi”. Hoạc nói “xin thứ lỗi, xin làm phiền một chút thời gian của ngài…”
Nếu như trong giao tiếp có một số lời nói hành động làm khách hàng không vui, hoặc nói sai một số lời, nên nhanh chóng xin lỗi tế nhị, hoặc xem tinh thế mà giải thích hoặc cải chính, có thể nói “xin lỗi”
Nếu như trong giao tiếp với khách hàng, nhân viên phục vụ khách hàng cần ngắt lời khách hàng, trước tiên cần phải xin lỗi tế nhị. Vì như nói: ” Xin lỗi, tôi xin thêm vào câu này” Hoặc nói: ” Xin lượng thứ, tôi muốn giải thích một chút”…
Mẹo viết thư trả lời khách hàng
Đây không phải là lý thuyết hay những hướng dẫn về CRM mà chỉ là một số mẹo nhỏ có thể giúp bạn dễ dàng áp dụng khi trả lời email của khách hàng.
1. Nếu khách hàng nói rõ tên của họ trong email thì khi trả lời bạn cũng cần phải sử dụng cụ thể tên của họ chứ không phải là những đại từ chung chung. Chẳng hạn “Hello Dinsan, We have fixed this issue” (Chào Bà Dinsan, chúng tôi đã khắc phục vấn đề này cho ông (bà)) thay vì “Hello, We have fixed this issue” (Xin chào, chúng tôi đã khắc phục vấn đề này cho ông (bà)).
2. Cảm ơn. Đây là cách tốt nhất để mọi người biết rằng bạn đang sẵn lòng giúp đỡ và giải quyết tất cả các khúc mắc của họ. Khi kết cho email, bạn nên có một câu thể hiện sự quan tâm của mình. Ví dụ “I hope you have a good day”. (Chúc ông (bà) một ngày tốt lành)
3. Đối xử với họ nhưng thể bạn muốn người khác đối xử với mình. Điều đó có nghĩa là bạn cần phải đảm bảo rằng bạn giải quyết tất cả các vấn đề mà khách hàng yêu cầu. Khi viết trong thư, bạn phải thể hiện được điều đó.
4. Cách nào dễ nhất để tạo sự thân thiện? Đó là hãy viết nội dung email như thể bạn gửi cho những người bạn của mình vậy (Tất nhiên không nên quá suồng sã)
5. Bạn có thể làm cho chúng đơn giản hơn một chút? Thật dễ dàng, bạn không nên dùng những từ ngữ khó hiểu, trả lời đúng vấn đề mà khách hàng mong đợi từ bạn.
6. Bạn có sử dụng một lời đáp nhanh hoặc mẫu email sẵn có không? Có thể nhưng hãy luôn luôn chỉnh sửa chúng bằng cách thêm những từ ngữ thể hiện tính cá nhân và lược bỏ những câu cứng nhắc và không cần thiết.
7. Trước khi gửi thư đáp, hãy đọc nó lại một lần nữa để chắc chắn rằng bạn không bị mắc các lỗi. Điều đó thể hiện sự tôn trọng của bạn với khách hàng.
8. Bạn có chậm trễ trong việc trả lời các email của khách hàng? Hãy xin lỗi và để họ biết rằng bạn đang trong quá trình sửa chữa và khắc phục dịch vụ để đáp ứng đúng nhu cầu của họ. Nếu bạn có thể hoàn thành công việc trong một hoặc hai giờ thì hãy luôn luôn cập nhật thông tin mới nhất về những việc bạn đang làm. Hãy để khách hàng cảm thấy rằng bạn đang cố gắng hết sức để giải quyết vấn đề giúp họ.
2 mẫu thư email xin lỗi khách hàng bằng tiếng Việt hay nhất bạn nên tham khảo
Mẫu thư email 1:
Trước tiên, chúng tôi thành thật xin lỗi tất cả quý khách hàng về sự xuất hiện của thông báo này! Trong thời gian từ 2h30 sáng ngày 11/08/2017 đến 8h30 sáng ngày 11/08/2017.
Hệ thống hiển thị trên trang web của chúng tôi đã xảy ra sự cố về kỹ thuật. Theo đó, các sản phẩm máy đổi trả được niêm yết giá thấp hơn mức giá đúng thực tế của sản phẩm dẫn tới tình trạng một số khách hàng truy cập vào trang máy đổi trả và đã đặt hàng, có khách hàng đã đặt với số lượng lớn. Chúng tôi lấy làm tiếc vì đã để xảy ra sự cố này, phần nào đã gây ra sự phiền toái và những hiểu lầm không đáng có đối với Quý khách hàng.
Ngay sau khi phát hiện lỗi, bộ phận call center của chúng tôi đã liên hệ với khách hàng để thông báo về sự sai sót của hệ thống, đồng thời chúng tôi cũng đưa ra hướng xử lý đó là: mỗi khách hàng được mua một (01) sản phẩm đầu tiên với mức giá mà hệ thống đã niêm yết trong khoảng thời gian đó. Mức giá mà hệ thống đăng tải trong thời gian từ 2h30 sáng ngày 11/08/2017 đến 8h30 sáng ngày 11/08/2017 không phải là mức giá thể hiện đúng tiêu chí và nguyện vọng trong giao dịch này của chúng tôi, nên chúng tôi xin phép không ghi nhận các đơn hàng được thực hiện trong khoảng thời gian trên.
Một lần nữa, chúng tôi xin thành thật xin lỗi các khách hàng đã đặt hàng và gặp phải tình trạng không mong muốn này. Chúng tôi hy vọng nhận được sự cảm thông của quý khách và mong muốn sẽ tiếp tục được phục vụ quý khách trong các giao dịch tới.
Xin cảm ơn và chúc quý khách mọi điều tốt đẹp!
Dienmayxanh.com
Mẫu thư email 2:
Kính gửi: Toàn thể Quý khách hàng – Người tiêu dùng máy điều hòa không khí Toshiba do Công ty CP Đức Khải phân phối trên thị trường Việt Nam.
Thưa toàn thể Quý Khách hàng;
Trong thời gian nhập khẩu và phân phối sản phẩm Máy ĐHKK Toshiba; mặc dù Đức Khải đã luôn nỗ lực để phục vụ Khách hàng một cách tốt nhất; tuy nhiên, Đức Khải đã không tránh khỏi những thiếu sót của mình. Đặc biệt, trong quá trình nhập khẩu và phân phối lô hàng 11.500 bộ sản phẩm Máy ĐHKK Toshiba, trong lô hàng này có mã hàng RAS-10N3A-V đã bị lỗi kỹ thuật co ống đồng làm rò rỉ gas. Sự cố lỗi kỹ thuật này là nằm ngoài mong muốn của Chúng tôi và là thiếu sót trong quá trình sản xuất của Nhà máy sản xuất.
Ý thức được trách nhiệm của mình; sau khi phát hiện lô hàng đã phân phối cho Khách hàng sử dụng có một số sản phẩm bị lỗi kỹ thuật; Chúng tôi đã thông báo rộng rãi về sự cố lỗi kỹ thuật này đến toàn Khách hàng sử dụng trên cả nước. Đến nay, những Khách hàng đã mua và sử dụng các sản phẩm Máy ĐHKK Toshiba bị lỗi kỹ thuật do Đức Khải phân phối có nhu cầu sửa chữa, bảo hành hoặc thay thế đều đã được Đức Khải thực hiện.
Một lần nữa, Đức Khải xin gửi tới toàn thể Quý Khách hàng lời xin lỗi và cam kết sẽ khắc phục những thiếu sót của mình nhằm bảo vệ quyền lợi cho Quý Khách hàng một cách tốt nhất.
Để tiếp tục thực hiện trách nhiệm của mình với Khách hàng; đồng thời, nhằm đảm bảo cho việc sử dụng sản phẩm của Quý Khách hàng đúng tiêu chuẩn, chất lượng và đảm bảo an toàn cho môi trường và sức khỏe của cộng đồng; Nay, Đức Khải tiếp tục thông báo đến toàn thể Quý Khách hàng như sau:
1. Đối với các khách hàng đã mua và sử dụng sản phẩm Máy ĐHKK Toshiba do Đức Khải phân phối bị lỗi kỹ thuật như nêu trên; khi phát hiện sản phẩm có sự cố rò rỉ gas, không đảm bảo độ lạnh làm ảnh hưởng đến chất lượng sử dụng và ảnh hưởng đến sức khỏe Người tiêu dùng thì liên hệ ngay với Đức Khải để được sửa chữa, bảo hành, bảo dưỡng hoặc thay thế.
2. Các sửa chữa, bảo dưỡng hoặc thay thế đối với các sản phẩm bị sự cố kỹ thuật rò rỉ gas như nêu trên đều được miễn phí.
3. Thông tin liên hệ: Công ty Cổ phần Đức Khải, địa chỉ: 271/7B An Dương Vương, P3, Q5, chúng tôi số điện thoại nóng: (08) 3835 1991 (trong giờ làm việc); ngoài giờ làm việc: 0908 212928 gặp Ms.Vân và hộp thư điện tử: cskh.toshiba@duckhai.com.vn.
TM Công ty CP Đức Khải Chủ tịch HĐQT Phạm Ngọc Lâm (Theo Công ty Cổ Phần Đức Khải).
Cách viết email xin lỗi khách hàng bằng tiếng Anh chuẩn nhất
Starting – Mở đầu
to inform you that … – thông báo với bạn rằng…
to confirm … – xác nhận…
to request/ enquire about … – yêu cầu
Referring to previous contact – Khi muốn nhắc tới việc liên lạc trước đó
Thank you for your e-mail of March 15. – Cám ơn e-mail bạn gửi ngày 15 tháng 3.
Thank you for contacting us. – Cám ơn đã liên hệ với chúng tôi.
In reply to your request, … – Tôi xin trả lời về yêu cầu của bạn…
Thank you for your e-mail regarding … – Cám ơn e-mail của bạn về việc…
With reference to our telephone conversation yesterday… – Như chúng ta đã trao đổi qua cuộc điện thoại ngày hôm qua,…
Further to our meeting last week … – Như cuộc họp của chúng ta vào tuần trước,…
It was a pleasure meeting you in London last month. – Tôi rất vui vì có cuộc gặp gỡ với bạn ở London vào tháng trước…
Making a request – Đưa ra lời yêu cầu
We would appreciate it if you would … – Chúng tôi đánh giá cao nếu bạn có thể…
I would be grateful if you could … – Tôi rất cảm kích nếu bạn có thể…
Could you please send me … – Bạn có thể gửi cho tôi…
Could you possibly tell us / let us have … – Bạn có thể cho chúng tôi biết…
In addition, I would like to receive … – Ngoài ra, tôi muốn nhận được….
It would be helpful if you could send us … – Nếu bạn có thể gửi cho chúng tôi…thì thật tốt quá
Please let me know what action you propose to take. – Xin cho tôi biết phương hướng giải quyết của bạn
Offering help – Đưa ra lời giúp đỡ
Would you like us to …? – Bạn có muốn chúng tôi…?
We would be happy to … – Chúng tôi sẽ rất hân hạnh được…
We are quite willing to … – Chúng tôi rất sẵn sàng…
Our company would be pleased to … – Công ty chúng tôi rất sẵn lòng…
Giving good news – Thông báo tin tốt
We are pleased to announce that … – Chúng tôi rất vui được thông báo rằng…
I am delighted to inform you that .. – Tôi rất vui được thông báo với bạn rằng…
You will be pleased to learn that … – Bạn sẽ rất vui khi biết rằng…
Giving bad news – Thông báo tin xấu
We regret to inform you that … – Chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng…
I’m afraid it would not be possible to … – Tôi e là không thể….
Unfortunately we cannot / we are unable to … – Rất tiếc chúng tôi không thể…
After careful consideration we have decided (not) to … – Sau khi xem xét kỹ lưỡng, chúng tôi đã quyết định sẽ không…
Complaining – Phàn nàn
I am writing to express my dissatisfaction with … – Tôi viết nhằm bày tỏ sự không hài lòng với…
I am writing to complain about … – Tôi viết nhằm than phiền/ khiếu nại về….
Please note that the goods we ordered on (date) have not yet arrived. – Xin lưu ý rằng hàng chúng tôi đã đặt ngày ….vẫn chưa đến.
We regret to inform you that our order number …. is now considerably overdue. – Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với bạn rằng đơn hàng số…. của chúng tôi đã bị quá hạn khá lâu.
Nghệ thuật viết E-mail tiếng Anh khiến đối tác người nước ngoài phải nể phục về sự chuyên nghiệp:
1. Không cần nghĩ nhiều với dàn ý “RAP”:
RAP là viết tắt của:
* Reference (giới thiệu) – Giới thiệu vì sao mình viết thư.
* Action (hành động) – Yêu cầu, đề nghị người đọc làm một việc gì.
* Polite close (kết thư lịch sự) – Nói lời cảm ơn và chào tạm biệt.
Dear Mr. Breuer,
I am writing to you about our meeting on Thursday. (Reference). Please could you send me the latest version of the agenda before the end of the day? (Action)
Best regards
Scott
(Thưa ngài Breuer,
Tôi xin được hỏi một chút về cuộc họp của chúng ta vào hôm thứ Năm (Giới thiệu). Ngài có thể gửi giúp tôi bản lịch trình mới nhất trước cuối ngày hôm nay được không ạ? (Hành động)
Xin chân thành cảm ơn ngài. (Kết thư lịch sự)
Trân trọng
Scott)
Và sau đây là các cụm từ nên dùng khi viết một bức thư bằng tiếng Anh theo dàn ý RAP:
Reference – Giới thiệu
* With reference to…
* Referring to…
* I am writing to…
* I am writing in response to…
* In response to your inquiry…
Polite Close – Kết thúc lịch sự
* Thank you for your assistance.
* I look forward to hearing from you soon.
* Please let me know if you have any questions.
* Please feel free to contact me if you need any further information.
2. Dùng câu hỏi phủ định:
Còn một cách để giúp bức thư tiếng Anh trở nên nhẹ nhàng, lịch sự hơn, đó là dùng câu hỏi phủ định khi muốn đề xuất điều gì đó.
Ví dụ:
Câu này đọc lên nghe quá thẳng thừng và thúc ép, chúng ta không nên nói vậy với khách hàng hoặc cấp trên. Thay vào đó, bạn hãy viết như sau, gián tiếp và nhẹ nhàng hơn:
3. Dùng thì quá khứ tiếp diễn:
Ví dụ:
I hope we can sign the contract today.
Dùng thì quá khứ tiếp diễn, câu văn trở nên mang tính giả định, “thăm dò” và tế nhị hơn. Người đọc sẽ cảm thấy không bị thúc ép:
4. Dùng câu bị động:
Dùng câu bị động là một cách không gì tuyệt vời hơn để thể hiện tính lịch sự và tế nhị.
Ví dụ:
You said you were going to sign the deal today.
Cách nói này thẳng thắn và có phần thô thiển. Hãy dùng câu bị động để làm giọng điệu mềm mại hơn, giảm nhẹ trách nhiệm cá nhân cho người nghe.
Ví dụ khác:
You agreed to lower your fees.
5. Mười cách nói “thank you”:
Khi viết thư cho khách hàng, cho cấp trên hay đồng nghiệp, một lời “thank you” qua e-mail là không bao giờ đủ. Hãy nhớ, ai cũng muốn được trân trọng, vì thế, hãy cảm ơn người ta vì những gì họ đã làm và cả những gì họ sẽ làm trong tương lai. Bạn sẽ thấy tác dụng của bức thư khác trước rất nhiều.
* Cảm ơn ở đầu thư:
Cảm ơn ngay đầu thư cũng là một cách hay để mở bài, giúp người đọc cảm thấy mình được tôn trọng. Điều này càng phát huy tác dụng nếu bạn đang chuẩn bị nhờ vả họ thêm trong tương lai.
Thank you for contacting us: Nếu có người viết thư hỏi hàng, bạn hãy mở đầu bằng câu này để tỏ lòng cảm ơn họ đã quan tâm tới việc hợp tác cùng công ty mình.
Thank you for your prompt reply: Khi khách hàng, đồng nghiệp trả lời thư trước trong một thời gian ngắn, hãy để ý và công nhận thiện ý của họ. Nếu họ trả lời chậm, ta chỉ cần bỏ từ “prompt” đi là được, hoặc viết thành “Thank you for getting back to me.”
Thank you for providing the requested information: Nếu bạn hỏi thông tin và người ta dành thời gian để cung cấp, hãy dùng câu này để thể hiện mình trân trọng công sức của họ.
Thank you for all your assistance: Nếu được người ta hỗ trợ hết mình thì hãy cảm ơn. Nếu muốn kể rõ hơn là mình cảm ơn việc gì, hãy ghi thêm “I truly appreciate … your help in resolving the problem.”
Thank you raising your concerns: Nếu khách hàng, cấp trên viết thư bày tỏ ý kiến không hài lòng về cách làm việc của bạn, hãy vẫn cứ cảm ơn họ. Câu này cho thấy bạn trân trọng họ và sẽ cân nhắc ý kiến ấy nghiêm túc. Ngoài ra, bạn có thể viết “Thank you for your feedback.”
* Cảm ơn ở cuối thư:
Cảm ơn ở cuối thư dùng để nhấn mạnh sự trân trọng của mình đối với những gì người đọc sẽ làm trong tương lai. Nhờ đó, bạn sẽ có thể nhận được nhiều phản hồi tích cực hơn.
Thank you for your kind cooperation: Nếu đang cần người đọc hợp tác bằng cách trợ giúp mình điều gì, hãy cảm ơn trước.
Thank you for your attention to this matter: Câu này dùng khi muốn nhấn mạnh thái độ trân trọng trước sự giúp đỡ về sau của người đọc.
Thank you for your understanding: Hãy dùng câu này khi bạn vừa trình bày một điều gì đó có ảnh hưởng tiêu cực, gây bất tiện cho người đọc.
Thank you for your consideration: Nếu bạn đang viết thư để nhận một cơ hội hay lợi ích nào đó, ví dụ như xin việc, hãy kết thư bằng câu này.
Cập nhật thông tin chi tiết về Cách Viết Email Xin Việc Bằng Tiếng Anh Theo Chuẩn trên website Ezlearning.edu.vn. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!