Bạn đang xem bài viết Cách Viết Thư Xin Lỗi Để Sếp “Hạ Hỏa” được cập nhật mới nhất tháng 10 năm 2023 trên website Ezlearning.edu.vn. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất.
Trong cuộc sống cũng như trong công việc, ai cũng từng mắc lỗi và không phải lỗi lầm nào cũng có thể được bỏ qua bằng cách cười trừ. Khi có vấn đề không mong muốn xảy ra, bạn nên xin lỗi ngay sau khi phát hiện ra sai sót trước khi bị sếp “vạch tội”. Nếu cảm thấy không tự tin đối diện với sếp và để có thời gian cân nhắc những điều cần nói thì thư từ là công cụ đắc lực nhất. Dù để có một bức thư xin lỗi hiệu quả cũng lắm gian nan nhưng bạn cũng có thể khiến sếp “mát dạ” nếu áp dụng một số bước cơ bản sau đây.
Thừa nhận sai lầm
Bạn nên bắt đầu lá thư xin lỗi bằng cách nói ngắn gọn về tình hình để sếp có thể biết chính xác những gì đã xảy ra. Nội dung này được viết càng khách quan càng tốt, vậy nên hãy cố gắng tránh để cảm xúc cá nhân của bạn chen vào hay nói đến bất kỳ điều gì không cụ thể. Chỉ nên trình bày một cách đơn giản về chuyện đã xảy ra, xảy ra khi nào và diễn biến ra sao. Chẳng hạn, “Vào thứ 2 ngày 23 tháng 8, có một vị khách đến cửa hàng để trả lại món hàng đã mua trước đó nhưng lại không có hóa đơn. Tôi đã thông báo với khách rằng chúng tôi không thể hoàn lại tiền nếu không có hóa đơn. Khách tỏ vẻ khó chịu, bắt đầu la hét và đòi gặp quản lý. Khi đó, tôi đã lớn tiếng đối đáp với người khách ấy.”
Nhận trách nhiệm
Bước tiếp theo trong thư xin lỗi là nhận trách nhiệm về mình và nêu rõ lý do dẫn đến hành động thiếu sót của bạn. Để lời xin lỗi thuyết phục hơn, bạn phải thừa nhận chính xác những gì bạn đã làm sai. Bạn có thể mắc lỗi do không cẩn thận, do thiếu kinh nghiệm, không có kiến thức… nhưng quan trọng là bạn phải biết mình đã sai ở chỗ nào. Điều này sẽ cho sếp thấy rằng bạn hiểu tại sao hành động của bạn không được chấp nhận. Ví dụ, “Tôi không biết công ty có chính sách đặc biệt về việc chấp nhận hoàn tiền không cần hóa đơn, có thể áp dụng cho khách hàng này. Vì tôi không kiểm tra lại chính sách và không nhờ sự can thiệp của quản lý, nên công ty có thể bị mất khách hàng cũ và việc kinh doanh cũng sẽ bị ảnh hưởng. Ngoài ra, tôi cũng không nên lớn tiếng với khách hàng.”
Đưa ra lời xin lỗi
Bước thứ 3 trong quá trình này là đưa ra lời xin lỗi cho những sai lầm bạn vừa thừa nhận. Nhớ là lời xin lỗi phải xuất phát từ thái độ chân thành của bạn chứ không phải là lời nói “nửa vời” cho xong chuyện. Giả sử như, “Tôi xin lỗi vì đã không nắm hết các chính sách và không kiểm tra lại với quản lý. Tôi đã mất bình tĩnh với khách hàng và tôi rất xin lỗi về điều đó.”
Để sếp biết bạn rất yêu thích công việc
Kèm theo lời xin lỗi, hãy cho sếp biết rằng công việc hiện tại có ý nghĩa với bạn như thế nào, bạn yêu thích công việc ra sao, bạn cảm thấy gắn bó với các thành viên trong nhóm và bạn muốn tiếp tục được làm công việc này, kiểu như “Tôi đã làm việc ở đây hơn một năm và tôi thấy thật có ý nghĩa khi được làm công việc yêu thích cùng với các đồng nghiệp ở đây. Tôi luôn cố gắng học hỏi và phát triển để trở thành một thành viên tích cực trong đội ngũ nhân sự của công ty.” Đây là phần rất quan trọng trong một bức thư xin lỗi vì nó có thể “đánh” vào lòng trắc ẩn của sếp và giúp bạn “lấy công chuộc tội”.
Giải thích lý do nhưng không bào chữa
Dù thế nào, sếp cũng muốn biết việc gì đã xảy ra và vì sao lại dẫn đến kết quả hiện tại, do đó, bạn cũng cần nói rõ sự việc để được thấu hiểu. Tuy nhiên, không nên kể lể theo kiểu tâm sự hoặc biện minh cho sai lầm của mình, càng không nên đổ lỗi cho ai đó chính là nguyên nhân khiến bạn phải rơi vào tình huống này.
Cam kết và đưa ra cách khắc phục
Không chỉ là một lời hứa rằng sẽ không để sự việc tương tự xảy là đủ, mà cần đưa ra một giải pháp hoặc chính xác những gì bạn nên làm để đảm bảo các lỗi này không xảy ra một lần nữa. Có phương pháp khắc phục giúp sếp cảm thấy an tâm hơn và có thể cho bạn một cơ hội để sửa chữa. Chẳng hạn, “Tôi hứa rằng trong trường hợp không chắc chắn về các chính sách của công ty, tôi sẽ kiểm tra lại với bộ phận liên quan. Nếu có bất cứ nghi ngờ nào khác, tôi sẽ liên lạc với cấp trên để có thông tin chính xác.”
Chấp nhận hình thức xử lý
Bạn có thể phải chịu hình thức kỷ luật của công ty tùy vào mức độ sai sót của mình. Việc đó sẽ do cấp trên bàn bạc và quyết định. Vì vậy, bạn không nên tự đưa ra hình thức kỷ luật hoặc đề nghị công ty “thông cảm” cho mình. Hãy để sếp hiểu rằng bạn mong muốn được tiếp tục công việc nhưng cũng sẵn sàng chấp nhận quyết định của công ty về những sai lầm đã phạm phải.
“Đánh kẻ chạy đi, không ai đánh kẻ chạy lại”. Cả kẻ chạy đi và kẻ chạy lại đều mắc sai lầm nhưng kẻ chạy lại là những người biết nhận ra lỗi lầm, quyết tâm khắc phục và đáng được “khoan hồng”. Vì vậy, khi gây ra lỗi lầm, hãy can đảm nhận lỗi vì đó cũng là cách để bạn nhận được kinh nghiệm và những bài học giá trị.
Mừng Mẫn
Cách Viết Thư Cá Nhân Để Cảm Ơn, Xin Lỗi, Thông Báo…
Trong đời sống giao tiếp của mọi người thì thư đã trở thành một phần phổ biến và vô cùng quan trọng. Thư có nhiều dạng tuy nhiên sẽ luôn có cấu trúc chung.
1. Cấu trúc một bức thư bằng tiếng Anh 1.1. HeadingHeading hay còn gọi là tiêu đề chính là phần tên của bức thư mà bạn muốn gửi
1.2. Inside addressĐịa chỉ bên trong (Phần này thông thường chỉ dùng trong thư công việc mà không sử dụng trong thư thân mật) bao gồm như sau:
– Thông tin người viết: Địa chỉ, điện thoại, fax hay địa chỉ hòm thư (e-mail) được đặt đầu thư, ở chính giữa hoặc ở bên phải bức thư. Bạn nên tránh dùng tên riêng trừ khi đây là thư từ cá nhân bởi vì khi viết thư giao dịch, người viết thường dùng tên công ty của họ.
– Ngày tháng năm: Thư bằng tiếng Anh bạn nên chú ý khi viết phần ngày tháng năm. Người Anh sẽ viết ngày trước tháng sau (04/ 02/ 2000) còn người Mỹ thì ngược lại, viết tháng trước ngày sau (02/ 04/ 2000). Để tránh hiểu nhầm bạn nên viết đầy đủ thứ ngày tháng năm như : 5 February 2023 hoặc February 2nd, 2023. Cách viết trên không chỉ tránh được nhầm lẫn mà còn thể hiện sự lịch sự hơn cách chỉ dùng số.
– Tên và địa chỉ người nhận: Cách trình bày tên, chức danh, tên của công ty, và địa chỉ giao dịch của đối tác (người nhận) giống với cách bạn trình bày thông tin của bạn ở đầu thư. Lưu ý, những thông tin về người nhận được đặt ở bên trái bức thư hay vì bên phải hay chính giữa
– Cách viết lời xưng hô, lời chào đầu thư bằng tiếng Anh
Ví dụ: Dear Mr. Smith, Dear Mrs. Smith, Dear Miss Smith, Dear Ms. Smith
Khi chưa rõ người nhận, bạn có thể viết : Dear Sir/Madam
1.3. BodyĐầu tiên bạn đưa ra lý do viết thư, có thể trình bày theo các cách viết như sau:
– I am writing this letter to inform you that… ( Tôi viết thư naỳ để thông báo với anh/chị rằng…)
To confirm…(để xác nhận)
To request about …(để yêu cầu)
– I would like to inform you that…(Tôi muốn thông báo với anh/chị rằng…)
– In reply to your request…(Tôi xin trả lời yêu cầu của anh/chị…)
Cách viết của trường hợp muốn đề cập nội dung email trước đó
:
– Thanks for your prompt reply (Cảm ơn vì phản hồi sớm của anh/chị)
– According to our meeting yesterday…(Theo như cuộc họp của chúng ta ngày hôm qua…)
– Based on our previous conversation… (Dựa trên cuộc hội thoại trước…)
Trường hợp muốn đề nghị hay yêu cầu vấn đề
:
– We look forward to receiving…(Chúng tôi mong chờ nhận được…)
– Could you please send me…(Anh/chị vui lòng gửi cho tôi…)
– I would like to receive…(Tôi muốn nhận…)
– I would be grateful if you could …(Tôi lấy làm biết ơn nếu anh/chị có thể…)
– Could you please provide me…(Anh/chị có thể cung cấp cho tôi…)
– I would like to request you to…( Tôi muốn yêu cầu anh/chị…)
Trường hợp thông báo
:
– I am pleased to announce that…(Tôi rất vui khi thông báo rằng…)
– I would like to inform that…(Tôi muốn thông báo rằng…)
– You will be pleased to learn that…(Anh/chị sẽ rất vui khi biết được rằng…)
– I am afraid it would not be possible that…(Tôi e là không thể…)
– I would like to express my dissatisfaction with…(Tôi muốn bày tỏ sự không hài lòng của tôi với…)
Trường hợp đưa ra lời đề nghị giúp đỡ
:
– Would you like me to…? (Anh/chị có muốn tôi…?)
– Please do not hesitate to ask/ contact me…(Đừng ngần ngại hỏi/liên hệ với tôi…)
Trường hợp đưa ra lời hứa hẹn
:
– I will contact you again (Tôi sẽ liên lạc với anh/chị lần nữa)
– I will reply you as soon as possible (Tôi sẽ trả lời anh/chị ngay khi có thể)
– Please contact me soon (Vui lòng liên lạc với tôi sớm)
Trường hợp thông báo về file đính kèm và kết thúc nội dung
:
– Thanks for your help/ consideration (Cảm ơn sự giúp đỡ/xem xét của anh/chị)
– Please find attached…( Vui lòng tìm…)
– Please see the enclosed file of… (Vui lòng xem file đính kèm …)
Trường hợp cảm ơn
:
– I was thrilled to receive your gift!… (Tôi đã rất sung sướng khi nhận được món quà của bạn)
– I do not know how to express my thanks… (Tôi không biết phải cám ơn bạn như thế nào)
- It made me happy to… (Nó khiến tôi rất hạnh phúc…)
– I really appreciate your (gift / assistance)… (Tôi thực sự cảm kích khi nhận được (món quà/sự giúp đỡ) của bạn)
– There are no words to show my appreciation! (Không có lời nào có thể diễn tả được sự cảm kích của tôi!)
Trường hợp xin lỗi
:
– I wanted to write you a letter to apologize for what I did. (Tôi muốn viết lá thư này để xin lỗi về những gì tôi đã làm)
– Please accept my sincere apology for… (Làm ơn chấp thuận lời xin lỗi chân thành của tôi vì…)
I apologize for…
I am deeply sorry for…
I really owe you an apology for…
I’m sorry about…
I would like to…
I hope…
I promise…
We are happy to offer you…
I look forward to
Could we make another…?
1.4. Complimentary closePhần cuối thư bạn có thể sử dụng một số mẫu câu như sau :
– We are looking forward to hearing from you (Chúng tôi mong chờ tin của bạn)
– Best regards (Thân ái)
– Your sincerely (Trân trọng)
Nếu bức thư có đính kèm tài liệu, bạn có thể viết cuối thư ghi chú về số lượng tài liệu gửi kèm. Ví dụ: Enc : 2..
Cuối cùng là thêm chữ ký và họ tên đầy đủ của người viết. Tùy thể loại thư, bạn sẽ có cách diễn đạt khác nhau.
2. Một số lưu ý– Không được viết tắt trong thư : Phải viết đầy đủ I am, I have seen, I do not , I will,… không được viết I’am, I’ll, I don’t, I’ve seen
– Không nên sử dụng từ địa phương, tiếng lóng, các từ thân mật
Ví dụ: wanna, kid, dad, mate… trừ các bức thư đã quá thân mật
– Dù thái độ bức thư như thế nào vẫn phải dùng Dear ở đầu thư và dùng please khi muốn yêu cầu
– Hãy viết cho ngắn gọn, xúc tích nhưng đủ ý. Câu văn đầy đủ chủ vị và ý nghĩa.
– Dùng chính xác các loại dấu chấm câu và hạn chế dùng hoặc tuyệt đối không dùng dấu chấm than (!)
– Bạn nên chú ý phân biệt ở cuối thư bằng tiếng anh như :
Regards, Best Regards : hai cách này dùng thông dụng trong nhiều tình huống
Sincerely Yours : dùng trong thư xin việc, thư khiếu nại, thư mời vì mang nghĩa “chân thành”
Faithfully Yours : là cách viết dùng trong thư trả lời của nhà cung cấp cho khách hàng, vì nó mang nghĩa “trung thành”
Cách Viết Email Xin Lỗi Sếp Hợp Tình Hợp Lý (Có Bài Tham Khảo)
Trong công việc nhất là văn phòng, công sở đôi khi những va chạm, hiểu lầm có thể gây nên xung đột, bạn là nhân viên chắc chắn không hề muốn điều đó xảy ra, bạn muốn giải thích hoặc đôi khi là gửi lời xin lỗi đến sếp của mình có thể gửi email xin lỗi.
Suy nghĩ kỹ
Mục đích của bạn khi viết email này là gì ? giải thích nguyên nhân sự việc hay chỉ là gửi lời xin lỗi sếp, hoặc có thể là 2 cả việc trong email đều được. Giải trình bằng email sẽ dễ dàng hơn là việc phải nói chuyện trực tiếp, viết bằng email bạn sẽ có nhiều thời gian suy nghĩ hơn.
Nội dung đơn giản
Đã là sếp chắc chắn là rất bận và sẽ không đọc hết nội dung email nếu bạn viết quá dông dài, vì vậy khuyên bạn nên viết ngắn gọn, đầy đủ ý. Thông điệp súc tích là gì ? tóm gọn trong ý chính và Send ngay nếu bạn thấy thời điểm thích hợp nhất.
Hạn chế các từ ngữ khó hiểu
Cách bạn giao tiếp qua email cho thấy mức độ chuyên nghiệp của bạn, các từ ngữ khó hiểu gây hiểu nhầm vấn đề và khiến tình hình trở nên tồi tệ hơn. Đó là lý do mà mình khuyên các bạn nên viết nội dung đơn giản như bên trên đã nhắc đến.
Lời chào rất cần thiết
Dù là lời chào mở đầu bức thư hay lời chào kết thúc cũng đều thực sự cần thiết đó là sự tôn trọng lịch sự tối thiểu mà bạn phải lưu ý dù đối tượng nhà là ai đi chăng nữa.
Trong trường hợp không biết tên người nhận, bạn có thể mở đầu email bằng lời chúc ngày mới tốt đẹp, nhưng nhớ khi đã biết tên thì không bao giờ dùng cách nói này.
Với những email không cần phải quá trang trọng, bạn có thể dùng câu chào “xin chào” “chào buổi sáng”… để mở đầu.
Chú ý là lời chào và lời kết nên tương ứng, dựa vào mức độ trang trọng để có những lời chào phù hợp. Với email trang trọng, có thể dùng “Kind regards”, văn phong gần gũi hơn có thể dùng “Regards” hoặc “Best” thay lời kết.
Tham khảo 1 đoạn email xin lỗi sếp
Xin chào anh/chị !
Đầu tiên xin chị nhận ở em lời chân thành xin lỗi cho những hành động quá khích ngày hôm đó nếu những hành động hay lời nói bộc lộ trong lúc không kềm chế đó khiến chị không vui và nghĩ rằng em vô lễ đối với chị. Đến giờ em cũng bất ngờ với chính bản thân mình vì những hành động bồng bột đó, vì trước giờ, chưa bao giờ em thiếu kiểm soát trong hành động lời nói của mình như vậy. Em xin lỗi và hứa sẽ không có tình trạng trên nữa.
Em chỉ mong chị hiểu em hơn và nếu có thể, qua bức mail này, giúp chị giải tỏa được hiểu lầm của chị đối với em và gia tăng niềm tin của chị dành cho nhân viên mình để họ có thêm nhiều động lực hoàn thành tốt công tác và cống hiến hết sức lực vì lợi ích phát triển chung của Công ty, em biết ơn và cảm kích vô cùng.
Nếu chị vẫn nghĩ những lời chia sẽ tận đáy lòng của em là giả dối hay chống chế. Em cũng không còn gì để nói và không dám làm phiền chị thêm nữa. Có lẽ em phải xin phép chị được rút lui khỏi vị trí hiện tại vì không thể chịu đựng và đối mặt với nỗi bức xúc, thất vọng và chán nãn khi phải làm việc và cống hiến trong hòan cảnh mang trong lòng mình cả 1 nỗi oan ức quá lớn. Em xin được cám ơn chị vì tất cả những điều tốt đẹp trong thời qua chị đã làm vì hỗ trợ những nhân viên mới như em.
Kính chúc chị nhiều sức khỏe, thành công trong cuộc sống!
Rất trân trọng!
Tham khảo từ internet
(Visited 3,029 times, 1 visits today)
Cách Viết Email Xin Lỗi Sếp Bằng Tiếng Anh &Amp; Tiếng Việt Khôn Ngoan Nhất
Viết email xin lỗi sếp hiệu quả nhất với 8 quy tắc cơ bản không thể quên 1. Nghĩ trước khi viết
Trước khi bắt đầu soạn một email, hãy nghĩ kỹ về những gì bạn định viết và liệu email ấy có thật sự hiệu quả cho mục đích viết hay không. Ví dụ như, nếu bạn đang cố gắng giải quyết các vấn đề của một ai đó thì hãy gọi điện trực tiếp cho người đó. Nếu bạn muốn giải thích một quy trình nào đó thì hãy giải thích trực tiếp, điều này sẽ hiệu quả hơn là kể về quy trình đó qua email (bạn có thể sử dụng dịch vụ như WebEx). Nếu muốn chỉ ra một vấn đề cấp bách với đồng nghiệp tại cơ quan thì hãy nói chuyện riêng với họ.
2. Viết email thật đơn giảnEmail sẽ hiệu quả nhất đối với các yêu cầu và thông điệp đơn giản trong 2 dòng. Ví dụ như “Bạn có thể gặp mình lúc 4 giờ không?” hay “Bạn có dữ liệu này chưa?” Nếu email của bạn nằm trong một chuỗi dài có từ 2 email trở nên thì người nhận thường quên mất email gốc của bạn.
3. Viết email ngắnMọi người ưa thích sử dụng email vì sự nhanh chóng và dễ dàng. Nếu email trở nên dài hơn hoặc phức tạp hơn thì bạn sẽ mất nhiều thời gian viết hơn và khó thu hút người nhận hơn. Theo Bertolo, “nếu một email dài hơn 12 dòng và có đến 2 mạch nội dung thì bạn đang làm lãng phí thời gian cũng như đang làm nhạt dần email của mình”.
4. Sử dụng dòng SubjectMọi người sử dụng các dòng subject như một thanh công cụ trong hòm thư đến để cho biết cần làm gì. Để giúp người nhận phân loại tầm quan trọng của vấn đề và hiểu rõ mục đích của email, dòng Subject cần phải rõ ràng. Theo Bertolo,”Hãy nói cho người nhận biết bạn muốn gì trên dòng subject. Sau đó, thay vì đánh dấu email và phân loại mức độ quan trọng của email thì người sử dụng hãy đặt hạn cuối mà người gửi muốn nhận được thư trả lời trên dòng Subject”
5. Đặt cấu trúc cho emailTheo Bertolo, “Một email theo đúng chuẩn mực cần có phần mở đầu, phần thân và phần kết thúc email”. Mục đích của email nên rõ ràng trong phần thân, trong đó nêu rõ những việc gì cần phải làm. Các câu nên chỉ có 15 từ hoặc ít hơn. Phần mở đầu và kết thúc không nên quá tổng cộng 7 dòng, còn phần thân không nên quá 5 dòng.
6. Làm chủ email của mìnhBertolo cho rằng nên hỏi người nhận email của mình những câu hỏi như: “Tôi có thể giúp gì được hay không? Tôi đã cung cấp đủ thông tin cho bạn hay chưa?”
7. Tránh những từ ngữ và cấu trúc khó hiểuCách bạn giao tiếp qua email cho thấy mức độ chuyên nghiệp của bạn như thế nào. Tránh những từ ngữ mang tính xúc phạm và châm biếm. Ngay cả khi ai đó gửi đến bạn một bức thư khiếm nhã thì bạn vẫn có thể trả lời thư một cách lịch sự. Bà cũng khuyến cáo nên tránh các câu hỏi mang tính phòng thủ như “Tại sao dự án của bạn lại chậm trễ như thế?”.Cách tốt nhất để xác định những vấn đề ấy là liên lạc qua điện thoại hoặc gặp mặt trực tiếp. Cũng nên tránh các từ ngữ “mang tính khiêu khích” như “Tại sao bạn lại…”, “Bạn phải…..”, “Tôi chắc chắn là bạn sẽ đồng ý với việc …”, và “Tôi không hiểu tại sao bạn …”. Những câu hỏi này cho thấy sự thất bại trong giao tiếp mà chắc chắn là email không thể sửa chữa những thất bại này được (hoặc ít nhất là nhanh chóng sửa chữa những thất bại này).
8. Cẩn thận trong việc chọn Blind Copy và Reply AllTheo Bertolo, lý do duy nhất để sử dụng Blind copy là để không làm lộ địa chỉ người nhận. Ví dụ như bạn muốn gửi email đến toàn bộ thành viên trong một hệ thống để thông báo về một công việc mới thì hãy để tất cả địa chỉ người nhận ở dạng Blind copy để mọi người không thể nhìn thấy địa chỉ email của những người khác nữa. Không sử dụng Blind copy để lén lút chia sẻ thông tin mật cho những người khác.
Nên tránh sử dụng Reply all. Ví dụ như sếp của bạn gửi yêu cầu họp hoặc đường link đến một bài báo cho mọi người trong nhóm và bạn cần trả lời email ấy thì hãy chỉ trả lời sếp của bạn thôi. Theo Bertolo, việc trả lời tất cả sẽ làm phiền những người khác nữa.
Gửi email cho sếp thế nào cho chuyên nghiệp? Văn phong phù hợp:Email thực chất là sự kết nối, liên lạc trong mọi việc, nhất là trong kinh doanh, gửi email có thể hiểu là sự thay thế cho một bức thư trang trọng. Vì thế, email được đánh giá cao cả về nội dung lẫn hình thức và sự nhanh chóng. Bên cạnh nội dung chính cần chuyển tải, bạn cũng cần tùy thuộc vào từng đối tượng để có phong cách viết cho phù hợp.
Nếu người nhận là đối tượng hoàn toàn mới, bạn chưa từng quen biết hay gửi email trước đó thì bạn hãy chọn cách viết trang trọng từ lời chào mở đầu cho đến cách trình bày email. Đối với những người đã quen biết, gửi mail trao đổi nhiều lần thì sự trang trọng đó có thể giảm đi chút ít và bạn có thể diễn đạt một cách gần gũi, giản dị hơn.
Với bạn bè, người thân, hãy viết những gì bạn nghĩ, nói những điều bạn muốn một cách thoải mái, không cần dè chừng ý tứ, miễn là truyền tải được nội dung chính một cách rõ ràng, dễ hiểu.
Vì vậy, khi viết email, bạn nên tùy thuộc vào hoàn cảnh, đối tượng để có cách trình bày diễn đạt linh hoạt, phù hợp.
Lời chào đúng mực:Dù là lời chào mở đầu bức thư hay lời chào kết thúc, bạn cũng phải xem đối tượng là ai để lựa chọn ngôn từ cho phù hợp. Với những email cần sự trang trọng, tốt nhất là nên mở đầu bằng “Dear” cùng với tên người nhận (có thể xem trong địa chỉ email của họ). Để lịch sự hơn, bạn có thể thêm cả tên đệm của họ, hoặc sử dụng Mr, Ms trước tên riêng.
Trong trường hợp không biết tên của người nhận, bạn có thể mở đầu email bằng lời chúc ngày mới tốt đẹp, nhưng nhớ, khi đã biết tên thì không bao giờ dùng cách nói này.
Với những email không cần phải quá trang trọng, bạn có thể dùng câu chào “xin chào” “chào buổi sáng”… để mở đầu.
Một điều cần chú ý là lời chào và lời kết nên tương ứng, bạn nên dựa vào mức độ trang trọng để có những lời chào phù hợp. Với email trang trọng, có thể dùng “Kind regards”, văn phong gần gũi hơn có thể dùng “Regards” hoặc “Best” thay lời kết.
Nghĩa là, trong bất cứ trường hợp nào, bạn cũng cần phải xác định rõ đối tượng nhận email để có cách xưng hô đúng mực.
Gửi file đính kèm:Dù là email loại nào, bạn cũng không nên gửi những file đính kèm với quá nhiều hình ảnh, đồ họa. Nếu cần thiết phải gửi file đính kèm, hãy nhớ là chỉ gửi file không quá 100Kb. Nếu như bạn gửi kèm với email những file quá nặng cho người bạn đã quen biết, tốt nhất, nên hỏi trước xem họ có chắc chắn sẽ nhận được những file đó hay không.
Hơn thế, trong mọi trường hợp, nên giữ những thông điệp cần truyền tải thật ngắn gọn, để gửi đi thật nhanh chóng, điều đó đồng nghĩa với việc không nên kèm thêm quá nhiều hình ảnh, văn bản phức tạp. Đặc biệt, trong điều kiện ngày nay, bạn có thể upload những file đó lên internet qua những trang chia sẻ như Google Docs… và gửi link cho họ thay vì đính kèm trong email. Cách làm này đơn giản và thể hiện sự chuyên nghiệp hơn rất nhiều.
Chị kính mến!
Nếu vì sự thông hiểu và mong muốn thông hiểu, vì sự công tâm suy xét và giải quyết vấn đề cách đầy phân minh và công bằng, vì những hành động khuyến khích và tôn vinh sự thật, mà chị muốn đọc tiếp mail này, Em xin phép gửi đến chị sự cảm kích và chân thành biết ơn đầu tiên của em đối với Giám đốc của mình.
Thưa chị,
Đầu tiên xin chị nhận ở em lời chân thành xin lỗi cho những hành động quá khích ngày hôm đó nếu những hành động hay lời nói bộc lộ trong lúc không kềm chế đó khiến chị không vui và nghĩ rằng em vô lễ đối với chị. Đến giờ em cũng bất ngờ với chính bản thân mình vì những hành động bồng bột đó, vì trước giờ, chưa bao giờ em thiếu kiểm sóat trong hành động lời nói của mình như vậy. Chị có thể tìm hiểu em qua anh Trìu hay mọi người để hiểu thêm về em như 1 người rất bình tĩnh, chân thành và nhã nhặn trong mọi hòan cảnh, nhất là trong công việc. Thế nhưng em đã phản ứng như ngày hôm đó cũng chỉ vì quá bất ngờ và bức xúc trước những lời cáo buộc thiếu chính xác và vu oan 1 cách không thể tưởng tượng nỗi đến như vậy dành cho mình. Và em cảm nhận được rằng chị đã tin tưởng hòan tòan vào lời vu cáo đó mà thậm chí không cần nghe lời giải thích từ nạn nhân để có thể phân định 1 cách chính xác và trung thực vấn đề…Em cảm thấy mình bị xúc phạm ghê gớm khi bị người khác gán cho mình cái tội mà mình không hề làm bởi lý do cá nhân nào đó mà bản thân em không thể hiểu nỗi. Em cảm thấy rất buồn và thất vọng khi cảm nhận rằng chị đã nghĩ những tình cảm kính trọng mà em dành cho chị chỉ là sự giả dối và bợ đỡ…
Em chỉ mong chị hiểu em hơn và nếu có thể, qua bức mail này, giúp chị giải tỏa được hiểu lầm của chị đối với em và gia tăng niềm tin của chị dành cho nhân viên mình để họ có thêm nhiều động lực hòan thành tốt công tác của mình và cống hiến hết sức lực vì lợi ích phát triển chung của Công ty, em sẽ biết ơn và cảm kích vô cùng.
Nếu chị vẫn nghĩ những lời chia sẽ tận đáy lòng của em là giả dối hay chống chế. Em cũng không còn gì để nói và không dám làm phiền chị thêm nữa. Có lẽ em phải xin phép chị được rút lui khỏi vị trí hiện tại vì không thể chịu đựng và đối mặt với nỗi bức xúc, thất vọng và chán nãn khi phải làm việc và cống hiến trong hòan cảnh mang trong lòng mình cả 1 nỗi oan ức quá lớn và không thể giải thóat như thế này. Em xin được cám ơn chị vì tất cả những điều tốt đẹp trong thời qua chị đã làm vì hỗ trợ những nhân viên mới như em. Sẽ không bao giờ quên tất cả những gì không thể quên…
Kính chúc chị nhiều sức khỏe, hạnh phúc và thành công trong cuộc sống!
Rất trân trọng!
Cách Viết Thư Xin Lỗi Trong Email Tiếng Anh Thương Mại
Đặc biệt đối với các đối tác và khách hàng nước ngoài, việc gửi thư thương mại bằng tiếng Anh để xin lỗi đạt chuẩn là rất cần thiết cho mục đích thể hiện lời xin lỗi chân thành.
Những điều cần lưu ý khi viết thư xin lỗi trong Email tiếng Anh thương mại
– Khi viết thư xin lỗi, bạn cần bỏ đi lòng tự trọng cũng như kiêu căng của bản thân.
– Sử dụng từ ngữ phù hợp với những hoàn cảnh khác nhau và đối tượng khác nhau.
– Cố gắng nhận lỗi và đừng đổ lỗi cho ai. Điều đó cho thấy sự tinh thần trách nhiệm của bạn và công ty.
– Cố gắng đừng viết quá ngắn, điều này có thể khiến lá thư có vẻ không chân thành.
Cấu trúc của một lá thư xin lỗi
Cách viết thư tiếng Anh thương mại để xin lỗi đạt chuẩn gồm các thành phần chính:
1. Địa chỉ và lời chào
Đây là nội dung trong phần mở đầu của tất cả các loại thư. Địa chỉ được viết ở góc trái đầu trang thư là địa chỉ của người nhận thư trong khi địa chỉ của người gửi sẽ được viết ở góc phải đầu thư.
Dưới phần địa chỉ là lời chào. Đối với người nhận là người thân quen thì bạn có thể viết Dear [name] còn nếu bạn không biết tên người nhận thì bạn nên viết Dear [Mr/Ms] và kết hợp giữa [Mr/Ms] và [name] sẽ dành cho lối viết trang trọng và bạn đồng thời biết tên người nhận.
2. Mở đầu
Trong cách viết thư tiếng Anh thương mại đúng chuẩn, ở phần mở thư bạn sẽ viết câu xin lỗi chân thành của mình và lý do mà bạn muốn xin lỗi hoặc lý do bạn viết thư này.
3. Nội dung thư
Nội dung sẽ bao gồm khá nhiều nội dung như trình bày sự việc, thể hiện bạn rất tiếc vì những gì đã xảy ra, trình bày quan điểm của bạn về sự việc và đưa ra những giải pháp để khắc phục lỗi lầm của bạn.
Trình bày sự việc
Bạn sẽ kể lại câu chuyện đã xảy ra thế nào và hãy cố gắng thật thành thật về các chi tiết trong câu chuyện. Tỏ ra bạn thật sự lấy làm tiếc về mọi chuyện sẽ giúp người đọc tin vào sự thành khẩn của bạn.
Thể hiện sự nuối tiếc
Ở phần này, bạn sẽ thể hiện thật rõ ràng mình cảm thấy có lỗi thế nào.
Từ ngữ dùng để diễn đạt lời xin lỗi:
I apologize for…
Please accept my sincere apology for…
I am deeply sorry for…
I really owe you an apology for…
I’m sorry about…
Quan điểm của bạn
Đây là phần không bắt buộc vì tùy theo hoàn cảnh sự việc mà bạn sẽ viết thêm. Có thể bạn không cố ý gây ra lỗi hoặc theo một cách khách quan thì không hoàn toàn là lỗi của bạn. Tuy nhiên, trong cách viết thư xin lỗi bằng tiếng Anh đúng chuẩn, bạn nên vẫn giữ giọng văn khách quan và vẫn thể hiện sự xin lỗi khi viết.
Giải pháp khắc phục
Sẽ rất tốt nếu bạn có thể đề xuất những cách để sửa lỗi hoặc giảm bớt những tổn hại, tổn thương mà bạn gây ra. Đưa ra các giải pháp thiết thực mà bạn có thể thực hiện sẽ giúp người đọc cảm thấy bạn đang chịu trách nhiệm cho lỗi của mình, bao gồm giải pháp khắc phục chứng tỏ bạn đã hiểu khá sâu về cách viết thư thương mại bằng tiếng Anh để xin lỗi đúng chuẩn rồi đấy.
Từ ngữ để đưa ra lời đề nghị hay cam kết của mình nhằm sửa lỗi sai:
I would like to…
I hope…
I promise…
We are happy to offer you…
I look forward to
Could we make another…?
4. Kết thư
Cách viết thư xin lỗi bằng tiếng Anh đúng chuẩn cần có kết thư. Trong phần này, bạn sẽ viết một lời hứa về việc bạn sẽ sửa lỗi cũng như không để sự việc tương tự xảy ra là vô cùng cần thiết. Sau đó, bạn sẽ ký tên và cung cấp thông tin để người nhận liên lạc (nếu cần).
QTS – English là chương trình học tiếng Anh với chất lượng hàng đầu, không chỉ giúp bạn luyện nghe tiếng Anh online hiệu quả mà còn giúp bạn có thể luyện nói tiếng Anh online với người nước ngoài24/7, mọi lúc mọi nơi.
QTS – Englishchương trình học Tiếng Anh online thế hệ mới với giáo trình hiện đại, cùng đội ngũ giảng viên đại học bản xứ và các Tutor luôn giám sát, đôn đốc việc học sẽ giúp bạn cải thiện trình độ Anh văn của mình một cách tối ưu nhất.
Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được nhận thêm nhiều ưu đãi từ QTS ngay hôm nay.
Hướng Dẫn Chi Tiết Viết Thư Xin Lỗi
Để thể hiện được các ngôn ngữ về việc xin lỗi, bạn nên thừa nhận rằng họ đã bị bạn làm tổn thương và bạn hiểu nó đau đến thế nào.
Gợi ý của mình là, ngay sau khi nhận lỗi, hãy đề cập đến việc bạn không bao giờ có ý định làm họ bị thương.
“Jacob told me that my actions ruined not only your experience of your wedding, but also are now making your honeymoon less than the incredible experience that it should be. I hope you understand that that was never my intention. I wanted you to be able to look back on this time and remember only happy things but I have ruined that with my selfish actions. I’ve robbed you of those happy memories. While I can’t truly know how this feels to you, I can certainly understand that what I did was one of the worst things I could possibly have done to you.”
(Jacob nói với tôi rằng hành động của tôi đã hủy hoại không chỉ trải nghiệm đám cưới của bạn, mà còn khiến cho tuần trăng mật của bạn ít hơn trải nghiệm đáng kinh ngạc mà nó phải là. Tôi hy vọng bạn hiểu rằng đó không phải là ý định của tôi. Tôi muốn bạn có thể nhìn lại thời gian đó và chỉ nhớ những điều hạnh phúc nhưng tôi đã hủy hoại điều đó với những hành động ích kỷ của tôi. Tôi đã cướp bạn trong những kỷ niệm hạnh phúc đó. Trong khi tôi không thể thực sự biết cảm giác này với bạn như thế nào, tôi chắc chắn có thể hiểu rằng những gì tôi đã làm là một trong những điều tồi tệ nhất mà tôi đã làm với bạn.)
Thể hiện lòng biết ơn của bạn trong thư xin lỗiNếu bạn muốn, mặc dù thường thì trong IELTS Writing General sẽ không yêu cầu, bạn có thể thể hiện sự biết ơn của bạn với người nhận thư.
Đồng thời, bạn cần thừa nhận tất cả các công việc khó khăn và những điều tốt đẹp mà họ đã làm cho bạn trong quá khứ. Điều này cho họ thấy rằng bạn đánh giá cao họ và có thể giúp cho thấy rằng bạn thực sự cảm thấy xấu hổ về những gì bạn đã làm.
Nói điều gì đó như:
” This is an especially terrible thing for me to have done to you after how warmly you have accepted me into your family. You have not only shown your incredible, beautiful love to my brother, but you have also s hown me support and kindness that I never could have possibly expected. To hurt you in this way was an insult to all the things that you have done for me and I hate myself for that.”
Trong thư xin lỗi, hãy nhớ viết về trách nhiệm của bạnĐây là một trong những phần quan trọng nhất của lời xin lỗi nhưng có thể là điều khó nói nhất (đôi khi còn khó nghĩ nhất).
” I would try to offer an explanation for what I did, but there are no excuses. My intentions, though good, don’t matter here: only my poor choices. I absolutely take responsibility for my selfish actions and the terrible pain I have caused you.”
(Tôi sẽ cố gắng giải thích cho những gì tôi đã làm, nhưng không có lý do gì cả. Ý định của tôi, mặc dù tốt, không quan trọng ở đây: chỉ có sự lựa chọn nghèo nàn của tôi. Tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm về hành động ích kỷ của mình và nỗi đau khủng khiếp mà tôi đã gây ra cho bạn.)
Ở đây bạn cần viết để người đọc thấy bằng bạn không bào chữa cho hành động của bạn.
Nếu bạn thực sự cảm thấy cần thiết hoặc muốn viết chi tiết hơn, bạn có thể giải thích lý do tại sao bạn đã lựa chọn thực hiện điều đó.
Đưa ra giải pháp sau khi xin lỗiSau khi đã hứa hẹn rồi thì bạn cần nói tới giải pháp để giải quyết tình hình. Chỉ cần nói rằng bạn xin lỗi là không thực sự đủ.
Điều thực sự tốt hơn đó là cố gắng tìm cách giải quyết vấn đề trong tương lai. Điều này thậm chí còn tốt hơn là chỉ nói rằng nó sẽ không bao giờ xảy ra nữa.
” But just being sorry isn’t enough. You deserve better. When you come home, Jessica and I would love to throw a big welcome-home party in your honor. This will be the party to end all parties and it will be 100% devoted to celebrating the incredible love you share with my brother. If you would rather not do this, that’s fine: I just want to find some way to help you create the incredible, happy memories that I took away from you.”
(Nhưng chỉ là xin lỗi là không đủ. Bạn xứng đáng với điều tốt hơn. Khi bạn trở về nhà, Jessica và tôi rất sẵn lòng tổ chức một bữa tiệc chào mừng về nhà thật lớn để vinh danh bạn. Đây sẽ là bữa tiệc kết thúc tất cả lỗi lầm và chắc chắn sẽ dành 100% để kỷ niệm tình yêu tuyệt vời của bạn với anh trai tôi. Nếu bạn không muốn làm điều này, cũng ổn thôi: Tôi chỉ muốn tìm một số cách để giúp bạn tạo ra những kỷ niệm đáng kinh ngạc, hạnh phúc mà tôi đã lấy đi từ bạn.)
Cập nhật thông tin chi tiết về Cách Viết Thư Xin Lỗi Để Sếp “Hạ Hỏa” trên website Ezlearning.edu.vn. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!