Xu Hướng 8/2022 # Để Viết Thư Thương Mại Hoàn Hảo Cần Lưu Ý Điều Gì? # Top View | Ezlearning.edu.vn

Xu Hướng 8/2022 # Để Viết Thư Thương Mại Hoàn Hảo Cần Lưu Ý Điều Gì? # Top View

Xem 11,385

Bạn đang xem bài viết Để Viết Thư Thương Mại Hoàn Hảo Cần Lưu Ý Điều Gì? được cập nhật mới nhất ngày 12/08/2022 trên website Ezlearning.edu.vn. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Cho đến thời điểm hiện tại, bài viết này đã đạt được 11,385 lượt xem.

--- Bài mới hơn ---

  • Gợi Ý Viết Thư Quốc Tế Upu Lần Thứ 49 (Năm 2022)
  • Hướng Dẫn Cách Viết Thư Khi Tặng Quà Người Nhật Bản
  • Cách Viết Thư Tặng Quà Cho Người Nhật Bản
  • Mẫu Thư Ngỏ, Bài Viết Tri Ân Khách Hàng Và Những Điều Cần Lưu Ý
  • Mẫu Thư Ngỏ, Thiệp Mời Chương Trình Tri Ân Khách Hàng, Những Lưu Ý Cần Cần Biết
  • Thư tín thương mại không chỉ đơn giản mang nội dung chào hàng, hỏi hàng, đặt hàng… mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp, sự hiểu biết của người viết cũng như của công ty. Để có thể viết một bức thư cho đối tác nước ngoài bằng tiếng Anh, hãy tham khảo bài viết để có thêm kiến thức về Tiếng Anh thư tín thương mại. Mời các bạn tham khảo.

    1. Khái quát chung

    Thư tín thương mại bằng tiếng Anh từ lâu trở thành một phương tiện giao tiếp không thể thiếu trong giao dịch thương mại với đối tác nước ngoài. Nhiều trường đại học, cao đẳng có chuyên ngành Kinh tế, Kinh doanh cũng đã chú trọng vào việc đào tạo cho sinh viên (SV) của mình kỹ năng quan trọng này.

    2. Các dạng thư thương mại cơ bản

    Có rất nhiều dạng thư thương mại được sử dụng trong thực tiễn kinh doanh. Xét về mối tương quan giữa ngôn ngữ và kiến thức chuyên môn, cũng như các bước trong giao dịch, có thể chia ra thành các dạng như sau:

    – Enquiry (Thư hỏi hàng)

    – Reply to enquiry (Thư trả lời hỏi hàng) gồm:

    + Quotation (Thư báo giá)

    + Offer (Thư chào hàng)

    – Order (Thư đặt hàng)

    – Complaint (Thư khiếu nại)

    – Reminder (Thư nhắc nợ)…

    3. Một số lưu ý khi viết thư thương mại bằng tiếng Anh

    Napoleon Bonaparte đã từng nói: “We rule the world by our words.” Điều này quả thật không sai. Ngôn từ có sức mạnh của riêng nó, và nếu biết sử dụng chúng đúng cách thì hiệu quả đem lại sẽ cao hơn hẳn.

    3.1. Bố cục ngắn gọn, rõ ràng

    Ngoài các phần phụ như Tiêu đề thư (Letter head), Lời chào mở thư (Salutation), Lời chào kết thư (Complimentary Close) thì nội dung bức thư cần đảm bảo 3 phần: Mở, Thân và Kết.

    – Phần Mở (Opening): Đề cập đến mục đích của thư (để hỏi thông tin, để chào giá, để khiếu nại…) Câu thường được sử dụng: “We are writing to inform you that … / It is our pleasure to offer ….”

    – Phần Thân (Body): Chuyển tải nội dung thông tin chính

    – Phần Kết (Closing): Thường thể hiện mong muốn nhận được phản hồi nhanh từ phía người nhận. Đây cũng là phần người viết để lại ý mà họ cho rằng cần nhấn mạnh. Ví dụ: “We would like to stress that delivery should be completed before Christmas time. We look forward to your early reply.”

    3.2. Thực hiện theo nguyên tắc ABC

    Ngoài ra, bạn cũng cần kiểm tra bức thư của mình xem đã thỏa nguyên tắc ABC chưa? Vậy ABC là gì?

    A – Accuracy: Tính chuẩn xác: Chỉ nói những điều cần nói, kèm theo minh chứng rõ (vd “With reference to our invoice number 12312 dated 20 Nov. 2022…”)

    B – Brief: Tính tinh gọn: Bức thư ngắn gọn, không viết dài dòng, đề cập trực tiếp vấn đề. Đây là một ví dụ thể hiện văn hóa mang tính trực tiếp của phương Tây. Với họ, thời gian là vàng bạc (time is money) nên việc đọc các bức thư dài dòng lê thê là một sự phí phạm thời gian không đáng có.

    C – Clear: Tính rõ ràng: Bố cục bức thư được chia rõ ràng, và có thể chia thành nhiều đoạn nếu các ý cần đề cập nhiều. Chẳng hạn, khi viết thư Chào hàng (offer), do phải đề cập đến các điều khoản như trong hợp đồng (Contract), người viết nên chia thành các gạch đầu dòng cho mỗi điều khoản: Tên hàng (Commodity), Quy cách (Specification), Giá cả (Price), Giao hàng (Delivery), Thanh toán (Payment)…

    3.3. Một số lưu ý về ngữ pháp

    Văn phong viết thư thường trang trọng hơn so với văn phong viết thông thường nên đôi khi ta cần chú trọng vào ngữ pháp để câu của mình trau chuốt hơn.

    – Tránh viết ngắn đối với các trợ động từ “to be”, “have”, “would”… Thay vì viết “We’re”, ta nên viết “We are”, hoặc thay vì “they’d like…”, ta nên dùng “they would like…”

    – Sử dụng đại từ nhân xưng: dùng “I” khi muốn xưng hô mang tính cá nhân, dùng “We” và “You” khi muốn đề cập đến những vấn đề hoặc ý kiến mang tính tập thể, tương tự đối với các tính từ sở hữu “my”, “your”, “our”. Các từ này được dùng phổ biến trong thư, thay cho “Our company” hoặc “Your company”. Chẳng hạn như thay vì nói “Our company specializes in consulting services.”, chúng ta nên viết “We specialize in consulting services.”

    – Dùng Thể chủ động (Active Voice) thay cho Thể bị động (Passive Voice)

    Trong tiếng Anh, khi dùng thể chủ động, chúng ta muốn đề cập trực tiếp đến hành động và người / vật gây ra hành động đó. Ngược lại, khi dùng thể bị động, thì trạng thái hay người / vật bị ảnh hưởng được chú ý nhiều hơn. Vì vậy trong các dạng thư thông thường, chúng ta chỉ nên sử dụng Thể chủ động để tăng tính trực tiếp cho câu từ của mình.

    – Dùng Thể bị động (Passive Voice) một cách khéo léo.

    Như trên đã đề cập, Thể bị động khi được sử dụng sẽ làm cho ý của câu, từ mất đi tính trực tiếp. Tuy nhiên, thực tế trong kinh doanh có những tình huống mà chúng ta cần khéo léo xử lý để tránh đụng chạm đến cá nhân, ảnh hưởng đến mối quan hệ lâu dài, và trong những tình huống đó, Thể bị động nên được sử dụng. Ví dụ, bạn nhận được 2 thư khiếu nại có nội dung giống nhau nhưng cách viết khác nhau, bạn sẽ dành sự ưu ái cho bức thư nào hơn?

    + Bức thứ 1 có câu “Your despatch department caused the delay in shipment.”

    + Bức thư 2 có câu “The delay in shipment is likely to be caused by your despatch department.”

    Chúng ta dễ dàng nhận ra rằng câu thứ 2 có ý giảm nhẹ hơn so với câu 1, và cũng góp phần tránh gây tổn thương trực tiếp cho người đọc hơn, từ đó dễ nhận được sự thông cảm và hợp tác hơn.

    4. Để viết tốt Thư tín thương mại, ta cần gì?

    4.1. Ngữ pháp tiếng Anh tương đối khá.

    Thư tín thương mại không đòi hỏi quá cao về cấu trúc ngữ pháp, vì càng nhiều cấu trúc câu phức tạp, lối hành văn càng trở nên trang trọng, và ít gần gũi với người được hơn (chưa kể làm “tiêu tốn thêm” vài giây của cuộc đời họ khi phải đọc những câu dài phức hợp).

    4.2. Am hiểu từ vựng tiếng Anh cơ bản và tiếng Anh thương mại.

    Vì đặc thù của phần này là nhằm phục vụ cho mục đích thương mại, kinh doanh nên việc nắm vững các kiến thức chuyên ngành, kèm theo nghĩa tiếng Anh là một điều bắt buộc. Đơn cử như ví dụ sau:

    “We are willing to consider open account facilities if you can provide the necessary bank reference.”

    Một số giáo trình thư tín bằng tiếng Việt đã có bản dịch là: “Chúng tôi sẵn sàng xem xét việc mở tài khoản nếu quý ngài cung cấp được các chứng từ ngân hàng cần thiết.”

    Cách dịch này thực ra chưa chính xác. Nếu bạn đã học qua Thanh toán quốc tế, thì chắc hẳn bạn còn nhớ “open account” là tên của một phương thức thanh toán quen thuộc – phương thức “ghi sổ” hay “mua chịu”. Vậy câu trên nên hiểu như thế nào? Có lẽ cách hiểu như sau sẽ chính xác hơn: “Chúng tôi sẵn sàng xem xét điều kiện thanh toán bằng phương thức ghi sổ nếu như quý ngài có thể cung cấp các chứng từ / bảo đảm cần thiết của ngân hàng.”

    Antoree English được thành lập tại Singapore bởi Antoree International chúng tôi với mô hình học trực tuyến 1 kèm 1 có sứ mệnh kết nối người học và người dạy tiếng anh trên toàn thế giới.

    --- Bài cũ hơn ---

  • Tiếng Anh Thư Tín Thương Mại
  • Cách Trả Lời Thư Hỏi Hàng Và Làm Báo Giá
  • Thư Mời Cưới Qua Email: Mời Thế Nào Cho Đúng?
  • Cách Viết Email Chào Hàng Hiệu Quả, Thân Thiện
  • 5 Mẫu Thư Phàn Nàn Về Chất Lượng Dịch Vụ Khách Sạn
  • Cập nhật thông tin chi tiết về Để Viết Thư Thương Mại Hoàn Hảo Cần Lưu Ý Điều Gì? trên website Ezlearning.edu.vn. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!

  • Web hay
  • Links hay
  • Push
  • Chủ đề top 10
  • Chủ đề top 20
  • Chủ đề top 30
  • Chủ đề top 40
  • Chủ đề top 50
  • Chủ đề top 60
  • Chủ đề top 70
  • Chủ đề top 80
  • Chủ đề top 90
  • Chủ đề top 100
  • Bài viết top 10
  • Bài viết top 20
  • Bài viết top 30
  • Bài viết top 40
  • Bài viết top 50
  • Bài viết top 60
  • Bài viết top 70
  • Bài viết top 80
  • Bài viết top 90
  • Bài viết top 100