Xu Hướng 3/2023 # Hướng Dẫn Cách Lưu Trữ Hóa Đơn Điện Tử Đầu Ra Đúng Quy Định # Top 12 View | Ezlearning.edu.vn

Xu Hướng 3/2023 # Hướng Dẫn Cách Lưu Trữ Hóa Đơn Điện Tử Đầu Ra Đúng Quy Định # Top 12 View

Bạn đang xem bài viết Hướng Dẫn Cách Lưu Trữ Hóa Đơn Điện Tử Đầu Ra Đúng Quy Định được cập nhật mới nhất trên website Ezlearning.edu.vn. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất.

Nhiều người dùng thắc mắc cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu ra như thế nào là hợp pháp? Hóa đơn điện tử đầu ra có bắt buộc phải in ra bản giấy để lưu trữ không? Tất cả sẽ được giải đáp chi tiết ngay trong bài viết này.

Hóa đơn điện tử được hiểu là là chứng từ kế toán được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử. Cũng mang bản chất là một loại hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử đầu ra được tạo lập nhằm mục đích ghi nhận thông tin bán hàng hóa, dịch vụ, ký số, ký điện tử theo đúng quy định pháp luật bằng phương tiện điện tử. HĐĐT đầu ra bao gồm cả các hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền, có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế

Hóa đơn điện tử đầu ra hiện có dạng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và HĐĐT không có mã của cơ quan thuế. Hóa đơn điện tử đầu ra không có mã của cơ quan thuế là HĐĐT do các tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế, bao gồm cả trường hợp HĐĐT được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. Hóa đơn điện tử đầu ra có mã của cơ quan thuế là HĐĐT được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua, bao gồm cả trường hợp HĐĐT được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

2. Quy định cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu ra

Hiện nay, khi tìm hiểu về cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu ra thì bạn và DN có thể tham khảo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP, được Chính Phủ ban hành ngày 12/09/2018.

Cách lưu trữ với hóa đơn điện tử đầu ra.

Tính an toàn bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ. Thông tin hóa đơn tuyệt đối không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;

Lưu trữ HĐĐT theo đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật về kế toán;

HĐĐT được in ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

3. HĐĐT có bắt buộc phải in ra bản giấy để lưu trữ không?

Khi lưu trữ hóa đơn điện tử, có cần phải in ra bản giấy để lưu trữ nữa hay không? Đây hiện là thắc mắc của không ít người dùng HĐĐT.

HĐĐT có bắt buộc phải in ra bản giấy để lưu trữ không?

Hướng Dẫn Cách Xuất Hóa Đơn Điện Tử Đúng Quy Định Pháp Luật

Xuất hóa đơn điện tử là một nghiệp vụ cơ bản mà mọi kế toán đều phải biết. Nếu bạn vẫn thắc mắc về cách xuất hóa đơn điện tử sao cho đúng thì đừng bỏ qua bài viết này, chúng tôi sẽ giải đáp ngay tới bạn.

1. Những điều cơ bản cần biết về hóa đơn điện tử

Trước khi muốn biết cách xuất hóa đơn điện tử như thế nào hay quy trình xuất hóa đơn điện tử ra sao thì bạn cần phải nắm được những kiến thức cơ bản về hóa đơn điện tử: hóa đơn điện tử là gì, có bao nhiêu loại hóa đơn điện tử,…

Những điều cơ bản cần biết về hóa đơn điện tử.

Theo Nghị Định 119/2018/NĐ-CP, hóa đơn là chứng từ kế toán do các tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập dùng để ghi nhận thông tin bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ theo quy định của luật kế toán. Cũng tương tự như hóa đơn thông thường nhưng hóa đơn điện tử được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do bên bán lập nhằm ghi nhận thông tin bán hàng bằng phương tiện điện tử.

Hóa đơn điện tử gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền, có kết nối chuyển các dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. Tại Điều 5 của Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Chính phủ quy định hóa đơn điện tử bao gồm những loại sau:

Hóa đơn giá trị gia tăng: Loại hóa đơn áp dụng đối với người bán nhằm thực hiện khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, bao gồm cả hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển các dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Hóa đơn bán hàng: Loại hóa đơn áp dụng đối với người bán nhằm thực hiện khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, bao gồm cả hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển các dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Các loại hóa đơn khác: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hay các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng đáp ứng đầy đủ nội dung yêu cầu với một hóa đơn điện tử.

Ngoài ra, theo Thông tư, quy định về hóa đơn điện tử thì hóa đơn này còn được phân thành 2 loại là: hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

Sự khác biệt lớn nhất giữa 2 loại hóa đơn điện tử này là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì nội dung hóa đơn phải thể hiện mã được cấp, còn với hóa đơn đơn không có mã của cơ quan thuế thì không có mã.

2. Khi nào cần xuất hóa đơn điện tử?

Khi nào cần xuất hóa đơn điện tử?

Khi sử dụng hóa đơn điện tử, trong một số trường hợp cần thiết, kế toán cần phải xuất hóa đơn điện tử ra giấy. Cụ thể:

Xuất hóa đơn điện tử phục vụ cho quá trình lưu thông hàng hóa trên đường, dễ dàng chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa khi cơ quan chức năng tiến hành kiểm tra.

Hỗ trợ nhân viên kinh doanh khi cần đi thị trường giới thiệu sản phẩm, cần dùng để chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa, tăng tính tin cậy cho khách hàng.

Phục cho bên mua trong công tác kiểm soát, kiểm tra hàng hóa sản phẩm đã mua hoặc khi bên mua có yêu cầu cụ thể.

Phục vụ cho cho chính doanh nghiệp, khi cần xuất hóa đơn điện tử để hỗ trợ cho các khâu nghiệp vụ nào đó cần thiết.

Theo Nghị Định 119/2018/NĐ-CP, những hóa đơn điện tử hợp pháp thì được xuất ra giấy và gọi là chứng từ giấy. Chứng từ giấy sau khi chuyển đổi phải đảm bảo đúng và khớp với nội dung của hóa đơn điện tử.

Ngoài ra, khi xuất hóa đơn điện tử ra giấy thì chứng từ giấy này chỉ có giá trị lưu giữ theo quy định của pháp luật chứ không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

3. Xuất hóa đơn như thế nào cho đúng quy định?

Bước 1: Bạn cần đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp mình đang sử dụng.

Bước 2: Bạn tiến hành chọn chức năng “In chuyển đổi” hóa đơn điện tử ra hóa đơn giấy.

Bước 3: Bạn nhập mã hóa đơn cần chuyển đổi.

Bước 4: Bạn thực hiện thao tác kết xuất in hóa đơn từ thiết bị điện tử được kết nối bằng cách nhấn đúp chuột vào nút “In chuyển đổi”.

Bước 5: Bạn nhận hóa đơn điện tử dưới dạng hóa đơn giấy từ máy in, rồi ký và đóng dấu để đảm bảo tính pháp lý cho chứng từ giấy đã được in ra.

Thông thường, các doanh nghiệp thường xuất hóa đơn điện tử từ các phần mềm hóa đơn điện tử mình sử dụng, chẳng hạn như phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice.

Nhìn chung, cách xuất hóa đơn điện tử của các phần mềm khác nhau có các thao tác không hẳn giống nhau nhưng cơ bản đều có sự tương đồng và không hề khó.

Mọi thắc mắc về xuất hóa đơn điện tử hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí của ThaisonSoft, bạn vui lòng liên hệ ngay Hotline 24/7:

Miền Bắc: 1900 4767

Miền Nam/Trung: 1900 4768

Thủ Thuật Lưu Trữ Hóa Đơn Điện Tử Thông Minh

Hóa đơn điện tử phân chia làm hai nhóm, nhóm hóa đơn đầu vào và nhóm hóa đơn đầu ra, cách thức lưu trữ lần lượt được trình bày như sau:

1. Các thức lưu trữ thông tin hóa đơn đầu ra

Do toàn bộ hóa đơn đầu ra được khởi tạo và phát hành từ phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp bạn đã đăng ký mua từ nhà cung cấp, vì vậy, toàn bộ số hóa đơn đầu ra này được lưu trữ trên phần mềm đó. Do vậy, Bạn hoàn toàn có thể truy xuất dễ dàng thông qua bộ lọc của phần mềm đó.

Để hiểu rõ hơn về Phần mềm hóa đơn điện tử, cũng như cách thức lựa chọn nhà sản xuất, nhà cung cấp một cách an toàn và tránh được những rủi ro không đáng có sau này, bạn hãy đọc kỹ bài viết “Hóa đơn điện tử những điều rất phải lưu ý để không bị thuế phạt“.

2. Thủ thuật lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào một cách tối ưu, khoa học

Do trong quá trình giao dịch mua bán, doanh nghiệp của bạn thực hiện nhiều giao dịch với các công ty khác nhau, mỗi công ty lại có thể dùng các phần mềm hóa đơn điện tử khác nhau, vì vậy, lượng hóa đơn điện tử đầu vào sẽ bị phân tán, chúng được lưu trữ lung tung ở các phần mềm hóa đơn điện tử khác nhau. Chính vì vậy, việc tổ chức lưu trữ chúng rất quan trọng, nếu làm không khéo, khả năng bạn sẽ bị bỏ xót hóa đơn trong quá trình thực hiện kê khai thuế, từ đó sẽ dẫn đến khiến doanh nghiệp của bạn gặp nhiều rủi ro trong quá trình khai thuế.

Để không xảy ra những rủi ro không đáng có từ những vấn đề nếu ở trên, bạn cần tiến hành lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào bằng ứng dựng Google sheet nằm trong bộ ứng dụng miễn phí của Google (Google Drive), bằng cách này, bạn có thể truy xuất bất kỳ khi nào trên môi trường mạng internet với độ bảo mật cao, cụ thể bạn thực hiện theo cách thức sau:

+ Thứ nhất, Bạn cần tạo một địa chỉ Gmail riêng cho công ty, và dùng địa chỉ này để tổ chức lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào. Sau này, nếu không còn làm ở công ty này nữa, bạn hãy bàn giao lại cho công ty.

+ Thứ hai, bạn cần tạo một sheet dạng biểu mẫu từ Google Drive với các cột tương ứng như sau:

+ Thứ ba, mỗi khi nhận được hóa đơn đầu vào, bạn cần nhập ngay thông tin của hóa đơn điện tử đầu vào đó theo các cột thông tin ở sheet được thiết kế ở bước trên. Chú ý, với mỗi hóa đơn điện tử bao giờ ở trên hóa đơn cũng có một đường link ứng với hóa đơn đó, bạn hãy copy link đó và dán vào ô dữ liệu ứng với cột Link Hóa đơn ở sheet được thiết kế theo định dạng ở trên.

(Lưu ý: Bạn nên dùng form nhập liệu ứng với sheet được thiết kế ở trên để nhập dữ liệu cho tiện, theo dõi bước 6 ở bài viết “Tạo form đăng ký online dành cho học viên, ứng viên bằng ứng dụng miễn phí của Google” để rõ cách làm)

Như vậy, đến đây bạn đã hoàn thành việc lưu trữ thông tin hóa đơn điện tử một cách khoa học và thuận tiện cho quá trình truy xuất, kê khai thuế sau này.

Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc gì thì hãy bốc máy và gọi vào số 0945.062.863, Uy sẽ giúp bạn giải đáp các thắc mắc về việc lưu trữ hóa đơn điện tử này.

Hướng Dẫn Cách Viết Hóa Đơn Bán Hàng Qua Điện Thoại Đúng Quy Định

“đ) Tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)”

– Riêng đối với việc mua hàng không trực tiếp như: Mua hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX thì người mua hàng không nhất thiết phải ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn. Khi lập hóa đơn tại tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)”, người bán hàng phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX.”

Kết luận: Khi bán hàn qua điện thoại, mạng thì không cần phải có chữ ký của người mua mà CHỈ CẦN GHI RÕ là: “Bán hàng qua điện thoại, qua mạng”.

Hướng dẫn cách viết hóa đơn bán hàng qua điện thoại:

Các tiêu thức trên hóa đơn các bạn viết bình thường

Riêng tiêu thức Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ, tên) bạn Ghi “Bán hàng qua điện thoại”

HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG

Ký hiệu: AA/18P

Liên 1: Lưu Số: 0000001

Ngày……..tháng…….năm 2019

Đơn vị bán hàng: CÔNG TY KẾ TOÁN HÀ NỘI Mã số thuế: 0104963862 Địa chỉ: Lê trọng tấn – thanh xuân – hà nội

Điện thoại: …….. Số tài khoản: 31499566148

Họ tên người mua hàng: Nguyễn văn Duy Tên đơn vị: Công ty TNHH Anh Duy Mã số thuế: 0104853561 Địa chỉ: ……………..

Hình thức thanh toán: CK Số tài khoản:

Cộng tiền hàng: 6.000.000

Thuế suất GTGT: 10 % .. , Tiền thuế GTGT: 600.000

Tổng cộng tiền thanh toán 6.600.000 Số tiền viết bằng chữ: Sáu triệu sáu trăm nghìn đồng

Người mua hàng

(Ký, ghi rõ họ, tên)

Bán hàng qua điện thoại

Người bán hàng (Ký, đóng dấu ghi rõ họ, tên)

Lưu ý:

Nếu người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế thì vẫn phải lập hóa đơn, trên tiêu thức “tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua” ghi rõ “người mua không lấy hóa đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế”.

HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG

Ký hiệu: AA/17P

Liên 1: Lưu Số: 0000001

Ngày……..tháng…….năm 2019

Đơn vị bán hàng: CÔNG TY KẾ TOÁN HÀ NỘI Mã số thuế: 0104963862 Địa chỉ: Lê trọng tấn – thanh xuân – hà nội

Điện thoại: ……… Số tài khoản:

Họ tên người mua hàng: người mua không lấy hóa đơn Tên đơn vị: Mã số thuế: Địa chỉ:

Hình thức thanh toán: CK Số tài khoản:

Kết nối với chúng tôi: https://www.facebook.com/ketoanhn.org/

Cập nhật thông tin chi tiết về Hướng Dẫn Cách Lưu Trữ Hóa Đơn Điện Tử Đầu Ra Đúng Quy Định trên website Ezlearning.edu.vn. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!