Bạn đang xem bài viết Hướng Dẫn Viết Cv Xin Việc Và Gửi Mail Cho Nhà Tuyển Dụng được cập nhật mới nhất tháng 12 năm 2023 trên website Ezlearning.edu.vn. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất.
Hướng dẫn viết CV xin việc và gửi mail cho nhà tuyển dụng
1. Gửi email xin việcMail Subject: Location_Position_Tên (LUÔN PHẢI CÓ)
Mail content: LUÔN PHẢI CÓ.
Cách thức ghi:
“Dear Mr./Hi Ms./Kính gửi ABC
Xin ứng tuyển vị trí…của công ty…đăng trên (nếu có)
Hoặc qua anh XYZ, em được biết quý công ty đang có nhu cầu tuyển dụng vị trí….
Em có (skill, kinh nghiệm, thành tích bla bla thích gì viết đó, ngắn gọn thôi)
Cảm ơn anh/chị đã tạo điều kiện/đã đọc
Đại khái thế. Tùy vào sự sáng tạo của bạn. Viết sao cho lịch sự, dễ thương gây cảm tình với người đọc để ít ra họ reply và help bạn.
Lưu ý khi gửi mail 10 lỗi hay mắc phải khi viết e-mail
2. Trình bày CV xin việcSoạn CV tiếng Anh và Việt, nói không với những form mẫu bán sẵn
Lưu file CV dạng word hoặc pdf: Tên_Position_CV hoặc Tên_CV
PHOTO: hãy bưng cái hình nghiêm túc nhưng rất đỗi tươi sáng của các bạn. Đừng bưng cái mặt đưa đám hay hình mờ căm. Nhà tuyển dụng nhìn vào là thấy rầu đời rồi. Ít ra cũng gây sức hút, tạo ấn tượng với họ một chút để họ thấy tương lai xán lạn của công ty đang mở ra, nhất là mí vị trí lễ tân, admin, thư kí, sales, CS bla bla Nha!
NỘI DUNG CV: trọng tâm là những mục này
PERSONAL INFORMATION: bét nhất là có tên (in hoa), ngày tháng năm sinh, điện thoại, mail, địa chỉ (quận,TpHCM), quốc tịch, còn mí cái (giới tính, tình trạng hôn nhân, lý lịch gia đình, quê quán) là để giúp recruiter xem xét lương và phúc lợi cho các bạn nhất là các bé fresh/junior.
Nhớ in đậm (bold) mấy cái title í ví dụ chữ
Name/Address/Phone/Email/Gender v.v. nhìn cho đẹp mắt. Còn details ko cần in đậm
Canh cho đều đẹp dòng trên dưới nha, đừng canh theo dấu 2 chấm mà canh cái dòng detail í.
Và thông tin trong mục này cần phải CHÍNH XÁC, nhất là thông tin liên lạc gồm email và số điện thoại. Bao nhiu bạn ghi sai cái này lắm rồi
SUMMARY: tổng kinh nghiệm, kinh nghiệm ở vị trí, skill (ví dụ 4 năm CS/software engineer, 2 năm skill PHP), Specialties:.. (cái này để gỡ gạc cho việc thiếu kinh nghiệm trong công ty nhưng có làm thêm hay có tố chất nè)
Chưa có kinh nghiệm bỏ mục Summary cũng dc, chú ý mục SKILL.
OBJECTIVES: viết ngắn trình bày mong mỏi nguyện vọng bản thân. Viết cho tâm huyết vào. Đừng ghi quá chung, khôn thì ghi ngay tâm tư mong muốn được trở thành cái vị trí mình ứng tuyển như mục tiêu tương lai í
EXPERIENCE (số ít, ko có thêm S sau Experience) : viết theo trình tự bắt đầu từ công việc gần đây nhất trở về trước để nhìn cho dễ. Đừng viết ngược lại
Month/Year- Month/Year
Details/Description:
(Đừng có ghi working as, hoặc viết luôn tuồng nhập 3 dòng nhìn rất là mệt mắt )
Không có kinh nghiệm thì phải ráng tìm ra công việc nào mình đã làm có dính dáng chèn vào. Không có nữa thì….khỏi apply vì đằng nào cũng rớt, chờ mất công
EDUCATION: ghi như sau (1 dòng cũng được)
(Bachelor of … hoặc B.A/B.S)
University of….., Major:……
GPA:.. hoặc Level:… (Khá/Giỏi điểm cao thì ghi)
Month/Year- Month/Year
Thích thêm chi tiết gì nữa thì thêm
Không có ghi Student of, Pupil of, Studying at, etc trời ơi nhìn ko có chuyên nghiệp đâu
CERTIFICATION: trình bày như Education
ACHIEVEMENT: đây dường như là mục quyết định tỷ lệ pass CV. Mình có ứng viên trúng việc chỉ vì mình bắt sửa CV ghi thành tích, giải thưởng vào mục này để HR chú ý và kết quả ứng viên ấy được ưu tiên phỏng vấn vì cty ấy thích talent (tất nhiên trước đó bạn này hoàn toàn im lìm giữa nghìn CV bị loại)
– Computer Skill
– Communication/ Teamwork/ Đàn hát nhảy múa gì đó
REFERENCE (có cũng dc ko cũng chả sao)
Thêm mục PROJECT nếu là dân IT, kĩ thuật bla bla. Là sinh viên thì cũng ráng rặn mấy project đã làm trên ghế nhà trường ddeee có cái gỡ gạc và gây ấn tượng với NTD.
LƯU Ý: Các đề mục IN HOA, in đậm
Font chữ đều nha. 1 Font cho khu details, 1 Font cho mấy cái tên MỤC. Chọn Font nào dễ đọc, cỡ chữ hợp lý chút nhất là khu Personal Information. Chữ loằng ngoằng thư pháp sao đọc ra mà call mí gửi mail?
Không có trang trí CV nhiều màu sắc trừ mấy trường hợp của designer/ marketing. Thống nhất cái tiltle MỤC là 1 màu đỏ hay màu gì đó phổ biến và ko chói mắt, còn màu chữ trong nội dung thì đen hết đi cho dễ nhìn.
Không có highlight vàng rồi xanh mấy cái MỤC à
Đừng có bullets nhìu loại quá, 1, 2 cái đồng nhất trên xuống là quá rồi, hoặc dùng chấm hoặc “-” cho nó thanh thoát. Đừng đánh số nhìu. Giữ cho CV đẹp mắt xíu
Căn lề ngay ngắn và dùng khoảng trống hợp lý, không có thụt ra thụt vào tứa lưa em chỉnh rất mệt. Em gặp nhìu CV mắc lỗi này lắm rồi
Hiển nhiên không để xảy ra bất kỳ lỗi chính tả/ ngữ pháp nào. Biết viết hoa chữ nào chứ đừng tùy hứng.
Ví dụ mấy chữ General Director hay University of Engineering thì đừng ghi general director/general Director/ General director hay university of Engineering
KHÔNG có ghi “Tôi cam kết những điều trên… kí tên ngày tháng năm” tá lả của mấy form bán sẵn hay thủ tục hành chính nha. Nhìn kì cục lắm
CV làm 2-3 trang thôi được rồi. Nhìu kinh nghiệm vị trí cao qúa thì cũng 4 hết đát. Không ai rảnh scan hết đâu. Tóm lại phải là ẤN TƯỢNG. CV 1 trang thôi mà đẹp cũng đã gây cảm tình rồi
Chịu khó nắm tâm lý nhà tuyển dụng để sắp xếp các MỤC hợp lý, show thứ có lợi cho mình lên trước
Chắc hết rồi. Nhớ ra cái gì thì sẽ bổ sung sau.
Ngoài ra các bạn có thể tải về tham khảo 10 mẫu CV xin việc bằng file word bố cục đẹp
Trang tạo ảnh đẹp https://www.canva.com/
#CV #huongdanvietCV
Người chia sẻ: Linh Diệu / Headhunter / LinkedIn
Cách Viết Mail Xin Việc Và Gửi Email Cho Nhà Tuyển Dụng Phù Hợp Nhất 2023
I. Những điều cần lưu ý trước khi gửi email xin việc
Cách viết mail xin việc không phải là một quá trình phức tạp, nhưng với những người lần đầu làm việc này thì thì công bằng mà nói sẽ có nhiều bỡ ngỡ và chưa quen. Vậy cần chú ý gì trong cách gửi mail cho nhà tuyển dụng nhỉ?
Có 2 điều bạn cần chú ý trước khi thực hiện viết email xin việc, đó là việc đặt tên email và tên hiển thị email.
Tên emailBạn nên thể hiện sự chuyên nghiệp và nghiêm túc của mình trong cách gửi email xin việc. Và chỉ với chưa tới 7 phút, bạn hoàn toàn có thể lập một email mới, nghiêm túc và chỉn chu khiến nhà tuyển dụng chú ý tới mình hơn.
Lời khuyên dành cho việc đặt tên email của bạn là nên chứa tên và họ của bạn, nó cũng có thể kèm một vài con số như năm sinh, ngày sinh cá nhân bạn, chẳng hạn như: [email protected] hay [email protected]
Thông qua những tên email đơn giản nhưng cực kỳ nghiêm túc như vậy, nhà tuyển dụng cũng cảm thấy thoải mái và chú ý hơn khi nhận được email xin việc của bạn.
Tên hiển thị emailTên hiển thị email là điều quan trọng và cực kỳ cần lưu ý trong cách gửi email xin việc, tuy nhiên đây cũng là một trong những điều đáng tiếc mà các bạn phần lớn rất ít để ý tới.
Bước 1: Chọn Setting (Cài đặt) → Chọn vào phần Accounts and Import (Tài khoản và Nhập)
Bước 2: Chọn mục Edit info (chỉnh sửa thông tin)
Bước 3: Bạn thực hiện sửa tên hiển thị tại ô hiện ra rồi Save (lưu thay đổi)
II. Cách viết email xin việc chuẩn và ấn tượng nhất. Tiêu đề email xin việcVới tiêu đề email xin việc các bạn sẽ dễ dàng nhận thấy có 2 trường hợp khá phổ biến có thể xảy ra:
Trường hợp 1: Nhà tuyển dụng đã ghi rõ ràng thông tin về tiêu đề email xin việc
Với trường hợp này, thông thường ở cuối phần nội dung thông tin tuyển dụng, nhà tuyển dụng sẽ ghi rõ ràng về yêu cầu cụ thể của mình như: Ứng viên vui lòng gửi CV và hồ sơ xin việc của mình thông qua địa chỉ “[email protected]” với tiêu đề được hiển thị rõ ràng: “Họ và tên – Vị trí ứng tuyển – Tên công ty”.
Họ và tên – Vị trí ứng tuyển – Tên công ty – Ngày ứng tuyển
Chẳng hạn:
Nguyễn Thị Mai – Ứng tuyển vị trí nhân viên kiểm kho – ABC Group – 12/09/2023
Nội dung email xin việcPhần mở đầu
Hãy mở đầu nội dung của phần email xin việc bằng cụm từ “Kính gửi” để thể hiện sự tôn trọng và nghiêm túc với người nhận email. Bạn không nên dùng từ như “Gửi” hay “Thân ái gửi” vì điều này có vẻ sẽ hơi thiếu tôn trọng và thậm chí là làm giảm đi tính lịch sự.
Có 2 trường hợp thường có thể xảy ra:
Bạn biết rõ người nhận email là một cá nhân nào đó, vậy thì bạn nên ghi: Kính gửi Anh/chị – Tên phòng ban. Chẳng hạn: Kính gửi Chị Nguyễn Thị Thu – Bộ phận tuyển dụng.
Bạn không biết rõ cá nhân trực tiếp nhận đơn xin việc, chỉ biết trực thuộc bộ phận nào mà thôi. Với trường hợp này bạn nên ghi như sau: Kính gửi Bộ phận – Tên Công ty. Chẳng hạn như là: Kính gửi phòng tuyển dụng nhân sự – Công ty TNHH ABC.
Phần nội dung
Phần nội dung trong cách email xin việc, sẽ bao gồm:
Giới thiệu vắn tắt thông tin về bản thân bạn
Mục đích viết email hay mục tiếc bạn gửi email này để ứng tuyển vào vị trí nào
Nêu kỹ năng, kinh nghiệm, mục tiêu nghề nghiệp nổi bật của mình để chứng tỏ bạn là ứng viên sáng giá phù hợp cho vị trí bạn ứng tuyển
Phần kết
Ở phần kết thúc email, bạn đừng quên gửi lời cảm ơn tới nhà tuyển dụng vì đã tạo cơ hội cho bạn được ứng tuyển vào vị trí và xem xét lá đơn của bạn.
Chữ ký emailThông thường một mẫu chữ ký email chuyên nghiệp mang tính cá nhân sẽ bao gồm:
Họ và tên
Số điện thoại
Một số thông tin liên lạc khác như: địa chỉ facebook, website, địa chỉ nhà, …
Nghề nghiệp (nếu có)
Tiếp theo tôi sẽ hướng dẫn các bạn cách chi tiết để tạo chữ kỹ trong email:
Bước 1: Vào Setting (cài đặt)
Bước 2: Trong tab General (chung) → Chữ ký
Bước 3: Trong khung chữ kỹ hiện ra, hãy thực hiện sửa chữ ký theo ý mình và chọn Lưu thay đổi (Save)
Như vậy là chỉ bằng 3 bước đơn giản là bạn đã có một bộ chữ ký email cực kỳ chuyên nghiệp rồi phải không?
Đính kèm các tài liệu trong email xin việcMột mẫu hồ sơ xin việc qua email thông thường sẽ bao gồm: đơn xin việc, CV và một số chứng chỉ cá nhân chứng minh thành tích, năng lực đi kèm khác.
Tùy theo yêu cầu cụ thể của nhà tuyển dụng về vị trí công việc mà bạn sẽ cần chuẩn bị và đính kèm các tài liệu cụ thể sao cho phù hợp. Phần lớn ngày nay tất cả CV được cho là tài liệu đính kèm phổ biến nhất. Bạn cần đính kèm tài liệu trước khi trực tiếp gửi email, bạn cũng có thể sử dụng chức năng đính kèm tệp được tích hợp sẵn trong phần soạn thảo.
Về tài liệu đính kèm, bạn nên để nó lưu dưới dạng PDF để đảm bảo thông tin của bạn không bị sai lệch trước khi đến nhà tuyển dụng. Hoặc khi nhà tuyển dụng mở trên các thiết bị khác nhau thì khi đó dạng PDF sẽ giúp thông tin của bạn không bị lỗi phông nhiều. Về cách đặt tên file thì hãy chú ý nên là tiếng Việt không dấu.
Kiểm tra lại email lần cuối trước khi gửi đi
Tên email
Tên hiển thị email
Tiêu đề email
Địa chỉ người nhận/ Phòng ban đang tuyển dụng
Nội dung email
Các tài liệu kèm theo: nên để tên của tài liệu dưới dạng tiếng Anh hoặc tiếng Việt không dấu
Phần từ “Kính gửi” của bạn nên được in đậm
Văn phong nên trang trọng, lịch sự, nghiêm túc không nên sử dụng quá nhiều yếu tố và các câu biểu cảm
III. 12 quy tắc viết email xin việc chuyên nghiệp
Trước khi quyết định “trả lời tất cả” hãy suy nghĩ thật kỹ: Việc nhận được email được gửi tới của rất nhiều người mà mình không quen biết là việc xảy ra thường xuyên ở nhiều người. Và tất nhiên là việc lựa chọn lờ đi, bỏ qua những thông báo hiển thị trên điện thoại có thể khiến bạn mất tập trung vào quá trình thực hiện công việc. Vì vậy, để tránh hết mức việc gây ra phiền phức không đáng có cho người nhận thì bạn hãy cân nhắc thật kỹ trước khi lựa chọn vào phần “trả lời tất cả”, trừ trường hợp bạn nghĩ rằng mọi người có trong danh sách của email đều cần phải nhận được email.
Sử dụng những phần mở đầu email chuyên nghiệp: Để tạo được những ấn tượng cá nhân ngay lập tức mở đầu email một cách chuyên nghiệp. Không nên sử dụng những nội dung mang tính biểu cảm hoặc lời chào quá mức thân mật như ở các tin nhắn cá nhân thông thường. Hãy đề cập đến tên của người nhận trong lời mở đầu của email và đặc biệt hãy nhớ không được rút gọn tên của họ.
Hạn chế dùng dấu chấm than: Nếu bạn muốn sử dụng dấu chấm than trong Email, bạn cần lưu ý chỉ nên dùng một dấu chấm than duy nhất nhằm mục đích thể hiện sự phấn khích. Hãy hạn chế đến mức có thể việc sử dụng tới các dấu chấm than.
Hãy cẩn thận với óc hài hước của bạn: Khiếu hài hước là thứ có thể khiến cho bạn đôi khi không kiểm soát được giọng điệu và những biểu cảm cá nhân trên khuôn mặt của mình. Tuy nhiên, trong các trường hợp đòi hỏi tính chuyên nghiệp ví dụ như khi viết email xin việc, bạn nên chú ý loại bỏ sự hài hước ra khỏi nội dung đề cập trong email.
Lời chào cuối email rất quan trọng:
‘Yours sincerely’ là cụm từ nên được dùng khi viết thư cho người mà bạn quen biết.
‘Yours faithfully’ được sử dụng trong trường hợp viết thư cho người mà bạn chưa gặp.
‘Sincerely’ nên dùng trong nội dung thư xin việc, thể hiện sự chân thành.
‘Best Regards’ thể hiện sự trân trọng, có thể dùng từ này trong đa số trường hợp
Giữa các ý, các đoạn nên cách nhau một dòng: Việc trình bày như vậy sẽ giúp cho nội dung và bố cục email trở nên gọn gàng, dễ đọc, dễ nhìn và tạo cảm giác thiện cảm cho người nhận được email của bạn.
Trả lời tất cả các email, ngay cả khi email đó bị gửi nhầm cho bạn: Có thể rất khó cho bạn khi trả lời tất cả các email gửi đến cùng một lúc, nhưng hãy cố gắng để làm điều đó. Cho dù đó có thể là những email bị gửi nhầm. Việc trả lời tất cả các email mà bạn nhận được có thể giúp đối phương nhận ra họ đã gửi không đúng địa chỉ, và thậm chí đây cũng chính là một quy tắc lịch sự, nhất là những người gửi có làm cùng công ty, cùng ngành với bạn.
Đọc lại email trước khi gửi: Đừng quá phụ thuộc vào các công cụ kiểm tra lỗi chính tả của các nhà phát triển, mà hãy dành thời gian đọc lại một vài lần nữa nội dung email trước khi gửi.
Nhập địa chỉ email cuối cùng: Có khá nhiều trường hợp email bị gửi đi một cách bất ngờ trong khi bạn vẫn chưa viết xong và chưa kiểm tra lỗi chính tả. Điều này có thể do bạn vô tình nhấn phải một phím chức năng nào đó trên bàn phím. Vì vậy, hãy chọn cách nhập địa chỉ email người nhận cụ thể vào cuối cùng để tránh khỏi những sự cố đáng tiếc.
IV. Kết luận
Kỹ Năng Viết Mail Và Gửi Mail Tuyển Dụng
Viết mail chuyên nghiệp
Mail Subject: Location_Position_Tên (LUÔN PHẢI CÓ)
Mail content: LUÔN PHẢI CÓ.
Cách thức ghi:
“Dear Mr./Hi Ms./Kính gửi ABC
Em tên là
Xin ứng tuyển vị trí…của công ty…đăng trên (nếu có)
Hoặc qua anh XYZ, em được biết quý công ty đang có nhu cầu tuyển dụng vị trí….
Em có (skill, kinh nghiệm, thành tích bla bla thích gì viết đó, ngắn gọn thôi)
Em hi vọng….
Cảm ơn anh/chị đã tạo điều kiện/đã đọc
Thân ái
Tên”
Đấy là những thông tin cần thiết khi chúng ta soạn mail. Các bạn hãy cố gắng viết cho lịch sự, dễ thương gây cảm tình với người đọc để ít ra họ reply và help bạn
Những chú ý khi gửi mailGửi nhầm người
Thật là xấu hổ và không có gì cứu vãn khi chúng ta gửi mail nhầm địa chỉ. Khi đó thông tin, hành động đã bị gửi nhầm thì không rút lại được. Vì vậy hãy luôn chắc chắn bạn gửi đúng người cần gửi. Một số hệ thống e-mail hỗ trợ việc hiển thị contact khi bạn gõ tên và điều này dễ gây nhầm lẫn đối với những người cùng tên. Bạn hãy cẩn thận.
Reply hay Reply All?
Một số email gửi chung cho toàn ứng viên hay cho 1 tệp người thì họ sẽ đính nhiều địa chỉ mail vào mục gửi. Tuy nhiên khi chúng ta reply lại thì chú ý chỉ reply lại những ai quan trọng, phù hợp với mục đích của mình.
To, Cc, Bcc
Nhiều bạn không phân biệt được “To”, “CC”, “BCC”. Những người bạn đề cập trực tiếp hay có trách nhiệm phải trả lời e-mail của bạn thì phải đặt trong phần “To”. Những người bạn chỉ muốn họ đọc để tham khảo thì bạn đặt trong phần “Cc”. Những người bạn muốn họ đọc tham khảo e-mail nhưng bạn muốn ẩn thông tin của người này thì bạn điền vào “Bcc”.
Kiểm tra lỗi chính tả
Luôn rèn luyện thói quen kiểm tra chính tả khi viết văn bản nói chung và e-mail nói riêng. Sẽ chỉ mất 1p để kiểm tra lại nội dung, hình thức email của mình trước khi gửi đi, nhưng nó thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn.
Gửi Mail Cho Nhà Tuyển Dụng Như Nào Cho Đúng?
Hôm rồi mình có tuyển giáo viên và trợ giảng cho chương trình Bình Dân Học Vụ Tiếng Anh, nhận được 20 đơn gửi về. Tiêu chí chọn vòng đơn của mình cực kỳ đơn giản, cứ gửi mail đúng và đủ, CV đủ thông tin là qua được vòng đơn. Thế nhưng cũng chỉ có 5/20 bạn đạt tiêu chuẩn.
Mình nghĩ nhiều công ty nhỏ cũng như vậy, công ty thì nhiều, nhân tài thì ít nên cũng không ai muốn bỏ sót nhân tài ở vòng đơn cả. Vậy nên đơn chỉ cần đúng cơ bản, khả năng được gọi phỏng vấn cũng rất cao rồi.
Mình liệt kê ra đây một số lỗi cơ bản của việc gửi mail, mong các bạn không mắc phải:
1) Thông thường các tin tuyển dụng sẽ bảo bạn gửi email theo tiêu đề yêu cầu. Nếu không có yêu cầu gì, hãy gửi basic kiểu là [Tên mình] – [Vị trí ứng tuyển]. Đừng viết tắt, đừng bỏ tiêu đề, đừng viết cộc lốc kẻo bị loại từ vòng gửi xe.
2) Bên cạnh tiêu đề thì nhớ có nội dung. Gửi mail không có nội dung giống như bước vào nhà người khác mà không chào vậy. Nội dung đơn giản lắm 1) Chào hỏi 2) Nói xem đang ứng tuyển vị trí gì; 3) Cảm ơn. Thế là đủ rồi.
3) Bên cạnh nội dung nhớ ghi tên mình vào CV. Đừng gửi một file chúng tôi vì nhà tuyển dụng sẽ không biết là của ai cả. Gửi file chúng tôi là tấm vé nhanh nhất để chúng ta được loại từ vòng gửi xe.
4) Avatar email là một cái nhỏ mà nhiều bạn không để ý. Đã dùng email nộp đơn, hãy chuyên nghiệp từ hình ảnh. Tốt nhất là để anh mình, đừng để anh con chó, con mèo, nhân vật phim Game of Thrones. Đừng để ảnh mình với người yêu vì nhà tuyển dụng không biết ai là mình cả.
5) Làm thế nào nhà tuyển dụng biết ta giỏi MS Office mà không cần ghi vào? Nhìn ngay ở cách trình bày CV và mail ấy. Tối thiểu là khi viết mail, viết cách dòng ra cho người ta dễ đọc nha.
Mình nghĩ đây là một vài lỗi tuy đơn giản nhưng chắc nhiều bạn vẫn hay gặp, hi vọng đọc xong bài này các bạn không gặp nữa.
Bạn nào cần tư vấn sâu hơn về cách viết CV, phỏng vấn và đi tìm việc thì có thể đăng ký thông tin ở đây: http://bit.ly/tuvan-anhtuanle
Các bài khác của Tuấn Anh: https://anhtuanle.com/articles/
Cách Viết Mail Xin Việc & Gửi Email Cho Nhà Tuyển Dụng Phù Hợp Nhất 2023
I. Những điều cần lưu ý trước khi gửi email xin việc
Cách viết mail xin việc không phải là một quá trình phức tạp, nhưng với những người lần đầu làm việc này thì thì công bằng mà nói sẽ có nhiều bỡ ngỡ và chưa quen. Vậy cần chú ý gì trong cách gửi mail cho nhà tuyển dụng nhỉ?
Có 2 điều bạn cần chú ý trước khi thực hiện viết email xin việc, đó là việc đặt tên email và tên hiển thị email.
Tên emailBạn nên thể hiện sự chuyên nghiệp và nghiêm túc của mình trong cách gửi email xin việc. Và chỉ với chưa tới 7 phút, bạn hoàn toàn có thể lập một email mới, nghiêm túc và chỉn chu khiến nhà tuyển dụng chú ý tới mình hơn.
Lời khuyên dành cho việc đặt tên email của bạn là nên chứa tên và họ của bạn, nó cũng có thể kèm một vài con số như năm sinh, ngày sinh cá nhân bạn, chẳng hạn như: [email protected] hay [email protected]
Thông qua những tên email đơn giản nhưng cực kỳ nghiêm túc như vậy, nhà tuyển dụng cũng cảm thấy thoải mái và chú ý hơn khi nhận được email xin việc của bạn.
Tên hiển thị emailTên hiển thị email là điều quan trọng và cực kỳ cần lưu ý trong cách gửi email xin việc, tuy nhiên đây cũng là một trong những điều đáng tiếc mà các bạn phần lớn rất ít để ý tới.
Bước 1: Chọn Setting (Cài đặt) → Chọn vào phần Accounts and Import (Tài khoản và Nhập)
Bước 2: Chọn mục Edit info (chỉnh sửa thông tin)
Bước 3: Bạn thực hiện sửa tên hiển thị tại ô hiện ra rồi Save (lưu thay đổi)
II. Cách viết email xin việc chuẩn và ấn tượng nhất. Tiêu đề email xin việcVới tiêu đề email xin việc các bạn sẽ dễ dàng nhận thấy có 2 trường hợp khá phổ biến có thể xảy ra:
Trường hợp 1: Nhà tuyển dụng đã ghi rõ ràng thông tin về tiêu đề email xin việc
Với trường hợp này, thông thường ở cuối phần nội dung thông tin tuyển dụng, nhà tuyển dụng sẽ ghi rõ ràng về yêu cầu cụ thể của mình như: Ứng viên vui lòng gửi CV và hồ sơ xin việc của mình thông qua địa chỉ “[email protected]” với tiêu đề được hiển thị rõ ràng: “Họ và tên – Vị trí ứng tuyển – Tên công ty”.
Họ và tên – Vị trí ứng tuyển – Tên công ty – Ngày ứng tuyển
Chẳng hạn:
Nguyễn Thị Mai – Ứng tuyển vị trí nhân viên kiểm kho – ABC Group – 12/09/2023
Nội dung email xin việcPhần mở đầu
Hãy mở đầu nội dung của phần email xin việc bằng cụm từ “Kính gửi” để thể hiện sự tôn trọng và nghiêm túc với người nhận email. Bạn không nên dùng từ như “Gửi” hay “Thân ái gửi” vì điều này có vẻ sẽ hơi thiếu tôn trọng và thậm chí là làm giảm đi tính lịch sự.
Có 2 trường hợp thường có thể xảy ra:
Bạn biết rõ người nhận email là một cá nhân nào đó, vậy thì bạn nên ghi: Kính gửi Anh/chị – Tên phòng ban. Chẳng hạn: Kính gửi Chị Nguyễn Thị Thu – Bộ phận tuyển dụng.
Bạn không biết rõ cá nhân trực tiếp nhận đơn xin việc, chỉ biết trực thuộc bộ phận nào mà thôi. Với trường hợp này bạn nên ghi như sau: Kính gửi Bộ phận – Tên Công ty. Chẳng hạn như là: Kính gửi phòng tuyển dụng nhân sự – Công ty TNHH ABC.
Phần nội dung
Phần nội dung trong cách email xin việc, sẽ bao gồm:
Giới thiệu vắn tắt thông tin về bản thân bạn
Mục đích viết email hay mục tiếc bạn gửi email này để ứng tuyển vào vị trí nào
Nêu kỹ năng, kinh nghiệm, mục tiêu nghề nghiệp nổi bật của mình để chứng tỏ bạn là ứng viên sáng giá phù hợp cho vị trí bạn ứng tuyển
Phần kết
Ở phần kết thúc email, bạn đừng quên gửi lời cảm ơn tới nhà tuyển dụng vì đã tạo cơ hội cho bạn được ứng tuyển vào vị trí và xem xét lá đơn của bạn.
Chữ ký emailThông thường một mẫu chữ ký email chuyên nghiệp mang tính cá nhân sẽ bao gồm:
Họ và tên
Số điện thoại
Một số thông tin liên lạc khác như: địa chỉ facebook, website, địa chỉ nhà, …
Nghề nghiệp (nếu có)
Tiếp theo tôi sẽ hướng dẫn các bạn cách chi tiết để tạo chữ kỹ trong email:
Bước 1: Vào Setting (cài đặt)
Bước 2: Trong tab General (chung) → Chữ ký
Bước 3: Trong khung chữ kỹ hiện ra, hãy thực hiện sửa chữ ký theo ý mình và chọn Lưu thay đổi (Save)
Như vậy là chỉ bằng 3 bước đơn giản là bạn đã có một bộ chữ ký email cực kỳ chuyên nghiệp rồi phải không?
Đính kèm các tài liệu trong email xin việcMột mẫu hồ sơ xin việc qua email thông thường sẽ bao gồm: đơn xin việc, CV và một số chứng chỉ cá nhân chứng minh thành tích, năng lực đi kèm khác.
Tùy theo yêu cầu cụ thể của nhà tuyển dụng về vị trí công việc mà bạn sẽ cần chuẩn bị và đính kèm các tài liệu cụ thể sao cho phù hợp. Phần lớn ngày nay tất cả CV được cho là tài liệu đính kèm phổ biến nhất. Bạn cần đính kèm tài liệu trước khi trực tiếp gửi email, bạn cũng có thể sử dụng chức năng đính kèm tệp được tích hợp sẵn trong phần soạn thảo.
Về tài liệu đính kèm, bạn nên để nó lưu dưới dạng PDF để đảm bảo thông tin của bạn không bị sai lệch trước khi đến nhà tuyển dụng. Hoặc khi nhà tuyển dụng mở trên các thiết bị khác nhau thì khi đó dạng PDF sẽ giúp thông tin của bạn không bị lỗi phông nhiều. Về cách đặt tên file thì hãy chú ý nên là tiếng Việt không dấu.
Kiểm tra lại email lần cuối trước khi gửi đi
Tên email
Tên hiển thị email
Tiêu đề email
Địa chỉ người nhận/ Phòng ban đang tuyển dụng
Nội dung email
Các tài liệu kèm theo: nên để tên của tài liệu dưới dạng tiếng Anh hoặc tiếng Việt không dấu
Phần từ “Kính gửi” của bạn nên được in đậm
Văn phong nên trang trọng, lịch sự, nghiêm túc không nên sử dụng quá nhiều yếu tố và các câu biểu cảm
III. 12 quy tắc viết email xin việc chuyên nghiệp
Trước khi quyết định “trả lời tất cả” hãy suy nghĩ thật kỹ: Việc nhận được email được gửi tới của rất nhiều người mà mình không quen biết là việc xảy ra thường xuyên ở nhiều người. Và tất nhiên là việc lựa chọn lờ đi, bỏ qua những thông báo hiển thị trên điện thoại có thể khiến bạn mất tập trung vào quá trình thực hiện công việc. Vì vậy, để tránh hết mức việc gây ra phiền phức không đáng có cho người nhận thì bạn hãy cân nhắc thật kỹ trước khi lựa chọn vào phần “trả lời tất cả”, trừ trường hợp bạn nghĩ rằng mọi người có trong danh sách của email đều cần phải nhận được email.
Sử dụng những phần mở đầu email chuyên nghiệp: Để tạo được những ấn tượng cá nhân ngay lập tức mở đầu email một cách chuyên nghiệp. Không nên sử dụng những nội dung mang tính biểu cảm hoặc lời chào quá mức thân mật như ở các tin nhắn cá nhân thông thường. Hãy đề cập đến tên của người nhận trong lời mở đầu của email và đặc biệt hãy nhớ không được rút gọn tên của họ.
Hạn chế dùng dấu chấm than: Nếu bạn muốn sử dụng dấu chấm than trong Email, bạn cần lưu ý chỉ nên dùng một dấu chấm than duy nhất nhằm mục đích thể hiện sự phấn khích. Hãy hạn chế đến mức có thể việc sử dụng tới các dấu chấm than.
Hãy cẩn thận với óc hài hước của bạn: Khiếu hài hước là thứ có thể khiến cho bạn đôi khi không kiểm soát được giọng điệu và những biểu cảm cá nhân trên khuôn mặt của mình. Tuy nhiên, trong các trường hợp đòi hỏi tính chuyên nghiệp ví dụ như khi viết email xin việc, bạn nên chú ý loại bỏ sự hài hước ra khỏi nội dung đề cập trong email.
Lời chào cuối email rất quan trọng:
‘Yours sincerely’ là cụm từ nên được dùng khi viết thư cho người mà bạn quen biết.
‘Yours faithfully’ được sử dụng trong trường hợp viết thư cho người mà bạn chưa gặp.
‘Sincerely’ nên dùng trong nội dung thư xin việc, thể hiện sự chân thành.
‘Best Regards’ thể hiện sự trân trọng, có thể dùng từ này trong đa số trường hợp
Giữa các ý, các đoạn nên cách nhau một dòng: Việc trình bày như vậy sẽ giúp cho nội dung và bố cục email trở nên gọn gàng, dễ đọc, dễ nhìn và tạo cảm giác thiện cảm cho người nhận được email của bạn.
Trả lời tất cả các email, ngay cả khi email đó bị gửi nhầm cho bạn: Có thể rất khó cho bạn khi trả lời tất cả các email gửi đến cùng một lúc, nhưng hãy cố gắng để làm điều đó. Cho dù đó có thể là những email bị gửi nhầm. Việc trả lời tất cả các email mà bạn nhận được có thể giúp đối phương nhận ra họ đã gửi không đúng địa chỉ, và thậm chí đây cũng chính là một quy tắc lịch sự, nhất là những người gửi có làm cùng công ty, cùng ngành với bạn.
Đọc lại email trước khi gửi: Đừng quá phụ thuộc vào các công cụ kiểm tra lỗi chính tả của các nhà phát triển, mà hãy dành thời gian đọc lại một vài lần nữa nội dung email trước khi gửi.
Nhập địa chỉ email cuối cùng: Có khá nhiều trường hợp email bị gửi đi một cách bất ngờ trong khi bạn vẫn chưa viết xong và chưa kiểm tra lỗi chính tả. Điều này có thể do bạn vô tình nhấn phải một phím chức năng nào đó trên bàn phím. Vì vậy, hãy chọn cách nhập địa chỉ email người nhận cụ thể vào cuối cùng để tránh khỏi những sự cố đáng tiếc.
IV. Kết luận
Cách Viết Cv Xin Việc Hấp Dẫn Nhà Tuyển Dụng
2. Các nội dung cơ bản mà một bản CV xin việc cần phải có:
a. Thông tin cá nhân đầy đủ:
Trong một bản CV xin việc, điều đầu tiên bạn cần lưu ý đó là để đầy đủ nội dung thông tin các nhân như: Họ và tên, ngày tháng năm sinh, số điện thoại, email, địa chỉ liên hệ, ảnh chân dung, vị trí muốn ứng tuyển,… Các thông tin này sẽ giúp nhà tuyển dụng dễ dàng liên hệ với bạn để mời tới buổi phỏng vấn sau quá trình xem xét, xét duyệt hồ sơ.
Địa chỉ email nghiêm túc, thường xuyên sử dụng.
Chèn ảnh phù hợp với vị trí ứng tuyển, nhìn thấy khuôn mặt trực diện.
Dùng email thiếu nghiêm túc. Ví dụ: [email protected]
Ảnh không nhìn thấy rõ khuôn mặt hoặc quay lưng về phía trước.
b. Nêu đầy đủ thông tin về Trình độ học vấn, chứng chỉ:
Bạn có thể liệt kê cấp học từ cao đẳng/ đại học trở lên, đề án, nghiên cứu khoa học nếu có,… Ngoài ra, các khóa học chuyên môn, nghiệp vụ mà bạn đăng ký học ở các trung tâm có thể là một điểm cộng cho CV của bạn.
c. Mục tiêu nghề nghiệp: Là phần giới thiệu của ứng viên về những định hướng, mong muốn trên con đường phát triển sự nghiệp của bản thân ứng viên. Nhà tuyển dụng chắc chắn sẽ đánh giá cao những ứng viên biết lên kế hoạch và có mục tiêu rõ ràng cho sự nghiệp. (Tham khảo nguyên tắc SMART về xác định mục tiêu)
Có thể chia ra thành mục tiêu ngắn hạn và mục tiêu dài hạn. Ví dụ: ngắn hạn như thành thạo công việc nào đó, dài hạn như cơ hội thăng tiến đến một vị trí cụ thể nào đó.
Mục tiêu hướng đến lợi ích công ty như tăng doanh số, mở rộng tập khách hàng,…
Viết mục tiêu chung chung như làm việc trong môi trường năng động, có thể học hỏi được nhiều,… Sao chép mục tiêu nghề nghiệp của người khác thành mục tiêu của bản thân.
d. Kinh nghiệm làm việc:
Đây là phần quan trọng nhất trong một CV xin việc hấp dẫn, bởi qua phần này thể hiện rõ được bạn có khả năng như thế nào và phù hợp với vị trí ứng tuyển hay không?
Trình bày về quá trình làm việc của bạn đã trải qua như thế nào. Bạn đã từng làm việc công ty nào, đảm nhận vị trí nào, trách nhiệm chuyên môn là gì? (chia ra 3 mục: Thâm niên làm việc, Vị trí/ chức vụ công việc- tên doanh nghiệp).
Mô tả ngắn gọn về công việc chính, súc tích nhưng đầy đủ. Đồng thời, đưa ra thành tựu và kỹ năng hoặc kinh nghiệm đạt được trong quá trình làm việc.
Liệt kê theo thứ tự thời gian, công việc làm gần đây nhất nêu trước các công việc trước đó.
Nêu các công việc làm ngắn hạn (nhỏ hơn 6 tháng) ngoại trừ khoá thực tập.
Đưa quá chi tiết những công việc nhỏ nhặt như (in tờ rơi, pha trà, ….).
Mô tả dài dòng, không phân chia ý.
Đối với các bạn sinh viên ít kinh nghiệm, có thể ghi thêm các HOẠT ĐỘNG TRẢI NGHIỆM để thể hiện sự năng động trẻ trung của mình để nhà tuyển dụng nhận thấy ứng viên là người có thái độ tích cực với công việc tương lai, với cuộc sống và với mọi người xung quanh. Một người sống thân ái chan hòa sẽ thích hợp khi vào công ty của học: sẽ dễ hòa nhập, có thể làm việc nhóm và tương tác tốt với đồng nghiệp.
Ví dụ: kỹ năng giao tiếp, lắng nghe, đàm phán,…; kỹ năng tin học văn phòng, sử dụng thành thạo phần mềm SolidWorks, AutoCad, Catia,…
e. Thông tin tham chiếu:
Nếu bạn đã có kinh nghiệm làm việc, thông tin tham chiếu là phần giúp nhà tuyển dụng xác nhận thông tin bạn cung cấp cho họ đúng hay sai. Tuy nhiên, bạn cần được phép của người được tham chiếu trước khi đưa thông tin liên hệ của họ vào trong CV của mình.
Chia ra 3 mục: Họ tên, tên cơ quan, điện thoại, và cả email (nếu có).
Nên có người trong nhà trường và người ngoài thực tiễn .
3. Một số lưu ý khi viết CV xin việc hấp dẫn?Một bản CV xin việc hấp dẫn cần trình bày ngắn gọn, cô đọng và rõ ràng từng nội dung, hãy cố gắng nêu bật các “điểm mạnh” của bạn thân ở vị trí mà mình ứng tuyển, để nhà tuyển dụng có thể dựa vào đó để đánh giá khả năng của bạn so với các ứng viên khác cùng ứng tuyển. Tuy nhiên, cũng không nên “khoa trương” các kỹ năng, kinh nghiệm của bản thân nếu mình không có. Bởi lẽ, nếu bạn vượt qua vòng loại CV, nhà tuyển dụng chắc chắn sẽ biết các thông tin bạn viết trong CV là không trung thực.
Hãy trung thực khi viết CV.
Độ dài lý tưởng cho mỗi CV thường là 1-2 trang giấy A4. Cũng đừng quá cứng nhắc trong việc viết CV, đôi khi việc lễ phép quá cũng làm mất điểm trong mắt nhà tuyển dụng. Các bạn cứ mạnh dạn xưng “Tôi” trong CV, điều đó thể hiện bạn là người có bản lĩnh.
Cập nhật thông tin chi tiết về Hướng Dẫn Viết Cv Xin Việc Và Gửi Mail Cho Nhà Tuyển Dụng trên website Ezlearning.edu.vn. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!