Bạn đang xem bài viết Hướng Dẫn Xóa Hóa Đơn Điện Tử Và Lập Hóa Đơn Điện Tử Thay Thế Nhanh Chóng được cập nhật mới nhất tháng 9 năm 2023 trên website Ezlearning.edu.vn. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất.
Bước 1: Xóa hóa đơn được phát hiện ghi sai thông tin
Bước 2: Lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn bị xóa bỏ
Bước 3: Phát hành hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn bị xóa bỏ
Lưu ý: Chức năng này chỉ có thể thực hiện được khi có kết nối internet.
Video Hướng dẫn xóa hóa đơn điện tử và lập hóa đơn thay thế
1. Xóa hóa đơn được phát hiện ghi sai thông tin
Vào phân hệ “Quản lý hóa đơn”, chọn “Xoá hoá đơn” (hoặc vào tab Xóa hóa đơn, nhấn Thêm).
Khai báo thông tin về việc xóa hóa đơn.
Thông tin chung: khai báo thông tin về Ngày xoá hoá đơn, Số thứ tự ghi nhận việc xoá hoá đơn và lý do xóa hóa đơn.
Biên bản thỏa thuận: khai báo thông tin về ngày và số của biên bản thỏa thuận xóa hóa đơn đã được lập.
Lưu ý: Có thế nhấn vào biểu tượng
để đính kèm biên bản thỏa thuận.
Nhấn vào biểu tượng
Thiết lập thời gian để tìm kiếm, sau đó nhấn Lấy dữ liệu.
Chọn hoá đơn cần xóa, nhấn Đồng ý.
Nhấn Cất.
4. Để chương trình tự động thông báo cho khách hàng về việc hóa đơn đã bị xóa bỏ thực hiện như sau:
Lưu ý: Trường hợp muốn gửi thông tin xóa hóa đơn điện tử cho cùng lúc nhiều địa chỉ email thì nhập các địa chỉ email này và mục Email và cách nhau bởi dấu “;”
Lưu ý: Hóa đơn sau khi bị xóa bỏ sẽ có thêm dấu hiệu đã xóa bỏ
Phân hệ Bán hàngtab Xuất hóa đơn
Phân hệ Khotab Chuyển kho
Phân hệ Hóa đơn điện tử
2. Lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn bị xóa bỏ
Hóa đơn bị xóa bỏ là hóa đơn đi kèm với một trong số các loại chứng từ sau: Chứng từ bán hàng, chứng từ giảm giá hàng bán, chứng từ trả lại hàng mua: sau khi xóa hóa đơn chương trình sẽ tự động sinh hóa đơn thay thế lập kèm với chứng từ gốc. Kế toán cần sửa lại chứng từ cho đúng và cấp số hóa đơn mới.
Ví dụ: Trường hợp lập kèm với chứng từ bán hàng:
1. Vào phân hệ Bán hàngtab Bán hàng.
2. Chọn chứng từ bán hàng cần sửa và cấp lại số hóa đơn mới. Nhấn Xem (hoặc nhấn đúp chuột vào chứng từ).
Trường hợp 1:
4. Sửa lại thông tin sai trên chứng từ bán hàng, nhấn Cất.
5. Nhấn Cấp số hoá đơn.
6. Khai báo thông tin về hoá đơn GTGT, nhấn Đồng ý.
Hóa đơn bị xóa bỏ là chứng từ chuyển kho nội bộ, gửi bán đại lý, xuất hàng cho chi nhánh khác hoặc là hóa đơn độc lập. Với trường hợp này, Kế toán cần lập chứng từ hoặc hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn bị xóa bỏ.
Ví dụ: Lập hóa đơn độc lập thay thế cho hóa đơn bị xóa bỏ
1. Vào phân hệ Bán hàng, chọn Hóa đơn.
2. Khai báo các thông tin của hóa đơn.
3. Nhấn Cất.
Trường hợp 2:
4. Nhấn Cấp số HĐ.
5. Khai báo thông tin về hoá đơn GTGT, nhấn Đồng ý.
Lưu ý: Các hóa đơn thay thế sau khi được lập sẽ có trạng thái là HĐ thay thế trên các danh sách:
Phân hệ Bán hàngtab Xuất hóa đơn
Phân hệ Khotab Chuyển kho
Phân hệ Hóa đơn điện tử
3. Phát hành hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn bị xóa bỏ
Việc phát hành hóa đơn điện tử thay thế được thực hiện tương tự như trường hợp phát hành hóa đơn điện tử thông thường. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây
Lưu ý: Hóa đơn thay thế khi in ra sẽ có thêm thông tin Hóa đơn thay thế cho hóa đơn bị xóa bỏ.
Phần mềm hóa đơn điện tử meInvoice của MISA được xây dựng dựa trên sự tư vấn của phòng CNTT Tổng cục thuế và đã được các cơ quan thuế lớn Hà Nội, TP Hồ Chí Minh, Quảng Ninh, Bình Dương, Bắc Ninh,… kiểm nghiệm chất lượng hàng đầu và khuyến nghị đơn vị lựa chọn.
Với tốc độ tăng trưởng người dùng vô cùng nhanh chóng cho thấy đây là giải pháp hóa đơn điện tử đang “được lòng” các doanh nghiệp nhất trên thị trường. Phần mềm đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ hóa đơn theo đúng Nghị định 119/2023/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC, Thông tư 39/2014/TT-BTC… và sẵn sàng đáp ứng Thông tư 68/2023/TT-BTC,…. :
Khởi tạo, phát hành và tra cứu hóa đơn điện tử mọi lúc, mọi nơi qua mobile, website, desktop
Sẵn sàng kết nối với mọi phần mềm kế toán, quản trị khác
Theo dõi hạn nợ và thanh toán hóa đơn trực tuyến ngay trên mobile
Đáp ứng đầy đủ mẫu hóa đơn theo nhu cầu quản trị của Doanh nghiệp và thông tin theo quy định của Cơ quan Thuế
Tự động lấy được thông tin của khách hàng từ cơ quan thuế dựa trên Mã số thuế giúp tiết kiệm thời gian lập hóa đơn
Tự động tổng hợp Tờ khai thuế GTGT và Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, xuất dữ liệu phục vụ kê khai thuế
Lưu trữ hóa đơn trong 10 năm tại trung tâm lưu trữ dữ liệu chuẩn quốc tế Tier3
Hướng Dẫn Cách Xóa Và Lập Hóa Đơn Điện Tử Thay Thế
Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, Kế toán khó tránh khỏi những sai sót, bất cẩn trong quá trình phát hành hóa đơn cho Khách hàng như: Ghi sai thông tin, Sai địa chỉ,.. Với những trường hợp như vậy, kế toán cần nắm rõ các thao tác xóa và lập Hóa đơn điện tử thay thế.
Phần mềm Hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA cho phép xóa hóa đơn điện tử đã phát hành khi phát hiện sai sót và phát hành hóa đơn thay thế cho hóa đơn bị xóa bỏ dễ dàng và nhanh chóng nhất.
Đối với các hoá đơn điện tử phát hiện sai thông tin sau khi đã phát hành (đã ký điện tử), nếu thuộc trường hợp được phép xóa hóa đơn thì thực hiện trên chương trình như sau:
1. Xóa Hóa đơn điện tử được phát hiện ghi sai thông tinVào phân hệ Hóa đơntab Xoá hoá đơn, nhấn Thêm.
Khai báo thông tin về việc xóa hóa đơn.
Thông tin chung: khai báo thông tin về Ngày xoá hoá đơn, Số thứ tự ghi nhận việc xoá hoá đơn và lý do xóa hóa đơn.
Biên bản thỏa thuận: khai báo thông tin về ngày và số của biên bản thỏa thuận xóa hóa đơn đã được lập.
Lưu ý: Có thế nhấn vào biểu tượng để đính kèm biên bản thỏa thuận.
Hoá đơn xoá: khai các thông tin về hoá đơn bị xoá:
Nhấn vào biểu tượng
Thiết lập thời gian để tìm kiếm, sau đó nhấn Lấy dữ liệu.
Chọn hoá đơn cần xóa, nhấn Đồng ý.
Nhấn Cất.
Lưu ý: Trường hợp hóa đơn đã được gửi cho khách hàng trước đó, chương trình sẽ tự động tích chọn ô Hóa đơn đã gửi cho KH.
Để chương trình tự động thông báo cho khách hàng về việc hóa đơn đã bị xóa bỏ thực hiện như sau:
Tên người nhận và Email: Lấy theo thông tin Người mua hàng và Email trên hóa đơn, tuy nhiên vẫn có thể thay đổi lại các thông tin này (nếu cần).
Lưu ý: Trường hợp muốn gửi thông tin xóa hóa đơn điện tử cho cùng lúc nhiều địa chỉ email thì nhập các địa chỉ email này và mục Email và cách nhau bởi dấu “;“
Nhấn Gửi, chương trình sẽ tự động gửi email thông báo về việc xóa hóa đơn cho khách hàng.
: Hóa đơn sau khi bị xóa bỏ sẽ có thêm dấu hiệu đã xóa bỏ
Hóa đơn sau khi bị xóa bỏ sẽ được cập nhật trạng thái thành: HĐ xóa bỏ.
Chương trình không cho phép xóa bỏ chứng từ Xóa hóa đơn.
2. Lập và Phát hành Hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn bị xóa bỏVào phân hệ Hóa đơn, chọn Hóa đơn thay thế. Thiết lập điều kiện tìm kiếm hóa đơn đã bị xóa bỏ cần lập hóa đơn thay thế, nhấn Lấy dữ liệu.
Chọn hóa đơn muốn thay thế. Nhấn Đồng ý. Chương trình sẽ chuyển toàn bộ thông tin của hóa đơn xóa bỏ đã chọn lên hóa đơn thay thế.
Lưu ý: Trường hợp chọn nhầm hóa đơn xóa bỏ, có thể chọn lại hóa đơn như sau:
Sửa lại thông tin sai trên hóa đơn. Nhấn Cất.
Sau khi lập hóa đơn thay thế, trạng thái của hóa đơn sẽ là HĐ thay thế trên danh sách Hóa đơn điện tử.
Hóa đơn thay thế khi in ra sẽ có thêm thông tin Thay thế cho hóa đơn số ….
Doanh nghiệp tham khảo Phần mềm Hóa đơn điện tử MISA meInvoice để việc thực hiện và sử dụng Hóa đơn điện tử nhanh chóng và hiệu quả nhất. MISA meInvoice là phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ hóa đơn theo đúng Nghị định 119/2023/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC, 39/2014/TT-BTC,…
Kết nối trực tiếp với phần mềm kế toán MISA: Xuất hóa đơn và hạch toán doanh thu ngay trên phần mềm kế toán. Tự động hoạch toán kế toán các nghiệp vụ mua hàng, giảm giá hàng mua từ Hóa đơn điện tử
Phần mềm hóa đơn điện tử duy nhất tại Việt Nam ứng dụng công nghệ Blockchain giúp chống làm giả hóa đơn
Hướng Dẫn Xóa Bỏ Hóa Đơn Điện Tử Trên Phần Mềm Misa – Hóa Đơn Điện Tử
Để thực hiện xóa bỏ hóa đơn điện tử, người bán thực hiện các bước sau:
Vào phân hệ “Quản lý hóa đơn”/ “Xoá hoá đơn” (hoặc vào tab Xóa hóa đơn, nhấn Thêm).
Khai báo thông tin về việc xóa hóa đơn. – Thông tin chung: khai báo thông tin về Ngày xoá hoá đơn, Số thứ tự ghi nhận việc xoá hoá đơn và lý do xóa hóa đơn. – Biên bản thỏa thuận: khai báo thông tin về ngày và số của biên bản thỏa thuận xóa hóa đơn đã được lập. Lưu ý:Có thế nhấn vào biểu tượng
để đính kèm biên bản thỏa thuận.
Hoá đơn xoá: khai các thông tin về hoá đơn bị xoá: Nhấn vào biểu tượng
Thiết lập thời gian để tìm kiếm, sau đó nhấn Lấy dữ liệu. Chọn hoá đơn cần xóa, nhấn Đồng ý
Nhấn Cất
Để chương trình tự động thông báo cho khách hàng về việc hóa đơn đã bị xóa bỏ thực hiện như sau:
Nhấn Gửi thông báo cho KH.
Tên người nhận và Email
Lưu ý: Trường hợp muốn gửi thông tin xóa hóa đơn điện tử cho cùng lúc nhiều địa chỉ email thì nhập các địa chỉ email này và mục Email và cách nhau bởi dấu “;”
Nhấn Gửi, chương trình sẽ tự động gửi email thông báo về việc xóa hóa đơn cho khách hàng. Lưu ý: Hóa đơn sau khi bị xóa bỏ sẽ có thêm dấu hiệu đã xóa bỏ
Hóa đơn sau khi bị xóa bỏ sẽ được cập nhật trạng thái thành: HĐ xóa bỏ trên các danh sách: – Phân hệ Bán hàngtab Xuất hóa đơn – Phân hệ Khotab Chuyển kho – Phân hệ Hóa đơn điện tử Chương trình không được phép xóa bỏ chứng từ Xóa hóa đơn trong trường hợp xóa hóa đơn điện tử.
Bài viết: ” Hướng dẫn xóa bỏ hóa đơn điện tử “
Trong trường hợp bên bán đã lập, giao hóa đơn nhưng khách hàng muốn hủy bỏ hàng hóa, dịch vụ đã mua. Hoặc hóa đơn điện tử được lập ban đầu sai thông tin khách hàng và khách hàng có nhu cầu muốn hủy bỏ hóa đơn điện tử có được không. Câu trả lời là được hủy bỏ hóa đơn điện tử đã lập ban đầu và lập hóa đơn mới thay thế hóa đơn trước đó. Bằng cách bên bán và bên mua phải cùng thống nhất về sự hủy hóa đơn và lập hóa đơn mới. Biên bản hủy hóa đơn phải có sự đồng ý chữ ký và đóng dấu của hai bên. Mỗi bên sẽ giữ một bản để khai báo khi cơ quan thuế kiểm tra. Theo như biên bản hủy hóa đơn thì hóa đơn đã lập sẽ được thu hồi và hủy bỏ, không còn giá trị pháp lý nữa.
Hướng Dẫn Thay Thế Hoặc Điều Chỉnh Hóa Đơn Điện Tử
Đối với các hóa đơn đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc đã lập và gửi cho người mua nhưng người bán và người mua chưa kê khai thuế, nếu có sai sót thì tổ chức phát hành hóa đơn thực hiện lập hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn đã lập. Cách thức thực hiện như sau: – Tìm kiếm hóa đơn cần thay thế với các tiêu chí tìm kiếm như sau: mẫu số, ký hiệu và số hóa đơn.
Sau khi xác định được hóa đơn cần thay thế, tổ chức phát hành hóa đơn sẽ thực hiện tạo biên bản thu hồi hóa đơn và tạo hóa đơn mới. Khi đó, phần mềm sẽ động lấy các thông tin Tên hóa đơn, Mẫu số, Ký hiệu, Tên đơn vị, Mã số thuế của đơn vị, Tên khách hàng, Mã số thuế khách hàng, Địa chỉ khách hàng, Điện thoại khách hàng, Mã số khách hàng, Hình thức thanh toán từ hóa đơn cũ. Trong đó, Ký hiệu và Mẫu số không được phép sửa.
Lập biên bản thu hồi
Màn hình quản lý hóa đơn thay thế
Đối với các hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, đồng thời người bán và người mua đã kê khai thuế, nếu có sai sót thì tổ chức phát hành hóa đơn sẽ thực hiện hiệu chỉnh các hóa đơn này. Cách thức thực hiện như sau: – Tìm kiếm hóa đơn cần điều chỉnh với các tiêu chí tìm kiếm như sau: mẫu số, ký hiệu và số hóa đơn.
Sau khi xác định được hóa đơn cần hiệu chỉnh, tổ chức tạo văn bản điều chỉnh hóa đơn và phát hành hóa đơn hiệu chỉnh. Khi đó, phần mềm sẽ tự động lấy các thông tin Tên hóa đơn, Mẫu số, Ký hiệu, Tên đơn vị, Mã số thuế của đơn vị, Tên khách hàng, Mã số thuế khách hàng, Địa chỉ khách hàng, Điện thoại khách hàng, Mã số khách hàng và Hình thức thanh toán từ hóa đơn cũ. Trong đó, Ký hiệu và Mẫu số không được phép sửa.
Màn hình quản lý hóa đơn điều chỉnh
Hướng Dẫn Điều Chỉnh, Thay Thế, Hủy Hóa Đơn Điện Tử
Trong quá trình sử dụng hoá đơn điện tử, doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định, các bước thực hiện về điều chỉnh, thay thế, hủy hóa đơn điện tử, để đảm bảo việc sử dụng hóa đơn điện tử được diễn ra suôn sẻ, đúng theo quy định của pháp luật, không làm ảnh hưởng đến tiến độ kinh doanh của doanh nghiệp.
Để giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng xử lý những tình huống sai sót khi lập hóa đơn điện tử, trong bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết thủ tục điều chỉnh hóa đơn, hủy hóa đơn, thay thế hóa đơn điện tử.
1. Trường hợp cần điều chỉnh, thay thế, hủy hóa đơn điện tửTùy vào từng trường hợp sai sót mà kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh, hủy bỏ, lập lại hóa đơn điện tử đã xuất. Các trường hợp cụ thể như sau:
Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử có sai sót đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa cung ứng dịch vụ, hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế, thì sẽ xử lý như sau:
Bước 1: Hủy hóa đơn điện tử khi đã có sự đồng ý và xác nhận của 2 bên: bên bán và bên mua
Bước 2: Bên bán lập hóa đơn điện tử mới theo đúng quy định và gửi cho bên mua
Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử có sai sót đã gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Người bán và người mua đã kê khai thuế thì bên bán cần xử lý như sau:
Bước 1: Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn có chữ ký điện tử của cả 2 bên ghi rõ sai sót
Bước 2: Bên bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót
Trường hợp 3: Xử lý hóa đơn điện tử viết sai: sai thông tin khách hàng, nhưng đúng mã số thuế người mua, thì các bên lập biên bản điều chỉnh giấy/điện tử không phải lập hóa đơn điện tử.
Trường hợp 4: Sai thông tin về mặt hàng, dịch vụ, kỳ cước và số tiền ghi trên hóa đơn mà hóa đơn đã lập, gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế thì tiến hành lập hóa đơn điều chỉnh.
2. Thủ tục điều chỉnh hóa đơn điện tửKhi gặp các trường hợp trên, kế toán cần thực hiện điều chỉnh hóa đơn, thủ tục điều chỉnh hóa đơn được thực hiện như sau:
Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn, ghi rõ nội dung sai sót, nội dung điều chỉnh lại cho đúng (có chữ ký đóng dấu của bên mua và bên bán)
Thực hiện chức năng lập hóa đơn điện tử điều chỉnh (trên hóa đơn điện tử điều chỉnh phải ghi rõ “Điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, số tiền, thuế suất thuế GTGT, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn điện tử số … ký hiệu… ngày tháng năm”. Ký điện tử và gửi lại hóa đơn điện tử điều chỉnh cho bên mua.
Đối với hoá đơn đã lập, gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua chưa kê khai thuế: Nếu phát hiện hóa đơn ghi sai các thông tin về mặt hàng, dịch vụ, kỳ cước và số tiền ghi trên hóa đơn, … thì thực hiện thủ tục lập hóa đơn điện tử thay thế.
Trong trường hợp không thể điều chỉnh hóa đơn điện tử, mà cần thực hiện lập hóa đơn điện tử thay thế, kế toán thực hiện những bước sau:
Lập biên bản thỏa thuận về việc lập hóa đơn thay thế ( có chữ ký, đóng dấu của bên mua và bên bán).
Thực hiện chức năng lập hóa đơn điện tử thay thế và trên hóa đơn điện tử mới phải ghi rõ “Hóa đơn này thay thế hóa đơn số…ký hiệu … ngày tháng năm”. Ký điện tử và gửi lại hóa đơn điện tử mới cho bên mua.
4. Thủ tục hủy hóa đơn điện tử – lập lại hóa đơn điện tửCăn cứ theo Khoản 1 Điều 9 Thông tư 32/2011/TT-BTC thì việc hủy bỏ hóa đơn điện tử chỉ diễn ra trong trường hợp: “Chỉ được hủy bỏ hoá đơn điện tử khi có sự đồng ý và xác nhận của cả hai bên tham gia giao dịch”. Việc xóa bỏ hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã thoả thuận.
Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới theo quy định tại Thông tư này để gửi cho người mua, trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số… ký hiệu, gửi ngày tháng năm.
Hủy hóa đơn điện tử là làm cho hóa đơn đó không có giá trị sử dụng. Thủ tục hủy hóa đơn điện tử đã phát hành – lập lại hóa đơn được thực hiện như sau:
Lập Biên bản hủy hóa đơn điện tử – lập lại hóa đơn, ghi rõ nội dung sai sót, nội dung điều chỉnh lại cho đúng ( có chữ ký, đóng dấu của bên mua và bên bán).
Bước 2: Thực hiện chức năng hủy hóa đơn điện tử đã lập.
Thực hiện chức năng lập hóa đơn điện tử thay thế ( trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số …. Ký hiệu…., ngày tháng năm”).
5. Biên bản thu hồi hóa đơn có được áp dụng cho hóa đơn điện tử hay không?Đối với hóa đơn giấy, trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai Thuế nếu phát hiện sai phải hủy bỏ, người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hóa đơn. Người bán gạch chéo các liên lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định.
Tuy nhiên, căn cứ theo những quy định trên về việc xử lý hóa đơn điện tử có sai sót không hề thấy có quy định cụ thể về biên bản thu hồi hóa đơn đối với hóa đơn điện tử.
Căn cứ theo Thông tư 32/2011/TT-BTC và Thông tư 39/2014/TT-BTC thì không có mẫu mặc định và tên chính xác cho biên bản thoả thuận của hai bên khi thực hiện việc thu hồi, hủy bỏ hóa đơn. Do vậy, doanh nghiệp căn cứ vào Điều 9, Thông tư 32/2011/TT-BTC để lập biên bản thu hồi/biên bản huỷ hoá đơn có đầy đủ nội dung yêu cầu.
6. Điều chỉnh – hủy – thay thế hóa đơn thuận tiện với phần mềm HĐĐT CyberBillHướng Dẫn Cách Tra Cứu Hóa Đơn Điện Tử Nhanh Chóng, Chính Xác
Hóa đơn điện tử là gì?
1. Hóa đơn điện tử là gì?Theo Điều 3 của Nghị định 119/2023/NĐ-CP có đề cập hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định tại Nghị định này bằng phương tiện điện tử bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với Cơ quan Thuế.
Theo Điều 3 của Thông tư 32/2011/TT-BTC, hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.
Theo Điều 5 của Nghị định 119/2023/NĐ-CP quy định hóa đơn điện tử bao gồm các loại sau:
Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng: Hóa đơn sử dụng trong bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ khi thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với Cơ quan Thuế cũng được tính là hóa đơn giá trị gia tăng trong trường hợp này.
Hóa đơn bán hàng: Sử dụng trong trường hợp người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp khi kê khai thuế giá trị gia tăng. Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu điện tử với Cơ quan Thuế cũng được tính là hóa đơn bán hàng trong trường hợp này.
Các loại hóa đơn khác như tem, vé, phiếu thu, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng đúng nội dung quy định.
Các loại hóa đơn này đều phải đầy đủ nội dung, hình thức và định dạng chuẩn dữ liệu do Bộ Tài chính quy định để đảm bảo giá trị pháp lý.
2. Vì sao phải tra cứu hóa đơn điện tử?Hiện nay, hóa đơn điện tử thật giả lẫn lộn rất khó phân biệt và cách để kiểm tra chính xác nhất đó là tra cứu hóa đơn điện tử trên website của Tổng cục Thuế. Dựa vào đó ta có thể đánh giá hóa đơn đó có hợp lệ hay không.
Việc tra cứu hóa đơn điện tử giúp bạn biết được nhiều thông tin về bên phát hành hóa đơn bao gồm thông tin người bán hàng hóa dịch vụ và thông tin hóa đơn. Bạn cũng có thể biết được hóa đơn điện tử đó có hợp lệ hay không, hóa đơn là giả hay thật,…
Đối với người sử dụng hóa đơn còn có thể thông qua việc tra cứu hóa đơn để có những phương án xử lý đối với hóa đơn điện tử.
Các trường hợp nên tra cứu hóa đơn điện tử cụ thể như:
Trường hợp 1: Kiểm tra và tra cứu hóa đơn điện tử đã được phép sử dụng hay chưa (tra cứu sau 2 ngày từ ngày thông báo phát hành hóa đơn).
Trường hợp 2: Doanh nghiệp cần xác nhận tính hợp lệ/hợp pháp của hóa đơn điện tử trước khi hạch toán và kê khai hóa đơn.
Tra cứu hóa đơn điện tử nhanh chóng, chính xác.
3. Cách tra cứu hóa đơn điện tử nhanh chóng, chính xácĐể thực hiện tra cứu thông tin hóa đơn điện tử cần truy cập vào website http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html. Website được xây dựng nhằm mục đích tra cứu hóa đơn, biên lai bao gồm các thông tin về hóa đơn, biên lai cho Cơ quan Thuế và người nộp thuế phát hành theo quy định tại Nghị định 51/2010/NĐ-CP của Chính phủ, Thông tư 153/2010/TT-BTC của BTC và Thông tư 303/2023/TT-BTC của BTC.
Cụ thể, cách tra cứu hóa đơn điện tử trên trang Tổng cục Thuế bao gồm các bước sau:
Bước 1: Truy cập cổng tra cứu hóa đơn của Tổng cục Thuế
Truy cập đường dẫn http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html và màn hình hiển thị như sau.
Cổng tra cứu hóa đơn của Tổng cục Thuế.
Chọn Thông tin hóa đơn/Tra cứu một hóa đơn
Cổng thông tin cung cấp cho NNT, các tổ chức và cá nhân có thể tra cứu các thông tin về hóa đơn, biên lai bao gồm:
Đơn vị phát hành hóa đơn, biên lai.
Thời gian phát hành, thời gian hóa đơn, biên lai có giá trị sử dụng và thông tin hóa đơn.
Biên lai không còn giá trị sử dụng (là các hoá đơn, biên lai của NNT ngừng hoạt động, hoá đơn, biên lai đã báo mất, huỷ, xoá bỏ, hoá đơn, biên lai không có giá trị sử dụng qua kết luận thanh tra, kiểm tra của cơ quan Thuế).
Bước 2: Nhập đầy đủ các trường thông tin tại mục “Tra cứu một hóa đơn” hoặc “Tra cứu nhiều công ty”
– Chọn hình thức “Tra cứu một hóa đơn” hoặc “Tra cứu nhiều hóa đơn” (Nếu chọn mục Tra cứu nhiều hóa đơn các bạn cần chuẩn bị một file excel thông tin Hóa đơn cần tra cứu) để có thể import lên hệ thống.
– Nhập đầy đủ các trường thông tin có gắn dấu (*) là các thông tin bắt buộc phải điền sau đó ấn nút “Tìm kiếm” để tra cứu.
Nhập đầy đủ các trường thông tin tại mục “Tra cứu một hóa đơn” hoặc “Tra cứu nhiều công ty”. Lưu ý:
Số hóa đơn ở đây là tổng số hóa đơn phát hành chứ không phải số hóa đơn điện tại.
Nếu muốn tra cứu các loại hóa đơn khác như: Hóa đơn bưu điện, Hóa đơn bưu chính, Hóa đơn viễn thông, hóa đơn invoice thì các bạn tích vào “Hóa đơn bưu chính viễn thông”.
Bước 3: Kiểm tra kết quả tra cứu Hóa đơn điện tử
Sau khi điền đầy đủ các thông tin như mã số thuế người bán, mẫu số, ký hiệu, số hóa đơn,… và tra cứu hóa đơn hiển thị kết quả như sau:
Mẫu hóa đơn điện tử hợp pháp.
Với kết quả tra cứu hóa đơn điện tử như trên tức là có đầy đủ các thông tin về:
Thông tin người bán hàng hóa dịch vụ
Thông tin hóa đơn
Trong trường hợp thiếu một trong hai thông tin về người bán hàng hóa dịch vụ hoặc thông tin hóa đơn thì hóa đơn điện tử đang tra cứu không hợp pháp. Có thể trường hợp đó doanh nghiệp chưa thông báo phát hành hóa đơn hoặc đã thông báo phát hành nhưng thông tin chưa được đưa lên cổng thông tin.
Mẫu hóa đơn điện tử không hợp pháp. Cách xử lý hóa đơn điện tử không hợp pháp:
Liên hệ ngay bên bán hàng để kiểm tra lại xem bên bán hàng đã thông báo phát hành hóa đơn điện tử đó chưa. Nếu bên bán đã thông báo phát hành thì chụp ảnh cho xin thông báo phát hành hóa đơn của bên bán hàng được Cơ quan Thuế chấp nhận.
Trường hợp khác, có thể do bạn đang mở qua trình duyệt Google Chrome, Coccoc,… Hãy thử mở lại bằng trình duyệt Internet Explorer.
Ghi chú trường hợp tra cứu Hóa đơn bán hàng hóa dịch vụ mua của Chi Cục Thuế thì sẽ chỉ hiện thông tin của Doanh nghiệp mua Hóa đơn mà không có Thông tin Hóa đơn.
Thông tin người bán hàng hóa dịch vụ hiển thị đúng với dấu mộc vuông trên hóa đơn bán hàng là đúng, hợp pháp.
Thông tin hóa đơn sẽ không hiển thị gì vì đây là hóa đơn bán hàng mua của Cục Thuế, do Cục Thuế quản lý.
Mọi chi tiết về phần mềm E-invoice cũng như tư vấn triển khai xin vui lòng liên hệ:
Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn
Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Hoàng Quốc Việt – Cầu Giấy – Hà Nội
Hotline: 19004767 hoặc 19004768
Tel: 024.3754.5222
Website: thaison.vn
Cập nhật thông tin chi tiết về Hướng Dẫn Xóa Hóa Đơn Điện Tử Và Lập Hóa Đơn Điện Tử Thay Thế Nhanh Chóng trên website Ezlearning.edu.vn. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!