Xu Hướng 12/2022 # Lưu Ý Về Nội Dung Không Bắt Buộc Trên Hóa Đơn Điện Tử Doanh Nghiệp Cần Biết / 2023 # Top 14 View | Ezlearning.edu.vn

Xu Hướng 12/2022 # Lưu Ý Về Nội Dung Không Bắt Buộc Trên Hóa Đơn Điện Tử Doanh Nghiệp Cần Biết / 2023 # Top 14 View

Bạn đang xem bài viết Lưu Ý Về Nội Dung Không Bắt Buộc Trên Hóa Đơn Điện Tử Doanh Nghiệp Cần Biết / 2023 được cập nhật mới nhất trên website Ezlearning.edu.vn. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất.

1. Nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử

Khi lập hóa đơn điện tử trong quá trình bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp cần phải đảm bảo trên hóa đơn có đầy đủ nội dung bắt buộc để đảm bảo tính pháp lý. Những nội dung này được quy định tại Khoản 1 Điều 6 Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

Cần đảm bảo nội dung bắt buộc trên HĐĐT để hóa đơn có giá trị pháp lý

Cụ thể, trên hóa đơn điện tử phải có đầy đủ các nội dung bắt buộc sau:

Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;

Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;

Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế);

Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng;

Tổng số tiền thanh toán;

Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán;

Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có);

Thời điểm lập hóa đơn điện tử;

hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;

Mã của cơ quan thuế đối vớicủa cơ quan thuế;

2. Nội dung không bắt buộc trên hóa đơn điện tử

Khoản 2 Điều 6 Nghị định 119/2018/NĐ-CP yêu cầu Bộ Tài chính hướng dẫn cụ thể các nội dung bắt buộc và nội dung không bắt buộc trên hóa đơn điện tử.

Mặc dù Thông tư hướng dẫn Nghị định 119/2018/NĐ-CP vẫn chưa được chính thức ban hành nhưng vừa qua, Bộ Tài chính đã đăng tải trên cổng thông tin Dự thảo Thông tư hướng dẫn Nghị định 119 để tham khảo ý kiến của các ban, bộ ngành và người dân.

3. Những trường hợp hóa đơn không nhất thiết có đầy đủ thông tin bắt buộc

Trong một số trường hợp nhất định, doanh nghiệp được phép lập hóa đơn điện tử mà không nhất thiết phải đảm bảo có đầy đủ nội dung bắt buộc trên hóa đơn.

Cụ thể, đối với một số ngành nghề đặc thù có cung cấp hàng hóa, dịch vụ đến người tiêu dùng cuối cùng là cá nhân, hộ gia đình như dịch vụ y tế, bán lẻ thuốc tân dược, ngân hàng, điện sinh hoạt, nước sạch, viễn thông, bảo hiểm, vận tải, siêu thị, xăng dầu thì hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có đầy đủ các nội dung quy định nhưng vẫn phải đảm bảo có:

Tên loại hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn;

Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;

Tên, địa chỉ của người mua. Riêng đối với hóa đơn điện tử bán xăng dầu, hóa đơn điện tử siêu thị, hóa đơn điện tử vận tải, vé xem phim, trông giữ phương tiện vận tải thì tên, địa chỉ người tiêu dùng cuối cùng là những nội dung không bắt buộc trên hóa đơn điện tử. Đối với hóa đơn điện tử trông giữ phương tiện vận tải cần ghi cụ thể biển số phương tiện vận tải, thời gian trông phương tiện vận tải.

Tên hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng; thuế suất thuế giá trị gia tăng; tổng số tiền thuế giá trị gia tăng; tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng.

chữ ký điện tử của người bán. Trường hợp cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng không qua Website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế thì trên hóa đơn điện tử không có các chỉ tiêu bắt buộc như: địa chỉ, mã số thuế người mua, chữ ký điện tử của người bán và người mua, số lượng, đơn vị tính, thuế suất thuế giá trị gia tăng, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, số thứ tự hóa đơn.

Chữ ký số,của người bán. Trường hợp cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng không qua Website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế thì trên hóa đơn điện tử không có các chỉ tiêu bắt buộc như: địa chỉ, mã số thuế người mua, chữ ký điện tử của người bán và người mua, số lượng, đơn vị tính, thuế suất thuế giá trị gia tăng, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, số thứ tự hóa đơn.

Quy định nội dung không bắt buộc trên HĐĐT tại Nghị định 119

Trường hợp tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử không nhất thiết phải có chữ ký của người bán, tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký của người mua. Một số trường hợp khác theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

4. Những trường hợp hóa đơn điện tử được phép bổ sung thêm nội dung (ngoài nội dung bắt buộc)

Doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh có thể tạo thêm các thông tin khác để phục vụ cho hoạt động kinh doanh, kể cả tạo logo, hình ảnh trang trí hoặc quảng cáo. Những nội dung được thêm vào phải đảm bảo phù hợp với pháp luật hiện hành, không che khuất, làm mờ các nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn.

Hi vọng qua bài viết này, doanh nghiệp đã nắm rõ thông tin về nội dung bắt buộc, nội dung không bắt buộc trên hóa đơn điện tử.

Để được tư vấn và cập nhập kịp thời thông tin mới nhất về các chính sách, Nghị định, thông tư về hóa đơn điện tử, doanh nghiệp nên lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm.

Công ty Phát triển công nghệ Thái Sơn là một trong những đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử uy tín hàng đầu tại Việt Nam. Với gần 20 năm kinh nghiệm triển khai phần mềm, Thái Sơn sẵn sàng xây dựng mô hình hóa đơn điện tử phù hợp cho các doanh nghiệp ở mọi lĩnh vực hoạt động.

Hóa đơn điện tử E-Invoice có thể triển khai cho DN ở nhiều lĩnh vực

Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice của Thái Sơn đáp ứng mọi yêu cầu về nghiệp vụ của Tổng cục Thuế. Bên cạnh đó, E-Invoice còn cung cấp nhiều tính năng vượt trội như hỗ trợ truyền nhận dữ liệu hóa đơn nhiều chi nhánh, quản lý hóa đơn theo mô hình tập trung hoặc phân tán, tích hợp với các phần mềm kế toán…

Không chỉ vậy, E-Invoice với 5 văn phòng trên các thành phố lớn sẵn sàng giải đáp, tư vấn, hỗ trợ 24/7 mọi thắc mắc cho khách hàng trong quá trình triển khai hóa đơn điện tử.

Chính vì điều này mà E-Invoice hiện đang là đối tác của rất nhiều tên tuổi lớn trong nước như Coca Cola, Unicharm, Grab, Golden Gate, Lotte…

Để tìm hiểu thêm về E-Invoice, quý khách vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

Trụ sở chính: Số 15 - Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội

Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768

Tel : 024.37545222

Fax: 024.37545223

Nội Dung Bắt Buộc Ghi Trên Hóa Đơn Giá Trị Gia Tăng / 2023

Tại điều 4 của thông tư 39/2014/TT-BTC (Quy định mới nhất về hóa đơn hiện nay) – quy định rất cụ thể về Nội dung bắt buộc trên hóa đơn:

Ví dụ: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG, HÓA ĐƠN BÁN HÀNG…

Trường hợp hóa đơn còn dùng như một chứng từ cụ thể cho công tác hạch toán kế toán hoặc bán hàng thì có thể đặt thêm tên khác kèm theo, nhưng phải ghi sau tên loại hóa đơn với cỡ chữ nhỏ hơn hoặc ghi trong ngoặc đơn.

Ví dụ: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG – PHIẾU BẢO HÀNH, HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG (PHIẾU BẢO HÀNH), HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG – PHIẾU THU TIỀN, HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG (PHIẾU THU TIỀN) …

2) Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn.

+ Ký hiệu mẫu số hóa đơn là thông tin thể hiện ký hiệu tên loại hóa đơn, số liên, số thứ tự mẫu trong một loại hóa đơn (một loại hóa đơn có thể có nhiều mẫu).

+ Ký hiệu hóa đơn là dấu hiệu phân biệt hóa đơn bằng hệ thống chữ cái tiếng Việt và 02 chữ số cuối của năm.

+ Đối với hóa đơn đặt in, 02 chữ số cuối của năm là năm in hóa đơn đặt in. Đối với hóa đơn tự in, 02 chữ số cuối là năm bắt đầu sử dụng hóa đơn ghi trên thông báo phát hành hoặc năm hóa đơn được in ra.

Ví dụ: Doanh nghiệp X thông báo phát hành hóa đơn tự in vào ngày 7/6/2014 với số lượng hóa đơn là 500 số, từ số 201 đến hết số 700. Đến hết năm 2014, doanh nghiệp X chưa sử dụng hết 500 số hóa đơn đã thông báo phát hành. Năm 2015, doanh nghiệp X được tiếp tục sử dụng cho đến hết 500 số hóa đơn đã thông báo phát nêu trên.

Trường hợp doanh nghiệp X không muốn tiếp tục sử dụng số hóa đơn đã phát hành nhưng chưa sử dụng thì thực hiện hủy các số hóa đơn chưa sử dụng và thực hiện Thông báo phát hành hóa đơn mới theo quy định.

Liên hóa đơn là các tờ trong cùng một số hóa đơn. Mỗi số hóa đơn phải có từ 2 liên trở lên và tối đa không quá 9 liên, trong đó:

+ Liên 2: Giao cho người mua.

+ Các liên từ liên thứ 3 trở đi được đặt tên theo công dụng cụ thể mà người tạo hóa đơn quy định. Riêng hóa đơn do cơ quan thuế cấp lẻ phải có 3 liên, trong đó liên 3 là liên lưu tại cơ quan thuế.

+ Đối với các loại tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng với cơ quan có thẩm quyền thì tổ chức, cá nhân kinh doanh các loại tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng với cơ quan có thẩm quyền tạo, phát hành hóa đơn có từ 3 liên trở lên, trong đó, giao cho người mua 2 liên: liên 2 “giao cho người mua” và một liên dùng để đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng theo quy định của pháp luật.

+ Số thứ tự của hóa đơn là số thứ tự theo dãy số tự nhiên trong ký hiệu hóa đơn, gồm 7 chữ số trong một ký hiệu hóa đơn.

5) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;

6) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua; 7) Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ.

Trường hợp tổ chức kinh doanh có sử dụng phần mềm kế toán theo hệ thống phần mềm của công ty mẹ là Tập đoàn đa quốc gia thì chỉ tiêu đơn vị tính được sử dụng bằng tiếng Anh theo hệ thống phần mềm của Tập đoàn.

Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.

9) Tên tổ chức nhận in hóa đơn.

Bỏ hướng dẫn: Trên hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử phải thể hiện tên, mã số thuế của tổ chức cung ứng phần mềm tự in hóa đơn, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.

Lưu ý: Trên hóa đơn đặt in vẫn phải thể hiện tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn, bao gồm cả trường hợp tổ chức nhận in tự in hóa đơn đặt in.

( Theo Điều 2 Công văn 1839/TCT-CS năm 2014)

Nội dung không bắt buộc trên hóa đơn đã lập.

b) Các thông tin tạo thêm phải đảm bảo phù hợp với pháp luật hiện hành, không che khuất, làm mờ các nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn.

a) Tổ chức kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có thể tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký người mua, dấu của người bán trong trường hợp sau: hóa đơn điện; hóa đơn nước; hóa đơn dịch vụ viễn thông; hóa đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in theo hướng dẫn tại Thông tư này.

Trường hợp kinh doanh dịch vụ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “đơn vị tính”

(Theo Khoản 2 Điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC)

b) Các trường hợp sau không nhất thiết phải có đầy đủ các nội dung bắt buộc, trừ trường hợp nếu người mua là đơn vị kế toán yêu cầu người bán phải lập hóa đơn có đầy đủ các nội dung hướng dẫn tại khoản 1 Điều này:

– Hóa đơn tự in của tổ chức kinh doanh siêu thị, trung tâm thương mại được thành lập theo quy định của pháp luật không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký của người mua, dấu của người bán.

– Đối với tem, vé: Trên tem, vé có mệnh giá in sẵn không nhất thiết phải có chữ ký người bán, dấu của người bán; tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký người mua.

– Đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn với số lượng lớn, chấp hành tốt pháp luật thuế, căn cứ đặc điểm hoạt động kinh doanh, phương thức tổ chức bán hàng, cách thức lập hóa đơn của doanh nghiệp và trên cơ sở đề nghị của doanh nghiệp, Cục thuế xem xét và có văn bản hướng dẫn hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “dấu của người bán”.

Quy Định Mới Nhất Về Nội Dung Trên Hóa Đơn Điện Tử / 2023

1. Quy định mới nhất về nội dung trên hóa đơn điện tử

1.1. Hóa đơn điện tử là gì?

“Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử phải đáp ứng các nội dung quy định tại Điều 6 Thông tư này. Hóa đơn điện tử đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.”

1.2. Quy định về nội dung hóa đơn điện tử

Khoản 3, Điều 3, Thông tư số 32/2011/TT-BTC quy định về Hóa đơn điện tử như sau: “3. Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau: a) Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử. Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử. b) Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết”. Căn cứ theo quy định trên hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn các yêu cầu sau:

Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử.

Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 4 Thông tư 32/2011/TT-BTC: Người bán sử dụng lựa chọn Hóa đơn điện tử phải có trách nhiệm thông báo cho người mua về định dạng hóa đơn điện tử, cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử giữa người bán và người mua.

Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn;

Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;

Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;

Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ.

Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn.

Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.

– Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.

– Đối với những hóa đơn điện. nước, dịch vụ viễn thông, dịch vụ ngân hàng thì không nhất thiết phải có chữ ký của người mua, dấu của người bán.

Để việc sử dụng Hóa đơn điện tử nhanh chóng, hiệu quả, Doanh nghiệp tham khảo phần mềm Hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA.

Lập hóa đơn và ký số điện tử phát hành hóa đơn mọi lúc mọi nơi qua mobile, website, desktop

Kết nối hơn 50 phần mềm kế toán, bán hàng, quản trị phổ biến giúp tiết kiệm hơn 80% thời gian nhập liệu

Đáp ứng đầy đủ mẫu hóa đơn theo nhu cầu quản trị của doanh nghiệp thuộc mọi ngành nghề & đầy đủ thông tin theo quy định của CQT

Phần mềm hóa đơn điện tử duy nhất tại Việt Nam ứng dụng công nghệ Blockchain giúp chống làm giả hóa đơn

….

Với 25 năm kinh nghiệm chuyên về lĩnh vực tài chính kế toán, hóa đơn điện tử, kê khai Thuế (T-VAN),… cho hơn 250.000 Doanh nghiệp và đội ngũ chuyên viên tư vấn đông đảo, nắm rõ chuyên môn nghiệp vụ về hóa đơn và luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng 24/7. Doanh nghiệp yên tâm lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA – Đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất hiện nay.

Hóa Đơn Điện Tử Là Gì? Những Điều Cần Biết Về Hóa Đơn Điện Tử / 2023

Hóa đơn điện tử (tiếng Anh là Electronic Invoice, viết tắt là E-Invoice) là hình thức hóa đơn hiện đại sử dụng trên nền tảng điện tử, vốn đã được sử dụng ở các nước phát triển từ khá lâu.

Rất nhiều tổ chức, doanh nghiệp đã nhanh chóng chuyển đổi sang sử dụng hình thức hóa đơn này vì nắm rõ ưu điểm của nó. Tuy nhiên cũng nhiều đơn vị chưa hiểu rõ, lo ngại các vấn đề phát sinh nên chưa muốn sử dụng.

Hóa đơn điện tử được khởi tạp, lập và xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp MST khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Hóa đơn xuất khẩu: Loại hóa đơn được sử dụng trong các hoạt động kinh doanh xuất khẩu hàng hóa và cung ứng dịch vụ ra thị trường nước ngoài hoặc các khu phi thuế quan và một số trường hợp được coi như xuất khẩu theo quy định trong thông lệ quốc tế và pháp luật về thương mại

Hóa đơn giá trị gia tăng: Loại hóa đơn gửi người mua hàng khi bên bán cung cấp hàng hóa và dịch vụ. Đây là loại hóa đơn phổ biến nhất hiện nay tại Việt Nam

Hóa đơn bán hàng trực tiếp: Loại hóa đơn được sử dụng cho các tổ chức áp dụng phương pháp nộp thuế trực tiếp và xuất hóa đơn khi cung ứng hàng hóa, dịch vụ

Hóa đơn điện tử bán tài sản công: Loại hóa đơn sử dụng khi thực hiện bán những loại tài sản công tại cơ quan nhà nước, tổ chức đơn vị hoặc các tài sản kết cấu hạ tầng, tài sản của dự án có sử dụng vốn nhà nước

Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia: Loại chứng từ do đơn vị dự trữ bán hàng quốc gia lập và thực hiện việc ghi nhận thông tin bán hàng dự trữ quốc gia theo quy định

Các loại được tính là hóa đơn khác, bao gồmTem, vé, phiếu thu tiền bảo hiểm, phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng

Ngoại trừ các loại hóa đơn trên, trong quá trình làm việc về hóa đơn chứng từ, các kế toán có thể sẽ biết tới các loại hóa đơn điện tử sau:

Hóa đơn điện tử chuyển đổi (hay hóa đơn chuyển đổi): Loại hóa đơn giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử ra khi phát sinh những yêu cầu bắt buộc

Hóa đơn điều chỉnh: Loại hóa đơn phải lập để thay thế cho hóa đơn gặp một số sai sót nhất định

Hóa đơn điện tử có mã xác thực (mã của cơ quan thuế): Là loại hóa đơn điện tử được cấp mã của cơ quan thuế thông qua hệ thống cấp mã xác thực cho hóa đơn của Tổng cục thuế. Bên bán cần ký điện tử lên hóa đơn khi cơ quan thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực. Tổ chức, doanh nghiệp không phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho loại hóa đơn này

Ưu điểm của hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử có chi phí sử dụng thấp hơn nhiều so với các chi phí vận chuyển và bảo quản của hóa đơn giấy. Chính vì vậy sử dụng hóa đơn điện tử chính là hình thức giúp tiết kiệm chi phí nhất cho các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh hiện nay.

Bảo mật là một trong những vấn đề quan trọng với người làm hóa đơn, chứng từ. Hóa đơn điện tử được lập và quản lý, lưu trữ trên hệ thống phần mềm nên có thể trích xuất trực tiếp ngay trên phần mềm. Bên cạnh đó cũng không cần phải lo các vấn đề về hỏng hóc hay cháy nổ.

Mọi thao tác với hóa đơn điện tử đều có thể thực hiện tại chỗ thông qua máy tính hay thiết bị có kết nối mạng internet, tiết kiệm thời gian và công sức đi lại rất nhiều so với việc sử dụng hóa đơn giấy, phải đi lại giữa công ty và cơ quan thuế.

Hóa đơn điện tử có khá nhiều cách gửi như tin nhắn SMS, email…

Việc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ góp phần cùng đẩy lùi nạn làm giả hồ sơ hóa đơn, chứng từ.

Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử

Để sử dụng hóa đơn điện tử, các tổ chức, doanh nghiệp cần kiểm tra doanh nghiệp đã đủ điều kiện để chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử hay chưa.

06 điều kiện cần và đủ để sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

Điều kiện 1: Tổ chức kinh tế đủ điều kiện hoặc đang thực hiện giao dịch điện tử trong kê khai thuế với Cơ quan thuế hoặc trong hoạt động ngân hàng

Điều kiện 2: Có địa điểm, đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng tốt được các yêu cầu về khai thác, kiểm soát, sử dụng, xử lý và bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử

Điều kiện 3: Có đội ngũ kỹ thuật viên đủ trình độ với khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo và sử dụng hóa đơn điện tử

Điều kiện 4: Có chữ ký điện tử theo quy định

Điều kiện 5: Có phần mềm bán hàng, dịch vụ kết nối với các phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử bán hàng, cung cấp dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hay cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hóa đơn

Điều kiện 6: Có các quy trình sao lưu, khôi phục và lưu trữ dữ liệu đáp ứng được các yêu cầu tối thiểu về chất liệu lưu trữ như:

Hệ thống lưu trữ dữ liệu đáp ứng hoặc chứng minh tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu

Có quy trình sao lưu, phục hồi dữ liệu nếu không may có sự cố về hệ thống để đảm bảo sao lưu dữ liệu hóa đơn điện tử ra được các vật mang tin hay sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu

Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được thực hiện thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục thuế Việt Nam với 2 loại bao gồm:

Đăng ký hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Đăng ký hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Tham khảo chi tiết hơn trong bài viết về Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử hoặc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử EasyInvoice để được hướng dẫn và hỗ trợ thủ tục từ A-Z.

So sánh hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy

Các vấn đề so sánh ở đây chủ yếu để làm rõ các ưu điểm của hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy truyền thống.

Hoá đơn điện tử ra đời để thay thế cho hóa đơn giấy, chính vì vậy nó phải mang những đặc điểm tối ưu cũng như những lợi ích thiết thực so với hóa đơn truyền thống.

Và để thấy rõ hơn những ưu điểm này, các bạn hãy tham khảo trực tiếp trong bảng so sánh giữa hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy bên dưới:

Có thể sử dụng song song hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy

Cùng một đơn hàng không được thực hiện xuất bằng cả 2 hình thức hóa đơn. Ví dụ đơn hàng A đã sử dụng hóa đơn điện tử thì không được đặt in, tự in hóa đơn và ngược lại

Chỉ sử dụng song song hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy với các mặt hàng, dịch vụ khác nhau. Ví dụ mặt hàng A sử dụng hóa đơn điện tử, mặt hàng B có thể sử dụng hóa đơn giấy

Các quy định về mặt thời gian để tránh vi phạm không nên có

Chính phủ và Bộ Tài chính đã có các thông tư, nghị định quy định về thời gian bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử.

Cập nhật mới nhất: Theo Điểm 2 Nghị định 123/2020/NĐ-CP: “Khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Nghị định này trước ngày 01/7/2022”.

Như vậy, các cá nhân, tổ chức nên sớm chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử trước ngày 1/7/2020.

Các nhóm đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử

Danh sách các nhóm đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử sẽ bao gồm:

Nhóm 1: Doanh nghiệp và tổ chức kinh doanh điện, xăng dầu, bưu chính, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy; kinh doanh nước sạch, tín dụng tài chính, bảo hiểm, y tế, thương mại điện tử và kinh doanh siêu thị

Nhóm 2: Doanh nghiệp và tổ chức kinh tế sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi mua bán hàng hóa, dịch vụ

Nhóm 3: Doanh nghiệp và tổ chức kinh tế có rủi ro cao về thuế sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa và dịch vụ, không phân biệt giá trị mỗi lần bán hàng

Nhóm 4: Hộ và cá nhân kinh doanh đã thực hiện sổ sách kế toán, thường xuyên sử dụng 10 lao động trở lên với doanh thu hàng năm từ 3 tỷ đồng trở lên trong các lĩnh vực nông, lâm, thủy sản, công nghiệp, xây dựng và 10 tỷ trở lên với lĩnh vực thương mại, dịch vụ. Các hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc diện bắt buộc nhưng có thực hiện sổ sách kế toán cũng như có nhu cầu vẫn có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế để sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác nhận

Nhóm 5: Hộ và cá nhân kinh doanh lĩnh vực nhà hàng, khách sạn, bán lẻ thuốc và hàng tiêu dùng, có cung cấp các dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng thuộc địa bàn có điều kiện thuận lợi phải triển khai thí điểm hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ các máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế từ năm 2018. Dựa vào kết quả triển khai thí điểm sẽ có thể triển khai trên toàn quốc

Nhóm 6: Hộ, cá nhân kinh doanh không đáp ứng các điều kiện nhóm 4 nhưng vẫn cần hóa đơn để giao khách hàng sẽ được cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh. Hộ và cá nhân phải khai và nộp thuế trước khi cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử theo mẫu số 6 phụ lục Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

Ngoài ra, một số nhóm đối tượng khác được cơ quan thuế cung cấp miễn phí dịch vụ hóa đơn điện tử, bao gồm:

Nhóm 7: Doanh nghiệp vừa và nhỏ, hộ, cá nhân kinh doanh và hợp tác xã thuộc địa bàn có điều kiện kinh tế xã hội khó khăn hoặc đặc biệt khó khăn

Nhóm 8: Doanh nghiệp vừa và nhỏ, khởi nghiệp sáng tạo theo quy định của pháp luật hoặc các hộ, cá nhân kinh doanh chuyển đổi thành doanh nghiệp trong 12 tháng kể từ ngày thành lập doanh nghiệp

Nhóm 9: Hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trước từ 3 tỷ đồng trở lên thuộc lĩnh vực nông, lâm, thủy sản, công nghiệp, xây dựng hoặc 10 tỷ đồng trở lên thuộc lĩnh vực thương mại, dịch vụ theo quy định như nhóm 4 trong thời hạn 12 tháng kể từ ngày áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định

Nhóm 10: Doanh nghiệp vừa và nhỏ theo giới thiệu của UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và quy định của Bộ Tài chính, trừ các doanh nghiệp đang hoạt động trong khu kinh tếm khu công nghiệp hay khu công nghệ cao

Nhóm 11: Các trường hợp doanh nghiệp được khuyến khích theo quy định của Bộ Tài chính

1/ Khi nào bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử?

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ, khuyến khích toàn bộ các doanh nghiệp chuyển đổi qua sử dụng hoá đơn điện tử từ ngày 1/7/2022.

2/ Bản thể hiện của hóa đơn điện tử là gì?

Chúng là bản thể hiện nội dung kinh tế nghiệp vụ của hoá đơn điện tử, có dạng tương đương với một bản hóa đơn giấy thông thường.

3/ Hóa đơn chuyển đổi của hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn chuyển đổi của hóa đơn điện tử là bản hóa đơn giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử, phản ánh đầy đủ nội dung và tính toàn vẹn của hóa đơn điện tử.

Thêm một câu hỏi nhỏ trong phần này đó là “hóa đơn điện tử được chuyển đổi mấy lần?”

Mỗi hóa đơn điện tử chỉ được chuyển đổi 1 lần duy nhất.

4/ Hóa đơn điện tử như thế nào là hợp lệ?

Hóa đơn điện tử hợp lệ khi đáp ứng đầy đủ điều kiện và quy định. Nó là loại hóa đơn được phép sử dụng, mang đầy đủ tính pháp lý.

5. Sử dụng hóa đơn điện tử như thế nào?

Rất nhiều doanh nghiệp ngại chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử vì nghĩ nó khó sử dụng. Tuy nhiên, ngược lại với suy nghĩ đó, hóa đơn điện tử vô cùng tiện lợi mà lại dễ sử dụng, chỉ qua một vài hướng dẫn, kế toán có thể dễ dàng sử dụng.

Bên cạnh đó, Easyinvoice còn có cả một chuyên mục hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử với nhiều video, bài viết chi tiết dành cho người sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử, các hỗ trợ viên luôn sẵn sàng hỗ trợ bất kì lúc nào.

DÙNG THỬ PHẦN MỀM HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ MIỄN PHÍ Để được tư vấn và hỗ trợ trực tiếp vui lòng liên hệ Điện thoại: 0981 772 388 – 1900 56 56 53 Email: contact@softdreams.vn

Cập nhật thông tin chi tiết về Lưu Ý Về Nội Dung Không Bắt Buộc Trên Hóa Đơn Điện Tử Doanh Nghiệp Cần Biết / 2023 trên website Ezlearning.edu.vn. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!