Xu Hướng 12/2023 # Những Mẫu Thư Tiếng Anh Thương Mại Cần Dùng # Top 15 Xem Nhiều

Bạn đang xem bài viết Những Mẫu Thư Tiếng Anh Thương Mại Cần Dùng được cập nhật mới nhất tháng 12 năm 2023 trên website Ezlearning.edu.vn. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất.

Letter Requesting Information Làm sao để yêu cầu người khác gửi thông tin cho mìnhLetter Sending Information Cần nói những gì khi trả lời thư yêu cầu thu thập thông tin của khách hàngLetter Changing Information Thư thông báo thay đổi thông tin: KHi một người hay một công ty thay đổi những thông tin quan trọng như là địa chỉ, giá cả, ngày tháng, điều cần làm là người đến khách hàng một lá thư thông báo về sự thay đổi đó. Xem ví dụ thư thông báo thay đổi đơn giá.

Resume or CV A resume (AmE) or CV (BrE) is usually requested by a prospective employer as a record of your qualifications and professional experience. CV stands for the Latin words “curriculum vitae”, meaning “the course of one’s life”.Covering Letter for Resume or CV Thư xin việc (Thường gửi kèm với sơ yếu lí lịch)Letter of Reference

Letter of Resignation

Nghỉ việc cũng cần viết thư xin nghỉ sao cho chuyên nghiệp.

Lay-off Notice

Thông báo giãn việc (Cho nghỉ việc tạm thời: Thường do thu hẹp sản xuất hoặc làm ăn thua lỗ, ít việc, viết thư này thường kèm theo lý do và bày tỏ sự xin lỗi, đồng thời có đề cập đến quyền lợi của người lao động khi nghỉ việc tạm thời.Letter of Invitation Thư mời: Trong kinh doanh, khi muốn có sự hiện diện của một hoặc một nhóm người đến tham dự sự kiện nào đó, thì việc phát thư mời là cần thiết.

Letter of Request for Payment Thư yêu cầu thanh toán (Để nhắc nhở khách hàng khoản tiền họ đang nợ)Internal Memo or Memorandum Thông báo nội bộ: Dùng để thông báo cho toàn bộ công ty về sự kiện nào đó. Bản thư mẫu này là thông báo về bữa tiệc Giáng sinh.Welcome Email Thư chào mừng người mới: Để giúp nhân viên mời hòa nhập tốt hơn, phòng nhân sự thường việc một lá thư để chào mừng, giới thiệu người mới và để cầu chúc cho nhân viên đó gặt hái nhiều thành công cùng công ty.

Dreamtime Movies Universal Ltd 54 Oxford Road, Skagnes SK3 4RG Tel: 0223 123 4567 Fax: 0223 765 4321 Email: [email protected] Date Lingua Services Galactic Ltd 69 Milk Street LONDON SW7 6AW Dear SirsTranslation Brochure

I should be grateful if you would send us your brochure and price list about your translation services.

We are currently developing our sales literature and websites and are interested in translating these into five languages apart from English.

I look forward to hearing from you.

Yours faithfullyAndrea Philips Andrea Philips Marketing Manager

Lingua Services Galactic Ltd 69 Milk Street, LONDON SW7 6AW, UK Tel: +44 20 123 4567 Fax: +44 20 765 4321 Email: [email protected] Date Ms Andrea Philips Dreamtime Movies Universal Ltd 54 Oxford Road Skagnes SK3 4RG Dear Ms Philips

Translation Services & Fees

Thank you for your letter of 22 January enquiring about our translation services.

Lingua Services Galactic offer a full range of translation services to help you in the development of sales literature and websites. I have pleasure in enclosing our latest brochures and price list from which you can see that our prices are highly competitive.

I look forward to calling you in a few days.

Yours sincerely

James Brown James T Brown Sales Manager Enc: 3

Symphony of Sound 12 Main Street, Arrington, Tennessee, 37014 Tel: (615) 395-8765 November 21st, 20– Alicia Hathoway 14 Sparks Rd Arrington, Tennessee, 37014 Dear Ms. Hathoway:

Forthcoming Price Change

Season tickets for this year’s symphony are going on sale next month and we wanted you to be among the first to know.

As you probably know, rental prices have skyrocketed throughout Tennessee this year. Due to our increase in rent at the Arrington Forum, we are finding it necessary to raise the price of our season tickets from $228 to $275. Single viewing tickets will also be subject to a price increase.

We hope that you will consider purchasing season tickets for next year despite this change. The Arrington Symphony has been together for 23 years and relies on season-ticket holders to fill 25% of the seating at each event. Without your support, the Arrington Symphony could be forced into retirement before its 25th anniversary.

To purchase tickets for the 20– season, please visit our website at chúng tôi or call the ticket agent representative at (615) 395-8750.

We look forward to having you in our audience again next year. Yours truly,Colin Fairchild Colin Fairchild Promotional Director

Some useful vocabulary: skyrocketed, support, retirement

Example from CVs, Resumes & Covering Letters by Josef Essberger

26 rue Washington 75008 PARIS France tel: +33 1 77 77 77 77 email: [email protected] Date The Principal Interplay Languages 77 bd Saint Germain 75006 PARIS

Dear Madam

Director of Studies

I am interested in working as Director of Studies for your organization. I am an EFL language instructor with nearly 10 years’ experience to offer you. I enclose my resume as a first step in exploring the possibilities of employment with Interplay Languages.

My most recent experience was implementing English Through Drama workshops for use with corporate clients. I was responsible for the overall pedagogical content, including the student coursebook. In addition, I developed the first draft of the teacher’s handbook. As Director of Studies with your organization, I would bring a focus on quality and effectiveness to your syllabus design. Furthermore, I work well with others, and I am experienced in course planning.

I would appreciate your keeping this inquiry confidential. I will call you in a few days to arrange an interview at a time convenient to you. Thank you for your consideration.

Yours faithfullyRachel King Rachel King

A.N.Y. Company Ltd 69 Any Street, Anyville, Anystate Tel: 0123456789 Date To Whom It May Concern:

Reference for Mr James Blond

James Blond joined the A.N.Y. Company in July 1998. Since then he has proved to be a most reliable and effective member of the sales team.

James is professional and efficient in his approach to work and very well-liked by his colleagues and executive clients. He is well-presented and able to work both independently and as part of a team.

His contribution to all areas of company activity in which he has been involved has been much appreciated. I believe that James will make a valuable addition to any organization that he may join. We deeply regret his decision to move on and I recommend him without hesitation.

I would gladly answer any request for further information.

Sincerely,Penny Farthing Penny Farthing Managing Director [email protected]

Some useful vocabulary: approach, attitude, conscientious, contribution, dependable, effective, efficient, hard-working, highly-skilled, initiative, professional, punctual, reliable, respected, supportive, versatile, well-liked

22 Tufton Street London, SW1P 3TL Tel: 020 7593 1760 November 1st, 2007 Josie Waters Fielders Pharmacy 14 Broadway London, SE1 7DG Dear Mrs. Waters,

I am writing to provide formal notice of my resignation from Fielders Pharmacy. My last day will be November 14th, 2006.

I trust that two weeks is sufficient notice for you to find a replacement for my position. I would be pleased to help train the individual you choose to take my place.

Thank you for employing me for the past three years. My experience as the clerk, supervisor, and floor manager has been very positive and I’m confident that I will use many of the skills I have learned at Fielders in the future.

If you have any concerns, please contact me at my personal email address. All the best,Annie Wright Annie Wright [email protected]

Some useful vocabulary: formal, notice, resignation, sufficient, replacement, confident, concerns

Pino’s Pizzeria Viale Silvani 10, 2345 Bologna, Italy Tel:051 520799 November 30th, 20– Joanne Montague Via Belmeloro 18 40123 Bologna Dear Ms Montague,

As you are probably aware, the recent smoking ban has had a profound impact on our business. Our sales have dropped 40 percent in the last six months. Though we do not expect this to be a long-term concern for our business, we don’t expect sales to return to normal until the summer when our patio opens for the tourist season.

Due to the loss of business, we regret to inform you that we are laying-off all of our hosts and hostesses for the winter and spring. With business being so slow our servers can handle the task of greeting and seating customers on their own.

You are entitled to two week’s severance pay, which will be paid in full on your next paycheck. Please come in for any scheduled shifts next week.

Thank you for your hard work and dedication at Pino’s Pizzeria. Please apply again for our next summer season.

Sincerely,Franco Bellini Franco Bellini Owner [email protected]

Some useful vocabulary: profound, impact, dropped, regret, lay-off, severance, dedication

PJ Party 22 Yew Street, Cambridge, Ontario Tel: 416-223-8900 April 7th, 20– Dear Valued Customer:

Our records show that you have been a customer of PJ Party Inc. since our grand opening last year. We would like to thank you for your business by inviting you to our preferred customer Spring Extravaganza this Saturday. Saturday’s sales event is by invitation only. All of our stock, including pajamas and bedding, will be marked down from 50-80% off.* Doors open at 9:00 AM sharp. Complimentary coffee and donuts will be served. Public admission will commence at noon.

In addition, please accept the enclosed $10 gift certificate to use with your purchase of $75 or more.

We look forward to seeing you at PJ’s on Saturday. Please bring this invitation with you and present it at the door.

Sincerely,Linda Lane Linda Lane Store Manager [email protected] *All sales are final. No exchanges. Enclosure: Gift Certificate #345 (not redeemable for cash)

Some useful vocabulary: records, preferred customer, extravaganza, by invitation only, stock, sharp, complimentary, commence, present, look forward to,

Some useful vocabulary: records, outstanding balance, invoice, enclosed, disregard, indicates, cooperation

CHOCOLATE HEAVEN EMPORIUM

MEMORANDUMTO: All StaffFROM: Management T.C.DATE: November 9th, 20–SUBJECT: STAFF CHRISTMAS PARTY It’s that time of year again. As you all know, Christmas is our busiest season of the year. Every year it is a struggle for management and supervisors to find the time and energy to organize a staff Christmas party. This year, we have decided to postpone the Christmas party until after our busy season.Party Details

Date: Second or third Saturday in January (T.B.A)

Theme: Beach

Food: Caribbean

Special events: Karaoke and belly dancing

We apologize that the celebration will have to wait until the new year, but we guarantee that it will be worth the wait. Anyone interested in volunteering to help out with the event is encouraged to call Lucy, our events coordinator. Lucy’s cell phone number is 222-3098. Please contact Lucy outside of business hours regarding this matter. Thank you. T.C.

Some useful vocabulary: struggle, postpone, T.B.A., apologize, guarantee, encouraged, coordinator, regarding

To: “Adrienne Moore”Cc: All StaffFrom: “Jackie Morris”Subject: Welcome to our Team! Dear Adrienne, Welcome to our Team! It is a pleasure to welcome you to the staff of KC Electronics. We are excited to have you join our team, and we hope that you will enjoy working with our company. On the first Monday of each month, we hold a special staff lunch to welcome any new employees. Please be sure to come next week to meet all of our senior staff and any other new staff members who have joined us this month. Alice Peters will e-mail you with further details. If you have any questions during your training period, please do not hesitate to contact me. You can reach me at my email address or on my office line at 340-2222. Warm regards, Jackie Jackie Morris, Sales Manager [email protected] Tel: 340-2222

Some useful vocabulary: pleasure, welcome, senior staff, do not hesitate, reach me

Tác giả bài viết: Minh Phú

Chú ý: Việc đăng lại bài viết trên ở website hoặc các phương tiện truyền thông khác mà không ghi rõ nguồn http://aneedz.com là vi phạm bản quyền

Mẫu Thư Tín Thương Mại Tiếng Anh

Business letter- Order Sample

Dear Mr. Schmidth

Thank you for your enquiry of 30 May 2012 and please find enclosed our offer for bamboo salad bowl sets No 05/VH-WM/12 and the latest catalogue. However, we would like to note the following points:

The price at which the goods are offered is USD 10.5 per set CIF Hamburg, Germany including packing, firm within three months, we also allow a 5% usual trade discount of FOB price for your first order.

We have the good available for immediate shipment from stock within 3 weeks from receipt of your official order for order under 2000 sets.

Payment is to be made in US Dollar by L/C at sight to be opened through CommerzBank, Muenchen 30 days prior to the shipment.

We assure you that our bamboo salad bowl sets are food safe, attractive in design, reasonable in price will be popular in the Europe.

We look forward to your early order.

Yours sincerely

Michael Hoang Director

2. We would like to thank you for the samples sent to us on 25 last month and would be glad if you accept and make up our enclosed immediately for various carpets.

3. We thank you for offer no. 234 of 6 May for small sized agricultural machines and glad to place an order on the terms and conditions as follows.

4. We would like to confirm your order No. .. by telex sent this morning reading in full as follows: “10 pumps type…. At the price of USD 1200 per unit FOB Haiphong for immediate shipment and payment to be made by irrevocable L/C as usual and state some following points:

5. Thank you for sending us your catalogue and current price list with your offer No. … dated 4 August, but we regret to inform that your price is higher than that of other suppliers. However, we hope to have other chance to do business with you in the future.

6. Could you please arrange for immediate dispatch? And by the way we enclose the detailed instructions for packing and marking for your attention.

7. We would appreciate your dispatch exactly at the due stated in the order and we shall not take delivery of the goods after 31 December when the season is over in our market.

8. We believe that our products with high quality will sell well, and look forward to receiving your further orders.

10. We think these machines will be guaranteed within 24 months from the delivery date and 6 months since the usage dates.

11. The goods under the order No…. dated 25 April are ready for collection. We would like to open a L/C on the terms and conditions as mentioned in the order above.

12. We are glad to inform you that the consignment of components for colored TV assembly under your order No…. has been shipped on board SS Hau River. The ship will be sailing from Osaka tomorrow, and we hope when the goods arrive in HCM city, you will be satisfied with them and our promptness in dealing your order.

13. Today, we have received in full the goods placed under order No… and would like to thank you for your special attention to this order. As stated this is only a trial order. Next month we will place large orders and hope to receive your regarding special order care.

14. We hope that the perfect fulfillment of the order will lead to better future business relationship on the basic of mutual benefit.

15. We can now feel at ease as our order No. … has been finally fulfilled. Through there were insurmountable difficulties and thought of canceling the order sprang up to our mind at times during the execution of the order. We hope our further large orders in the future will be executed promptly and most efficiently.

IF you have any question, please contact me at yahoo: [email protected]

An order should be acknowledged as soon as it is received. + Chúng tôi vui mừng thông báo với các ngài là chúng tôi đã thực hiện xong đơn hàng của các ngài và giờ đây đang thu xếp để giao ngay. + We are pleased to inform you that we have already made up your order and are now making arrangements for shipment to Osaka.

+ hàng của các ngài đặt mua đã được xếp lên tàu Oriet đi từ Hải phòng vào ngày 4/5 và sẽ đến Kobe vào ngày 8/5. Các chứng từ vận tải đã được chuyển cho Ngân hàng ở Kobe để nhận hàng. + Your order is already on board the SS Orient and sailing from Hai phong on 4 May and arriving Kobe on 8 May. The shipping documents have been forwarded to your bank in Kobe for collection. IV. Decling the order – Reasons for decling an order + The seller is not satisfied with the buyer’s terms and conditions. + The goods are not available + The buyer’s credit is suspected – How to write letters rejecting orders? + Regret your inability to met the buyer’s needs + Propose an alternative product, if one is available V. Seller’s counter offer When the seller receives an order he can not meet for some reasons, he mays: + send a substitute + made a counter offer + regretfully decline the order

Exercise 1. Chúng tôi xin cảm ơn thư chào hàng của các ngài đề ngày 1 tháng 12 và chúng tôi thấy có thể chấp nhận được những điều kiện nêu trong đó: Thank you for your offer dated 1 December and we agree on your stated terms and conditions. 2. Chúng tôi xin cảm ơn hàng mẫu các ngài đã gửi cho chúng tôi hôm 25 tháng trước và sẽ rất vui mừng nếu các ngài chấp nhận và thực hiện ngay đơn đặt hàng mua các loại thảm mà chúng tôi gửi kèm thư này. We would like to thank you for the samples sent to us on 25 last month and would be glad if you accept and make up our enclosed order immediately for various carpets.

If you have any question, do not hesitate to contact me at yahoo:[email protected]

What is a quotation?

A quotation is a promise to supply goods on terms stated (các điều kiện nêu rõ)

What information is in a quotation? Thank customers for their interests.

e.g:

Thank you for your enquiry dated 21 April 2010 asking about/concerning(lien quan) our sport wear.

Details about prices, discounts, terms of payments.

e.g:

We usually allow a 15% trade discount on/for orders of over 1000 units.

5% off retail price: giảm giá 5% giá bán lẻ

The price quoted is $200 C.I.F Hai Phong

Payment by irrevocable letter of credit/checque/in cash/

Terms of delivery: An expression of hope that the quotation will be accepted. Tabulated quotation: lập bảng/danh sách

– Covering letter: thư gửi kèm place more emphasis on the points you want to get attention from customers and take the chance (tận dụng cơ hội) sto introduce st new to the customers.

If you have any question, do not hesitate to contact me at yahoo: [email protected]

The importance of business letters

– A mean to keep contact with customers

– To exchange information/understanding customer’s requirement/ to get to know customers

– To create a good impression on customers

– The printed letter head is on the middle-top of the paper

– The sender’s address is always place on the top right-hand side of the paper.

– It includes the name of the company/address/ telephone and fax number/email and website address

Date line is below the sender’s address(not to write months in feeder to avoid confuse

American English: 1/11/2010 means November

British English: 1/11/2010 means January

– Consist of the signer’s initials:

Our ref: NT/TH

Your ref: PQ/23

– On the left hand side of the paper

– It includes:

courtesy title+ name of receiver

Job title

Name of the company

Name of the house or building

Number of the house + street

Name of town/city, postcode

Name of country

e.g

Mr. Vu Nga

Sales manager

Westwood Ltd.

Nguyen Xien Street

Thanh Xuan, Hanoi

Vietnam

Attention line(not always require)

For the attention of the production manager

The opening salutation

Dear Sir,

Dear Sirs

Dear Madam

Dear Sir/Madam

Dear Mr Smith

Dear Mrs Alison

Dear Miss Anna

Dear Ms Alison

Re: order No. 136

Body of the letter: message is paragraphs

The closing salutation:

Dear sir Yours faithfully

Dear Mr. Smith Yours sincerely

Hand written signature

The writer full name

Job title

+p.p(pre pro): for and on behalf of the manager

e.g

Yours sincerely

Vu Nga

Sales Manager

e.g:

Yours sincerely

Mr. Danny

p.p Vu Nga

Sales Manager

Enc./End

Enc. Catalogue and price list

– Cc: carbon copy

– Bcc: blind carbon copy

– Full blocked format: all parts of the letter begins at the left hand side

– Blocked format: the same as full blocked format, except the date line, reference initials, the closing salutation, signature and the sender’s address identification are on the right.

– ½ semi-blocked format: the same as blocked format: the beginning of each paragraph is indented 5 or 10 spaces

Thank you for enquiry of 4 th April in which you asked about our carpets and the conditions and terms for a big order.

We ‘ve already sent you by parcel post a range of rug samples which are made of different materials, including synthetic fiber.

We have enclosed the price lists, details about the terms and conditions for the order with big quantity.

We are looking forward to hearing from you and to your opinion about our products.

Yours faithfully

Vu nga

Thưa các ngài,

Chúng tôi xin cảm ơn thư của các ngài đề ngày 4 tháng 4 hỏi về các loại thảm của chúng tôi và điều kiện cho một đơn đặt hàng mua số lượng lớn. Chúng tôi đã gửi bằng bưu kiện hàng loạt mẫu thảm thuộc các đề tài và bằng các nguyên liệu khác nhau kế cả bằng sợi tổng hợp.

Chúng tôi xin gửi kèm đây bảng giá, cùng với chi tiết các điều kiện cho một đơn mua hàng mua số lượng lớn.

Chúng tôi mong được tin và ý kiến của các ngài về các loại thảm của chúng tôi.

Kính chào.

Từ vựng:

Sport wear: quần áo thể thao

Clothes: quấn áo chung chung

To appreciate: cảm kích

For your reference: dành cho các ngài tham khảo

To be very interested in: hết sức quan tâm, Best attention, To place great emphasis on st

Good value for money: đáng tiền

Sole exporter: nhà xuất khẩu độc quyền

Specification: đặc điểm kỹ thuật, quy cách

Test certification: giấy chứng nhận kiểm tra

Immediate shipment: giao hàng ngay

Dịch các câu kết thúc thư hỏi hàng:

Chúng tôi hy vọng nhận được thư hồi âm của các ngài trong tương lai gần.

Chúng tôi mong sớm nhận được thư trả lời của các ngài

Cuối cùng, chúng tôi muốn lưu ý rằng cần phải giao hàng trước Giáng Sinh và hy vọng rằng chúng tôi có đước sự đảm bảo đó của các ngài.

Nếu các ngài đồng ý giảm giá theo yêu cầu của chúng tôi, chúng tôi sẽ đặt hàng mua số lượng lớn.

Chúng tôi cần giao hàng nhanh vì chúng tôi có sự luân chuyển hàng liên tục. Do đó chúng tôi cần các ngài đảm bảo là lúc nào cúng giao đúng hạn.

Nếu sản phẩm đó tốt chúng tôi sẽ đặt hàng nhiều hơn nữa trong tương lai

Nếu giá niêm yết cạnh tranh, chất lượng đạt tiêu chuẩn, chúng tôi sẽ đặt hàng thường xuyên.

Miễn là các ngài báo giá hợp lý và đảm bảo giao hàng trong vòng 4 tuần sau khi nhận được đơn đặt hàng chúng tôi sẽ đặt hàng thường xuyên.

We hope to hear from you in the near future.

We would be grateful for as early reply

Finally, we would like to point out that delivery before Christmas is essential, and hope that you can offer us that guarantee.

If you can offer to the concession we have asked for, we will place a substantial order.

Prompt delivery would be necessary as we have a rapid turnover. We would therefore need your assurance that you could meet all delivery date.

If the product is satisfactory we will place further orders with you in the future.

If the price quoted are competitive and the quality up to standard, we will order on a regular basic.

Provided you can offer favorable quotations and guarantee delivery within four weeks from receipt of order, we will place regular orders with you.

Các câu mở đầu thư hỏi hàng:

Công ty chúng tôi là một chi nhánh của IBM và chúng tôi chuyên về phần mền máy tính.

Phòng thương mại quốc tế Việt Nam giới thiệu cho chúng tôi.

Nhờ hiệp hội thương mại ở Hà Nội mà chúng tôi biết đươc địa chỉ của các ngài.

Our company is a subsidiary of IBM and we specialize in software.

We were given your name by the Vietnam International Chamber of Commercial.

We are indebted for your address to the Trade Association in Hanoi.

Đề nghị các ngài gửi cho chúng tôi bảng giá cập nhật niêm yết giá cạnh tranh nhất cho các loại vật liệu xây dựng của các ngài.

Chúng tôi dự định đặt một đơn hàng với số lượng lớn và do đó muốn biết mức chiết khấu theo số lượng mà các ngài cho phép.

Chúng tôi thường giao dịch theo mức chiết khấu thương mại 30% với những đơn hàng lớn hơn 1000 chiếc.

Please would you send me as up-to-date price list, quoting your most competitive prices for your building materials.

We intend to place a substantial order and would like therefore like to know what quantity discount you allow.

We usually deal on a 30% trade discount for orders over 1000 units.

Tra loi thu hoi hang

Chúng tôi rất mừng nếu các ngài gửi cho chúng tôi ca-ta-log mới nhất và bảng giá hiện hành cho những mặt hàng nói trên.

Chúng tôi là khách hàng thường xuyên mua mặt hàng này và chúng tôi sẽ rất vui mừng nều các ngài gửi mẫu và cho chúng tôi biết giá thấp nhất các ngài có thể chào bán.

Chúng tôi muốn mua quần áo may sẵn, nam nữ của các ngài, giao hàng ngay. Đề nghị các ngài gửi mẫu hàng này và cho chúng tôi biết chi tiết về giá cả và thanh toán.

Giao hàng trong vòng một tháng kể từ khi nhận được đơn hàng của các ngài.

Chúng tôi muốn mua xi măng nhãn hiệu con Rồng đỏ của các ngài và sẽ rất vui mừng nếu các ngài báo giá F.O.B Hải Phòng cho chúng tôi.

Chúng tôi rất tiếc báo cho các ngài rằng chúng tôi không thể bán cho các ngài những mặt hàng này được vì nhu cầu trong nước rất lớn mà chúng tôi không thỏa mãn được.

Chúng tôi không sản xuất các mặt hàng các ngài hỏi mua mấy năm nay rồi nhưng chúng tôi có thể chào bán cho các ngài những mặt hàng tương tự với giá 500 bảng Anh C.I.F Liverpool mỗi tấn

Nếu các ngài có thể bán cho chúng tôi những mặt hàng có phẩm chất chúng tôi cần, chúng tôi sẽ đặt mua thường xuyên với số lượng lớn.

Nếu hàng của các ngài được như mẫu, chúng tôi tin là sẽ bán rất chạy ở đây.

Chúng tôi mong nhận được tin của các ngài sớm và mong được gặp các ngài trong một tương lai không xa.

We are please if you send us the latest catalogue and the current price list for the above mentioned products.

We regularly buy this kind of product and we are very pleased if you send s the sample and the lowest possible price you can offer.

We would like to buy your ready-made clothes for men and ladies, immediate shipment. Would you please send us sample of the goods and details about prices and terms of payment.

Delivery within one month upon receipt of/from the date of receiving your order.

We are interested in your Red Dragon cements and would be glad if your prices are quoted.

We are very sorry to inform you that we could not sell these commodities immediately because the big demand at home which we can’t meet.

We haven’t produced the items of the goods which you requested for several years but we can offer the similar ones at the price of £ 500 C.I.F Liverpool per ton.

If you could supply us goods with the quality we need we would place substantial orders on a regular basic.

If your products up to the samples we believe that it will be sold well here.

We are looking forward to hearing from you soon and to meeting you in the near future.

Sight draft: hối phiếu trả ngay

Retail outlet: cửa hàng bán lẻ

To place an order for a computer system: đặt một đơn hàng về hệ thống máy tính

5% of net price: giảm giá 5% giá trị thực

A special discount on large orders: mức chiết khấu đặc biệt 15% cho những đơn hàng đặt hàng với số lượng lớn

Opening

– Mention your prospective customer’s name

– Thank the writer for his or her enquiry, acknowledge the interest in your company

– Mention the date of his or her letter and quote/ any other references.

e.g:

– Thank for your enquiry dated 10 May, 2010 in which you asked about our sweaters for men.

Confirm that you can help

– let the enquirer know near the start of your reply if you have the product or can provide the service he or she is asking about.

e.g: Thank you for your enquiry dated 6 July 2009 in which you asked about our batteries. We are pleased to inform you that we have a new line of batteries that fit….

Selling your product:

– Explain how it is suitable for your customer’s needs.

– Encourage or persuade your prospective customer to do business with you or giving guarantee.

– Mention one or two selling points of your product, including any guarantee, special offer, and discounts…

– Mention not only the specific facts your correspondent requested, but also any place, catalogues, samples, demonstrations…

If the information is not provided, you should explain fact fully to maintain the customer’s goodwill or offer as alternative or refer to another place. Close

– Thank the customer for contacting you

– Encourage further enquiries

ENQUIRY

What is an inquiry/enquiry?

A letter asking for information

2. How to make enquiries?

– By telephone/ email/ fax/ telex

– To more than one supplierà to get the best offer by comparing prices/quality/terms of payment/ terms of delivery/ discounts….

3. What to write

3 things:

– Say who you are/ what you are doing

– How you know about supplier

– Tell the supplier what you want

+ asking for sample products

+ asking for price list, catalogue, prospectus, some more details about the products: patterns, demonstrations…

+ suggesting discounts, terms of payments…..

VD:

+ We are manufacturer of broad-way delivery vehicles and electric vehicles disable people. We are looking for/ seeking for an alternative supplier a light batteries to power our these vehicles.

Mẫu thư chào hàng số 1

Dear sirs

Re: rush mats

We would like to thank you for your letter of 25 June and we were pleased to learn that you liked our rush mats. We are happy to offer you the goods on the following terms and conditions, subject to our final acceptance upon receipt of your order.

Commodity: fancy rush mats Quantity: 5000 pieces Specification: as per enclosed specifications Price: GBP 1 per unit CIF Hamburg including packing Packing: 20 pieces in one bale wrapped in strong rush-matting and steel hooped. Delivery: in one lot in mid August Payment: in Pound sterling of Great Britain by an irrevocable letter of credit to be opened through London Commercial Bank, 15 days prior to the shipment to the account of the Bank for Foreign Trade of Vietnam in our favour.

We look forward to your early order and assure you that any of yours orders will have our best attention.

Yours faithfully

Vu Nga

Mẫu thư chào hàng số 2

Dear sirs,

Thank you for your enquiry of 4 December for our rattan ware.

We would like to inform you that the items you requested namely shopping baskets and fruit plates are out of stock. However, we are able to offer you similar products made of carefully selected bamboos. As you will see from the enclosed photo of the samples, the items marked VH3320 and VH3312 are much more attractive in design than usual existing ones.

Our products are available in various standard sizes with different designs and we are in position to deliver the goods in different sizes, designs and colors with three months from receipt of the order on request.

Our bamboo products are more and more beautiful and attractive thanks to the technical process which make them durable and artistic. We therefore, believe that the offered goods will be favorably received by British customers and sell well there.

We assure you that any of your orders will have our great attention.

Yours faithfully

Vu Ngà

3. Mẫu câu

We acknowledged with thanks for your enquiry of 1 December for our Laocai apatite (Hoang Thach cement, kitchen ware, rattan chairs, range of woolen carpets…) With reference of your enquiry date 20 October boxed peanuts and pineapples. We are pleased to offer you these three items on most favorable terms and conditions. It is our pleasure to receive your letter dated 14 December asking for supply of anise and pine oil, and as requested, we have sent you the samples by post. We thank you for your enquiry of October for vase line and are please to offer firm, subject to acceptance within 10 days for 1000 tons at the price of chúng tôi ton CIF… We would like to buy ten pumps type X30 and ten pumps type X-25. Could you let us know if you allow a 5% discount for order of this quantity? We regret to inform you that we cannot allow discount on such a small order. If you increase your volume up to 30 units, we are prepared to give you a 2.5% discount. Delivery is to be made as soon as possible but no later than 1 December. We shall try our best to deliver the goods by the middle of November or at the latest by the end of that month. With regard to the terms of payment, payment is to be made by irrevocable letter of credit. The letter of credit shall be opened through the Bank for Foreign Trade of Vietnam 15 days prior to the shipment to the account of Northern Europe Commercial bank in your favour. We would appreciate if you could dispatch half the quantity we ordered and the rest will be sent in 2 weeks’ time. We regret to inform you that our inability to give you an immediate order/shipment of hand bag at present. We will allow you a discount of 5% on orders of quantities of 150000 pieces or more. We shall be glad to serve/ to be of service you and hope to receive your further orders.

If you have any request, do not hesitate to contact me at yahoo: [email protected]

Tiếng Anh Thư Tín Thương Mại

1. Cách trả lời Thư hỏi hàng (How to Reply to Enquiries)

– Thank you for your letter of … regarding / concerning / in connection with …

– I refer to your enquiry about / relating to …

– I have received your letter of … requesting information about …

– I have (reviewed our available stock) …

– We held a meeting on 21 January to discuss possible solutions.

– I have checked/looked into/investigated (the possible approaches) …

– The best choice would be … since …

– I highly recommend … as / due to the fact that …

– … would probably be more suitable because …

– … seems to suit you better although …

– Perhaps you should choose … even though …

– I suggest that you (should) choose …

– I recommend this item since …

– In view of the fact that …, I would strongly recommend … as …

– While I appreciate your firm’s need for this information, I regret that …

– It will not be possible to … for legal reasons. We are bound to …

– Your proposal is of interest to us, and we have had consultations about it.

– However, we feel that it will not be in our interests to … for reasons of (privacy).

– We are concerned that …

– We shall arrange for … by chúng tôi the latest.

– I shall see to it that …

– Our company will arrange for …

– I hope this suggestion/information will be useful to you.

– I hope this information will prove useful to you.

– I hope that this information will help you to make decisions on your order.

– I look forward to hearing from you.

– I look forward to receiving your confirmation of …

– I look forward to doing business with your company in the future …

– Please feel free to contact me again if you have any further queries on …

– Do contact me on 27615432 if you need further information.

– Please do not hesitate to contact me on 27615432 if I can be of further assistance.

2. Mẫu thư trả lời Thư hỏi hàng trong tiếng anh xuất nhập khẩu

NOVELTY SAFETY EQUIPMENT LTD

14th Floor Shun Koo Building

Aberdeen Hong Kong

Attn: Mr Tim Lee

Sun Lee Consultancy Ltd

198 Fa Yuen Street

Thank you for your enquiry regarding our newly released range of fire extinguishers.

You will see from the enclosed catalogue that the range has been extended to include some highly efficient portable extinguishers for use on construction sites.

We are offering to our existing customers a 15% discount on orders of extinguishers from this new range.

We look forward to your increased order at this discount rate.

Yours sincerely

Silvia Choi

Merchandising Manager

171, Choi Hung Road

Hung Hom, Hong Kong

Tel/Fax 2235 2449

Purchasing Officer

Fortune Goods

317 Orchard Road

Dear Mr Wong

Thank you for your letter of Friday, 10 June 2023 regarding making copies of the sample battery you sent us.

I have investigated the situation and found that your specifications are exactly the same as the design of a proprietary camera battery manufactured by a large Japanese electronics company.

We feel that it would not be in our interests to supply this type of battery.

However, I would like to thank you for considering our company as your supplier.

I look forward to doing business with your company in the future

Yours sincerely

Distributions Manager

Gloria Business Consultants

6 Floor, 67 Booth Road

Causeway Bay

Taifoon Trading Company

135 Tong Chong Road

Thank you for your letter of Friday, 10 June 2023 concerning the creation of a new image for the Yunan route.

We would like to congratulate your company on the inauguration of this new route. We are very much interested in helping to create a new image for it.

We would be pleased to quote prices and schedules if you could provide us with more detailed information.

May we suggest that we send two representatives, Mr. David Poon and Miss Cindy Tam to your office on Friday, 17 June 2023 at 10:00 a.m. for further discussions. Please do not hesitate to contact me if the date and time is not convenient for you. My telephone number is 2346-8999.

Yours faithfully

Managing Director

To: Mr Victor Wong

From: Ms Elizabeth Sullivan

Date: Tuesday, 14 June 2023

Dear Mr Wong,

Thank you for your enquiry about the availability of a single room for six nights from Monday, 18 July 2023 to Monday, 25 July 2023. Unfortunately, we are fully booked during this period. However, I have contacted our sister hotel on Hong Kong Island and they have single rooms available. The room rate is $1,200 per night.

If you would like me to reserve a room during the period you requested, please do not hesitate to contact me.

E. Sullivan (Ms)

Accommodation Booking Officer

PHƯƠNG PHÁP HỌC TIẾNG ANH CHUYÊN NGÀNH XUẤT NHẬP KHẨU TĂNG 40% HIỆU QUẢ

CÁC BÀI VIẾT HỮU ÍCH LIÊN QUAN

[Cực Hot] Tiếng Anh Thư Tín Thương Mại – Thư Đặt Hàng

Tiếng Anh Thư Tín Thương Mại: Thư Hỏi Hàng (Business Enquiry Letter)

Tiếng Anh Thư Tín – Cách Viết Thư Chào Hàng

10 Lý do bạn nên học Tiếng Anh ngay hôm nay!

Antoree English được thành lập tại Singapore bởi Antoree International chúng tôi với mô hình học trực tuyến 1 kèm 1 có sứ mệnh kết nối người học và người dạy tiếng anh trên toàn thế giới.

Thư Tín Thương Mại Tiếng Anh Và Một Số Điều Cần Chú Ý

Thư tín thương mại đóng vai trò quan trọng trong giao thương hiện nay. Đây là một trong những cách đàm phán đơn giản và dễ thực hiện và được sử dụng như là một phương tiện trao đổi thông tin trong lĩnh vực kinh doanh. Trong thời kỳ toàn cầu hóa hiện nay, hầu hết các thư đều được viết bằng tiếng Anh với cấu trúc chặt chẽ.

Thư tín thương mại phản ánh sự chuyên nghiệp cũng như năng lực của người viết thư, thậm chí còn là đại diện hình ảnh của một công ty. Giao tiếp bằng thư tín thương mại một cách hiệu quả có thể thúc đẩy mối quan hệ song phương tốt đẹp giữa hai doanh nghiệp. Trái lại, việc giao tiếp qua thư từ không hiệu quả có thể gây ra nhiều vấn đề, như dẫn đến hiểu nhầm, sai sót, chậm trễ trong việc kinh doanh, cũng như ảnh hưởng không tốt đến mối quan hệ giữa cá nhân và tập thể.

Trong doanh nghiệp, việc sử dụng thư tín để giao tiếp với các đối tác bên ngoài cũng như nội bộ công ty rất phổ biến. Do vậy, người viết cần phải nắm được những thông tin căn bản về thư tín thương mại để có thể truyền tải thông tin hiệu quả.

Các loại thư cơ bản

Xét về các bước trong giao dịch, thư tín thương mại có thể chia thành các loại như sau:

Enquiry (thư hỏi hàng)

Reply to enquiry (thư trả lời thư hỏi hàng)

Quotation (thư báo giá)

Offer (thư chào hàng) Order (thư đặt hàng) Complaint (thư khiếu nại) Reminder (thư nhắc nợ)

Bên cạnh đó, còn nhiều loại thư khác phụ thuộc vào mục đích trao đổi thông tin của người viết.

Bố cục của thư tín thương mại tiếng Anh

Các nội dung của bức thư được trình bày với cấu trúc cụ thể như sau:

(Nguồn Oxford Handbook of Commercial Correspondence)

1. Địa chỉ người gửi

Địa chỉ người gửi thường đặt ở phía góc phải của tờ giấy. Việc đặt địa chỉ người gửi ở góc trái tờ giấy vẫn được chấp nhận, nhưng cách sử dụng này không phổ biến. Địa chỉ người gửi thường được viết theo bố cục Blocked (các dòng không thụt lùi vào đầu dòng).

2. Ngày/ tháng/ năm

Ngày tháng thường được viết dưới địa chỉ người gửi, cách một dòng. Trong trường hợp thư có tiêu đề, ngày tháng thường được viết ở phía lề phải của trang giấy, tháng không được viết thành số

Ví dụ khi viết 01/02/2023, trong tiếng Anh – Anh hiểu là ngày 1 tháng 2 năm 2023 bởi họ quy định thứ tự viết là ngày-tháng-năm. Nhưng trong Anh – Mĩ lại hiểu là ngày 2 tháng Một năm 2023 trong Anh- Mĩ vì họ quy định thứ tự là tháng-năm-ngày

Đuôi của từ chỉ ngày (-th, -rd, -st) có thể được lược bỏ. Ví dụ 1st January có thể viết là 1 January, và viết hoán đổi thứ tự giữa tháng ngày đều chấp nhận được, ví dụ 1 February hay February 1. Lưu ý, lựa chọn thứ tự nào thì cũng cần sự nhất quán xuyên suốt lá thư.

3. Địa chỉ người nhận

Được viết dưới địa chỉ người gửi và được căn lề trái. Nếu người gửi biết tên của người nhận, người viết viết tên người nhận ở dòng đầu tiên của địa chỉ, ví dụ chúng tôi Nguyen.

Nếu không biết tên, chỉ biết vị trí chức vụ của người đó, người viết có thể viết The Sales Manager (Trưởng phòng Kinh doanh), The Marketing Director (Giám đốc Marketing),…Thậm chí người viết còn có thể đề người nhận là cả một phòng ban trong một công ti,ví dụ như Human Resources Department (Phòng Nhân sự), Sales & Marketing Department (Phòng Kinh doanh & Marketing),…

Trong trường hợp người gửi không biết gì về công ty, không biết người/ phòng ban cần gửi một cách chính xác, người viết chỉ cần viết tên của công ty. Sau tên của người nhận/ phòng ban/ công ty, thứ tự của địa chỉ nên như sau:

Tên của tòa nhà

Số của tòa nhà, tên đường

Tên thành phố và mã bưu chính

Tên quốc gia

Được viết sau địa chỉ của người nhận. Đây là phần không bắt buộc trong lá thư. Tuy nhiên dòng lưu ý sẽ giúp nhấn mạnh về thông tin của người nhận để tăng cường tính bảo mật của lá thư hơn.

Ví dụ: For the attention of the Sales Manager

6. Nội dung của bức thư

Nội dung sẽ phụ thuộc vào thể loại thư là gì (thư chào hàng, hỏi hàng, …)

Ví dụ đối với thư đặt hàng:

We thank you for your offer No. 303 and have pleasure in placing an order on the following terms and conditions:

Commodity: Rush mats

Quality and specifications: as per attached specifications and designs

Quantity: 5000 pieces

Unit price: USD 0.445/ piece CIF Hamburg, including packing

Packing: to be wrapped in strong rush-matting hooped in iron wires, 20 pieces in one bale an marked …

Delivery: 3000 pieces in…, 2000 pieces in…

Payment: by irrevocable L/C and confirmed by London Commercial Bank opened 15 days prior to the first shipment. The goods are required to be insured under “All risks” term form warehouse in VN to warehouse in Hamburg.Please confirm your acceptance of this order and your acceptance should reach us not later than 14 days after the date of this order.We look forward to receiving your soon reply.

Đối với bức thư đặt hàng này, người viết đã chỉ ra các thông tin cần thiết cho đơn đặt hàng của mình (tên sản phẩm, số lượng, chất lượng, giá cả, cách thức thanh toán, số lượng hàng giao…)

Blocked style (Viết không thụt lùi đầu dòng, mỗi đoạn cách nhau một dòng) được sử dụng phổ biến nhất

Lá thư với người bạn thân thiết có thể kết với từ “Best wishes”

Người Mĩ kết thư trang trọng với “Yours truly”, hay “Truly yours”. Tuy nhiên, điều này lại không phổ biến trong thư tín của người Anh.

Dấu phẩy đằng sau các cụm lời kết có thể có hoặc không.

Lời kết thường căn lề trái.

Chữ kí bao gồm chữ kí tay của người viết và tiếp đó là khối chữ ký bao gồm tên và vị trí công việc của người gửi thư

Ngoài ra còn có các phần như:

9. Tiêu đề thư

Tiêu đề thư được viết trên cùng của một bức thư ghi lại những thông tin cơ bản của một doanh nghiệp như logo, tên thương hiệu, địa chỉ, email, số điện thoại…

8 Driscoll House 19 Southampton Street London WC2E 7QG United Kingdom

Nếu bức thư có tài liệu đính kèm, ở phần cuối thường được viết “Enc.” hoặc “Encl.”

Số liệu của tài liệu cũng có thể được liệt kê.

Hoặc Encl. Bill of lading (2 copies)

Từ Per pro được viết tắt là P.P có nghĩa là đại diện, thay mặt cho ai đó, và được sử dụng khi trợ lí/nhân viên cấp dưới kí đại diện cho giám đốc/ người cấp trên của họ. Per pro xuất hiện trong phần chữ kí.

Đặc điểm của thư tín thương mại tiếng Anh

Người viết cần cân nhắc lượng thông tin được truyền tải qua thư đủ cân đối, hợp lí để người nhận hiểu. Phong cách viết cũng như ngôn ngữ sử dụng sẽ ảnh hưởng tới độ dài của bức thư.

3. Phong cách và ngôn ngữ Tính đơn giản

*Phiên bản thứ nhất:* Phiên bản thứ hai:Dear Mr Aldine,I am replying to your letter of 15 July asking us to clear our June balance.*Phiên bản 1:*Phiên bản 2:Dear Mr RohnI refer to our previous letter sent on 10 October in which you were asked to clear the balance of 1,994 USD on your account, which has been outstanding since July. As there has been no reply, I shall have to consider handing over the matter to our solicitors. However, I am reluctant to do this and am offering a further ten days for the account to be settled.Yours sincerely Dear Mr.RohnI’ve already written to you concerning your debt of 1,994 USD. This should have been cleared three months ago. You seem unwilling to co-operate in paying us. We’ll sue you if you do not clear your debt within the next ten days.Yours. etc. I apologize for not settling the account sooner, but due to the unfortunate death of Mr Noel, our Accountant, there have been delays in settling all of our outstanding balances.Please find enclosed our cheque for L2, 720, and accept our apologies for any inconvenience.Yours sincerely Khánh Nguyễn – Giảng viên tại ZIM Dear Sir/ MadamI beg to acknowledge receipt of your letter of the 15th inst. in connection with our not clearing our account, which was outstanding as of the end of June.Please accept our profuse apologies. We were unable to settle this matter due to the sudden demise of Mr Noel, our Accountant, and as a result were unaware of those accounts which were to be cleared. We now, however, have managed to trace all our commitments and take pleasure in enclosing our remittance for L2,12O, which we trust will rectify matters.We hope that this unforeseen incident did not in any way inconvenience you nor lead you to believe that our not clearing our balance on the due date was an intention on our part to delay payment.We remain, yours, etc…

Các từ ngữ dùng trong phiên bản thứ nhất đều trực tiếp (I am replying, I apologize), từ ngữ đơn giản, dễ hiểu (unfortunate death, delays in settling, ..). Cách trình bày nội dung đơn giản, trọng tâm. Đoạn 1 giải thích lí do viết thư, đoạn 2 giải thích rõ lí do không thanh toán nợ đúng hạn và đoạn 3 lời xin lỗi kèm thông tin về khoản nợ được thanh toán.

Trong khi đó, phiên bản thứ nhất sẽ gây khó hiểu cho người nhận với các từ ngữ phức tạp (profuse apologises, demise, …), các cấu trúc mang tính gián tiếp, không trực tiếp diễn giải rõ ý (unaware of those accounts which were to be cleared, an intention on our part to delay payment.)

Phiên bản thứ hai sẽ mang lại hiệu quả cao hơn trong giao tiếp thư tín thương mại tiếng Anh.

Tính lịch sự

Ở phiên bản thứ nhất, các câu rất ngắn gọn. Người viết còn sử dụng từ viết tắt (I’ve, We’ll), câu chủ động mang tính đe dọa (We’ll sue you if…)

Ở phiên bản thứ hai, người viết sử dụng câu phức có đại từ quan hệ (I refer to our previous letter sent on 10 October in which you were asked to clear the balance of 1,994 USD on your account, which has been outstanding since July), cấu trúc bị động, (for the account to be settled), các từ viết đúng thể, không viết tắt (there has, I shall, I am…)

Có thể thấy phiên bản thứ hai, người viết thể hiện sự cứng rắn nhưng vẫn đầy lịch sự, tôn trọng người đọc. Phiên bản thứ hai sẽ mang lại hiệu quả cao hơn trong giao tiếp thư tín thương mại.

Bất kì loại hình thư tín nào nói chung và thư tín thương mại tiếng Anh nói riêng đều cần đảm bảo tính rõ ràng về nội dung. Những lỗi gây ra sự khó hiểu cho bức thư thường do các nguyên nhân như sau:

Viết tắt

Chỉ nên dùng viết tắt khi có sự thống nhất cả hai bên; hoặc đó là những từ viết tắt phổ biến và thông dụng (ví dụ các điều khoản CIF, FOB; các tổ chức toàn cầu như EU, các quốc gia trên thế giới như UK ,..)

Con số

Diễn giải về con số có thể gây nhầm lẫn. Ví dụ, để diễn giải số thập phân, người Mĩ và người Anh dùng dấu chấm, còn người châu u lại dùng dấu phẩy. Ví dụ, với con số diễn tả ý nghĩa “hai mươi bốn phẩy bảy trăm hai hai”, một người Anh và Mĩ sẽ viết là 24.722 còn người châu u sẽ viết là 24,722 (nhưng con số này lại có nghĩa là “hai bốn nghìn bảy trăm hai hai” với người Anh hoặc Mĩ)

Có thể ghi cả chữ và số để tránh gây nhầm lẫn. Ví dụ 10,995.50 (ten thousand nine hundred and ninety-five pounds fifty pence)

Giới từ

Lịch thi thử IELTS (Paper-based) tháng này

Kinh nghiệm phòng thi rất quan trọng và thi thử là cách rất tốt để tích lũy kinh nghiệm. Đề thi IELTS tại ZIM rất sát đề thi thật, đánh giá trình độ chính xác, nhận kết quả ngay sau khi thi, và phần thưởng 1.000.000đ cho giải nhất ….

Mỗi giới từ khi được sử dụng trong câu đều thể hiện ý nghĩa riêng. Do vậy, nếu người viết không chú ý, người nhận thư có thể sẽ hiểu nhầm nội dung được truyền tải.

The price has been increased to 50 USD (Giá tăng tới 50 USD)

The price has been increased by 50 USD (Giá tăng một khoảng là 50 USD)

The price has been increased from 50 USD (Giá tăng từ 50 USD)

Sự chính xác

Lỗi chính tảNgười viết nên nhớ kiểm tra lỗi chính tả trước khi gửi thư. Các lỗi chính tả tuy có thể nhỏ nhưng sẽ gây cho người đọc ấn tượng không tốt về bản thân người viết và chính công ti họ đang đại diện. Người viết có thể đọc lại nhiều lần trước khi gửi, hoặc gửi cho người khác đọc thử trước khi gửi bức thư chính thức để tránh những lỗi sai không đáng có. Bên cạnh đó, sử dụng các công cụ kiểm tra chính tả tự động sẽ giúp người dùng hạn chế lỗi.

Tên, chức danh, địa chỉViết chính xác tên, địa chỉ, chức danh. Nếu người viết không biết đích danh người gửi, người viết không nên đề Dear Sir hoặc Dear Madam, mà nên ghi đầy đủ Dear Sir/ Madam. Hoặc nếu người viết biết tên của người nhận và không biết giới tính của họ, tốt nhất nên viết Dear Mr/ Ms + tên.

Giá cả, đơn vị đo lườngNgười viết cần sự rõ ràng, chính xác và minh bạch trong việc đề cập đến giá cả hay đơn vị đo lường trong thư tín thương mại, đặc biệt trong việc báo giá/ đặt đơn hàng. Việc thiếu rõ ràng, chính xác trong khâu này sẽ gây thiệt hại đáng kể.Ví dụ trong thư chào hàng:Commodity: Trouser suits sizes 8-16 in white, yellow, read. Sizes 14 – 16 in pink. 2650 per 100 units (con số 2650 chỉ mức giá cho 100 sản phẩm nhưng người viết lại quên đề cập đến đơn vị tiền tệ, ví dụ USD, pound, …)

Các phần đính kèmNgười viết cần kiểm tra trước khi gửi đã đính kèm đầy đủ các tài liệu với bức thư chưa và đồng thời, kiểm tra liệu phần tài liệu đó có đúng với nội dung của bức thư không.

Kết luận chung:

Việc viết thư tín thương mại tiếng Anh tuy không quá phức tạp nhưng người viết cần phải tuân thủ một số quy tắc để thể hiện tính chuyên nghiệp của người viết nói riêng và cả công ti nói chung. Văn phong cũng như cách trình bày của thư tín thương mại tiếng Anh có đôi phần khác so với các loại bài viết khác. Vì vậy, người viết cần có sự chuẩn bị, tham khảo và luyện tập kĩ càng để viết ra những bức thư đạt hiệu quả cao nhất, truyền tải không chỉ đúng đầy đủ thông tin mà còn chuyên nghiệp và lịch sự

Tài liệu tham khảo

Cách Viết Email Bằng Tiếng Anh (100 Mẫu Thư Thương Mại)

– Một bức email chuyên ngiệp (gồm cả formal và informal) bao giờ cũng bao gồm 3 phần chính: Mở đầu (beginning), Thân (Body) và Kết thúc (Ending)

I. Cách viết Formal Email

1. Beginning

– Hãy mở đầu bức thư bằng một lời chào.

Ex:Dear Mr. Castle/ Dear Mrs. Beckket/ Dear Miss Bradley (Nếu bạn sử dụng Mrs hoặc Miss khi gửi thư cho phụ nữ thì phải chắc chắn rằng người đã kết hôn hay chưa. Và nhớ là không sử dụng “first name” trong trường hợp này)

Dear Sir/ Dear Madam (trường hợp bạn không biết người nhận thư sẽ là nam hay nữ thì hãy viết chung Dear Sir/Madam)

Dear Mr/Ms (surname) (Nếu bạn biết tên người nhận)

Reason for writing:Nên dùng mẫu câu yêu cầu lịch sư sau để nêu lến lý do viết thư của bạṇ.

I am writing/write to … (tell about … / let you know about …) Tôi viết e-mail nhằm…

I would like to … (tell/send/let …) Tôi muốn thông báo, gửi, trao đổi

I am writing regarding/as regards/with regards to/in regards to…(+N) Tôi viết email về vấn đề

I am writing on behalf of …(+N) Tôi viết email đại diện cho

to inform you that … – thông báo với bạn rằng…

to confirm … – xác nhận…

to request/ enquire about … – yêu cầu

I am contacting you for the following reason… – Tôi liên hệ với bạn vì…

I recently read/heard about ….. and would like to know …. – Tôi được biết rằng…. và tôi muốn biết…

Asking questions: Bạn dùng những mẫu câu lịch sự sau để hỏi trong khi viết thư bởi người đọc chỉ dựa vào những câu văn của bạn để có cái nhìn ban đầu về bạn.

I would be grateful if …Tôi sẽ biết ơn liệu…

I wonder if you could …Tôi tự hỏi liệu bạn có thể…

Could you please …? Could you tell me something about …? Bạn có thể? Bạn có thể cho tôi biết về…

I would particularly like to know …Tôi đặc biệt muốn biết…

I would be interested in having more details about …Tôi mong muốn có thêm thông tin về…

Could you please help me …(inform the student of final exam…), please? Bạn làm ơn có thể giúp tôi….

I would like to ask your help …Tôi muốn đề nghị bạn giúp đỡ…

Making a request: Đưa ra lời yêu cầu

We would appreciate it if you would … – Chúng tôi đánh giá cao nếu bạn có thể…

I would be grateful if you could … – Tôi rất cảm kích nếu bạn có thể…

Could you please send me … – Bạn có thể gửi cho tôi…

Could you possibly tell us / let us have … – Bạn có thể cho chúng tôi biết…

In addition, I would like to receive … – Ngoài ra, tôi muốn nhận được….

It would be helpful if you could send us … – Nếu bạn có thể gửi cho chúng tôi…thì thật tốt quá

Please let me know what action you propose to take. – Xin cho tôi biết phương hướng giải quyết của bạn

Apology: Khi bạn tỏ ra hối tiếc về một việc gì đó, hãy dùng những mẫu câu sau để xoa dịu người đọc.

I regret to … (tell/inform …) Tôi hối hận/lấy làm tiếc… (kể/thông báo…)

I am (very) sorry about/for … Tôi rất xin lỗi về…

I would like to apologize for … Tôi muốn xin lỗi

Referring to their letter: Khi bạn viết cho họ mà bạn muốn đề cập những việc đã trao đổi trong lá thư trước đó:

As you started in your letter, … Như bạn đã trao đổi trong thư của bạn…

As you told me,… Như bạn đã nói với tôi…

As you mentioned in the previous one,… Như bạn đã đề cập trong thư trước…

Thank you for your e-mail of March 15. Cám ơn e-mail bạn gửi ngày 15 tháng 3.

Thank you for contacting us. Cám ơn đã liên hệ với chúng tôi.

In reply to your request, … Tôi xin trả lời về yêu cầu của bạn…

Thank you for your e-mail regarding … Cám ơn e-mail của bạn về việc…

With reference to our telephone conversation yesterday… Như chúng ta đã trao đổi qua cuộc điện thoại ngày hôm qua,…

Further to our meeting last week … Như cuộc họp của chúng ta vào tuần trước,…

It was a pleasure meeting you in London last month. – Tôi rất vui vì có cuộc gặp gỡ với bạn ở London vào tháng trước…

Giving good news: Thông báo tin tốt

We are pleased to announce that … – Chúng tôi rất vui được thông báo rằng…

I am delighted to inform you that .. – Tôi rất vui được thông báo với bạn rằng…

You will be pleased to learn that … – Bạn sẽ rất vui khi biết rằng…

Giving bad news: Thông báo tin xấu

We regret to inform you that … – Chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng…

I’m afraid it would not be possible to … – Tôi e là không thể….

Unfortunately we cannot / we are unable to … – Rất tiếc chúng tôi không thể…

After careful consideration we have decided (not) to … – Sau khi xem xét kỹ lưỡng, chúng tôi đã quyết định sẽ không…

Complaining: Trường hợp bạn muốn than phiền về một dịch vụ nào đó không đáp ứng được nhu cầu như mong đợi:

I am writing to complain about … Tôi viết thư để phàn nàn/than phiền về…

You said … but in fact what happened …Bạn nói… nhưng thực tế điều xảy ra…

We were supposed to stay with British families whereas we actually stayed in a guest house.

Chúng tôi mong đợi ở với những gia đình người Anh trong khi đó, thực tế lại ở nhà trọ.

Please note that the goods we ordered on (date) have not yet arrived. – Xin lưu ý rằng hàng chúng tôi đã đặt ngày ….vẫn chưa đến

Closing: Khi bạn muốn kết thúc bức thư:

If you require any further information, please do not hesitate/feel free to contact me.

Nếu bạn yêu cầu thêm thông tin, làm ơn đừng ngại/ thẳng thắn liên hệ với tôi

I look forward to hearing from you.

Tôi mong đợi tin từ bạn

Please contact me if you have any further questions.

Làm ơn liên hệ với tôi nếu bạn có thêm bất kỳ câu hỏi nào

I am very happy to get your feedback.

Tôi rất vui nếu nhận được phản hồi của bạn

It is very kind of you if you drop me a line back.

Bạn thật tốt nếu có thể phản hồi thư cho tôi

Signing off: Cuối thư thường có phần chào tạm biệt, tùy vào đối tượng nhận thư là ai, hãy dùng những mẫu sau sẽ giúp bạn hoàn thiện lá thư.

(If Dear surname): Yours sincerely, (nếu mở đầu thư bạn dùng Dear và tên người nhận)

(If Dear Sir/Madam): Yours faithfully, (nếu mở đầu thư bạn dùng Dear Sir/Madam)

Best Regards,

Best Wishes,

Regards,

All the best!

Continues success,

Sincerely yours,

Sincerely,

Bye for now,

Talk to you later,

Talk to you soon,

Take care,

Have a nice/good/great/wonderful day!

Have a nice/good/great/wonderful weekend!

Have a good one!

Abbreviations used in letter writing: Một số từ phổ biến bạn có thể viết tắt trong thư mà người đọc vẫn hiểu.

asap: as soon as possible Ngay khi có thể

btw: by the way Nhân tiện

bfn: bye for now Tạm biệt

brb: be right back Trở lại ngay

iow: in other words Nói cách khác

cc = carbon copy gửi cho một ai đó thêm một bản sao.

enc. = enclosure đính kèm cái gì trong lá thư

pp = per procuration thay mặt ai ký lá thư (cái này ta vẫn thường thấy trong nhà trường: Hiệu Phó thay mặt Hiệu Trưởng ký văn bản khi Hiệu Trưởng đi vắng hay ủy quyền)

ps = postscript tái bút

pto (informal) nhắc người đọc lật trang kế tiếp để đọc

RSVP (viết tắt của Tiếng Pháp: répondez s’il vous plait) Làm ơn hồi âm

Chú ý: Trong bức thư trang trọng, chúng ta nên dùng:

+ Những từ vựng trang trọng, không nên dùng cụm động từ:

Ex: “tolerate” nên dùng thay cho “put up with”

+ Những câu phức:

Ex: Knowing what a good reputation the restaurant has, I was disappointed with this service.

+ Dấu chấm phẩy:

Ex: The library offers no facilities for borrowing video; this is because of the high cost involved.

II. Cách viết Informal Email

1. Beginning

– Cũng như trong bất kì lá thư nào, hãy mở đầu bằng một lời chào

Ex:Hi Julliet

Hello John

Dear mom/ dad

2. Body

– Giống như phần trên đã trình bày, bạn hãy đi nhanh vào vấn đề, mục đích chính của bức email

Ex:Just a quick note to invite you to my birthday party/ to tell you that we will organize a birthday party for my brother

(Nói một cách ngắn gọn là tôi muốn mời bạn đến buổi tiệc sinh nhật của tôi/ để nói với bạn rằng chúng tôi sẽ tổ chức một bữa tiệc sinh nhật cho em trai của tôi)

This is to invite you to join us for dinner (Bức thư này để mời bạn tham gia với chúng tôi trong bữa ăn tôi nay)

– Hoặc nếu bạn đang trả lời một bức thư thì hãy nói Ex:Thanks for your e-mail, it was wonderful to hear from you (Cảm ơn email của bạn, thực sự là rất tuyệt vời khi được nghe tin từ bạn)

– Ngoài ra Ex:I wanted to let you know that I have just graduated for 3 days (Tôi muốn cho bạn biết tôi vừa mới tốt nghiệp cách đây 3 ngày)

I’m writing to tell you about my last holiday (Tôi viết thư để kể cho bạn nghe về kì nghỉ lễ vừa rồi của tôi)

– Một số nội dung cơ bản khác * Making a request/ asking for information (Đưa ra một yêu cầu/ hỏi thêm thông tin) Ex:I was wondering if you could come and see me sometime next week (Tôi đã băn khoăn không biết bạn có thể đến thăm tôi vào tuần tới không)

Do you think you could call Hendry for me? I lost his phone number (Bạn có thể gọi cho Hendry giùm tôi không? Tôi làm mất số điện thoại của anh ấy rồi)

Can you call me back asap (as soon as possible)? (Bạn có thể gọi cho tôi càng sớm càng tốt không?)

* Offering help/ giving information (Đề nghị giúp đỡ/ cung cấp thông tin) Ex:I’am sorry, but I can’t make it/ come tomorrow (Tôi xin lỗi nhưng ngày mai tôi không đến được)

I’m happy to tell you that my sister and Robert are getting married next month (Tôi vui mừng thông báo cho bạn rằng chị gái tôi và Robert sẽ kết hôn vào tháng tới)

Do you need a hand with moving the furniture? (Bạn có cần phụ một tay để di chuyển đồ nội thất không?)

Would you like me to come early and help you clear up the place? (Bạn có muốn tôi đến sớm và phụ bạn dọn dẹp chỗ đó không?)

* Complaining (Phàn nàn) Ex:I’m sorry to say that you’re late with the payments (Tôi rất tiếc phải nói rằng bạn đã trễ hẹn với các khoản thanh toán)

I hope you won’t mind me saying that the place you’d recommended to us wasn’t as nice as we’d expected (Tôi hi vọng bạn sẽ không buồn nếu tôi nói rằng chỗ mà bạn đề nghị chúng tôi chuyển đến không tốt như chúng ta mong đợi)

* Apologizing (Thư xin lỗi) Ex:I’m sorry for the trouble I caused (Tôi xin lỗi vì những rắc rối mà tôi gây ra)

I promise it won’t happen again (Tôi hứa điều đó sẽ không xảy ra một lần nữa)

I’m sorry, but I can’t come to the preference next month (Tôi xin lỗi nhưng tôi không thể tham dự buổi hội thảo vào tháng tới được)

* Attaching files (Tệp đính kèm) Ex:I’m attaching/sending you our wedding photos (Tôi đã gửi cho bạn những tấm ảnh cưới của chúng tôi)

Sorry, but I can’t open it. Can you send it again in PDF format? (Xin lỗi, tôi không thể mở nó ra được. Bạn có thể gửi lại ở định dạng PDF không?)

3. Ending – Cũng như trong “formal email”, trước khi kết thúc thư bạn hãy thêm một trong những câu sau đây Ex:Hope to hear from you soon (Tôi hi vọng sẽ nghe tin tức từ bạn sớm nhất)

I’m looking forward to seeing you (Tôi đang trông chờ để gặp bạn)

– Cuối cùng hãy kết thúc thư bằng 1 số ví dụ thưởng gặp:

Thanks, (Cảm ơn)

With gratitude, (Với lòng biết ơn)

Sincerely, (Trân trọng)

Sincerely yours, (Trân trọng)

Yours sincerely, (Trân trọng)

Yours truly, (Trân trọng)

Regards, (Kính trọng)

Best,

Best regards,

Fond regards,

Best wishes,

Sincerely,

Ex: Love, Jenny Thanks, John Take care, dad Yours, Lily

MẪU THƯ:

Thư hỏi hàng (Business Enquiry Letter)

Sample 1

To,

Jackson Brothers.

3487 23rd Street

New York, NY 120009

September 23, 2010.

Dear Kenneth,

With reference to our telephonic conversation, we are writing to enquire whether your company can send us the catalogue for the latest types of slab casting machines. We would like to see which type will suite our organization.

If we found any specific machines design and features then we are looking forward to purchase the same from you. We have some outdated slab casting machines at our factory side which are still in working position can you give us some discount in replacement of this machines. On the receipt of the information we would place order for your machines.

Please send your representative at our factory side to check out the place where these machines would be placed & to check out the out dated machines. Please send us the detailed catalogue of the machines with the price list. We hope to hear from you soon.

Yours Sincerely

Max A. Webster.

(Marketing Manager)

Sample 2

From:

Robert Lake

1327 Euclid Avenue

Guadalupe, CA 93434

January 11, 2011

To:

Samurai Industry

3645 John Daniel Drive

Jefferson City, MO 65101

Dear Sir

RE: Business Inquiry

I am writing to inquire the business offerings of Samudra Industry, as I have received a leaflet on your company recently through the mailers.

I read with interest the various types of products related to home comfort and safety, and wish to enquire further about the sales offer as displayed on the leaflet. I am particularly interested in the electronic gate system which is listed as on offer during this season.

I look forward to hearing from you on my enquiry soon.

Yours sincerely,

Robert Lake

Thư Tín Thương Mại Tiếng Anh Và Một Số Điều Cần Chú Ý ” Anh Ngữ Zim

Các loại thư cơ bản

Xét về các bước trong giao dịch, thư tín thương mại có thể chia thành các loại như sau:

Enquiry (thư hỏi hàng)

Reply to enquiry (thư trả lời thư hỏi hàng)

Quotation (thư báo giá)

Offer (thư chào hàng) Order (thư đặt hàng) Complaint (thư khiếu nại) Reminder (thư nhắc nợ)

Bên cạnh đó, còn nhiều loại thư khác phụ thuộc vào mục đích trao đổi thông tin của người viết.

Bố cục của thư tín thương mại tiếng Anh

Các nội dung của bức thư được trình bày với cấu trúc cụ thể như sau:

(Nguồn Oxford Handbook of Commercial Correspondence)

1. Địa chỉ người gửi

2. Ngày/ tháng/ năm

3. Địa chỉ người nhận

Tên của tòa nhà

Số của tòa nhà, tên đường

Tên thành phố và mã bưu chính

Tên quốc gia

Ví dụ: For the attention of the Sales Manager

6. Nội dung của bức thư

Nội dung sẽ phụ thuộc vào thể loại thư là gì (thư chào hàng, hỏi hàng, …)

Ví dụ đối với thư đặt hàng:

We thank you for your offer No. 303 and have pleasure in placing an order on the following terms and conditions:

Commodity: Rush mats

Quality and specifications: as per attached specifications and designs

Quantity: 5000 pieces

Unit price: USD 0.445/ piece CIF Hamburg, including packing

Packing: to be wrapped in strong rush-matting hooped in iron wires, 20 pieces in one bale an marked …

Delivery: 3000 pieces in…, 2000 pieces in…

Blocked style (Viết không thụt lùi đầu dòng, mỗi đoạn cách nhau một dòng) được sử dụng phổ biến nhất

Lá thư với người bạn thân thiết có thể kết với từ “Best wishes”

Người Mĩ kết thư trang trọng với “Yours truly”, hay “Truly yours”. Tuy nhiên, điều này lại không phổ biến trong thư tín của người Anh.

Dấu phẩy đằng sau các cụm lời kết có thể có hoặc không.

Lời kết thường căn lề trái.

Chữ kí bao gồm chữ kí tay của người viết và tiếp đó là khối chữ ký bao gồm tên và vị trí công việc của người gửi thư

Ngoài ra còn có các phần như:

9. Tiêu đề thư

8 Driscoll House 19 Southampton Street London WC2E 7QG United Kingdom

Nếu bức thư có tài liệu đính kèm, ở phần cuối thường được viết “Enc.” hoặc “Encl.”

Số liệu của tài liệu cũng có thể được liệt kê.

Hoặc Encl. Bill of lading (2 copies)

Đặc điểm của thư tín thương mại tiếng Anh

3. Phong cách và ngôn ngữ Tính đơn giản

*Phiên bản thứ nhất:* Phiên bản thứ hai:Dear Mr Aldine,I am replying to your letter of 15 July asking us to clear our June balance.*Phiên bản 1:*Phiên bản 2:Dear Mr RohnI refer to our previous letter sent on 10 October in which you were asked to clear the balance of 1,994 USD on your account, which has been outstanding since July. As there has been no reply, I shall have to consider handing over the matter to our solicitors. However, I am reluctant to do this and am offering a further ten days for the account to be settled.Yours sincerely Dear Mr.RohnI’ve already written to you concerning your debt of 1,994 USD. This should have been cleared three months ago. You seem unwilling to co-operate in paying us. We’ll sue you if you do not clear your debt within the next ten days.Yours. etc. I apologize for not settling the account sooner, but due to the unfortunate death of Mr Noel, our Accountant, there have been delays in settling all of our outstanding balances.Please find enclosed our cheque for L2, 720, and accept our apologies for any inconvenience.Khánh Nguyễn – Giảng viên tại ZIM Yours sincerely Dear Sir/ MadamI beg to acknowledge receipt of your letter of the 15th inst. in connection with our not clearing our account, which was outstanding as of the end of June.Please accept our profuse apologies. We were unable to settle this matter due to the sudden demise of Mr Noel, our Accountant, and as a result were unaware of those accounts which were to be cleared. We now, however, have managed to trace all our commitments and take pleasure in enclosing our remittance for L2,12O, which we trust will rectify matters.We hope that this unforeseen incident did not in any way inconvenience you nor lead you to believe that our not clearing our balance on the due date was an intention on our part to delay payment.We remain, yours, etc…

Phiên bản thứ hai sẽ mang lại hiệu quả cao hơn trong giao tiếp thư tín thương mại tiếng Anh.

Tính lịch sự

Ở phiên bản thứ nhất, các câu rất ngắn gọn. Người viết còn sử dụng từ viết tắt (I’ve, We’ll), câu chủ động mang tính đe dọa (We’ll sue you if…)

Có thể ghi cả chữ và số để tránh gây nhầm lẫn. Ví dụ 10,995.50 (ten thousand nine hundred and ninety-five pounds fifty pence)

The price has been increased to 50 USD (Giá tăng tới 50 USD)

The price has been increased by 50 USD (Giá tăng một khoảng là 50 USD)

The price has been increased from 50 USD (Giá tăng từ 50 USD)

Sự chính xác

Kết luận chung:

Tài liệu tham khảo

Cập nhật thông tin chi tiết về Những Mẫu Thư Tiếng Anh Thương Mại Cần Dùng trên website Ezlearning.edu.vn. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!