Xu Hướng 12/2022 # Quy Trình Thanh Toán Cho Khách Lễ Tân Khách Sạn Cần Biết / 2023 # Top 12 View | Ezlearning.edu.vn

Xu Hướng 12/2022 # Quy Trình Thanh Toán Cho Khách Lễ Tân Khách Sạn Cần Biết / 2023 # Top 12 View

Bạn đang xem bài viết Quy Trình Thanh Toán Cho Khách Lễ Tân Khách Sạn Cần Biết / 2023 được cập nhật mới nhất trên website Ezlearning.edu.vn. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất.

Bạn có biết quy trình thanh toán cho khách thế nào là chuẩn nhất?

Công việc chuẩn bị trước khi thanh toán

Dựa vào bảng danh sách khách dự định check-out, khi khách rời khỏi phòng, tiến đến quầy lễ tân và yêu cầu được check-out khách sạn, nhân viên lễ tân tiến hành một số công việc chuẩn bị trước khi thanh toán như sau:

Khẳng định với khách về việc trả phòng

Chuẩn bị hồ sơ thanh toán, bao gồm: phiếu đăng ký khách sạn; thư xác nhận đặt phòng; các loại hóa đơn, dịch vụ chưa thanh toán của khách và các phiếu ký nợ (nếu có); phiếu đổi phòng (nếu có); phiếu thanh toán trước của khách (nếu có); liên cà số thẻ tín dụng; hóa đơn tổng hợp (đính kèm các hóa đơn lẻ); Thư cảm ơn của Giám đốc khách sạn.​

tất cả các phiếu, hóa đơn nêu trên được xếp vào hồ sơ thanh toán đề tên khách và đặt ngay ngắn vào trong tủ theo thứ tự để tiện sử dụng khi cần.

Chào khách và gợi ý giúp đỡ

Tiếp nhận yêu cầu thanh toán của khách

Hỏi tên khách và số buồng

Tìm hồ sơ thanh toán và xác nhận lại các thông tin với khách

Hỏi khách trong thời gian lưu trú có sử dụng thêm dịch vụ gì của khách sạn không

Chuyển và yêu cầu khách kiểm tra bảng tổng hợp chi phí

Báo cho bộ phận buồng về việc khách trả buồng và đề nghị kiểm tra

Nhập tiếp những chi phí còn lại nếu có vào bảng tổng hợp chi phí

Chuyển cho khách bảng tổng hợp chi phí sau cùng để kiểm tra lại

Làm thủ tục thanh toán cho khách:

+ Hỏi phương thức thanh toán. Nhiều khách sạn có ký hiệu viết tắt cho các hình thức thanh toán như: POA (Pax Own Account) hay DBA (Direct Billing Agent)

+ Thông báo tổng số tiền khách phải thanh toán (sau khi đã trừ tiền đặt cọc nếu có)

+ Lập hóa đơn thanh toán

+ Thực hiện việc thanh toán

+ Chuyển hóa đơn cho khách kiểm tra và đề nghị ký tên

+ Đóng dấu “ĐÃ THANH TOÁN” vào hóa đơn khách đã trả tiền và đưa cho khách. Chuyển thư cảm ơn của khách sạn (nếu có)

+ Nhận lại chìa khóa buồng và trả lại giấy tờ tùy thân cho khách

+ Trả đồ trong két an toàn lại cho khách (nếu có)

+ Hỏi cách thanh toán của đoàn: chung hay riêng từng cá nhân thanh toán

+ Yêu cầu trưởng đoàn/ hướng dẫn viên/ khách kiểm tra, ký nhận và lưu lại hóa đơn

+ Giao lại khách hóa đơn đã thanh toán

+ Những hóa đơn chưa thanh toán: nếu hóa đơn được công ty thanh toán thì yêu cầu khách kí xác nhận và lưu lại để thanh toán với công ty; các hóa đơn còn lại, yêu cầu khách thanh toán

+ Giao những hóa đơn còn lại (nếu có) cho khách.

+ Nhận lại chìa khóa và trả lại giấy tờ tùy thân, đồ trong két an toàn (nếu có) cho trưởng đoàn/ hướng dẫn viên/ khách

Tham khảo ý kiến khách về các dịch vụ của khách sạn

Giúp khách tìm phương tiện vận chuyển nếu khách có nhu cầu

Giao phiếu đã thanh toán (check-out card) cho nhân viên hành lý

Tạm biệt khách, chúc khách lên đường may mắn, hẹn sớm gặp lại

Hoàn thiện hồ sơ thanh toán và đổi tình trạng buồng

Chuyển hồ sơ thanh toán cho bộ phận kế toán.

Lưu ý: Với nhiều trường hợp, không được cho khách biết giá phòng khách sạn thu bao nhiêu để tránh ảnh hưởng đến bên thứ 3 như với các công ty du lịch (chỉ trưởng đoàn hoặc tour guide được ký bill) hoặc những trường hợp có hoa hồng hoặc gửi giá. Nhân viên lễ tân hoặc thu ngân cần hết sức tỉnh táo và xử lý khéo léo khi gặp những trường hợp này.

Một số hóa đơn, văn bản lễ tân khách sạn cần biết

Mẫu hóa đơn ghi nợ dịch vụ khách sạn

​Hy vọng qua bài viết này, bạn sẽ nắm được quy trình thanh toán cho khách chuẩn, từ đó hoàn thiện quy trình thanh toán hiện đang áp dụng, hạn chế các tình huống sai sót gây thất thoát cho khách sạn. Ứng viên tìm việc lễ tân cũng nên lưu ý nắm rõ quy trình thanh toán này để phục vụ tốt hơn cho công việc trong tương lai.

​Ms. Smile

In Hóa Đơn Thanh Toán Cho Khách Sạn Hotel Fashion Giá Cạnh Tranh. / 2023

Mô tả

In hóa đơn thanh toán cho Khách sạn Hotel Fashion giá cạnh tranh. Dịch vụ in hóa đơn tại xưởng không qua trung gian, miễn phí thiết kế.

In hoá đơn là các chứng từ quan trọng để phục vụ cho việc ghi chép kế toán. Hoá đơn được sử dụng rất nhiều trong hoạt động buôn bán kinh doanh. Nó đóng vai trò không thể thiếu trong hoạt động trao đổi hàng hoá. Vì vậy in hoá đơn bán hàng luôn được các nhà kinh doanh quan tâm. Đặc biệt là trong các doanh nghiệp các tổ chức lớn có số lượng trao đổi hàng hoá khổng lồ mỗi ngày.

Quy cách In hóa đơn thanh toán cho Khách sạn Hotel Fashion.

In Nhật Nam cam kết cung cấp những cuốn hóa đơn đạt chuẩn. Chất lượng và độ thẩm mỹ cao nhất tại Hà Nội. Một số thông tin quy cách in hóa đơn cơ bản như sau:

Chất liệu: Giấy Bãi Bằng 58 dành cho hóa đơn 1 liên, Giấy Carbon dành cho hóa đơn từ 2 liên trở lên.

Khổ giấy: In hóa đơn tất cả các kích thước phổ biến như A4,A5,A6. Với Order 7×10,7.5×10.5 hoặc 8x12cm

Mực in: Mực in siêu nét và mịn, đảm bảo thẩm mỹ cao

Số nhảy: Hỗ trợ in số hóa đơn tăng dần (màu đỏ)

Gia công: Mọi cuốn hóa đơn được gia công hoàn hảo, đóng cuốn, đóng bìa, keo gáy, rãnh xé.

Số trang: Hóa đơn 1 liên gồm 100 trang, hóa đơn 2 liên gồm 100 trang (50 số)- hóa đơn 3 liên gồm 150 trang (50 số)

Báo giá In hóa đơn thanh toán cho Khách sạn Hotel Fashion:

Bước 1: Tham khảo các mẫu hóa đơn theo link: Mẫu in hóa đơn tại In Nhật Nam

Bước 2: Hãy gọi điện cho chúng tôi qua số hotline: 0977 618 611- 03 7474 1085. E mail: innhatnam68@gmail.com cho chúng tôi làm theo hướng dẫn để được báo giá nhanh nhất.

Bước 3: Gửi cho chúng tôi những yêu cầu về sản phẩm. Quý khách đang cần như: thiết kế, số lượng, ngày nhận hàng, tên công ty của Quý khách…

Bước 4: Nhận trả lời của chúng tôi trong vòng 24 tiếng kể từ khi Quý khách hàng gửi các thông tin cần thiết.

Bước 5: Xác nhận có hợp tác nếu đồng ý với giá của chúng tôi đưa ra hoặc không nếu từ chối giá của chúng tôi đưa ra.

Những lưu ý khi In hóa đơn thanh toán cho Khách sạn Hotel Fashion.

In hoá đơn số lượng càng nhiều giá càng rẻ.

Hãy là khách hàng thân thiết của công ty chúng tôi để được chiết khấu về giá.

Lựa chọn máy móc thiết bị in phù hợp (hãy tham khảo ý kiến các chuyên gia tư vấn của chúng tôi).

Lựa chọn các chất liệu in hoá đơn nội thay thế hàng nhập ngoại mà chất lượng tương đương.

Không in lấy ngay vì giá in lấy ngay sẽ đắt hơn với giá in có thời gian để nhận hàng.

Hóa Đơn Điện Tử Khách Sạn: Tất Cả Những Điều Bạn Cần Biết / 2023

Trong thời đại công nghệ 4.0 như hiện nay, xu hướng giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ, thanh toán bằng hình thức điện tử ngày càng phát triển. Việc sử dụng hóa đơn điện tử thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy đang là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp, đặc biệt trong ngành khách sạn. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn đọc thông tin về Hóa đơn điện tử khách sạn: Tất cả những điều bạn cần biết.

1. Hóa đơn điện tử là gì ?

Hóa đơn điện tử gồm :

Hóa đơn xuất khẩu.

Hóa đơn giá trị gia tăng.

Hóa đơn bán hàng.

Hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…

2. Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử

2.1. Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử

Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.

Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử.

Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định.

Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.

Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.

Có các quy trình sao lưu, khôi phục, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ.

Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu.

Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

2.2. Thời điểm bắt buộc doanh nghiệp chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử

Theo Khoản 3 và 4 Điều 26, Thông tư số 68/2019/TT-BTC của Bộ Tài Chính đã quy định: “Từ ngày 1 tháng 11 năm 2020, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử theo hướng dẫn tại Thông tư này.”

Như vậy, hạn cuối chính thức để toàn bộ 100% doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân, hộ kinh doanh bắt buộc triển khai hóa đơn điện tử là 2/11/2020.

3. Vì sao nên áp dụng hóa đơn điện tử vào quản lý và kinh doanh khách sạn?

Đặc thù của ngành này là lượng khách mỗi ngày khá lớn, nhất là vào mùa cao điểm, lễ tết. Khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ khách sạn thường tới từ nhiều vùng miền, quốc gia khác nhau do đó lượng hóa đơn xuất ra là không hề nhỏ. Đồng thời, sự bùng nổ của các hình thức mua bán, đặt hàng qua internet khiến nguồn khách hàng đến từ dịch vụ đặt phòng khách sạn thông qua các kênh OTA là vô cùng đa dạng.

Với lượng khách hàng lớn như vậy, việc bảo mật thông tin là vô cùng quan trọng bởi nếu để lộ thông tin khách hàng sẽ ảnh hưởng rất lớn đến uy tín khách sạn. Với số lượng hóa đơn rất lớn khi vào mùa cao điểm của khách sạn thì việc lưu trữ hóa đơn phục vụ cho tra cứu, báo cáo và kiểm tra từ cơ quan thuế cũng là một thách thức không nhỏ.

Việc áp dụng hóa đơn giấy đã không còn đáp ứng được nhu cầu của khách sạn khi luôn tồn tại những nhược điểm lớn như: viết tay hóa đơn mất nhiều thời gian, dễ sai sót, tốn chi phí, dễ thất lạc, không tức thời, khó lưu trữ bảo quản được hết,…

Vì vậy, với những đặc thù riêng của ngành du lịch khách sạn, việc ứng dụng và thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử là rất cần thiết.

4. Lợi ích khi quản lý khách sạn với hóa đơn điện tử

4.1. Tiết kiệm thời gian

Để in và phát hành hóa đơn giấy, thông thường khách sạn phải mất từ 2 – 4 tuần và tốn khoảng 7 – 15 phút để viết hóa đơn, xin chữ ký, đóng dấu, viết thông báo để gửi hóa đơn cho khách. Chưa kể để khách nhận được hóa đơn của khách sạn cũng phải mất từ 1 – 3 ngày. Trong khi đó, chỉ cần chưa đến 1 phút, khách sạn đã có thể phát hành hóa đơn điện tử và gửi qua email cho khách hàng bằng vài thao tác đơn giản. Ngoài ra việc sử dụng hóa đơn điện tử cũng tiết kiệm tối đa thời gian tra cứu, báo cáo cho kế toán khách sạn.

4.2. Tiết kiệm chi phí in ấn, lưu kho và bảo quản hóa đơn

4.3. Ngăn chặn hóa đơn giả

Hóa đơn giả là một vấn nạn nhức nhối không chỉ đối với các cơ quan chức năng mà còn với các doanh nghiệp làm ăn chân chính. Hiện nay, do hóa đơn giấy vẫn chiếm phần lớn nên các đối tượng buôn bán hóa đơn giả vẫn đang nhắm vào thị trường béo bở này. Nếu chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử, khách sạn sẽ tránh được rủi ro này. Ví dụ, phần mềm quản lý khách sạn ezFolio sử dụng công nghệ xác thực hóa đơn trực tuyến, chống làm giả hóa đơn.

4.4. Giảm thiểu các thủ tục hành chính cho khách sạn

Khi sử dụng hóa đơn điện tử, khách sạn sẽ đơn giản hóa được những thủ tục hành chính như: thông báo phát hành, nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử. Cụ thể:

Khách sạn có thể phê duyệt, gửi nhiều hóa đơn đi xác thực theo lô cùng một lúc.

Tạo lập và phát hành hóa đơn một cách nhanh chóng. Việc lập mới, chỉnh sửa, thay thế, xóa bỏ hóa đơn điện tử cũng rất dễ dàng.

Gửi hóa đơn cho khách hàng một cách nhanh chóng nhờ hệ thống tự động.

Báo cáo đầy đủ về hóa đơn, khách hàng, doanh thu, xuất dữ liệu hóa đơn ra phần mềm kê khai thuế…

4.5. Giảm thiểu các rủi ro khác

Hóa đơn điện tử đã được số hóa nên không cần phải lưu kho hay vận chuyển. Do đó, khách sạn sẽ tránh được một số rủi ro không mong muốn như hóa đơn bị cháy hay thất lạc, để lộ thông tin khách hàng… và phải giải trình với các cơ quan chức năng.

Với việc hợp tác này, khách sạn sử dụng phần mềm quản lý của ezCloud sẽ được tích hợp sẵn tính năng hóa đơn điện tử C-Invoice để tối ưu hóa nguồn lực, giảm đến 80% chi phí so với sử dụng hóa đơn giấy. Việc quản lý và kinh doanh khách sạn sẽ trở nên đơn giản, hiệu quả hơn với Hệ sinh thái Công nghệ trong Quản lý và Kinh doanh khách sạn ezCloud.

Cách Viết Hóa Đơn Khách Sạn / 2023

Hóa đơn khách sạn là gì?

Trong kinh doanh khách sạn, hóa đơn là chứng từ thương mại thể hiện quan hệ mua bán hoặc trao đổi giữa các chủ thể khi sử dụng dịch vụ như đặt phòng, nghỉ ngơi, ăn uống, vui chơi, giải trí.. Hóa đơn có ý nghĩa giữa hai bên đối tác. Nó là giấy chứng nhận cho sự chuyển nhượng hàng hóa, dịch vụ giữa hai bên.

Bên cạnh việc giúp nhà đầu tư quản lý khách sạn dễ dàng hơn, hóa đơn còn được dùng để làm chứng từ gốc trong kế toán. Các chủ đầu tư sẽ căn cứ vào hóa đơn để xác định tình trạng kinh doanh của khách sạn trong từng thời điểm.

Hóa đơn bán ra của khách sạn là các dịch vụ như chất lượng phòng nghỉ, đồ ăn uống, khu vui chơi giải trí,…Nói cách khác, loại hóa đơn này chỉ đơn thuần ghi nhận doanh thu dịch vụ.

Cách viết hóa đơn khách sạn? Khi nào cần viết hóa đơn?

Hóa đơn khách sạn bao gồm 2 loại.

Loại hóa đơn này giống như bill thanh toán các dịch vụ mà khách sạn cung cấp cho khách lưu trú.

Dạng hóa đơn này bao gồm các chi phí xây dựng và quản lý khách sạn: tiếp khách, chi phí văn phòng phẩm, điện nước, Internet, v..v..

Tại một số khách sạn khách hàng cần đặt cọc tiền theo tỉ lệ nhất định cho những dịch vụ mà khách hàng muốn sử dụng. Hai bên sẽ tiến hành viết hóa đơn. Đây giống như lời cam kết của khách sạn với khách hàng, rằng sẽ cung cấp đầy đủ tất cả các dịch vụ mà khách yêu cầu.

Đối với trường hợp khách hàng trả trước 100% thì có thể xuất hóa đơn ghi nhận doanh thu và tính thuế GTGT trong thời điểm đó.

Thế nào là hóa đơn khách sạn hợp lệ?

Để đảm bảo tính pháp lý, cách viết hóa đơn khách sạn phải chính xác và hợp lệ theo các tiêu chuẩn của pháp luật.

Hóa đơn khách sạn phải đáp ứng đúng 3 điều kiện là hợp lý, hợp lệ và hợp pháp. Hợp lý ở đây là nội dung của hàng hóa, dịch vụ, số tiền, tên, địa chỉ, mã số thuế…được thể hiện trên hóa đơn phù hợp với hoạt động kinh doanh khách sạn trong phạm vi được cấp phép.

Còn hóa đơn khách sạn hợp lệ là phải phù hợp với các thông lệ. Cụ thể là hóa đơn phải đảm bảo đầy đủ các nội dung, chỉ tiêu và yêu cầu ghi trên hóa đơn ví dụ:

Ngày, tháng lập hóa đơn

Thông tin bên mua và bán (họ tên khách hàng, khách sạn cung ứng dịch vụ, mã số thuế, phương thức thanh toán,..)

Tên hàng hóa, loại dịch vụ sử dụng

Đơn vị tính, số lượng dịch vụ, thành tiền, thuế,…

Tổng chi phí cần thanh toán cho các hàng hóa, dịch vụ

Để một hóa đơn được tính là hợp lệ, hợp pháp thì ngoài những thông tin trên, hóa đơn cần có:

Tag: hạch mẫu thuê hướng dẫn hải

Cập nhật thông tin chi tiết về Quy Trình Thanh Toán Cho Khách Lễ Tân Khách Sạn Cần Biết / 2023 trên website Ezlearning.edu.vn. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!