Bạn đang xem bài viết Thời Hạn Lưu Trữ Hóa Đơn, Chứng Từ Kế Toán được cập nhật mới nhất trên website Ezlearning.edu.vn. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất.
Mỗi loại tài liệu như Hóa đơn, Hợp đồng lao động, Chứng từ kế toán, Hồ sơ kiểm toán,… đều có luật quy định về thời hạn lưu trữ. Hết thời hạn có thể xử lý bằng cách tiêu hủy. Vì vậy, các bạn kế toán nên rà soát những tài liệu trong công ty mình đã đủ hạn định chưa để tiến hành xử lý nếu không muốn tốn phí lưu trữ. Việc vi phạm thời hạn lưu trữ hóa đơn, những chứng từ kế toán đều có những quy định rõ ràng. Nếu kế toán không nắm được những quy định lưu trữ này rất dễ xảy ra tình trạng hủy bỏ hóa đơn, những tài liệu quan trọng trước thời hạn và bị xử phạt không đáng có hoặc lưu trữ quá lâu dẫn đến tốn phí lưu trữ.
“Hóa đơn” được xem là chứng từ kế toán, có thời hạn lưu trữ tối thiểu là 10 năm, không phân biệt hóa đơn giấy hay hóa đơn điện tử.
Theo quy định tại Khoản 1 Điều 13 Nghị định số 174/2016/NĐ-CP, các chứng từ sau đây thuộc diện lưu trữ 10 năm:
Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính tháng, quý, năm của đơn vị kế toán, báo cáo quyết toán, báo cáo tự kiểm tra kế toán, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ và tài liệu khác sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
Hình ảnh: Thời hạn lưu trữ hóa đơn, chứng từ kế toán
Hợp đồng lao động được lưu giữ tối đa 5 năm sau khi chấm dứt Hợp đồng
Lưu trữ tối thiểu 5 năm đối với:
– Các loại chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế toán của bộ phận kế toán.
– Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán không trực tiếp ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
– Theo quy định tại điểm đ khoản 2 Điều 18 Luật Hải quan số 54/2014/QH13 , thời hạn lưu trữ tờ khai hải quan là 05 năm kể từ ngày đăng ký tờ khai.
– Thời hạn này áp dụng thống nhất cho cả tờ khai hải quan giấy và tờ khai hải quan điện tử (Công văn số 1697/GSQL-GQ1 ngày 2/12/2016).
Tùy hình thức lưu trữ, hồ sơ thẩm định giá sẽ phải lưu trữ trong thời hạn như sau:
– 10 năm: nếu lưu trữ bằng hồ sơ giấy. – Vĩnh viễn: nếu lưu trữ dạng điện tử.
( Thông tư số 323/2016/TT-BTC ngày 16/12/2016)
– Theo quy định tại Hiệp định thương mại hàng hóa ATIGA, thời hạn lưu trữ hồ sơ đề nghị cấp C/O là 03 năm kể từ ngày cấp.
– Việc xử lý C/O hết thời hạn lưu trữ hồ sơ sẽ do cơ quan có thẩm quyền cấp C/O quyết định.
Nguồn: Luật Việt Nam
Tham gia khóa học bạn sẽ có cơ hội:
1. Được làm thực hành trên chứng từ, hóa đơn và sổ sách của doanh nghiệp. 2. Được cài đặt + tặng phần mềm kế toán Misa, Excel… có bản quyền để hỗ trợ học tập 3. Được hướng dẫn và học thực tế trên Laptop (Mỗi học viên sẽ được hướng dẫn sửa bài thực hành riêng, cầm tay chỉ việc ) 4. Học xong khóa học có hỗ trợ việc làm 5. Có thể làm được công việc của một kế toán tổng hợp, + Có thể kê khai thuế GTGT, TNCN, TNDN, + Làm sổ sách kế toán + Tính được giá thành sản xuất, xây dựng + Lập được báo cáo tài chính: bảng cân đối số phát sinh, bảng cân đôi kế toán, bảng lưu chuyển tiền tệ, … + Quyết toán thuế cuối năm: Quyết toán thuế TNDN, thuế TNCN 6. Được hỗ trợ tư vấn nghiệp vụ cả sau khi đã kết thúc khóa học 7. Được cập nhật kiến thực kế toán, cập nhật chính sách thuế mới nhất định kỳ sau khi kết thúc khóa học
Cách Lưu Trữ Hóa Đơn Điện Tử Như Thế Nào?
Hay nói cách khác là bên mua lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào?
Đầu tiên, bên mua hàng sẽ được gửi thông tin về hóa đơn điện tử theo dạng hóa đơn điện tử file xml. Bên mua sẽ không cần lưu trữ hóa đơn mà có thể tra cứu trực tiếp thông qua website mà bên bán hàng cung cấp. Nếu muốn cẩn thận hơn bên mua có thể tải hóa đơn về dưới dạng .zip và tiến hành lưu trữ. Khi bên mua có nhu cầu lưu trữ hóa đơn điện tử dưới dạng hóa đơn giấy thì bên bán sẽ chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy, đóng dấu và gửi cho bên mua.
Quý doanh nghiệp có thể tìm hiểu thêm thông tin về cách tải hóa đơn tại bài viết: ” Cách tải hóa đơn điện tử Viettel “.
Cách lưu trữ hóa đơn điện tử trên S-invoice:
Bước 1: Tại mục “Quản lý hóa đơn” – Nhấn vào nút “Lưu trữ”.
Bước 2: Nhập các thông tin tìm kiếm. Lưu ý: Những trường chứa dấu * là trường nhập thông tin bắt buộc.
Bước 3: Nhấn nút “Tìm kiếm”.
Doanh nghiệp tiến hành lưu trữ hóa đơn cần đáp ứng đủ quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử của pháp luật.
Số lượng lưu trữ mỗi lần hệ thống cho phép người dùng lưu được 300 hóa đơn.
Khi đính kèm logo trong mẫu hóa đơn, quý khách lưu ý đều chỉnh dung lượng của file sao cho nhẹ nhất có thể để đảm bảo hiệu năng của hệ thống.
2. Cách lưu trữ hóa đơn đầu ra như thế nào?
Với hóa đơn điện tử đầu ra, khách hàng có thể lưu dưới dạng .xml. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, người dùng có thể in hóa đơn điện tử ra ở dạng văn bản giấy để dễ hạch toán, lưu thông cùng với hàng hóa.
Để tìm hiểu thêm thông tin, Quý doanh nghiệp có thể liên hệ với Viettel qua hotline oặc truy cập website: 18008111 (miễn phí) hHóa đơn điện tử S-invoice và FB: Viettel Business Solutions .
Cách Sắp Xếp Chứng Từ Và In Sổ Sách Kế Toán Cần Biết
1. IN CÁC BẢNG KÊ, BÁO CÁO, TỜ KHAI
Báo cáo Nhập xuất tồn (in tồn kho đến 31/12)
Khấu hao TSCĐ
Phân bổ CCDC
Tờ khai báo cáo thuế, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn…các loại báo cáo đã nộp. (Cái này để cuối cùng, vì có trên mạng rồi, phòng khi mình sau còn sửa lại bá cáo.)
Bảng kê mua vào, bán ra kẹp vào tờ khai thuế GTGT (Cái này in ra để sau có gì còn đối chiếu)
Bảng Lương.
Sổ in theo hình thức NKC
Sổ nhật ký chung
Sổ tiền gửi ngân hàng
Sổ quỹ tiền mặt
Sổ nhật ký bán hàng
Sổ nhật ký mua hàng
Sổ chi tiết công nợ phải thu ( cho từng đối tượng, cả khách hàng và nhân viên)
Sổ chi tiết công nợ phải trả ( cho từng đối tượng, cả khách hàng và nhân viên ).
Sổ cái các tài khoản
Sổ theo dõi TSCĐ, CCDC
3. SẮP XẾP CHỨNG TỪ
Bộ Phiếu chi: Phiếu chi + đề nghị thanh toán+hóa đơn+Phiếu nhập kho (nếu là mua hàng nhập kho)
Bộ phiếu thu tiền mặt: Phiếu Thu+hóa đơn+phiếu xuất kho (nếu là xuất kho bán hàng)
Bộ xuất khẩu: Chứng từ xuất khẩu
Bộ nhập khẩu: chứng từ nhập khẩu
Bộ ngân hàng: Gồm Sao kê + báo nợ,có+UNC+Các đề nghị thanh toán, công văn (nếu có) đi kèm
Gộp cái bảng kê TSCĐ; CCDC và sổ theo dõi TSCĐ; CCDC ở hai mục 1+2 phí trên thành sổ theo dõi CCDC; TSCĐ.
Đóng thành quyển những cái trên.
(Chung quy lại chỉ có 4 loại chứng từ kế toán: Phiếu thu; phiếu chi; ngân hàng; hạch toán.)
Bộ hồ sơ xuất/ nhập khẩu gồm có:
Hợp đồng thương mại (Contract)
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)
Vận đơn (Bill of Lading)
Tờ khai hải quan (Customs Declaration)
Chứng từ thanh toán qua ngân hàng.
Trường hợp xuất hàng vào khu chế xuất, xuất khẩu tại chỗ… những trường hợp được xem như xuất khẩu(trong lãnh thổ nước Việt Nam) thì bộ hồ sơ xuất khẩu còn có hóa đơn GTGT/ hóa đơn bán hàng.
Có thể có:
Tín dụng thư (L/C)
Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate)
Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)
Chứng thư kiểm dịch (Phytosanitary Certificate)
Giấy chứng nhận chất lượng (CQ – Certificate of Quality)
Chứng nhận kiểm định (CA – Certificate of analysis )
Giấy chứng nhận vệ sinh (Sanitary Certificate)
Chứng thư hun trùng (Fumigation Certificate).
CÔNG TY TƯ VẤN LUẬT HỒNG MINH
Hotline: 0969 439 507
Email: tuvanhongminh@gmail.com
Trụ sở chính: Số 31 Ngõ 221 Vĩnh Hưng, phường Vĩnh Hưng, quận Hoàng Mai, TP Hà Nội
VPGD: Phòng 611, toà 27A1 Green star, 234 Phạm Văn Đồng, Cổ Nhuế 1, Bắc Từ Liêm, Hà Nội.
Quy Định Lưu Trữ, Hủy Và Tiêu Hủy Hóa Đơn Điện Tử
Đối với những đối tượng tổ chức sử dụng hóa đơn điện tử theo thông tư 32 /2011/TT-BTC về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thì Lưu trữ, hủy và tiêu hủy hóa đơn điện tử thì xử lý như thế nào?. Đại lý thuế Công Minh xin trình bày Quy định như sau:
Người bán, người mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên.
Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin (ví dụ như: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử.
Lưu trữ hóa đơn
Hóa đơn điện tử đã lập được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu và phải thoả mãn các điều kiện sau:
a) Nội dung của hoá đơn điện tử có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết;
b) Nội dung của hoá đơn điện tử được lưu trữ trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác nội dung hoá đơn điện tử đó;
c) Hoá đơn điện tử được lưu trữ theo một cách thức nhất định cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận hoá đơn điện tử.
Tiêu hủy hóa đơn điện tử
Tiêu hủy hóa đơn điện tử là làm cho hóa đơn điện tử không thể truy cập và tham chiếu đến thông tin chứa trong nó.
Hóa đơn điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của Luật Kế toán nếu không có quyết định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy. Việc tiêu hủy hóa đơn điện tử không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các hóa đơn điện tử chưa tiêu hủy và phải bảo đảm sự hoạt động bình thường của hệ thống thông tin. Thủ tục tiêu hủy hóa đơn điện tử được thực hiện như thủ tục hủy hóa đơn quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP của Chính phủ và Thông tư 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.
Đăng ký nhận bản tin
Nhận thông báo về luật, thông tư hướng dẫn, tài liệu về kiểm toán, báo cáo thuế, doanh nghiệp
Cập nhật thông tin chi tiết về Thời Hạn Lưu Trữ Hóa Đơn, Chứng Từ Kế Toán trên website Ezlearning.edu.vn. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!