Xu Hướng 7/2022 # Thư Tín Thương Mại Tiếng Anh Và Một Số Điều Cần Chú Ý ” Anh Ngữ Zim # Top View

Xem 7,821

Bạn đang xem bài viết Thư Tín Thương Mại Tiếng Anh Và Một Số Điều Cần Chú Ý ” Anh Ngữ Zim được cập nhật mới nhất ngày 04/07/2022 trên website Ezlearning.edu.vn. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Cho đến thời điểm hiện tại, bài viết này đã đạt được 7,821 lượt xem.

--- Bài mới hơn ---

  • Hướng Dẫn Cách Viết Thư Từ Chối Offer Và Thư Nhận Offer Letter Chuyên Nghiệp Và Hiệu Quả Nhất
  • Cách Viết Thư Từ Chối Công Việc Thông Minh Và Khéo Léo Nhất
  • Hướng Dẫn Soạn Và Gửi Email Mới Bằng Microsoft Outlook
  • Cách Viết Và Gửi Email Bằng Ms Outlook
  • Cách Khắc Phục Sự Cố Outlook Khi Bạn Không Thể Gửi Hoặc Nhận E
  • Thư tín thương mại đóng vai trò quan trọng trong giao thương hiện nay. Đây là một trong những cách đàm phán đơn giản và dễ thực hiện và được sử dụng như là một phương tiện trao đổi thông tin trong lĩnh vực kinh doanh. Trong thời kỳ toàn cầu hóa hiện nay, hầu hết các thư đều được viết bằng tiếng Anh với cấu trúc chặt chẽ.

    Thư tín thương mại phản ánh sự chuyên nghiệp cũng như năng lực của người viết thư, thậm chí còn là đại diện hình ảnh của một công ty. Giao tiếp bằng thư tín thương mại một cách hiệu quả có thể thúc đẩy mối quan hệ song phương tốt đẹp giữa hai doanh nghiệp. Trái lại, việc giao tiếp qua thư từ không hiệu quả có thể gây ra nhiều vấn đề, như dẫn đến hiểu nhầm, sai sót, chậm trễ trong việc kinh doanh, cũng như ảnh hưởng không tốt đến mối quan hệ giữa cá nhân và tập thể.

    Trong doanh nghiệp, việc sử dụng thư tín để giao tiếp với các đối tác bên ngoài cũng như nội bộ công ty rất phổ biến. Do vậy, người viết cần phải nắm được những thông tin căn bản về thư tín thương mại để có thể truyền tải thông tin hiệu quả.

    Các loại thư cơ bản

    Xét về các bước trong giao dịch, thư tín thương mại có thể chia thành các loại như sau:

    Enquiry (thư hỏi hàng)

    • Reply to enquiry (thư trả lời thư hỏi hàng)
    • Quotation (thư báo giá)

    Offer (thư chào hàng) Order (thư đặt hàng) Complaint (thư khiếu nại) Reminder (thư nhắc nợ)

    Bên cạnh đó, còn nhiều loại thư khác phụ thuộc vào mục đích trao đổi thông tin của người viết.

    Bố cục của thư tín thương mại tiếng Anh

    Các nội dung của bức thư được trình bày với cấu trúc cụ thể như sau:

    (Nguồn Oxford Handbook of Commercial Correspondence)

    1. Địa chỉ người gửi

    Địa chỉ người gửi thường đặt ở phía góc phải của tờ giấy. Việc đặt địa chỉ người gửi ở góc trái tờ giấy vẫn được chấp nhận, nhưng cách sử dụng này không phổ biến. Địa chỉ người gửi thường được viết theo bố cục Blocked (các dòng không thụt lùi vào đầu dòng).

    2. Ngày/ tháng/ năm

    Ngày tháng thường được viết dưới địa chỉ người gửi, cách một dòng. Trong trường hợp thư có tiêu đề, ngày tháng thường được viết ở phía lề phải của trang giấy, tháng không được viết thành số

    Ví dụ khi viết 01/02/2020, trong tiếng Anh – Anh hiểu là ngày 1 tháng 2 năm 2022 bởi họ quy định thứ tự viết là ngày-tháng-năm. Nhưng trong Anh – Mĩ lại hiểu là ngày 2 tháng Một năm 2022 trong Anh- Mĩ vì họ quy định thứ tự là tháng-năm-ngày

    Đuôi của từ chỉ ngày (-th, -rd, -st) có thể được lược bỏ. Ví dụ 1st January có thể viết là 1 January, và viết hoán đổi thứ tự giữa tháng ngày đều chấp nhận được, ví dụ 1 February hay February 1. Lưu ý, lựa chọn thứ tự nào thì cũng cần sự nhất quán xuyên suốt lá thư.

    3. Địa chỉ người nhận

    Được viết dưới địa chỉ người gửi và được căn lề trái. Nếu người gửi biết tên của người nhận, người viết viết tên người nhận ở dòng đầu tiên của địa chỉ, ví dụ chúng tôi Nguyen.

    Nếu không biết tên, chỉ biết vị trí chức vụ của người đó, người viết có thể viết The Sales Manager (Trưởng phòng Kinh doanh), The Marketing Director (Giám đốc Marketing),…Thậm chí người viết còn có thể đề người nhận là cả một phòng ban trong một công ti,ví dụ như Human Resources Department (Phòng Nhân sự), Sales & Marketing Department (Phòng Kinh doanh & Marketing),…

    Trong trường hợp người gửi không biết gì về công ty, không biết người/ phòng ban cần gửi một cách chính xác, người viết chỉ cần viết tên của công ty. Sau tên của người nhận/ phòng ban/ công ty, thứ tự của địa chỉ nên như sau:

    • Tên của tòa nhà
    • Số của tòa nhà, tên đường
    • Tên thành phố và mã bưu chính
    • Tên quốc gia

    Được viết sau địa chỉ của người nhận. Đây là phần không bắt buộc trong lá thư. Tuy nhiên dòng lưu ý sẽ giúp nhấn mạnh về thông tin của người nhận để tăng cường tính bảo mật của lá thư hơn.

    Ví dụ: For the attention of the Sales Manager

    6. Nội dung của bức thư

    Nội dung sẽ phụ thuộc vào thể loại thư là gì (thư chào hàng, hỏi hàng, …)

    Ví dụ đối với thư đặt hàng:

    1. We thank you for your offer No. 303 and have pleasure in placing an order on the following terms and conditions:
    2. Commodity: Rush mats
    3. Quality and specifications: as per attached specifications and designs
    4. Quantity: 5000 pieces
    5. Unit price: USD 0.445/ piece CIF Hamburg, including packing
    6. Packing: to be wrapped in strong rush-matting hooped in iron wires, 20 pieces in one bale an marked …
    7. Delivery: 3000 pieces in…, 2000 pieces in…
    8. Payment: by irrevocable L/C and confirmed by London Commercial Bank opened 15 days prior to the first shipment. The goods are required to be insured under “All risks” term form warehouse in VN to warehouse in Hamburg.

      Please confirm your acceptance of this order and your acceptance should reach us not later than 14 days after the date of this order.

      We look forward to receiving your soon reply.

    Đối với bức thư đặt hàng này, người viết đã chỉ ra các thông tin cần thiết cho đơn đặt hàng của mình (tên sản phẩm, số lượng, chất lượng, giá cả, cách thức thanh toán, số lượng hàng giao…)

      Blocked style (Viết không thụt lùi đầu dòng, mỗi đoạn cách nhau một dòng) được sử dụng phổ biến nhất

    • Lá thư với người bạn thân thiết có thể kết với từ “Best wishes”
    • Người Mĩ kết thư trang trọng với “Yours truly”, hay “Truly yours”. Tuy nhiên, điều này lại không phổ biến trong thư tín của người Anh.
    • Dấu phẩy đằng sau các cụm lời kết có thể có hoặc không.
    • Lời kết thường căn lề trái.

    Chữ kí bao gồm chữ kí tay của người viết và tiếp đó là khối chữ ký bao gồm tên và vị trí công việc của người gửi thư

    Ngoài ra còn có các phần như:

    9. Tiêu đề thư

    Tiêu đề thư được viết trên cùng của một bức thư ghi lại những thông tin cơ bản của một doanh nghiệp như logo, tên thương hiệu, địa chỉ, email, số điện thoại…

    8 Driscoll House 19 Southampton Street London WC2E 7QG United Kingdom

    Nếu bức thư có tài liệu đính kèm, ở phần cuối thường được viết “Enc.” hoặc “Encl.”

    Số liệu của tài liệu cũng có thể được liệt kê.

    Hoặc Encl. Bill of lading (2 copies)

    Từ Per pro được viết tắt là P.P có nghĩa là đại diện, thay mặt cho ai đó, và được sử dụng khi trợ lí/nhân viên cấp dưới kí đại diện cho giám đốc/ người cấp trên của họ. Per pro xuất hiện trong phần chữ kí.

    Đặc điểm của thư tín thương mại tiếng Anh

    Người viết cần cân nhắc lượng thông tin được truyền tải qua thư đủ cân đối, hợp lí để người nhận hiểu. Phong cách viết cũng như ngôn ngữ sử dụng sẽ ảnh hưởng tới độ dài của bức thư.

    3. Phong cách và ngôn ngữ

    Tính đơn giản

    *Phiên bản thứ nhất:* Phiên bản thứ hai:

    Dear Mr Aldine,

    I am replying to your letter of 15 July asking us to clear our June balance.

    *Phiên bản 1:*Phiên bản 2:

    Dear Mr Rohn

    I refer to our pvious letter sent on 10 October in which you were asked to clear the balance of 1,994 USD on your account, which has been outstanding since July. As there has been no reply, I shall have to consider handing over the matter to our solicitors. However, I am reluctant to do this and am offering a further ten days for the account to be settled.

    Yours sincerely

    Dear Mr.Rohn

    I’ve already written to you concerning your debt of 1,994 USD. This should have been cleared three months ago. You seem unwilling to co-operate in paying us. We’ll sue you if you do not clear your debt within the next ten days.

    Yours. etc. I apologize for not settling the account sooner, but due to the unfortunate death of Mr Noel, our Accountant, there have been delays in settling all of our outstanding balances.

    Please find enclosed our cheque for L2, 720, and accept our apologies for any inconvenience.Khánh Nguyễn – Giảng viên tại ZIM

    Yours sincerely

    Dear Sir/ Madam

    I beg to acknowledge receipt of your letter of the 15th inst. in connection with our not clearing our account, which was outstanding as of the end of June.

    Please accept our profuse apologies. We were unable to settle this matter due to the sudden demise of Mr Noel, our Accountant, and as a result were unaware of those accounts which were to be cleared. We now, however, have managed to trace all our commitments and take pleasure in enclosing our remittance for L2,12O, which we trust will rectify matters.

    We hope that this unforeseen incident did not in any way inconvenience you nor lead you to believe that our not clearing our balance on the due date was an intention on our part to delay payment.

    We remain, yours, etc…

    Các từ ngữ dùng trong phiên bản thứ nhất đều trực tiếp (I am replying, I apologize), từ ngữ đơn giản, dễ hiểu (unfortunate death, delays in settling, ..). Cách trình bày nội dung đơn giản, trọng tâm. Đoạn 1 giải thích lí do viết thư, đoạn 2 giải thích rõ lí do không thanh toán nợ đúng hạn và đoạn 3 lời xin lỗi kèm thông tin về khoản nợ được thanh toán.

    Trong khi đó, phiên bản thứ nhất sẽ gây khó hiểu cho người nhận với các từ ngữ phức tạp (profuse apologises, demise, …), các cấu trúc mang tính gián tiếp, không trực tiếp diễn giải rõ ý (unaware of those accounts which were to be cleared, an intention on our part to delay payment.)

    Phiên bản thứ hai sẽ mang lại hiệu quả cao hơn trong giao tiếp thư tín thương mại tiếng Anh.

    Tính lịch sự

    Ở phiên bản thứ nhất, các câu rất ngắn gọn. Người viết còn sử dụng từ viết tắt (I’ve, We’ll), câu chủ động mang tính đe dọa (We’ll sue you if…)

    Ở phiên bản thứ hai, người viết sử dụng câu phức có đại từ quan hệ (I refer to our pvious letter sent on 10 October in which you were asked to clear the balance of 1,994 USD on your account, which has been outstanding since July), cấu trúc bị động, (for the account to be settled), các từ viết đúng thể, không viết tắt (there has, I shall, I am…)

    Có thể thấy phiên bản thứ hai, người viết thể hiện sự cứng rắn nhưng vẫn đầy lịch sự, tôn trọng người đọc. Phiên bản thứ hai sẽ mang lại hiệu quả cao hơn trong giao tiếp thư tín thương mại.

    Bất kì loại hình thư tín nào nói chung và thư tín thương mại tiếng Anh nói riêng đều cần đảm bảo tính rõ ràng về nội dung. Những lỗi gây ra sự khó hiểu cho bức thư thường do các nguyên nhân như sau:

    Chỉ nên dùng viết tắt khi có sự thống nhất cả hai bên; hoặc đó là những từ viết tắt phổ biến và thông dụng (ví dụ các điều khoản CIF, FOB; các tổ chức toàn cầu như EU, các quốc gia trên thế giới như UK ,..)

    • Diễn giải về con số có thể gây nhầm lẫn. Ví dụ, để diễn giải số thập phân, người Mĩ và người Anh dùng dấu chấm, còn người châu u lại dùng dấu phẩy. Ví dụ, với con số diễn tả ý nghĩa “hai mươi bốn phẩy bảy trăm hai hai”, một người Anh và Mĩ sẽ viết là 24.722 còn người châu u sẽ viết là 24,722 (nhưng con số này lại có nghĩa là “hai bốn nghìn bảy trăm hai hai” với người Anh hoặc Mĩ)
    • Có thể ghi cả chữ và số để tránh gây nhầm lẫn. Ví dụ 10,995.50 (ten thousand nine hundred and ninety-five pounds fifty pence)

    Mỗi giới từ khi được sử dụng trong câu đều thể hiện ý nghĩa riêng. Do vậy, nếu người viết không chú ý, người nhận thư có thể sẽ hiểu nhầm nội dung được truyền tải.

    • The price has been increased to 50 USD (Giá tăng tới 50 USD)
    • The price has been increased by 50 USD (Giá tăng một khoảng là 50 USD)
    • The price has been increased from 50 USD (Giá tăng từ 50 USD)

    Sự chính xác

    • Lỗi chính tả

      Người viết nên nhớ kiểm tra lỗi chính tả trước khi gửi thư. Các lỗi chính tả tuy có thể nhỏ nhưng sẽ gây cho người đọc ấn tượng không tốt về bản thân người viết và chính công ti họ đang đại diện. Người viết có thể đọc lại nhiều lần trước khi gửi, hoặc gửi cho người khác đọc thử trước khi gửi bức thư chính thức để tránh những lỗi sai không đáng có. Bên cạnh đó, sử dụng các công cụ kiểm tra chính tả tự động sẽ giúp người dùng hạn chế lỗi.

    • Tên, chức danh, địa chỉ

      Viết chính xác tên, địa chỉ, chức danh. Nếu người viết không biết đích danh người gửi, người viết không nên đề Dear Sir hoặc Dear Madam, mà nên ghi đầy đủ Dear Sir/ Madam. Hoặc nếu người viết biết tên của người nhận và không biết giới tính của họ, tốt nhất nên viết Dear Mr/ Ms + tên.

    • Giá cả, đơn vị đo lường

      Người viết cần sự rõ ràng, chính xác và minh bạch trong việc đề cập đến giá cả hay đơn vị đo lường trong thư tín thương mại, đặc biệt trong việc báo giá/ đặt đơn hàng. Việc thiếu rõ ràng, chính xác trong khâu này sẽ gây thiệt hại đáng kể.

      Ví dụ trong thư chào hàng:

      Commodity: Trouser suits sizes 8-16 in white, yellow, read. Sizes 14 – 16 in pink. 2650 per 100 units (con số 2650 chỉ mức giá cho 100 sản phẩm nhưng người viết lại quên đề cập đến đơn vị tiền tệ, ví dụ USD, pound, …)

    • Các phần đính kèm

      Người viết cần kiểm tra trước khi gửi đã đính kèm đầy đủ các tài liệu với bức thư chưa và đồng thời, kiểm tra liệu phần tài liệu đó có đúng với nội dung của bức thư không.

    Kết luận chung:

    Kinh nghiệm phòng thi rất quan trọng và thi thử là cách rất tốt để tích lũy kinh nghiệm. Đề thi IELTS tại ZIM rất sát đề thi thật, đánh giá trình độ chính xác, nhận kết quả ngay sau khi thi, và phần thưởng 1.000.000đ cho giải nhất ….

    Việc viết thư tín thương mại tiếng Anh tuy không quá phức tạp nhưng người viết cần phải tuân thủ một số quy tắc để thể hiện tính chuyên nghiệp của người viết nói riêng và cả công ti nói chung. Văn phong cũng như cách trình bày của thư tín thương mại tiếng Anh có đôi phần khác so với các loại bài viết khác. Vì vậy, người viết cần có sự chuẩn bị, tham khảo và luyện tập kĩ càng để viết ra những bức thư đạt hiệu quả cao nhất, truyền tải không chỉ đúng đầy đủ thông tin mà còn chuyên nghiệp và lịch sự

    Tài liệu tham khảo

    --- Bài cũ hơn ---

  • Mẫu Thư Ngỏ Hợp Tác Kinh Doanh Gửi Đối Tác Năm 2022
  • 5 Bức Thư Gửi Thầy Cô Nhân Ngày 20
  • Hướng Dẫn Viết Thư Cảm Ơn Nhân Viên Nghỉ Việc
  • Viết Mail, Thư Cảm Ơn, Thư Chào Đồng Nghiệp Khi Nghỉ Việc?
  • Cách Viết Mail Xin Nghỉ Việc Và Cách Ứng Xử Đúng Chuẩn Nhất
  • Cập nhật thông tin chi tiết về Thư Tín Thương Mại Tiếng Anh Và Một Số Điều Cần Chú Ý ” Anh Ngữ Zim trên website Ezlearning.edu.vn. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!

  • Web hay
  • Links hay
  • Push
  • Chủ đề top 10
  • Chủ đề top 20
  • Chủ đề top 30
  • Chủ đề top 40
  • Chủ đề top 50
  • Chủ đề top 60
  • Chủ đề top 70
  • Chủ đề top 80
  • Chủ đề top 90
  • Chủ đề top 100
  • Bài viết top 10
  • Bài viết top 20
  • Bài viết top 30
  • Bài viết top 40
  • Bài viết top 50
  • Bài viết top 60
  • Bài viết top 70
  • Bài viết top 80
  • Bài viết top 90
  • Bài viết top 100
  • CẦM ĐỒ TẠI F88
    15 PHÚT DUYỆT
    NHẬN TIỀN NGAY

    VAY TIỀN NHANH
    LÊN ĐẾN 10 TRIỆU
    CHỈ CẦN CMND

    ×