Bạn đang xem bài viết Tổng Hợp Mẫu File Excel Quản Lý Bán Hàng Online 2022 được cập nhật mới nhất trên website Ezlearning.edu.vn. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất.
1. Tại sao nên sử dụng file excel quản lý bán hàng online?
Thay thế cho sổ sách ghi chép phức tạp, tốn công sức mà lại rất dễ phát sinh nhầm lẫn, file excel quản lý bán hàng online được xem là giải pháp giúp cho các chủ shop thao tác quản lý thông tin hàng hóa, khách hàng, đơn vận chuyển,…hiệu quả và nhanh chóng hơn.
File excel quản lý bán hàng online
1.1. Thống kê thông tin chi tiết
Khi sử dụng sổ sách để lưu thông tin về hàng hóa thường tốn nhiều thời gian để tra cứu, tìm kiếm thông tin khi cần. Dù bạn có là người cẩn thận ghi chép và phân chia thông tin một cách có hệ thống nhất trong sổ sách thì việc tìm kiếm thông tin vẫn rất mất thời gian và khó khăn.
Excel là công cụ được thể hiện dưới dạng bảng tính, vì vậy quản lý bán hàng online bằng excel giúp bạn thống kê thông tin theo bảng biểu, hàng cột được phân chia rõ ràng. Hơn thế nữa, bạn có thể tự thiết kế một bản thống kê đúng như nhu cầu kiểm soát của bạn.
Ví dụ: Bạn muốn quản lý hàng hóa có thể lưu trữ các thông tin như: thời gian, tên sản phẩm, số lượng, mã sản phẩm, tồn kho, giá bán, giá nhập,…và khi tra cứu tìm kiếm lại thông tin sẽ rất đơn giản, chỉ cần vài thao tác là tìm được thông tin mà bạn cần.
Quản lý bán hàng online bằng excel
1.2. Tiết kiệm thời gian nhờ tính toán bằng hàm tính có sẵn
Ngoài việc sử dụng để thống kê thông tin nhằm kiểm soát, quản lý hàng hóa của shop bạn. File excel còn có hàm tính giúp bạn tính toán doanh thu, doanh số của bạn ngay trên file.
Giờ đây, để tránh những sai số khi tính toán bằng sổ sách, ghi chép mất thời gian, quản lý bán hàng online bằng excel chỉ cần vài thao tác nhập số liệu, đặt hàm là excel tự động tính ra số liệu doanh thu, doanh số giúp bạn vừa nhanh vừa chuẩn xác. Tuy nhiên, lưu ý khi sử dụng mẫu excel quản lý bán hàng online là bạn cần nhập chính xác số liệu và đặt đúng hàm.
Bảng excel bán hàng online giúp tiết kiệm thời gian
1.3. Hoàn toàn miễn phí
Phổ biến trên toàn thế giới, excel là công cụ không những chỉ để dùng cho quản lý kinh doanh online mà còn cho nhiều lĩnh vực, ngành nghề và mô hình kinh doanh khác nhau. Và bạn biết đó, đây là một công cụ miễn phí hoàn toàn.
Khi sử dụng máy tính, laptop hay ngay trên chiếc điện thoại thông minh của bạn, bạn chỉ cần download excel về các thiết bị này là có thể sử dụng ngay lập tức, rất dễ dàng cài đặt mà không mất bất cứ chi phí nào. Đây sẽ là công cụ phù hợp với những ai đang chưa sẵn sàng chi trả một khoản tiền để đầu tư mua phần mềm quản lý.
2. Tổng hợp mẫu file excel quản lý bán hàng online
2.1. File excel quản lý sản phẩm
Quản lý sản phẩm của shop online là việc không thể thiếu của các chủ shop, bạn sẽ biết được mình có những sản phẩm gì, số lượng bao nhiêu, giá thành ra sao. Vì vậy, các chủ shop nên tạo file quản lý bán hàng bằng excel như sau:
Tên hàng hóa
Loại hàng hóa
Mã hàng hóa
Đơn vị tính
Số lượng hàng hóa
File excel quản lý sản phẩm
Tải ngay File excel quản lý sản phẩm Tại đây
2.2. File excel quản lý xuất nhập tồn
Một file excel quản lý bán hàng online quan trọng không kém luôn cần sử dụng để kiểm soát thông tin chính là file quản lý xuất nhập tồn. File này sẽ giúp bạn theo dõi và quản lý đơn giản, thuận lợi hơn và bao gồm những mục như sau:
Ngày/tháng/ năm phát sinh giao dịch
Chứng từ giao dịch
Mã hàng hóa, tên hàng hóa
Đơn vị tính
Số lượng
Đơn giá
Thành tiền
Ghi chú
File excel quản lý xuất nhập tồn
Tải ngay mẫu file excel quản lý xuất nhập tồn Tại đây
2.3. File excel quản lý khách hàng
Kinh doanh online thì không thể bỏ qua việc quản lý khách hàng, việc tạo file quản lý khách hàng sẽ giúp bạn chăm sóc khách hàng tốt hơn, nhận biết được khách hàng thân thiết để kịp thời có những ưu đãi dành cho họ, nó sẽ giúp gia tăng doanh thu cho cửa hàng của bạn. Khi tạo file quản lý khách hàng bằng excel, bạn cần có những thông tin như:
Tên khách hàng
Mã khách hàng
Số điện thoại
Địa chỉ
Email (nếu cần)
File excel quản lý khách hàng
Tải ngay File excel quản lý khách hàng Tại đây
2.4. File excel quản lý doanh thu
Với file quản lý bán hàng online theo dõi doanh thu – doanh số từ hoạt động của cửa hàng cũng như các chi phí phát sinh, bạn chỉ cần lập bảng bao gồm các thông tin như:
Mã hàng hóa
Tên sản phẩm
Bảng giá
Tên khách hàng
Số lượng
Ghi chú
File excel quản lý doanh thu
Nhờ vậy, các chủ shop bán hàng online sẽ kiểm soát được doanh thu nhanh chóng hơn, chi tiết và chính xác hơn. Bạn có thể thêm cột thời gian trong file để tra cứu thông tin theo ngày/tuần/tháng năm rõ ràng hơn.
Tải ngay File excel quản lý doanh thu Tại đây
3. Ứng dụng quản lý bán hàng online Sapo – Quản lý bán hàng mọi lúc mọi nơi
Mang tới nhiều lợi ích cho việc quản lý, nhưng bảng excel theo dõi bán hàng online vẫn còn một số điểm hạn chế người sử dụng như:
Hàm tính toán trong file excel quản lý bán hàng online còn phức tạp, người dùng phải nhớ nhiều công thức tính toán khác nhau
Quản lý bán hàng bán hàng online bằng excel chỉ phù hợp sử dụng khi bạn có số lượng hàng hóa ít
Tạo file quản lý bán hàng bằng excel chứa quá nhiều luồng dữ liệu dễ gây tình trạng treo, đơ máy, hay là còn có khả năng mất file vì virus
Không thể xử lý và kiểm soát công việc từ xa
…
Để khắc phục những điểm còn hạn chế của file excel bán hàng online, Sapo mang tới một ứng dụng quản lý bán hàng online vô cùng hiệu quả, được sử dụng trực tiếp ngay trên chiếc điện thoại của bạn. Vậy ứng dụng Sapo mang tới những gì đặc sắc và nổi bật hơn so với việc quản lý bán hàng online bằng excel?
3.2. Đẩy đơn vận chuyển nhanh chóng
Ngay khi tạo đơn hàng trên ứng dụng Sapo, bạn sẽ lựa chọn ngay được đơn vị vận chuyển mà bạn cần. Hoàn toàn trái ngược so với việc dùng file excel quản lý bán hàng online, các chủ shop phải vất vả tìm ship trên các diễn đàn, group,..mà vẫn còn không tìm được shipper tin tưởng. Thì với Sapo chỉ cần vài thao tác dễ dàng là gọi được shipper vận chuyển cho bạn.
Ngoài ra, app Sapo kết nối với 8 đơn vị vận chuyển vô cùng uy tín như: Sapo Express, Shippo, GHN, Ninja Van,…và hiển thị gợi ý cho bạn giá ship hàng và thời gian dự kiến ship hàng, giúp bạn ước lượng và báo cho khách hàng của mình về tiền ship và thời gian cũng như kiểm soát được đơn hàng ngay trên ứng dụng.
Hơn thế nữa, hiện nay ứng dụng quản lý bán hàng miễn phí Sapo mang tới rất nhiều ưu đãi về phí vận chuyển như: miễn phí 100% cho 3 đơn hàng đầu tiên ngay khi tải app, cùng hàng loạt các ưu đãi 30%, 50%, 70% phí giao hàng.
3.3. Quản lý từ xa dễ dàng
Hãy thử nghĩ rằng, bạn không thường xuyên ở nhà, hay ở kho hàng, vậy như khi sử dụng file excel quản lý bán hàng online bạn không thể chờ tới lúc về tới nhà mới kiểm tra được hàng hóa sản phẩm, đơn hàng, rất bất tiện phải không?
Sở hữu gói trải nghiệm miễn phí Sapo GO!
Dùng thử miễn phí
Tổng Hợp Các Mẫu File Quản Lý Dành Cho Cửa Hàng Bán Lẻ
26/07/2018 16:36:39
Bài viết sẽ tổng hợp tất cả các mẫu file Excel quản lý bao gồm: mẫu quản lý đơn hàng, mẫu quản lý hàng hóa, mẫu quản lý khách hàng, mẫu quản lý kho… dành cho các cửa hàng bán lẻ. Ngoài ra phần cuối bài viết sẽ giới thiệu các mẫu file quản lý bán hàng được thiết kế chuyên nghiệp, đầy đủ ở phần mềm KiotViet.
1. Sử dụng mẫu file Excel để quản lý
File Excel là một trong những công cụ rất hữu ích trong công việc quản lý cửa hàng. Với Excel, chủ cửa hàng sẽ dễ dàng theo dõi và kiểm soát tình hình kho hàng, bán hàng hay khách hàng của cửa hàng.
File Excel quản lý đơn hàng được khá nhiều chủ cửa hàng sử dụng bởi nó giúp theo dõi đơn hàng khá đơn giản và nhanh chóng.
Nhân viên sẽ nhập liệu vào file các thông tin về đơn hàng, bao gồm:
Tuy nhiên với mẫu file này, chủ cửa hàng cần có kiến thức về Excel nhất định để có thể thiết kế cũng như tính toán trong file. Bên cạnh đó, file không hỗ trợ tính năng giao hàng cũng như không kết nối với máy in hóa đơn nên rất bất tiện trong quá trình làm việc.
Khi quản lý hàng hóa bằng mẫu file Excel, dữ liệu về các mặt hàng sẽ được lưu trữ trên các file riêng biệt, do đó chủ cửa hàng sẽ dễ dàng theo dõi và kiểm soát tình hình hàng hóa trong cửa hàng. Bên cạnh đó, việc cập nhật số liệu trên mẫu quản lý hàng hóa cũng khá đơn giản và nhanh chóng.
Những nội dung cơ bản trong file Excel quản lý hàng hóa bao gồm:
Nhược điểm của mẫu file này đó là nó sẽ rất dễ nhầm lẫn khi phải quản lý số lượng hàng hóa quá lớn. Hơn nữa, file khó kết hợp với báo cáo bán hàng nên chủ cửa hàng sẽ gặp nhiều khó khăn nếu muốn theo dõi báo cáo trong quá trình bán hàng. File Excel chỉ sử dụng được trên máy tính do đó việc kiểm kho sẽ tốn nhiều thời gian và công sức hơn.
1.3. Mẫu quản lý khách hàng
Quản lý dữ liệu khách hàng bằng file Excel là một phương pháp đưa đến tính chính xác cao hơn cũng như tiết kiệm nhiều thời gian so với phương pháp quản lý bằng sổ sách. Mẫu quản lý khách hàng này có thể phan loại cũn như lưu trữ thông tin khách hàng tập trung, giúp việc tính toán hay theo dõi chính xác và hiệu quả hơn.
Với file Excel quản lý khách hàng, chủ cửa hàng sẽ cần chú ý đến những nội dung sau:
Quản lý kho bằng Excel sẽ giúp việc theo dõi tình hình kho dễ dàng và đơn giản hơn. Trước hết, chủ cửa hàng cần thiết kế file Excel bao gồm các nội dung:
Bảng nhập số liệu: Ngày ghi sổ, chứng từ, mã hàng hóa, số lượng nhập.
Sổ kho: Số thứ tự, sản phẩm, tồn đầu ngày, nhập trong ngày, xuất bán trong ngày, tồn cuối ngày.
Báo cáo nhập xuất tồn: Mã hàng hóa, tên hàng hóa, đơn vị tính, dư đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ, tồn cuối kỳ.
Sổ chi tiết hàng hóa: Chứng từ, diễn giải, tài khoản đối ứng, đơn giá, xuất, nhập, tồn.
Sổ kho để in: Ngày, chứng từ, nội dung, nhập xuất tồn (số lượng, giá tiền).
Mẫu phiếu nhập kho – xuất kho: Số thứ tự, tên, nhãn hiệu, phẩm chất hàng hóa/vật tư, mã số, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.
Chủ cửa hàng cần nắm rõ các thao tác với Excel cũng như các hàm tính toán để có thể sử dụng mẫu quản lý kho một cách tốt nhất. Bên cạnh đó, bạn cũng cần lưu ý rằng file Excel còn tồn tại một số hạn chế như dữ liệu không được bảo mật, không cập nhật số liệu liên tục hay dễ bị nhầm lẫn. Điều này có thể dẫn đến một số bất tiện trong quá trình quản lý, do đó chủ cửa hàng nên có biện pháp xử lý phù hợp.
1.5. Các mẫu file Excel quản lý khác
1.5.1. Mẫu file Excel quản lý thu chi
1.5.2. Mẫu file Excel quản lý công nợ khách hàng
2. Sử dụng phần mềm KiotViet để quản lý bán hàng tốt nhất
Hiện nay các chủ cửa hàng thường tìm đến các phương pháp quản lý bán hàng hiện đại và hiệu quả hơn so với việc sử dụng mẫu file, đó là phần mềm quản lý bán hàng. Trong đó KiotViet là một trong những phần mềm được ưa chuộng nhất. Với những tính năng thông minh, KiotViet giúp chủ cửa hàng quản lý các hoạt động đơn giản và nhanh chóng hơn. Đồng thời hệ thống mẫu file xuất bán, báo cáo đầy đủ:
Có rất nhiều mẫu file quản lý bán hàng ở trên phần mềm KiotViet
Phần mềm bán hàng KiotViet hỗ trợ mẫu quản lý đơn hàng với đầy đủ thông tin cơ bản của khách hàng cũng như lịch sử thanh toán, mua hàng…
Với KiotViet, chủ cửa hàng có thể theo dõi thông tin đơn hàng một cách chi tiết và chính xác nhất. Chủ cửa hàng cũng có thể tra cứu lịch trình thông qua lịch sử giao dịch, Nhờ đó chủ cửa hàng có thể nắm được tình hình đơn hàng cũng như doanh số thu về, hạn chế thất thoát cho cửa hàng.
KiotViet hỗ trợ người dùng có thể tìm kiếm các đơn hàng với các thông tin như mã đặt hàng, thời gian, tên khách hàng, tổng giá trị đơn hàng, trạng thái của đơn hàng. Tính năng lọc theo thời gian cũng giúp thao tác tìm kiếm trở nên nhanh chóng hơn.
Hệ thống cho phép xuất danh sách đơn đặt hàng ra file Excel đơn giản và nhanh chóng. Điều này giúp nhân viên có thể giúp việc theo dõi đơn hàng dễ dàng hơn cũng như giúp ích cho hoạt động tổng kết, báo cáo trong tương lai.
Mẫu quản lý hàng hóa KiotViet thể hiện đầy đủ hình ảnh, mã hàng hóa, tên hàng, nhóm hàng, tồn kho… cho người quản lý dễ dàng nhận biết và thao tác quản lý.
Người dùng có thể cập nhật thông tin hàng hóa rất đơn giản và nhanh chóng trên phần mềm KiotViet. Nhờ đó việc theo dõi và quản lý hàng hóa sẽ thuận tiện và chính xác hơn.
Với KiotViet, chủ cửa hàng có thể quản lý số lượng hàng hóa lớn mà không cần lo lắng đến tình trạng sai sót hay nhầm lẫn. Thuật toán thông minh cùng tính năng quản lý theo nhóm sẽ giúp hoạt động quản lý đồng bộ và hiệu quả hơn:
Bạn sẽ không cần phải đến tận kho hàng để kiểm hàng hóa, giờ đây tính năng kiểm kho của KiotViet cho phép chủ cửa hàng kiểm tra tình hình hàng hóa nhanh chóng với thiết bị cầm tay như điện thoại hay máy tính bảng. Số lượng hàng hóa sẽ được hiển thị chi tiết và đầy đủ, giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức.
Tính năng này hỗ trợ trong việc khởi tạo dữ liệu hàng hóa hay thêm hàng hóa từ file Excel. Nó sẽ giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót cho quá trình nhập liệu, hỗ trợ quản lý hàng hóa hiệu quả hơn.
Bạn có thể xuất toàn bộ dữ liệu hàng hóa từ phần mềm ra file Excel. Nhừ đó bạn sẽ chỉnh sửa dữ liệu nhanh chóng đơn giản hơn và nhập lại dữ liệu trên hệ thống, hỗ trợ theo dõi hàng hóa thuận tiện hơn.
Mẫu quản lý khách hàng sẽ quản lý toàn bộ khách hàng đã từng mua hàng của cửa hàng, khi nhập phiếu bán hàng, hóa đơn… mỗi khách hàng sẽ được phân 1 mã khách hàng riêng biết với đầy đủ thông tin, số nợ, lượng hàng đã mua.
Hệ thống sẽ hiển thị danh sách hóa đơn ứng với từng khách hàng cùng những thông tin chi tiết về thời gian hay số tiền. Điều này sẽ giúp chủ cửa hàng theo dõi việc bán hàng hiệu quả, hạn chế tình trạng sai sót và thất thoát.
Bên cạnh việc quản lý thông tin cơ bản của khách hàng, KiotViet hỗ trợ người dùng quản lý khách hàng theo nhóm. Bạn có thể phân loại khách hàng với các điều kiện khác nhau, từ đó dễ dàng xây dựng các chương trình ưu đãi riêng biệt một cách hiệu quả hơn.
Đối với chuỗi cửa hàng có nhiều chi nhánh, KiotViet sẽ giúp theo dõi thông tin khách hàng ở các chi nhanh khách nhau. Mỗi chi nhánh sẽ có báo cáo khách hàng riêng, nhờ đó chủ cửa hàng nắm rõ được tình hình kinh doanh một cách chi tiết nhất.
Phần mềm KiotViet cho phép người dùng theo dõi nợ cần thu của khách. Những thông tin chi tiết về công nợ khách hàng giúp chủ của hàng có thể đề ra phương pháp giải quyết phù hợp, hạn chế tình trạng nợ quá nhiều ở khách.
Một tính năng thông minh ở phần mềm KiotViet khi quản lý khách hàng đó là cho phép xuất/nhập file Excel. Điều này sẽ giúp người dùng tiết kiệm nhiều thời gian khi phải tạo danh sách khách hàng hay chỉnh sửa số liệu.
Mẫu quản lý kho tại KiotViet với nhiều tính năng:
Hàng hóa sẽ được quy ước bởi mã vạch riêng trong phần mềm KiotViet, do đó việc nhập liệu sẽ đơn giản và nhanh chóng hơn rất nhiều. Dữ liệu được lưu trữ trên nền tảng web nên sẽ không xảy ra các sự cố mất số liệu. Nhờ đó chủ cửa hàng có thể theo dõi hàng tồn kho thường xuyên và hiệu quả hơn.
Phần mềm KiotViet sẽ tự động xuất báo cáo dựa trên dữ liệu hàng hóa xuất nhập. Những báo cáo dễ hiểu và rõ ràng này sẽ giúp chủ cửa hàng có cái nhìn tổng quan nhất về tình hình hàng hóa trong kho, hỗ trợ việc lên kế hoạch nhập hàng chính xác hơn.
Thông tin về kho hàng sẽ được đồng bộ trên toàn hệ thống, giúp các bộ phần khác cập nhập tình hình kịp thời nhất. Nhờ đó hoạt động trong cửa hàng sẽ diễn ra thuận lợi hơn, nâng cao hiệu suất bán hàng cũng như tăng hiệu quả sử dụng vốn.
File Excel Quản Lý Thông Tin Đơn Hàng
File excel quản lý thông tin đơn hàng Với các bạn mới bắt đầu hay đã kinh doanh buôn bán từ rất lâu , kinh doanh theo hình thức online hay trực tiếp, thường gặp khó khăn trong việc quản lý thông tin đơn hàng. Từ việc chốt sale, quản lý thông tin khách hàng, soạn đơn hàng, chuyển sang đối tác vận chuyển, quản lý tình trạng đơn hàng và đối soát quyết toán…các bạn có thể dùng Excel để quản lý hoạt động kinh doanh của mình. Excel là một công cụ khá phổ biến.
Hỗ trợ các shop chốt sale, quản lý thông tin khách hàng, soạn đơn hàng, chuyển sang đối tác vận chuyển, quản lý tình trạng đơn hàng và đối soát quyết toán.
Phù hợp với các shop mới khởi sự kinh doanh, số lượng nhân sự từ 1 đến 5 người, số đơn hàng mỗi ngày từ 1 – 30 đơn.
Không hạn chế số lượng các loại mặt hàng, dễ dàng thiết lập đơn giá cho các mặt hàng cũng như các chương trình khuyến mãi.
Dễ dàng phân chia, quản lý và theo dõi công việc cho từng nhân sự phụ trách telesale, kho, kế toán
Hình ảnh: File excel quản lý thông tin đơn hàng HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG Theo dõi xuyên suốt quá trình chốt sale cho đến chuyển sang đối tác vận chuyển, quyết toán tại sheet “NHẬT KÝ CHUNG”, thiết lập và quản lý các sheet như sau:
1. Thiết lập các nội dung ban đầu tại sheet “Thiết lập ban đầu”
+ Cập nhập danh sách nhân viên sale, kho, kế toán, đơn vị vận chuyển. Nếu có một người cũng nên ghi để tiện quản lý và bổ sung sau này.
+ Cập nhập danh sách các mặt hàng kinh doanh tương ứng với đơn giá bán mỗi mặt hàng, có thể cập nhập các loại combo và đơn giá combo theo chương trình ưu đãi…
+ Nhân viên kho dựa trên các đơn hàng đã chốt sale, soạn đơn và chuyển sang đối tác vận chuyển, quản lý và phối hợp với đơn vị vận chuyển giao hàng thành công.
+ Nhân viên kế toán theo dõi kết quả giao hàng, quyết toán và đối soát
3. Tạo vận đơn bằng file excel và upload lên web tại sheet “SPS – Lên đơn”
+ Công cụ hỗ trợ tùy biến các thông tin đã nhập ở sheet “Nhật ký chung” phù hợp với các file mẫu upload website của các đơn vị vận chuyển.
+ SPS – Lên đơn” là sheet đã tùy biến theo chuẩn biểu mẫu excel upload đơn hàng của chúng tôi . Các shop có thể tùy biến tương tự cho phù hợp với các đơn vị vấn chuyển khác.
4. Đối soát ngược từ sheet “SPS – Đối soát”
+ Cập nhập danh sách các đơn hàng quyết toán từ đơn vị vận chuyển.
+ Tự động đối soát tình trạng các đơn hàng tại sheet “NHẬT KÝ CHUNG”, các shop có thể theo dõi chi tiết tình trạng giao hàng, hoàn hàng và quyết toán
+ Sheet “SPS – Đối soát” là sheet thiết lập đối soát mặc định từ quyết toán của SuperShip, các shop có thể tùy biến tương tự cho các đơn vị vận chuyển khác.
Download: File excel quản lý thông tin đơn hàng
Quản Lý Đơn Hàng Bằng File Excel Có Hiệu Quả Không
Các nội dung chính [hide]
1. Quản lý đơn hàng được hiểu như thế nào?
Quản lý đơn hàng là một trong những bước rất quan trọng trong kinh doanh.
Quản lý đơn hàng là việc của doanh nghiệp lên kế hoạch cụ thể để theo dõi thông tin đơn hàng đóng gói và giao hàng sao cho quy trình này được diễn ra trơn tru hơn, đảm bảo tiến độ đến tay khách hàng.
Đối với nhân viên chịu trách nhiệm quản lý đơn hàng, họ sẽ phải tiếp nhận và xử lý thông tin đơn hàng, xuất hàng từ kho và tiến hành đóng gói hàng hóa theo như thông tin trên đơn hàng, liên hệ với dịch vụ vận tải để giao hàng đến tay khách hàng, theo dõi trạng thái của đơn hàng, đảm bảo mọi sự thay đổi hay sự cố đều được thông tin tới chủ cửa hàng và xử lý kịp thời.
Quản lý đơn hàng không thực hiện tốt công việc của mình sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến chất lượng của đơn hàng, ảnh hưởng nhiều đến tiến trình giao nhận đơn hàng, và một điều quan trọng là đơn hàng mà gặp vấn đề khi khách nhận đồng nghĩa với việc dịch vụ chất lượng của công ty bạn không đạt yêu cầu. Nếu tình trạng này diễn ra thường xuyên thì chắc hẳn việc kinh doanh của công ty bạn sẽ rất ảnh hưởng.
2. Tại sao phải quản lý đơn hàng?
Khi đơn hàng được thực hiện, khách hàng mong đợi sẽ thấy các cập nhật như email trên đường đi. Nếu có vấn đề, họ có thể muốn trả lại thông qua một kênh vật lý như cửa hàng. Mỗi điểm trong hành trình thể hiện một cơ hội để cung cấp trải nghiệm khách hàng tuyệt vời và tăng khả năng duy trì cũng như doanh thu.
3. Mẫu file excel quản lý đơn hàng gồm những gì
Quản lý đơn hàng bằng file excel được nhiều doanh nghiệp dùng đến.
Quản lý đơn hàng bằng file excel theo trạng thái của đơn hàng là cách để bạn biết được đơn hàng của bạn đã được giao hay chưa, khách hàng đã nhận được chưa, đơn hàng đã được thanh toán hay chưa,…
Trong file excel quản lý đơn hàng này cần có những cột thông tin như sau:
– Tên sản phẩm
– Mã sản phẩm
– Đơn vị tính
– Trạng thái đơn hàng
– Tên nhân viên phụ trách (nếu có)
– Tên khách hàng
Quản lý đơn hàng bằng excel theo từng trạng thái như vậy sẽ giúp bạn dễ dàng nắm bắt thông tin, quản lý được đơn hàng xuất kho của mình. Đơn hàng khi biết được trạng thái như vậy, trong trường hợp khách hàng hỏi bạn, bạn cũng sẽ có thông tin để trả lời lại, không mất nhiều thời gian tìm hiểu xem đơn hàng của mình ở đâu, đã được giao cho khách hàng hay chưa.
3.2. Quản lý đơn hàng phát sinh
Khi liệt kê các thông tin về trạng thái đơn hàng, thì bạn cần có thêm file excel quản lý đơn hàng phát sinh. Mỗi khi có đơn hàng trong ngày, đơn hàng phát sinh sẽ là file để bạn nhập đầy đủ các thông tin như:
– Ngày tháng
– Trạng thái đơn hàng
– Thông tin khách hàng
– Thông tin hàng hóa đặt hàng
– Số lượng
– Số tiền
Tùy thuộc vào nhu cầu quản lý thông tin hàng hóa, đơn hàng của mình mà bạn thêm các trường thông tin hàng hóa, đơn hàng của mình mà bạn thêm các trường thông tin bạn muốn vào file excel quản lý đơn đặt hàng.
3.3. Báo cáo đơn hàng
Quản lý đơn hàng bằng file excel giúp bạn biết được thông tin đơn hàng một cách chính xác.
Quản lý đơn hàng bằng excel bạn không thể không có file báo cáo, file này sẽ giúp bạn cập nhật được thông tin theo ngày/ tháng/ năm số lượng đơn hàng mà mình đã bán được, cùng với đó là doanh số mà cửa hàng đạt được.
Báo cáo đơn hàng này có thể xếp theo 3 mục thông tin như: ngày tháng, doanh số, trạng thái, số lượng lớn, nhân viên phụ trách, doanh số của nhân viên phụ trách.
Mọi thông tin về số liệu đơn hàng của mình, bạn sẽ dễ dàng xem được mỗi khi mở file này ra, so với việc quản lý bằng sổ sách thì quản lý đơn đặt hàng bằng excel nhanh chóng và tiện dụng hơn rất nhiều.
4. Ưu điểm, nhược điểm khi quản lý đơn hàng bằng excel
Quản lý đơn hàng bằng excel thay thế cho sổ sách là cách để tối ưu thời gian, công sức của các chủ shop, file excel quản lý đơn đặt hàng mang tới những lợi ích như:
– Thống kê dữ liệu dễ dàng: File excel là bảng tính, được chia theo từng cột, bạn có thể thêm bất cứ một trường thông tin nào mà bạn cho là cần thiết vào file một cách dễ dàng, sau đó liệt kê số liệu.
– Tìm kiếm thông tin nhanh chóng: Sau khi liệt kê thông tin theo nhu cầu của bạn, lần sau khi vào file quản lý đơn hàng bằng excel bạn sẽ tìm thấy thông tin mà mình cần nhanh chóng, không giống như khi quản lý bằng cách sổ sách, phải rà soát lại mất nhiều thời gian.
– Đặt hàm tính cho file báo cáo: Trong excel có những hàm tính giúp bạn tính toán được số liệu, ví dụ như báo cáo doanh thu các đơn hàng chỉ cần đặt hàm tính đúng vào cột và số liệu đúng là bạn sẽ biết được doanh thu của mình cho các đơn hàng là bao nhiêu.
– Hoàn toàn miễn phí: Excel là công cụ phổ biến trên toàn thế giới, bạn không mất bất cứ một đồng chi phí nào khi quản lý đơn hàng bằng excel. Chỉ cần cài trực tiếp excel trên máy tính là có thể dùng được ngay lập tức.
4.2. Nhược điểm khi quản lý đơn hàng bằng excel
Ngoài những thuận lợi mà excel đem lại thì bên cạnh đó còn có những khó khăn như:
– Quản lý đơn hàng bằng excel chỉ phù hợp với cửa hàng có số lượng hàng hóa và đơn hàng ít, quản lý những trường thông tin đơn giản.
– Các hàm tính của excel cần được thực hiện đúng, nếu không sẽ dẫn tới sai sót, nhầm lẫn.
– Tính bảo mật của phần mềm quản lý đơn hàng bằng excel khong cao, dễ bị virus từ máy tính, hoặc bị mất không thể thu hồi dữ liệu.
– Khi quản lý đơn hàng bằng excel bạn không quản lý online được, nên chỉ khi sử dụng máy tính của mình mới xem được file, không có tính linh động cao.
5. Kinh nghiệm quản lý đơn hàng một cách hiệu quả
5.1. Quản lý lượng đơn hàng tồn kho
Việc quản lý đơn hàng tồn kho chặt chẽ sẽ giúp sự sai sót trong lúc khách đặt hàng.
Lượng đơn hàng tồn kho ảnh hưởng rất nhiều đến việc quản lý đơn đặt hàng. Quản lý lượng hàng tồn kho tốt giúp bạn kịp thời đáp ứng nhu cầu của khách hàng và tránh trường hợp sai sót hoặc chậm trễ đơn đặt hàng.
Khi các nhà quản lý đang tập trung vào đẩy mạnh các hoạt động tìm kiếm thị trường và bán hàng thì việc lơ là quản lý lượng hàng tồn kho là điều dễ xảy ra. Vì vậy cách hiệu quả và đơn giản để phòng tránh trường hợp này là sử dụng phần mềm quản lý đơn đặt hàng có tích hợp tính năng nhập đơn hàng mới, đồng bộ hóa dữ liệu trên hệ thống quản lý chung và tự động thông báo cho bộ phận kho.
5.2. Lọc kỹ các đơn hàng
Việc lọc đơn hàng sẽ tạo thuận lợi cho việc tìm kiếm hàng hóa.
Với mức độ phức tạp của các đơn hàng ngày càng tăng. Do đó bạn cần phải lọc: đơn hàng thanh toán, đơn hàng phải chuyển phát nhanh, đơn hàng được mã khuyến mãi, đơn hàng trả góp, đơn hàng trả trước, sau,…
Đến lúc này, việc lọc các đơn hàng theo thứ tự ưu tiên trở nên thực sự quan trọng. Mục tiêu của việc lọc đơn hàng là chuyển giao cho khách hàng đúng với những gì họ kỳ vọng, vào đúng thời điểm họ mong muốn.
5.3. Gắn mã theo dõi đơn hàng
Khi hàng còn ở trong kho, bạn vẫn đang có quyền kiểm soát hoàn toàn nhưng nếu hàng được giao đi thì lại khác. Để có thể nắm được tình hình thực hiện đơn hàng sau khi đã trao sản phẩm cho bên thứ ba, bạn cần phải có một mã để theo dõi từng sản phẩm.
6. Lựa chọn phần mềm quản lý đơn hàng nào là hiệu quả
Thay vì bạn sử dụng phần mềm excel để quản lý đơn hàng thì bạn có thể lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng đa kênh Omnichannel, phần mềm quản lý này của chúng tôi và đag được gần 90.000 doanh nghiệp sử dụng bởi tính năng vượt trội như: Quản lý cẩn thận tình trạng tồn kho của hàng hóa, theo dõi trạng thái đơn hàng, xuất nhập hàng, tự động báo cáo, xem đơn hàng mọi lúc mọi nơi, hợp tác với các bên vận chuyển có chi phí rẻ,…
Cập nhật thông tin chi tiết về Tổng Hợp Mẫu File Excel Quản Lý Bán Hàng Online 2022 trên website Ezlearning.edu.vn. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!