Bạn chuẩn bị gửi hồ sơ xin việc của mình cho nhà tuyển dụng và bạn không biết làm thế nào để viết một đơn xin việc qua email sao cho hay và chuẩn nhất? Nếu bạn đang trăn trở về vấn đề này thì đó là một điều hoàn toàn đúng! Bởi vì nhà tuyển dụng chỉ đọc email của bạn 1 lần duy nhất, thế nên hãy đảm bảo rằng đơn xin việc qua email của bạn phải thật sự ấn tượng và chuyên nghiệp để thuyết phục họ trao cho bạn tấm vé đến vòng phỏng vấn!
Quy tắc “bất biến” của một Đơn xin việc qua email
Rất nhiều người tìm việc, nhất là các bạn thực tập sinh, đã và đang lãng phí rất nhiều cơ hội có được việc làm mơ ước của mình bằng việc viết những đơn xin việc qua email thực sự nghèo nàn và thiếu chuyên nghiệp, hoặc thậm chí không viết đơn xin việc mà chỉ đính kèm mỗi CV xin việc. Nếu bạn đã từng làm những điều trên, thì đã đến lúc phải thay đổi để có được sự nghiệp như ý. 8 bước để có một đơn xin việc qua email chuẩn
8 bước sau sẽ giúp bạn giải đáp được những câu hỏi canh cánh trong lòng bấy lâu nay: làm thế nào để bắt đầu một đơn xin việc qua email? Tôi phải viết gì trong email xin việc này? Tôi phải xưng hô như thế nào?… Sau khi đã có đầy đủ những kiến thức trên, chúng tôi tin chắc rằng bạn sẽ hoàn toàn có thể viết được một đơn xin việc qua email thực sự hấp dẫn và chuyên nghiệp!
Bước 1. Tìm hiểu về công ty, nhà tuyển dụng mà bạn ứng tuyển
Một đơn xin việc qua email hấp dẫn sẽ là một đơn xin việc tạo cho nhà tuyển dụng cảm giác đó là bạn chính là người phù hợp với công việc hiện tại và văn hóa của công ty đó. Chính vì thế, để đánh bật được những đơn xin việc của hàng ngàn ứng viên khác, bạn cần phải tìm kiếm và hiểu về nhiều khía cạnh của công ty đó, cũng như người trực tiếp tuyển dụng bạn (lịch sử công ty, sứ mệnh, văn hóa công ty, sản phẩm, …)
Những nguồn để tìm kiếm thông tin về công ty:
Website của công ty Google hoặc Yahoo Search Từ bạn bè hoặc đồng nghiệp, cả trên mạng Internet lẫn ngoài đời Tạp chí hoặc báo điện tử Ngoài ra việc tìm hiểu xem người-sẽ-đọc email xin việc của bạn là ai cũng sẽ là một bước đi khôn ngoan. Họ chỉ cần đọc lướt qua thôi cũng sẽ thấy được bạn đang viết email cho chính họ, hay chỉ đơn thuần là một email copy-and-paste. Một vài chi tiết nhỏ nhắm đến tên của họ, những sở thích hay chức danh của họ cũng khiến bạn ghi kha khá điểm rồi đấy!
Bước 2. Sử dụng tiêu đề ấn tượng
Đừng viết những tiêu đề email chung chung như “CV xin việc” hay “Ứng tuyển vị trí…”, mà thay vào đó hãy chắc chắn rằng đơn xin việc qua email của bạn khác biệt với những người khác bằng cách viết tiêu đề đặc biệt, gồm có tên của bạn, vị trí ứng tuyển, và có thể là kèm theo số điện thoại hoặc email của bạn nữa.
Bước 3. Bắt đầu email xin việc bằng một lời chào
Nếu bạn viết email xin việc bằng tiếng Việt, đừng chỉ mở đầu bằng “Kính gửi ông/bà”. Còn nếu bạn viết đơn xin việc qua email bằng tiếng Anh, việc mở đầu bằng “Dear Sir/Madam” hay “To whom it may concern” sẽ là những điểm trừ ngay từ ban đầu. Nếu bạn không biết tên của họ thì vẫn có thể khéo léo mở đầu email của mình bằng những chức danh trong ngành nghề như:
Giám đốc nhân sự Trưởng phòng nhân sự Giám đốc tuyển dụng Trưởng phòng tuyển dụng Trưởng phòng Marketing Giám đốc công ty ABC…
Bước 4. Câu đầu tiên…
Thời gian là vàng bạc, nhất là đối với những nhà tuyển dụng phải xem hàng trăm hồ sơ một ngày. Thế nên ngay từ những câu đầu tiên, bạn hãy đi thẳng vào vấn đề và tránh vòng vo, vừa tránh mất thời gian của họ, vừa gây được thiện cảm.
Hãy gửi đến một thông điệp mà nó có khả năng kết nôi bạn với nhà tuyển dụng – người sẽ đọc email của bạn. Ví dụ:
“Tôi có đọc được bản tin tuyển dụng trên trang LinkedIn của anh (tên nhà tuyển dụng) và tôi thật sự rất ấn tượng và háo hức được ứng tuyển vào vị trí này, bởi anh là người đã truyền cảm hứng cho tôi đi đến thành công trong ngành Digital Marketing…”
Ngoài ra bạn có thể mở đầu bằng những cách khác, nhưng hãy nêu rõ ràng rằng bạn muốn ứng tuyển vào vị trí nào, và tiết kiệm thời gian cho nhà tuyển dụng
Bước 5. Đã đến lúc “bán sản phẩm”
Phần thân bài lúc nào cũng là phần “nóng” nhất, và đây cũng là phần mà tất cả những gì tốt nhất của bạn sẽ được thể hiện ra cho nhà tuyển dụng thấy. Hãy bán sản phẩm – đó chính là bạn, và nhà tuyển dụng chính là khách hàng, hãy bán những thứ khách hàng cần! Để biết khách hàng cần gì, bạn cần phải chuẩn bị và trả lời những câu hỏi sau:
Công việc bạn đang ứng tuyển yêu cầu những kinh nghiệm và kỹ năng gì? Nhà tuyển dụng có đăng những yêu cầu đó trên các tin tuyển dụng hay không? Nếu có thì hãy đọc kỹ và áp dụng nó vào bản thân Những kỹ năng và kinh nghiệm nào của bạn có thể diễn đạt một cách rõ ràng nhất rằng bạn hoàn toàn đáp ứng được nhu cầu của nhà tuyển dụng Nhà tuyển dụng cần những ứng viên có tính cách như thế nào để có thể thích ứng với văn hóa làm việc của công ty? Ví dụ cho một nhân viên Sales:
Tôi có mối quan hệ rất tốt với khách hàng của mình, với mạng lưới khách hàng trong lĩnh vực mỹ phẩm và làm đẹp lên tới hơn 1000 người, cả khách hàng nội địa lẫn nước ngoài. Họ đều là những người thành đạt, và đều tin tưởng đối với những lời khuyên làm đẹp của tôi.
Bước 6. Kết thúc hoàn hảo
Một số bạn “ngây ngô” đến mức kết thúc email xin việc mà không yêu cầu được phỏng vấn. Đây là cơ hội duy nhất của bạn, và mục đích bạn gửi email xin việc cũng là để có được một buổi phỏng vấn. Thế nên hãy tự tin lên và chủ động yêu cầu được có một cuộc phỏng vấn! Ví dụ sau có thể giúp ích cho bạn:
Mặc dù tôi đã ứng tuyển vào một số vị trí của những công ty khác, nhưng mơ ước của tôi luôn luôn là được làm việc tại ABC. Tôi rất mong muốn có được một cuộc gặp gỡ với anh (tên nhà tuyển dụng) vào (thời gian) để trao đổi cụ thể hơn và để tôi có thể nói rõ hơn về năng lực và sự phù hợp của mình đối với vị trí này.
Bước 7. Chữ ký của bạn
Bạn có thể kết thúc bằng những cách như sau:
Regards, Kind regards, Warm regards, Sincerely, Sincerely yours, Yours truly, Cordially, Best wishes, Again, thank you, Sau lời chào ở trên, hãy xuống dòng và ghi họ tên của bạn, và ghi chú thêm bên dưới: “Hồ sơ đính kèm ở bên dưới” nếu bạn có đính kèm CV xin việc của mình trong email xin việc.
Bước 8. Kiểm tra lại email
Hãy đọc lại email một cách kỹ lưỡng, lược bỏ những nội dung thừa, thêm một số ý bạn còn thiếu. Hãy nghiêm khắc với bản thân, cho tới khi đến cả bạn đọc vào cũng thấy hài lòng thì lúc đó đơn xin việc bằng email của bạn mới thực sự trở nên hấp dẫn. Đây là cơ hội duy nhất, thế nên, hãy thật cẩn thận để không mắc phải những sai lầm đáng tiếc!
Mẫu đơn xin việc qua email chuẩn và chuyên nghiệp
Dear Mr. Hent,
Having broken sales records and exceeded sales quotas in all my previous positions and recently completed my MBA in marketing from the Stern School of Managerial Leadership at Florida State University, I am an ideal candidate for the regional sales manager position at Marriott Vacation Club International.
As the leading sales representative for Disney Vacation Club, I developed key sales material, trained new sales reps, and reinvented the way club memberships are sold. My team’s revenue was more than double the average for the entire operation.
The vacation club industry is a dynamic and growing industry, and I am convinced I can help Marriott grow its reputation and dominant position in the industry.
We should meet to discuss the position. I will contact you in the next 10 days to arrange an interview. Should you have any questions before that time, please feel free to call me at 904-555-2341 or email me. Thank you for your time and consideration.
Cordially,
Kevin Lee Smith
Theo susanireland.com Biên tập: Intern.vn