Cách Viết Báo Cáo Kỹ Thuật / Top 18 Xem Nhiều Nhất & Mới Nhất 12/2023 # Top Trend

Báo cáo là gì?

Về cơ bản, một báo cáo là một tài liệu sắc nét, ngắn gọn, được viết cho một mục đích và đối tượng cụ thể. Nó thường đặt ra và phân tích một tình huống hoặc vấn đề, thường đưa ra các khuyến nghị cho hành động trong tương lai. Nó là một bài báo thực tế, và cần phải rõ ràng và có cấu trúc tốt.

Một báo cáo có các yêu cầu về hình thức và nội dung khác nhau giữa tổ chức và phòng ban. Sự lựa chọn phong cách và từ vựng sẽ phụ thuộc vào người sẽ đọc báo cáo của bạn và mức độ hiểu biết hoặc chuyên môn của họ.

Các báo cáo phải rõ ràng và súc tích, với thông tin được trình bày một cách logic trong các phần, với các tiêu đề và (nếu cần) các tiêu đề phụ.

Cấu trúc của một báo cáo

Tóm tắt

Các tóm tắt hoặc trừu tượng, cho một báo cáo khoa học, là một bản tóm tắt ngắn gọn về nội dung. Thật đáng để viết cuối cùng, khi bạn biết những điểm chính cần rút ra. Nó sẽ dài không quá nửa trang đến một trang.

Hãy nhớ tóm tắt điều hành được thiết kế để cung cấp cho các ‘giám đốc điều hành’ bận rộn một bản tóm tắt nhanh chóng về nội dung của báo cáo.

Giới thiệu

Thân báo cáo

Phần chính của báo cáo nên được cấu trúc cẩn thận theo cách dẫn dắt người đọc đi qua vấn đề.

Kết luận và khuyến nghị

Các kết luận bộ ra những kết luận rút ra từ bạn các thông tin, bao gồm bất kỳ kết quả thực nghiệm. Nó có thể bao gồm các khuyến nghị, hoặc chúng có thể được bao gồm trong một phần riêng biệt.

Các khuyến nghị cho thấy cách bạn nghĩ rằng tình hình có thể được cải thiện và nên cụ thể, có thể đạt được và đo lường được. Nếu đề xuất của bạn có ý nghĩa tài chính, bạn nên đặt ra những điều này rõ ràng, với chi phí ước tính nếu có thể.

10 mẹo để có kỹ năng viết báo cáo tốt

Điều này có nghĩa là các tiêu đề phần và số trang sẽ nhất quán. Tóm tắt điều hành dễ viết hơn nhiều nếu bạn đã viết phần còn lại.

2. Tập trung vào mục tiêu

Hãy chắc chắn rằng bạn hiểu mục đích của báo cáo của bạn và bạn đang viết nó cho ai. 

Để xác định phân khúc thị trường mới và phân tích sự cạnh tranh

Để đánh giá các chính sách nhân sự hiện tại và trình bày các phương pháp tuyển dụng mới

Để xem xét chiến lược R & D của chúng tôi và đề xuất ý tưởng phát triển sản phẩm mới

3. Lập kế hoạch trước khi bạn bắt đầu viết

Quyết định về một cấu trúc cho báo cáo của bạn. Làm thế nào bạn sẽ sắp xếp thông tin bạn có thành các phần? Làm thế nào bạn có thể chia các phần này thành các tiêu đề và các tiêu đề phụ?

Hãy chắc chắn rằng bạn giữ một ghi chú của tất cả các tài liệu tham khảo của bạn để bạn có thể viết phần tài liệu tham khảo sau đó. Khi bạn lên kế hoạch cho cấu trúc báo cáo của mình, hãy nghĩ về cách nó được liên kết với mục tiêu của báo cáo của bạn. Những kết luận hoặc khuyến nghị bạn có thể đưa ra? Có điều gì bất thường mà bạn có thể cần phải giải thích?

4. Sử dụng một bố cục rõ ràng

Sử dụng các tiêu đề và các tiêu đề phụ để chia văn bản. Hãy nhớ đánh số này một cách nhất quán, ví dụ

Mục 1

Tiểu mục 1 (a), 1 (b)

Tiểu mục 1 (a) (i), 1 (a) (ii); 1 (b) (i), 1 (b), (ii)

Hoặc:

Mục 1

Tiểu mục 1.1, 1.2

Tiểu mục 1.1.1, 1.1.2; 1.2.1, 1.2.2

Bao gồm khoảng cách và lề đầy đủ để làm cho văn bản trông bớt dày đặc hơn

5. Chỉnh sửa và đọc bằng chứng!

– Có phải là không có lỗi ngữ pháp, ngắn gọn và dễ đọc?

– Các phần theo sau một cách hợp lý từ nhau?

– Mỗi điểm có được hỗ trợ bằng chứng hoặc dữ liệu không?

– Các kết luận và khuyến nghị có thuyết phục không?

– Tất cả các nguồn được tham khảo chính xác?

Và cuối cùng – bạn đã giữ mục tiêu báo cáo hay ngắn gọn chưa?

6. Giữ câu ngắn gọn và đơn giản

Chỉ bao gồm một ý chính trong mỗi câu, với thông tin bổ sung trong các câu sau, được giới thiệu bởi một từ liên kết thích hợp. Tránh viết các câu dài với nhiều mệnh đề phụ sẽ gây khó khăn cho người đọc theo dõi bạn. Nhằm mục đích cho các câu không dài hơn 15-20 từ.

7. Sử dụng các từ liên kết

Những từ và cụm từ như ngay lập tức, vì lý do này, v.v … giúp người đọc làm theo ý tưởng của bạn. Để biết danh sách đầy đủ các từ liên kết (và ví dụ về việc sử dụng chúng), hãy xem trang của chúng tôi về các từ liên kết .

8. Tránh các hình thức thụ động nếu có thể

Để làm cho báo cáo kinh doanh của bạn nghe có vẻ khách quan hơn, bạn có thể sử dụng người thứ ba trực tiếp. Ví dụ, báo cáo này nêu ra những ưu điểm và nhược điểm của chế độ lương hưu của công ty. Các động từ khác bạn có thể sử dụng là:

Phân tích (phân tích BrE)

Phần này phân tích sự khác biệt giữa hai thị trường.

mô tả

về Báo cáo này mô tả các quy trình thường được sử dụng để đánh giá các yêu cầu bảo hiểm.

xem xét

Báo cáo này xem xét tác động của thiên tai đối với các cơ sở sản xuất của chúng tôi.

giải thích

Phần này giải thích các quyết định đình chỉ đầu tư ở châu Âu.

xác định Quảng

cáo này xác định những lợi thế và bất lợi của việc di dời trụ sở chính của chúng tôi.

minh họa cho

Báo cáo này minh họa những khó khăn chính trong việc mở chi nhánh mới ở châu Á.

phác thảo

Phần này phác thảo các ưu tiên R & D của chúng tôi.

xem xét

Báo cáo này xem xét các hoạt động nhượng quyền thương mại của chúng tôi.

tóm tắt (tóm tắt BrE)

Báo cáo này tóm tắt những điểm chính được nêu ra tại Đại hội cổ đông.

9. Theo dõi dấu câu

Dấu câu đúng giúp người đọc của bạn di chuyển dễ dàng hơn thông qua báo cáo của bạn. Nếu bạn không chắc chắn khi nào nên sử dụng dấu phẩy hoặc dấu chấm phẩy (ví dụ), hãy xem hướng dẫn chấm câu của chúng tôi .

Why: Tại sao bạn lại muốn đi du học? Tại sao chọn trường này? Khóa học này?

What: Khóa học này sẽ đem lại cho bạn những gì? Kỳ vọng của bạn ra sao?

How: Bạn sẽ ứng dụng những điều bạn học như thế nào sau khi kết thúc khóa học?

Tips đối với các bạn không có nhiều thành tích nổi bậc, đừng lo lắng, cố gắng tập trung vào phần nêu được lý do nộp học bổng này là gì, thuyết phục họ mình là người xứng đáng được nhận học bổng, career plan (future plan) cố gắng thật khả thi, cụ thể đến mức có thể. Đặc biệt là tại sao mình chọn nghành này chứ không phải ngành khác, với ngành học mình chọn sẽ giúp gì cho Việt Nam, đại khái kiểu ngành học có ích gì cho mình, cho đất nước của mình. Cụ thể ở đây là ở Việt Nam.

2. Tập trung vào chi tiết

Bạn nên tránh gây cho hội đồng xét học bổng du học cảm tưởng là bạn chỉ nói chung chung. Phải luôn luôn đưa ra ví dụ cụ thể cho từng điều bạn trình bày về mình. Chẳng hạn như bạn muốn thuyết phục họ là bạn có một tài năng đặc biệt nào đó thì bạn phải kể một ví dụ cụ thể về một công trình hay một hành động chứng minh là bạn đã sử dụng kiến thức, tài năng đó trong một trường hợp có thật nào đó.

Bạn nói bạn là một người có óc sáng tạo, biết suy nghĩ độc lập thi bạn phải đưa ra bằng chứng cụ thể là óc sáng tạo của bạn đã giúp bạn tìm được giải pháp cho một vấn đề nào đó trong lãnh vực học tập hay nghề nghiệp mình đang theo đuổi. Ở đây thông tin của bạn càng cụ thể, càng chính xác chừng nào bạn càng dễ thuyết phục chừng nấy.

Nhưng lưu ý bạn phải luôn luôn chân thật, chủ trương là không nên “đao to búa lớn”. Ban tuyển chọn thường gồm những người rất có kinh nghiệm, đã từng xem xét đơn của cả ngàn ứng sinh, cho nên họ rất nhạy bén trong việc nhận ra những gì là giả tạo, sáo rỗng và ảo tưởng. Vì thế mà bạn phải luôn luôn tìm cách chứng minh là những thành công trước đây của mình là có thật. Phải là người thật việc thật. Nếu bạn có bằng chứng cụ thể để gửi kèm theo hồ sơ xin học bổng thì bạn càng có sức thuyết phục hơn nữa.

Cuối cùng là vấn đề viết như thế nào? Dĩ nhiên là phải cho ban tuyển chọn thấy là ngoại ngữ của bạn rất chuẩn, bạn có đủ trình độ ngoại ngữ để học tập và nghiên cứu một một trường Đại học hoàn toàn sử dụng tiếng Anh để đào tạo và huấn luyện.

3. Tạo ấn tượng trong bài luận săn học bổng

Để đạt được học bổng bạn nên cố gắng làm nổi bậc các điểm chính như:

Tại sao bạn phù hợp với khóa học? Thành tích, Kinh nghiệm, Đam mê sở thích hay một động lực đặc biệt nào đó…

Tiềm năng phát triển/Hướng nghiên cứu của bạn sau khi kết thúc khóa học (Điều này đặc biệt quan trọng với các học bổng thạc sỹ và học bổng nghiên cứu)

Thể hiện được sự logic, gắn kết giữa thành tích học tập, hoạt động xã hội, kinh nghiệm làm việc cho tới động lực và hướng phát triển trong tương lai. Ví dụ như bạn học chuyên ngành Kinh tế cấp đại học và muốn xin học bổng về Marketing thì phải thể hiện tại sao lại có sự chuyển lĩnh vực học lên cao. Tất cả những động lực kể cả động lực cá nhận đều được đánh giá, xem xét và cân nhắc.

Và quan trọng nhất là bạn phải dành nhiều thời gian để chăm chút và hoàn thiện bài luận của mình. Tham khảo các bài luận mẫu bài luận hay, ý tưởng, cấu trúc và cách trình bày sẽ giúp ích cho quá trình viết bài luận của mình.

Trong công việc, bạn dường như đã quá quen thuộc với việc viết báo cáo để trình Sếp. Nhưng không phải ai cũng biết cách làm báo cáo tốt và làm điều đó thật dễ dàng. Vậy những kỹ năng viết báo cáo nào cần để bạn có bản báo cáo ấn tượng và chuyên nghiệp nhất. Đừng bỏ qua bài viết này ,chúng tôi sẽ định hướng kỹ năng cho bạn theo những hướng dẫn sau đây.

Xác định nội dung của báo cáo

Viết báo cáo ở bất kỳ ngày, tháng, năm nào bạn cũng cần xác định được nội dung yêu cầu của nó. Nội dung báo cáo là điều kiện cần để bạn báo cáo chính xác và đầy đủ. Nếu bạn không nắm rõ và đủ nội dung thì khi viết bạn sẽ không hề biết viết gì, viết như thế nào và số liệu ra sao thì báo cáo cũng chỉ là bản vô nghĩa.

Xây dựng đề cương chi tiết

Trường hợp, bạn đã có đầy đủ nội dung cần có cho bảng báo cáo. Bạn đừng vội viết ngay mà hãy lên đề cương chi tiết cho những nội dung cần thiết phải thể hiện trong bái cáo. Với đề cương này, bạn sẽ hình dung được những ý cần, ý quan trọng và không bị thiếu ý; thậm chí bạn không hề bị tốn thời gian cho việc suy nghĩ.

Đánh giá kết quả

Hoàn thành xong hai bước trên, đã đến lúc bạn nên chính thức rồi. Trước tiên, bạn đưa ra tổng kết những nhiệm vụ đã làm và chưa làm. Khó khăn hoặc thuận lợi khi thực hiện công việc được giao. Việc đánh giá kết quả đươc hiểu như quá trình nhìn lại khi thực hiện nhiệm vụ. Bạn hãy trung thực khai báo những khó khăn và thuận lợi để cấp trên nắm đươc thực tế tình hình. Không nên khoe khoang hoặc che giấu sự việc, bởi vì cấp trên dễ dàng phát hiện ra vấn đề dù bạn không có nói ra.

Phân tích nguyên nhân

Bạn nói được ưu điểm và nhược điểm khi trải qua quá trình thực hiện. Nhưng bạn đã bỏ sót việc giải thích nguyên nhân để có được kết quả đó. Bạn nên dành thời gian chăm chút cho phần này thật kỹ. Để người lãnh đạo có thể phân tích và đưa ra lời khuyên tốt nhất đến bạn. Bạn sẽ không bị đánh giá kém năng lực mà còn được nhận sự giúp đỡ nhiều hơn.

Đề xuất hướng khắc phục

Bạn làm không được thì đã có nguyên nhân rõ ràng và hãy nghĩ đến việc tìm hướng để khắc phục nó. Có thể bạn chưa áp dụng được cách khắc phục này hoặc thời gian áp dụng cách khắc phục chưa có… thì cũng phải đưa vào báo cáo. Kể cả bạn đã làm tốt khi gặp khó khăn và tìm được hướng khắc phục hay đừng ngần ngại bỏ vào để mọi người tham khảo hướng giải quyết.

Kiến nghi của bản thân

Những kiến nghị riêng của bạn ở cuối mỗi báo cáo như: công việc cần làm theo những bước sau, cần sự hỗ trợ của bao nhiêu người, các bước cải tiến để công việc được tốt hơn…Việc đưa vào kiến nghị không phải vì lợi ích cho riêng bạn mà vì lợi ích chung của tập thể. Mạnh dạn trình bày vấn đề và nêu lên suy nghĩ của mình trong báo cáo.

Sử dụng ngôn ngữ phù hợp

Ngôn ngữ trong đòi hỏi sử dụng ngôn ngữ phổ thông. Lối hành văn trang nhã, lịch sự và rõ ràng. Tránh những ngôn từ hoa mỹ và phô trương. Báo cáo ngắn gọn nhưng súc tích, đầy đủ và chính xác. Nếu cần thì thể hiện bằng số liệu thống kê để người xem dễ nhìn và dễ hiểu hơn.

Viết báo cáo chính là bảng đúc kết toàn bộ quá trình học tập và làm việc của bản thân. Bạn nên đầu tư thời gian và công sức để hoàn thành báo cáo hoàn hảo nhất. Báo cáo cũng là một cơ hội để bạn bước lên bậc cao hơn trong sự nghiệp.

️ Khóa học KỸ NĂNG VIẾT BÁO CÁO của Viện MasterSkills sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc viết báo cáo.

Tham khảm chi tiết hơn tại : https://masterskills.org/Reports-writing-skills-training.htm

Tham khảo các mẫu chữ hoa và nắm rõ cách viết

Để viết các chữ hoa sáng tạo đẹp nhất, bạn nên tham khảo các mẫu chữ có sẵn. Các chữ hoa có rất nhiều trên mạng và từ sự sáng tạo của nhiều người đi trước. Bạn có thể tìm hiểu và tham khảo để chọn ra mẫu chữ mà mình ưng ý nhất. Khi đã chọn được mẫu rồi, người viết rèn luyện theo cách viết mẫu chữ hoa đó trước. Sau khi đã thật sự thành thạo thì bạn có thể thoải mải sáng tạo mẫu chữ của riêng mình.

Chọn loại bút viết phù hợp khi luyện mẫu chữ hoa sáng tạo

Muốn luyện chữ hoa sáng tạo đẹp nhất thì việc chọn bút viết phù hợp là rất quan trọng. Với những bạn mới bắt đầu tập viết nên chọn một cây bút máy. Viết bằng bút máy sẽ giúp nét chữ mềm mại, đều đặn hơn. Trên thị trường một số loại bút chuyên tạo nét thanh nét đậm. Ví dụ như bút mài thầy Ánh, bút lá tre… Những cây bút này sẽ hỗ trợ bạn rất nhiều trong việc luyện các mẫu chữ hoa như ý.

Với những bạn muốn luyện chữ nét đều. Nên chọn những cây viết có ngòi êm trơn tạo nét tròn đều khi viết. Còn nếu bạn muốn viết chữ nét thanh nét đậm thì có thể dùng bút ngòi mài sẵn thanh đậm. Hoặc bạn cũng có thể tự tạo bút lá tre thanh đậm theo sở thích.

Luyện tập thường xuyên

Việc luyện chữ hoa sáng tạo đẹp nhất không phải là việc ngày một ngày hai. Muốn luyện được chữ hoa vừa đẹp mà lại vừa sáng tạo thì yếu tố cần thiết là thời gian. Tức là bạn cần dành ra thời gian tầm 15 phút đến nửa tiếng để luyện tập mỗi ngày. Nếu như bạn kiên nhẫn dành thời gian để luyện tập trong thời gian dài. Chắc chắn chữ viết của bạn sẽ được cải thiện rõ rệt. Đặc biệt, nếu thực hành mẫu chữ sáng tạo thường xuyên. Bạn sẽ dễ dàng phát huy được hết tư duy, nguồn cảm hứng của mình một cách linh hoạt hơn.

Kỹ năng viết bản báo cáo công việc rất quan trọng và cần thiết vì qua các bản báo cáo công việc mà các nhà lãnh lãnh đạo có thể đánh giá nhân viên làm việc như thế nào và đạt hiệu quả tốt không.

Một số điểm cần lưu ý trong cách viết báo cáo công việc

Đối với cách viết báo cáo công việc, nội dung cần phải xác định trong báo cáo:

Xác định được những điểm quan trọng trong cách viết báo cáo công việc

Trong một bản báo cáo về công việc cần cần đảm bảo các yếu tố sau:

Bố cục, cách trình bày rõ ràng.

Mục đích rõ ràng: Viết cho ai, viết về cái gì.

Nội dung trình bày rõ ràng, chính xác.

Xác định các sự kiện quan trọng, các vấn đề đã xảy ra để đưa ra các biện pháp giải quyết khắc phục.

Một số điểm chính trong việc tạo một báo cáo

Mục đích là gì? Người nhận là ai?

Bạn phải xác định mục đích trong bản báo cáo và người nhận là ai hay những ai, đối tượng nào đọc.

Bạn có thể chia thành ba đối tượng nhận báo cáo. Cấp trên, thành viên nội bộ và khách hàng.

Khi đã xác định được đối tượng bạn cần lưu ý một số điểm để viết báo cáo phù hợp với từng đối tượng mà bạn đã xác định.

Bản báo cáo công việc cần phải ngắn gọn đầy đủ dễ hiểu và xúc tích. Để có thể dễ dàng nắm bắt nội dung nhanh chóng và đưa ra nhận xét. Vì họ có rất nhiều công việc cần bàn bạc và giải quyết nên không có nhiều thời gian đọc hết từng bản báo cáo. Nên bạn chỉ nên chú trọng những ưu điểm và nhược điểm để họ đưa ra quyết định một cách nhanh nhất, như vậy bạn đã tiết kiệm được thời gian của cả hai bên.

Để khách hàng có một cái nhìn tốt về tin tưởng tôn trọng bạn. Bạn cần đảm bảo đúng thời hạn đã hẹn, hình thức và thể hiện sự tôn trọng đối với khách hàng. Hoặc bạn có thể nộp sớm hơn nếu có thể.

Để chuẩn bị và viết một bản báo cáo khoa học điều quan trọng là bạn phải biết trình bày và nhận thức được cấu trúc tổng thể. Thường các bản báo cáo thường được mô phỏng theo hình của một kim tự tháp. Bạn coi đỉnh của kim tự tháp là một bản tóm tắt, càng chi tiết và rõ ràng khi bạn càng đi xuống.

Cấu trúc kim tự tháp được chia thành ba lớp, theo hướng từ trên xuống dưới: TIÊU ĐỀ, TÓM TẮT, CHI TIẾT.

Tiêu đề vô cùng quan trọng, nó bao quát nội dung của bản báo cáo. Trong trường hợp bạn chưa xác định được tiêu đề là gì bạn có thể bắt đầu từ phần chi tiết, sau đó kết hợp lại và rút ra tiêu đề. Hoặc bạn có thể viết từ chi tiết sau đó tóm tắt và từ toán tắt đó bạn viết tiêu đề. Ý thức về cấu trúc sẽ giúp bạn viết báo cáo một cách dễ dàng rõ ràng và mạch lạc có sự logic hơn.

Bạn nên tránh những từ ngữ đa nghĩa trong bản báo cáo. Báo cáo không phải là viết văn vì vậy khi viết một bản báo cáo cần những thông tin chính xác ngắn gọn và từ ngữ dễ hiểu. Bạn còn có thể kết hợp một số sơ đồ hay bảng số liệu để làm bản báo cáo thêm hấp dẫn. Ngoài ra, để thể hiện các nội dung quan trọng bạn có thể gạch đầu dòng in đậm hay gạch dưới.

Hãy tập trung vào các nhược điểm và ưu điểm chính để các câu không trở nên quá dài. Bạn có thể đặt dấu phẩy, dấu chấm vào những câu quá dài sao cho phù hợp.

Trong cách viết nên tránh các từ xuồng xã trong văn nói đặc biệt là các báo cáo dành cho khách hàng. Sửa chữa và xem xét một lượt trước khi gửi bản báo cáo.

Những loại báo cáo cơ bản

Báo cáo định kỳ.

Báo cáo giải trình.

Báo cáo nghiên cứu.

Tóm tắt những điểm cần lưu ý khi viết báo cáo.

Nội dung báo cáo chính xác.

Dễ đọc dễ hiểu

Cách diễn đạt rõ ràng, khoa học.

Trình bày đúng sự thật.

Tuân thủ đúng deadline.

Cảm xúc của tác giả khi viết bản báo cáo không phải là điều ấn tượng. Bạn không nên chỉ ghi những gì bạn nghĩ. Điều quan trọng là thông qua bản báo cáo bạn dự định sẽ sử dụng nó như thế nào trong công việc. Và nên đưa ra những đề xuất để cải thiện để có thể được tiếp tục phát triển, và có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc.

Trang bìa báo cáo bắt buộc

Tùy vào từng loại báo cáo, có thể có hoặc không có trang bìa. Báo cáo nội bộ, trang bìa ít khi được đính kèm. Nếu báo cáo có nội dung bên ngoài, bắt buộc phải có trang bìa đính kèm.