Cách Viết Email Chào Hàng / TOP 3 # Xem Nhiều Nhất & Mới Nhất 3/2023 # Top View

1. EMAIL CHÀO HÀNG LÀ GÌ?

Email chào hàng (Offer letter) là một email bày tỏ ý định bán hàng và muốn được hợp tác của mình đối với khách hàng.

Sau khi tìm được khách hàng tiềm năng và có được email liên hệ của họ, chúng ta sẽ tiến hành viết email chào hàng để giới thiệu với họ về công ty cũng như các mặt hàng của công ty, cùng với mong muốn được hợp tắc với họ.

Nếu như thư chào hàng không thu hút, không ấn tượng ngay từ tựa đề Email lẫn nội dụng thì họ có thể sẽ không mở email, không trả lời email đó hoặc thậm chí có thể đánh Spam. Như vậy thì nỗ lực tìm kiếm khách hàng của chúng ta coi như vô ích rồi. Chính vì vậy mà chúng ta cần phải biết cách viết email chào hàng để có thể “ghi điểm” ngay lần đầu với khách hàng.

2. CÁCH VIẾT EMAIL CHÀO HÀNG?

2.1 Đối với chào hàng thụ động (trước đó đã nhận được thư hỏi hàng của người mua)

+ Phần mở đầu (Opening): cảm ơn khách hàng đã gửi thư hỏi hàng đến công ty mình.

VD: We thank you for your inquiry of 27 th Nov asking for leather handbags and we are happy to make you an offer on the following terms and conditions:

+ Phần nội dung chính của email: trả lời những câu hỏi của người mua. Gửi cho họ Catalog, hàng mẫu (samples), bảng giá (quotation), thời hạn giao hàng (delivery time), phương thức thanh toán (method of payment), điều kiện giảm giá (discount).

+ Phần kết: Ngỏ ý mong đợi sự trả lời của khách hàng và hứa hẹn.

Phần thư chào hàng thụ động bạn có thể tham khảo nhiều cách trả lời hơn ở bài viết Cách Trả Lời Thư Hỏi Hàng Và Làm Báo Giá, bài viết này Hanexim sẽ tập trung hơn vào phần thư chào hàng chủ động.

2.2 Đối với chào hàng chủ động (chủ động chào hàng khi chưa nhận được thư hỏi hàng

Chào hàng chủ động là sau khi đã tìm kiếm được thông tin của khách hàng (email, website, các mặt hàng mà khách đang kinh doanh…), chúng ta chủ động viết email cho khách để ngỏ ý muốn bán hàng và hợp tác với khách hàng.

– Tiêu đề Email: Là một yếu tố vô cùng quan trọng, quyết định khách có mở Email hay không.

+ Đề cập đến ích lợi của hàng hóa hoặc đưa ra đề xuất, mục đích của email ngay ở tiêu đề.

VD: FINDING AN IMPORTER OF TEXTILE PRODUCTS.

+ Một tiêu đề email chỉ nên chứa không quá 17 từ

– Nội dung Email: viết ngắn gọn, súc tích, không dài dòng, đi thẳng vào vấn đề chính. Vì khách hàng sẽ không có nhiều thời gian để đọc một email dài dòng mà không đề cập được gì. Phần nội dung cần bao gồm:

+ Giới thiệu về bản thân, chức vụ tại công ty (Sales Executive) và sơ lược về công ty (công ty kinh doanh mặt hàng gì, thị trường chính,…)

VD: I am Anna Tran, sales executives of Hanexim company. We are an exporter specializing in textile products.

+ Bạn biết thông tin khách hàng qua đâu? Đã tìm hiểu gì về công ty hay các sản phẩm của khách hàng (nên dành 1 câu để khen sản phẩm của khách)

VD: I have searched for information of some textile importers and luckily, I got your information. I visited your website and found that you have so many wonderful products and I think our products may be suitable for your business.

+ Sau đó giới thiệu sản phẩm mà bạn muốn chào hàng cho khách. Có thể ghi thông tin chi tiết của sản phẩm trên email hoặc bạn gửi kèm catalogue với thông tin sản phẩm cho khách hàng tham khảo.

+ Cuối email bày tỏ mong muốn được có cơ hội trở thành đối tác với họ và mong nhận được phản hồi sớm.

Mrs Đoàn Thúy – CEO HANEXIM

CLB Yêu Xuất Nhập Khẩu Hà Nội (HAN EXIM CLUB)

Đào tạo nghiệp vụ Xuất nhập khẩu& Logistics

Mobile: 0906246584 0986538963

Add: số 18 ngõ 67 Chùa Láng, quận Đống Đa, Hà Nội

Website: https://hanexim.edu.vn

Fanpage: https://www.facebook.com/giasuxuatnhapkhau

Facebook: https://www.facebook.com/lophocxuatnhapkhau

Ở bài trước, tôi đã giới thiệu cho bạn cách viết sales letter cho website, hôm nay vẫn là sales letter nhưng để viết email chào hàng .

3 thắc mắc thường gặp nhất khi chuẩn bị sales letter cho email marketing, không chỉ bạn mà rất nhiều người bán hàng khác luôn có trong đầu là:

Trước khi bắt đầu tạo bức thư, bạn nhớ lại 3 câu hỏi tôi đề cập ở bài trước

Sản phẩm ấy giải quyết vấn đề đau đầu gì của khách hàng?

Sản phẩm ấy đặc biệt hơn đối thủ ở đâu?

Kỹ năng viết sales letter trên email marketing rất đa dạng: bạn giới thiệu về sản phẩm mới, bạn đưa tin về giảm giá, bạn nhắc nhở người dùng về giỏ hàng đã chọn nhưng chưa mua của họ.

Viết thư như viết cho người thương

Tôi biết rằng bạn có một danh sách khách hàng dài dằng dặc cần được gửi email ngay trong ngày để tối ưu hóa quá trình làm việc, thu hút thêm nhiều người mua.

Nhưng tạm thời quên đi danh sách đó đi và nghĩ rằng bạn chỉ đang gửi thư cho một khách hàng duy nhất.

Hãy coi người ấy như người thân thiết với bạn để viết một bức thư như thể bạn biết họ từ lâu lắm rồi. Lá thư này sẽ xóa tan khoảng cách, chỉ còn lại cảm giác gần gũi giữa hai người quen biết.

Tổng thống Obama là một ví dụ cho thành công khi dùng cách này để gửi tới người dân bầu cử. Ông đã đạt được phiếu bầu cao nhờ vào chính bức thư “chào hàng” đặc biệt của mình.

Nếu bạn cũng muốn đạt được thành công như vị lãnh đạo này, hãy chú ý khi viết:

Tiêu đề: Hãy dùng cách viết thân mật để mở đầu cho email.

Ví dụ: “Trông bạn có vẻ mệt mỏi, có phải bạn đang thiếu ngủ không?”

Bạn không những tạo được sự chú ý của khách hàng mà còn tránh “gửi” lá thư của bạn vào hòm spam.

Tôi cam đoan rằng những email có tiêu đề như thế này luôn khiến khách hàng tò mò muốn mở ra đọc. Bạn đã vượt qua được trở ngại đầu tiên là tạo sự chú ý.

Chào hỏi: Đừng ngần ngại gọi thẳng tên khách hàng để sự gần gũi bạn tạo ra từ tiêu đề được xuyên suốt. Tôi tin rằng khách hàng sẽ không giận đâu, trái lại họ còn thấy thoải mái khi đọc email.

Ví dụ: “Trông bạn có vẻ mệt mỏi, có phải bạn đang thiếu ngủ không? Tôi nghe nói bạn đang gặp rắc rối trong việc quản lí cửa hàng online của mình”

Kết thúc: Hãy đưa ra lời hứa hẹn giữa hai bên, chào hỏi thân mật.

Nói nhiều về bạn, nhưng quan tâm nhiều hơn tới khách hàng

Thay vì chọn chủ ngữ là “công ty chúng tôi” tại sao bạn lại không dùng “tôi” xưng “bạn” để nói chuyện với khách hàng nhỉ. Điều này sẽ giúp xóa đi khoảng cách giữa người bán và người mua, thay vào đó là cuộc trò chuyện của hai người bạn.

Ví dụ:

Hãy bắt đầu bằng cách chỉ ra vấn đề đang khiến “người bạn ấy” đau đầu cũng như hệ quả không tốt phát sinh sau đó.

Tiếp đó, hãy giới thiệu bạn là ai, bạn đại diện cho công ty nào và công ty có thể làm gì để xóa đi ưu phiền ấy.

Giải thích tại sao khách hàng nên chọn bạn thay vì các cửa hàng khác.

Có vẻ như bạn đang tốn khá nhiều thời gian vào việc tìm kiếm cửa hàng bán quần áo uy tín để mua sắm cho mùa đông lạnh này.

Hình như bạn cũng quá bận rộn để tới tận nơi chọn lựa. Trời càng lúc càng lạnh hơn như thế này, chắc hẳn khiến bạn thêm phần đau đầu.

Tôi muốn giới thiệu với bạn cửa hàng Chăn Con Công chuyên bán quần áo 2nd hand đẹp giá hạt dẻ mà tôi đại diện. Các sản phẩm mới được cập nhật liên tục. Bạn có thể chọn những mẫu mã phù hợp nhất và được giao hàng tận nơi.

Bạn có thể tới địa chỉ Ba Đình, Hà Nội để mua hoặc đặt hàng trực tiếp trên website. Chúng tôi đang có chương trình giảm giá 50% trước Tết nguyên đán dành cho khách hàng ấn núi THEO DÕI.

Đừng bao giờ quên nguyên tắc 80% chữ – 20% hình

Tất nhiên là hình ảnh đẹp sẽ thu hút sự chú ý của khách hàng rồi, đặc biệt là khi các sản phẩm của bạn phục vụ nhu cầu cao như quần áo, giầy dép.

Tuy nhiên, bạn đừng nên lạm dụng quá nhiều hình ảnh, bởi:

Người đọc sẽ cảm thấy rối mắt, không hiểu được mục đích gửi email marketing của bạn là gì . Ví dụ:

Nội dung bạn cần truyền tải tới khách hàng không có đủ chỗ để hiển thị, hoặc quá bé để nhìn thấy. Điều này sẽ khiến lá thư của bạn nhìn rất xấu. Quan trọng hơn, email thường có chức năng chặn hiển thị hình ảnh nếu mở bằng điện thoại. Nếu email của bạn có quá nhiều ảnh mà bị chặn thì ấn tượng của người đọc sẽ rất tệ.

Nếu để giới thiệu sản phẩm mới chỉ nên có khoảng 3 hình ảnh cùng kích cỡ, xếp thành một hàng.

Nếu để giảm giá, chỉ nên có 1 hình to màu đỏ với chữ GIẢM GIÁ để tạo thu hút.

Viết dài viết dai thành viết dại, hãy viết đủ để mang lại hiệu quả cao

Có thể bạn nghĩ khách hàng sẽ tiếp cận được nhiều loại sản phẩm nhưng thực ra sẽ khiến họ loạn hết lên.

Việc nhớ và ấn tượng bởi sản phẩm sẽ bị xóa nhòa thay vào đó là “mớ” thông tin không cần thiết.

Đừng quên nút Call-To-Action

Hãy tạo 1 hoặc 2 nút (xem cách Call to Actiontạo Call to Action hiệu quả) để khuyến khích khách hàng theo dõi trang web, đặt mua hàng, hay mong muốn nhận thư thông báo hàng tuần hàng tháng.

Nút bấm này có thể được coi là mục tiêu bạn hướng tới khi gửi sales letter cho khách hàng, vì vậy đừng bỏ lỡ.

Tương tự, nút THEO DÕI và BỎ THEO DÕI cũng nên được đính kèm vào sales letter để:

1. EMAIL CHÀO HÀNG LÀ GÌ?

Email chào hàng (Offer letter) là một email bày tỏ ý định bán hàng và muốn được hợp tác của mình đối với khách hàng.

Sau khi tìm được khách hàng tiềm năng và có được email liên hệ của họ, chúng ta sẽ tiến hành viết email chào hàng để giới thiệu với họ về công ty cũng như các mặt hàng của công ty, cùng với mong muốn được hợp tắc với họ.

Nếu như thư chào hàng không thu hút, không ấn tượng ngay từ tựa đề Email lẫn nội dụng thì họ có thể sẽ không mở email, không trả lời email đó hoặc thậm chí có thể đánh Spam. Như vậy thì nỗ lực tìm kiếm khách hàng của chúng ta coi như vô ích rồi. Chính vì vậy mà chúng ta cần phải biết cách viết email chào hàng để có thể “ghi điểm” ngay lần đầu với khách hàng.

2. CÁCH VIẾT EMAIL CHÀO HÀNG?

2.1 Đối với chào hàng thụ động (trước đó đã nhận được thư hỏi hàng của người mua)

+ Phần mở đầu (Opening): cảm ơn khách hàng đã gửi thư hỏi hàng đến công ty mình.

VD: We thank you for your inquiry of 27th Nov asking for leather handbags and we are happy to make you an offer on the following terms and conditions:

+ Phần nội dung chính của email: trả lời những câu hỏi của người mua. Gửi cho họ Catalog, hàng mẫu (samples), bảng giá (quotation), thời hạn giao hàng (delivery time), phương thức thanh toán (method of payment), điều kiện giảm giá (discount).

+ Phần kết: Ngỏ ý mong đợi sự trả lời của khách hàng và hứa hẹn.

Phần thư chào hàng thụ động bạn có thể tham khảo nhiều cách trả lời hơn ở bài viết Cách Trả Lời Thư Hỏi Hàng Và Làm Báo Giá, bài viết này Hanexim sẽ tập trung hơn vào phần thư chào hàng chủ động.

2.2 Đối với chào hàng chủ động (chủ động chào hàng khi chưa nhận được thư hỏi hàng

Chào hàng chủ động là sau khi đã tìm kiếm được thông tin của khách hàng (email, website, các mặt hàng mà khách đang kinh doanh…), chúng ta chủ động viết email cho khách để ngỏ ý muốn bán hàng và hợp tác với khách hàng.

– Tiêu đề Email: Là một yếu tố vô cùng quan trọng, quyết định khách có mở Email hay không.

+ Đề cập đến ích lợi của hàng hóa hoặc đưa ra đề xuất, mục đích của email ngay ở tiêu đề.

VD: FINDING AN IMPORTER OF TEXTILE PRODUCTS.

+ Một tiêu đề email chỉ nên chứa không quá 17 từ

– Nội dung Email: viết ngắn gọn, súc tích, không dài dòng, đi thẳng vào vấn đề chính. Vì khách hàng sẽ không có nhiều thời gian để đọc một email dài dòng mà không đề cập được gì. Phần nội dung cần bao gồm:

+ Giới thiệu về bản thân, chức vụ tại công ty (Sales Executive) và sơ lược về công ty (công ty kinh doanh mặt hàng gì, thị trường chính,…)

VD: I am Anna Tran, sales executives of Hanexim company. We are an exporter specializing in textile products.

+ Bạn biết thông tin khách hàng qua đâu? Đã tìm hiểu gì về công ty hay các sản phẩm của khách hàng (nên dành 1 câu để khen sản phẩm của khách)

VD: I have searched for information of some textile importers and luckily, I got your information. I visited your website and found that you have so many wonderful products and I think our products may be suitable for your business.

+ Sau đó giới thiệu sản phẩm mà bạn muốn chào hàng cho khách. Có thể ghi thông tin chi tiết của sản phẩm trên email hoặc bạn gửi kèm catalogue với thông tin sản phẩm cho khách hàng tham khảo.

+ Cuối email bày tỏ mong muốn được có cơ hội trở thành đối tác với họ và mong nhận được phản hồi sớm.

Mẫu 1: Chào hàng thụ động

Mẫu 2: Chào hàng chủ động

Mrs Đoàn Thúy – CEO HANEXIM

—————————————————————————-

CLB Yêu Xuất Nhập Khẩu Hà Nội (HAN EXIM CLUB)

Đào tạo nghiệp vụ Xuất nhập khẩu& Logistics

Mobile: 0906246584 0986538963

Add: số 18 ngõ 67 Chùa Láng, quận Đống Đa, Hà Nội

Website: https://hanexim.edu.vn

Fanpage: https://www.facebook.com/giasuxuatnhapkhau

Facebook: https://www.facebook.com/lophocxuatnhapkhau

Một email chào hàng ấn tượng sẽ giúp bạn quảng bá sản phẩm và tăng doanh thu hiệu quả. Nếu bạn đang loay hoay không biết cách viết email chào hàng như thế nào thì bài viết này chúng tôi xin gửi đến các bạn một số mẫu email chào hàng hiệu quả – một tài liệu tiếng Anh thương mại cần thiết.

1. Hướng dẫn viết thư chào hàng/ sản phẩm bằng tiếng Anh

1.1. Headline – tiêu đề

Cách 1: Cách viết Email chào hàng với tiêu đề là 1 lời khuyên hữu ích và cụ thể,

Ví dụ:

Làm thế nào để tăng 50% tỷ lệ mở Email?

Làm thế nào để nói tiếng Anh thành thạo trong 3 tháng?

Cách 2: Cách viết Email chào hàng với tiêu đề là thông tin hữu ích,

Ví dụ:

5 Cách viết Email chào hàng bằng tiếng Anh?

3 Cách viết Email chào hàng khiến khách hàng muốn mua ngay sản phẩm của bạn

Cách 3: Cách viết Email chào hàng với tiêu đề là 1 sự thật

Ví dụ:

Sự thật về cách làm da trắng mịn hơn trong 2 tuần?

1.2. Salutation – chào hỏi

Chào hỏi ở đầu thư, nếu bạn không biết người nhận là ai có thể sử dụng Dear Mr/Ms.

1.3. First paragraph – đoạn văn đầu

Hãy mở đầu lá thư bằng cách đưa ra lợi ích chính, hoặc đưa ra ý kiến bằng cách đặt một câu hỏi.

I am writing to introduce a new service of our company.

1.4. Main body – phần chính

1.5. Testimonial – chứng thực

Hãy đưa ra dẫn chứng thực tế từ những người dùng trước để chứng minh rằng sản phẩm của bạn hữu ích.

This software is in the market for last two months and we have got positive responses from our customers.

1.6. Call to action – kêu gọi hành động

Hãy kêu gọi điều mà bạn muốn khách hàng làm. Lời kêu gọi phải thật rõ ràng, không chung chung. Ví dụ nếu bạn muốn mua hàng, hãy viết:

Place your order today!

Fill in the order form we have enclosed and buy one now.

1.7. Closing – kết thư

Many thanks for/ Thank you for… Cám ơn vì…

I look forward to hearing from you soon. Tôi hi vọng nhận được thư sớm từ bạn

Please let me know if you have any questions/ Nếu bạn có bất cứ câu hỏi gì hãy hồi âm lại cho tôi biết

…If you have any queries/ questions, please call me/ please don’t hesitate to let me know / Nếu có bất cứ yêu cầu, thắc mắc nào xin vui lòng gọi cho tôi/ cho tôi biết.

Kết thư bằng 1 số cụm từ mang ý nghĩa trang trọng (Formal) như:

Yours sincerely – Thường được dùng cho các Email trang trọng

Best regards: Lời chào cuối thư chúng ta cũng có thể dùng Best regards thay cho Yours sincerely hoặc Yours faithfully. Cụm từ này dùng được cả trong tình huống trang trọng và không trang trọng

Lưu ý: Nếu bắt đầu Email bằng Dear + tên người nhận cụ thể, sẽ kết thúc bằng Yours sincerely

Nếu bắt đầu Email bằng Dear Sir/ Madam (không có tên người cụ thể), chúng ta dùng Yours faithfully ở cuối Email.

Chú ý

Sử dụng các mẫu câu lịch sự như would like, could, thank you, look forward to…

Đi thẳng vào vấn đề cần chào hàng, không viết lan man nhằm tránh trường hợp email của bạn vào mục Spam. Cần nhớ rằng email của bạn súc tích nhưng đủ ý để giúp người nhận tiếp thu một cách dễ dàng nhất.

Không sử dụng các từ viết tắt như I’m, I’d like to,…Điều này sẽ gây mất thiện cảm đối với người đọc, và một khi người nhận không đọc thư của bạn thì coi như kết quả bằng không.

Không quên gửi lời cảm ơn cuối thư, ký tên và sử dụng mẫu câu mong chờ nhận được sự trả lời lại.

2. Mẫu email chào hàng tiếng Anh hiệu quả

2.1. Mẫu email chào hàng số 1

Re: rush mats We would like to thank you for your letter of 25 June and we were pleased to learn that you liked our rush mats. We are happy to offer you the goods on the following terms and conditions, subject to our final acceptance upon receipt of your order. Commodity: fancy rush mats Quantity: 5000 pieces Specification: as per enclosed specifications Price: GBP 1 per unit CIF Hamburg including packing Packing: 20 pieces in one bale wrapped in strong rush-matting and steel hooped. Delivery: in one lot in mid August Payment: in Pound sterling of Great Britain by an irrevocable letter of credit to be opened through London Commercial Bank, 15 days prior to the shipment to the account of the Bank for Foreign Trade of Vietnam in our favour. We look forward to your early order and assure you that any of yours orders will have our best attention. Yours faithfully,

Dịch nghĩa:

Kính chào Ông/ bà,

Chúng tôi cảm ơn về bức thư của ông/ bà vào ngày 25 tháng 6 và chúng tôi vui mừng khi biết rằng ông/ bà thích thảm mùa hè của chúng tôi. Chúng tôi rất vui khi được cung cấp cho ông/bà mặt hàng này theo các điều khoản và điều kiện sau đây, tùy thuộc vào sự chấp nhận cuối cùng của chúng tôi khi nhận được đơn hàng của ông/ bà.

Hàng hóa: thảm mền cao cấp

Số lượng: 5000 miếng

Đặc điểm kỹ thuật: theo các yêu cầu kỹ thuật

Giá: 1 bảng Anh / đơn vị CIF Hamburg bao gồm bao bì

Đóng gói: 20 miếng trong một kiện bao bọc bằng tấm ván cao su và thép cuộn.

Giao hàng tận nơi: một lô hàng vào giữa tháng 8

Thanh toán: bằng đồng bảng Anh của Vương quốc Anh bằng một thư tín dụng không huỷ ngang được mở qua Ngân hàng Thương mại Luân Đôn, 15 ngày trước khi vận chuyển vào tài khoản của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam.

Chúng tôi mong muốn nhận đơn đặt hàng sớm của ông/ bà và đảm bảo với ông/ bà rằng bất kỳ đơn đặt hàng nào của ông/ bà sẽ được chúng tôi quan tâm nhất.

Trân trọng,

Anna

2.1. Mẫu email chào hàng số 2

Thank you for your enquiry of 4 December for our rattan ware. We would like to inform you that the items you requested namely shopping baskets and fruit plates are out of stock. However, we are able to offer you similar products made of carefully selected bamboos. As you will see from the enclosed photo of the samples, the items marked VH3320 and VH3312 are much more attractive in design than usual existing ones. Our products are available in various standard sizes with different designs and we are in position to deliver the goods in different sizes, designs and colors with three months from receipt of the order on request. Our bamboo products are more and more beautiful and attractive thanks to the technical process which make them durable and artistic. We therefore, believe that the offered goods will be favorably received by British customers and sell well there. We assure you that any of your orders will have our great attention. Yours faithfully,

Dịch nghĩa:

Kính chào Ông/ bà,

Cảm ơn về yêu cầu của ông/ bà vào ngày 4 tháng 12 cho sản phẩm mây tre. Chúng tôi muốn thông báo cho ông/ bà rằng các mặt hàng ông/ bà yêu cầu là giỏ mua hàng và trái cây đã hết. Tuy nhiên, chúng tôi có thể cung cấp cho bạn sản phẩm tương tự được làm bằng tre được lựa chọn cẩn thận. Như ông/ bà sẽ thấy trong bức ảnh đính kèm của các mẫu, các mục được đánh dấu VH3320 và VH3312 rất hấp dẫn hơn trong thiết kế so với các thiết bị hiện có.

Sản phẩm của chúng tôi có thể đáp ứng các tiêu chuẩn kích cỡ đa dạng với thiết kế và màu sắc khác nhau, nhận hàng theo yêu cầu trong ba tháng kể từ ngày nhận được yêu cầu.

Sản phẩm tre của chúng tôi ngày càng đẹp và hấp dẫn nhờ quy trình công nghệ làm cho chúng dẻo dai và nghệ thuật. Do đó, chúng tôi tin tưởng rằng hàng hoá được chào bán sẽ được khách hàng Anh đón nhận và tiêu thụ tốt ở đó. Chúng tôi đảm bảo với ông/ bà rằng bất kỳ đơn đặt hàng của ông/ bà sẽ có sự chú ý của chúng tôi.

Trân trọng,

David