Cách Viết Email Theo Chuẩn, Chuyên Nghiệp

--- Bài mới hơn ---

  • Cách Viết Email Xin Việc Bằng Tiếng Anh Chuyên Nghiệp Và Hay Nhất
  • Cách Viết Email Xin Việc Chuyên Nghiệp Khi Tìm Kiếm Việc Làm
  • Cách Viết Email Xin Việc Ấn Tượng
  • Hướng Dẫn Cách Viết Email Xin Việc Ấn Tượng
  • Cách Viết Email Xin Việc Bằng Tiếng Anh Thu Hút Nhà Tuyển Dụng
  • Cùng Inf Mã Bưu Điện xem bài viết Cách viết Email theo chuẩn, chuyên nghiệp

    Có một vấn đề dường như hầu hết mọi người đều đang “chết đuối” trong Email bởi bạn biết đấy tất cả email đều rất dễ bị hiểu nhầm, theo nghiên cứu gần đây của Sendmail cho thấy 64% người đã gửi hoặc nhận một email gây khó chịu và hiểu sai, khiến vấn đề đi sai ngoài ý muốn, bởi vậy điều quan trọng là phải viết email một cách rõ ràng và chính xác.

    Bây giờ, chúng tôi sẽ giúp bạn viết Email chuyên nghiệp giúp bạn có cái nhìn tổng quát cũng như định hướng được phong cách viết Email phù hợp với mục đích rõ ràng.

    1. Suy nghĩ trước khi viết.

    Bất cứ khi nào bạn ngồi xuống viết Email, hãy dành một vài giây để tự hỏi: “Tại sao tôi gửi thư này? Tôi cần gì từ người nhận”. Nếu bạn không thể trả lời những câu hỏi này thì bạn không nên gửi email. Viết email mà không biết những gì mình cần thì quả thực rất lãng phí thời gian.

    Đây cũng là thời điểm tốt để bạn trả lời cho câu hỏi: “Email này có cần thiết hay không?.” Bởi nếu công việc của bạn đang trong trường hợp khẩn cấp, hoặc đang cố gắng giải quyết một vấn đề của một ai đó hoặc giải thích một vấn đề, quy trình nào đó thì không nên viết email mà hãy gọi điện trực tiếp, gặp mặt nhau để giải quyết.

    2. Đặt tiêu đề cho email (subject).

    Trong phần này rất quan trọng để cho người nhận biết vấn đề bạn muốn thông báo đến họ và ngay lập tức thu hút ánh nhìn Email của bạn đầu tiên trong danh sách hàng trăm thư gửi đến cho họ, nếu không thì email của bạn sẽ bị lướt qua, xóa ngay hoặc chẳng bao giờ mở ra hoặc nghĩ rằng email rác và ko quan trọng.

    Chú ý rằng cần lựa chọn kĩ từ ngữ để thông báo cho người nhận bao quát được emial mà bạn gửi đến. Nếu Email là báo cáo hàng tuần về công việc thì bạn nên ghi ngày tháng năm gửi trong tiêu đề Email. Đặc biệt không được để trống tiêu đề Email. Tiêu đề Email phải rõ ràng , viết Tiếng Việt không dấu để tránh lỗi font chữ và người nhận không đọc được thư.

    3. Lời mở đầu trong nội dung email.

    Luôn mở đầu Email bằng lời chào, chẳng hạn như “Dear Sir/Madam”. Tùy vào mức độ của mối quan hệ bạn nên có cách chào thích hợp.

    4. Nội dung chính trong email.

    Khi soạn một email theo chuẩn, điều bạn cần làm là định dạng và sử dụng font chữ phù hợp, không nên viết toàn bộ bằng chữ hoa, hoặc chữ to nhỏ, chữ in đậm, in nghiêng bừa bãi. Bên cạnh đó, dấu mà bạn sử dụng cũng phải đúng vị trí, đúng theo tiêu chuẩn theo quy tắc đặt dấu câu khi soạn thảo văn bản, thường thì rất nhiều người mắc phải lỗi này tuy rằng đây là một yêu cầu tối thiểu cụ thể như sau:

    + Đầu dòng viết hoa chữ cái đầu tiên, viết hoa chữ không phải viết in hoa.

    + Tất cả các dấu câu viết sát vào chữ trước, khoảng trống và đến chữ sau.

    + Sau dấu chấm câu luôn phải viết hoa (tên riêng, địa danh) phải viết hoa.

    + Viết đủ ý rồi chấm câu, sử dụng dấu phẩy khi câu có nhiều ý.

    + Không nên viết thành một đoạn dài mà nên cách dòng chia doạn ra thành từng ý nhỏ.

    + Không nên sử dụng dấu chấm than (!) quá nhiều để nhấn mạnh bởi sẽ khiến cho Email của bạn kém chuyên nghiệp.

    + Dành ra chút thời gian để soát lỗi chính tả, sai các dấu cơ bản và cấu trúc của câu.

    Lưu ý: cấu trúc câu ngắn gọn, súc tích, in đậm những thông tin cần thiết, quan trọng, nội dung dễ hiểu, ngôn ngữ lịch sự, tôn trọng người nhận. Khuyến cáo dùng những câu hỏi mang tính khiếm nhã, xúc phạm châm biếm hay khiêu khích.

    5. Chèn ảnh, liên kết hoặc đính kèm tập tin.

    Dù là Email như thế nào, bạn cũng không nên gửi những file đính kèm với quá nhiều hình ảnh, hãy nhớ chỉ nên gửi file không quá 100Kb. Hiện nay thì bạn có thể tải những file đó lên internet qua Google Docs… và gửi link cho họ thay vì đính kèm trong email.

    6. Phần cuối thư.

    Trước khi kết thúc Email của bạn, hãy lịch sự cảm ơn người nhận. Bạn có thể bắt đầu với: “Cảm ơn sự kiên nhẫn và sự hợp tác của anh/chị” hoặc “Cảm ơn anh/chị đã cân nhắc” và sau đó tiếp tục “Nếu bạn có bất kì câu hỏi và thắc mắc nào, vui lòng cho tôi biết” và “Tôi mong chờ ý kiến phản hồi từ anh/chị.”

    Kết thúc Email là một câu ngắn gọn “trân trọng” hoặc “Cảm ơn” thể hiện sự tôn trọng người nhận.

    7. Chữ kí.

    Phần này cũng tương đối quan trọng nhưng khá nhiều người bỏ qua và chưa tận dụng được chúng. Trong phần chữ kí Email này sẽ giúp bạn thêm thông tin liên lạc để người nhận có thể liên lạc trực tiếp với bạn khi cần. Thông tin đó là: họ tên, địa chỉ eail, outlook, skype,… số điện thoại, địa chỉ…

    8. Đọc lại toàn bộ email một lần nữa.

    Đọc lại email của bạn lần cuối, rà soát lỗi chính tả, cách dùng từ ngữ bởi nếu có bất cứ sự mơ hồ nào không hiểu, họ sẽ không trả lời email của bạn.

    Nguồn: Cách viết Email theo chuẩn, chuyên nghiệp – thuthuatphanmem.vn

    Từ Khóa: Cách viết Email theo chuẩn, chuyên nghiệp , Cách viết Email theo chuẩn, chuyên nghiệp , Cách viết Email theo chuẩn, chuyên nghiệp

    --- Bài cũ hơn ---

  • ?cách Viết Một Email Cơ Bản Và Chuyên Nghiệp
  • 3 Bài Văn Mẫu Miêu Tả Ngôi Nhà Tiếng Anh
  • Cách Rủ Rê Bạn Bè Đi Chơi Bằng Tiếng Anh Đơn Giản
  • Bí Quyết Viết Email Thông Báo Nghỉ Việc Bằng Tiếng Anh Lôi Cuốn
  • Nghỉ Việc Tiếng Anh Là Gì? Cách Viết Email Nghỉ Việc Khéo Léo
  • Cách Viết Email Rõ Ràng Và Chuyên Nghiệp

    --- Bài mới hơn ---

  • 12 Kỹ Năng Viết Email Chuyên Nghiệp Nhất Định Phải Biết Cho Sinh Viên Và Cả Người Đi Làm
  • Mẫu Thư Xin Việc, Email Xin Việc 2022
  • 9 Cách Viết Email Gửi Khách Hàng Chuyên Nghiệp Ấn Tượng Và Thu Hút
  • Cách Làm Email Marketing: 9 Thủ Thuật Mail Marketing Quan Trọng Nhất
  • Công Cụ Đổi Font Chữ Facebook 2022
  • Email là công cụ giao tiếp được hầu hết chúng ta lựa chọn. Email tuyệt vời vì bạn không cần phải có mặt cùng lúc với người đối thoại với bạn để có thể giao tiếp. Nó cho phép chúng ta tiếp tục các dự án khi đồng nghiệp của chúng ta không có hoặc ở phía bên kia của thế giới.

    Có một vấn đề: hầu hết chúng ta đang chết đuối trong các email. Trung bình một người sử dụng email cho doanh nghiệp nhận và gửi hơn 100 email một ngày, theo một báo cáo được công bố bởi Tập đoàn Radicati.

    Nổi bật trong đó, tất cả các email đều quá dễ dàng bị hiểu lầm. Một nghiên cứu gần đây của Sendmail cho thấy rằng 64% số người gửi hoặc nhận một email gây ra sự tức giận ngoài ý muốn hay sự nhầm lẫn.

    Do khối lượng email mà chúng ta gửi và nhận, và vì email thường bị hiểu sai, nên điều quan trọng là viết email một cách rõ ràng và súc tích.

    Viết các email ngắn và tập trung sẽ làm giảm thời gian mà bạn bỏ vào email và giúp cho bạn làm việc hiệu quả hơn. Bằng cách giữ cho các email của bạn ngắn gọn, bạn có thể sẽ bỏ ra ít thời gian vào email hơn và dành thời gian đó vào công việc khác. Điều đó nói lên rằng, viết một cách rõ ràng là một kỹ năng. Cũng giống như tất cả các kỹ năng khác, bạn sẽ phải làm việc với nó. Ban đầu, có thể bạn viết các email dài hay ngắn đều mất thời gian như nhau. Tuy nhiên, ngay cả trong trường hợp này, bạn cũng sẽ giúp đỡ đồng nghiệp, khách hàng, hoặc nhân viên để đạt được hiệu quả hơn bởi vì bạn sẽ giảm bớt sự lộn xộn trong hộp thư của họ, giúp dễ dàng hơn để họ để trả lời bạn.

    Bằng cách viết rõ ràng, bạn sẽ được biết đến như một người biết được những gì mà cô ấy hoặc anh ấy muốn và người giúp hoàn thành mọi thứ. Cả hai đều tốt cho viễn cảnh nghề nghiệp của bạn.

    Vậy, điều gì cần thiết để viết email rõ ràng, ngắn gọn và chuyên nghiệp?

    Trước khi trả câu hỏi đó: Nếu ngoài viết email kinh doanh hàng ngày, bạn còn làm việc trên các chiến dịch tiếp thị email, thì hãy duyệt qua các Template Email Bản tin Chuyên nghiệp của chúng tôi.

    Bây giờ chúng ta hãy đi vào chi tiết về cách làm thế nào để viết một email chuyên nghiệp.

    Biết rõ Mục đích của bạn

    Các email rõ ràng luôn luôn có một mục đích rõ ràng.

    Bất cứ khi nào bạn ngồi xuống để viết một email, hãy dành vài giây để tự hỏi mình: “Lý do tôi gửi email này là gì? Tôi cần gì từ người nhận? “

    Nếu bạn không thể trả lời những câu hỏi này, thì bạn không nên gửi một email. Viết email mà không biết những gì bạn cần sẽ lãng phí thời gian của bạn và thời gian của người nhận và có nghĩa là bạn sẽ vật lộn để tự diễn đạt ý kiến của mình một cách rõ ràng và súc tích.

    Đây cũng là thời điểm tốt để tự hỏi mình: “Liệu email này có thật sự cần thiết” Một lần nữa, chỉ gửi email thật sự cần thiết cho thấy sự tôn trọng đối với người mà bạn đang gửi email.

    Sử dụng Quy tắc “Một thứ”

    Các Email không giống như các cuộc họp kinh doanh. Với các cuộc họp kinh doanh, càng nhiều chương trình nghị sự được thông qua, thì cuộc họp càng hiệu quả.

    Với email, điều ngược lại là đúng. Bạn càng có ít thứ bao gồm trong email, thì càng tốt.

    Đó là lý do tại sao nên thực hành quy tắc “một thứ”. Làm cho mỗi email mà bạn gửi nói về một thứ duy nhất. Nếu bạn cần liên lạc về một dự án khác, hãy viết một email khác.

    Thực hành Sự đồng cảm

    Đồng cảm là khả năng nhìn thế giới qua con mắt của người khác. Khi bạn làm điều này, bạn sẽ hiểu những suy nghĩ và cảm xúc của họ.

    Khi bạn viết các email, hãy suy nghĩ về lời nói của bạn từ quan điểm của người đọc. Với tất cả những gì bạn viết, hãy tự hỏi mình:

    • Tôi sẽ hiểu câu này như thế nào, khi ai đó đọc nó?
    • Tôi sẽ cảm thấy thế nào nếu tôi nhận được nó?

    Đây là một tinh chỉnh đơn giản đối với cách bạn viết. Tuy nghĩ về người khác sẽ biến đổi cách họ phản hồi lại bạn.

    • Đều bận rộn. Họ không có thời gian để đoán những gì bạn muốn, và họ muốn có thể đọc và trả lời email của bạn một cách nhanh chóng.
    • Đánh giá cao một lời thăm hỏi. Nếu bạn có thể nói điều gì đó tích cực về họ hoặc công việc của họ, hãy làm như vậy. Lời nói của bạn sẽ không bị lãng phí.
    • Cũng giống như được cảm ơn. Nếu người nhận đã giúp bạn bằng bất kỳ cách nào, hãy nhớ nói lời cảm ơn. Bạn nên làm điều này ngay cả khi đó là công việc họ phải làm để giúp bạn.

    Trong giây lát nữa, chúng ta sẽ xem xét cách bạn có thể thêm lời khen và cảm ơn vào cấu trúc của mỗi email mà bạn gửi.

    Hãy giữ cho Lời giới thiệu Ngắn gọn

    Khi bạn gửi email cho một ai đó lần đầu tiên, bạn cần phải cho người nhận biết bạn là ai. Thông thường, bạn có thể làm điều này băng một câu. Ví dụ: “Thật tuyệt vời khi được gặp bạn tại ” là một lời chào điển hình.

    Khen hoặc Trêu đùa. Khi bạn gửi email cho ai đó lần đầu tiên, thì một lời khen tạo ra một sự mở đầu tuyệt vời. Một lời khen tốt được viết ra cũng có thể đóng vai trò như là một lời giới thiệu. Ví dụ:

    • “Tôi rất thích buổi thuyết trình của bạn về .”
    • “Tôi tìm thấy bài viết của bạn trên blog về .”

    Nếu bạn muốn gửi đến ai đó mà bạn biết, thì hãy sử dụng một lời truê đùa để thay thế. Một lời truê đùa thường là một biến thể của “Tôi hy vọng bạn ổn.” Ngoài ra, bạn có thể nói lời cảm ơn cho một cái gì đó mà họ đã giúp bạn hoặc về thông tin mà họ gửi trong một email trước.

    Như Vinay Patankar của blog Abstract Living giải thích:

    Bạn nên LUÔN LUÔN theo sau một lời truê đùa sau lời chào của bạn. Mỗi khi chắc chắn. Khắc sâu điều này dần dần bạn sẽ viết email của bạn nhanh hơn. Không có lý gì mà mỗi email của bạn không nên có một câu truê đùa… Bạn sẽ không bao giờ mất bất cứ điều gì bằng cách thêm vào một câu trêu đùa, bạn sẽ làm cho mọi người chăm chú nhiều hơn để đọc phần còn lại của email, bạn sẽ cần giảm nhẹ lời bình, và sẽ đạt những cảm xúc tích cực. Hầu hết chỉ đơn giản là sẽ bỏ qua nó, nhưng trong hai giây của bạn, nó hoàn toàn xứng đáng.

    Lý do cho email của bạn. Trong phần này, bạn nói, “Tôi đang gửi email để hỏi về…” hoặc “Tôi tự hỏi nếu bạn có thể giúp đỡ…” Bạn đôi khi sẽ cần hai câu này để giải thích lý do viết email của bạn.

    Một lời mời gọi. Sau khi bạn đã giải thích lý do của bạn khi gửi email, đừng cho rằng người nhận sẽ biết phải làm gì. Cung cấp các hướng dẫn cụ thể. Ví dụ:

    • “Ông có thể gửi cho tôi các tập tin đó vào thứ năm?”
    • “Bạn có thể viết xong điều đó trong hai tuần tới?”
    • “Xin hãy viết thư cho James về điều này, và cho tôi biết khi bạn đã làm xong điều đó.”

    Cấu trúc yêu cầu của bạn như là một câu hỏi khuyến khích người nhận trả lời. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng dòng “hãy cho tôi biết khi bạn đã hoàn thành điều đó” hoặc “cho tôi biết điều đó có ổn với bạn hay không.”

    Câu kết. Trước khi bạn ký email của bạn, hãy chắc chắn bao gồm một dòng kết. Điều này có hai mục đích là lặp lại lời kêu gọi của bạn, và làm cho người nhận cảm thấy ổn.

    Ví dụ về dòng kết tốt bao gồm:

    • “Cảm ơn vì tất cả những sự giúp đỡ của bạn đối với điều này.”
    • “Điều đó có tốt không?”
    • “Tôi mong muốn được lắng nghe những gì bạn nghĩ.”
    • “Hãy cho tôi biết nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào.”

    Sử dụng những Từ ngữ, Câu, và Đoạn văn Ngắn gọn

    Quay trở lại năm 1946, George Orwell khuyên các nhà văn nên:

    Đừng bao giờ sử dụng một từ dài khi đã có một từ ngắn.

    Lời khuyên này thậm chí còn phù hợp hơn trong thời buổi này, đặc biệt là khi viết email.

    Những từ ngắn gọn thể hiện sự tôn trọng của bạn đối với người đọc. Bằng cách sử dụng các từ ngắn gọn, bạn đã làm được công việc khó khăn là làm cho thông điệp của bạn dễ hiểu.

    Điều này cũng đúng đối với câu và đoạn văn ngắn. Tránh viết các khối văn bản lớn nếu bạn muốn email của bạn phải rõ ràng và dễ hiểu. Điều này dẫn đến một quy tắc viết khác của George Orwell, mà có thể giúp bạn giữ cho các câu của bạn càng ngắn càng tốt:

    Nếu có thể bỏ đi một từ, hãy luôn luôn bỏ nó ra.

    Một khi bạn đã theo cấu trúc email tiêu chuẩn, hãy cắt gọn từng câu càng ngắn có thể.

    Sử dụng Câu Chủ động

    George Orwell một lần nữa nói:

    Đừng bao giờ sử dụng câu bị động nơi mà bạn có thể sử dụng câu chủ động.

    Trong văn viết, có hai loại tiếng giọng điệu, chủ động và bị động.

    Tôi ném trái bóng.

    Và đây là một câu tương tự trong bị động:

    Trái bóng bị ném [bởi tôi].

    Câu chủ động thì dễ đọc hơn. Nó cũng khuyến khích hành độngtrách nhiệm. Đó là bởi vì trong câu chủ động, các câu tập trung vào người thực hiện hành động. Trong câu bị động, các câu tập trung vào đối tượng đang bị thực thi. Trong lời nói bị động, có vẻ là các thứ đang xảy ra bởi chính chúng. Trong lời nói chủ động, các thứ chỉ xảy ra khi người ta hành động.

    Kiểm tra Email của bạn

    Nhà triết học người Pháp Blaise Pascal từng nói:

    Nếu tôi có thêm thời gian, tôi sẽ viết cho bạn một lá thư ngắn hơn.

    Nói cách khác, viết các email ngắn có thể là một công việc khó khăn hơn so với việc viết các email dài.

    Một phần công việc khó khăn trong việc viết email ngắn gọn là rà soát lại một cách cẩn thận. Hãy tự đọc lớn email của bạn, kiểm tra các lỗi chính tả và ngữ pháp. Tự hỏi bản thân mình:

    • Yêu cầu của tôi có rõ ràng không?
    • Có thể có bất kỳ sự hiểu lầm nào không?
    • Tôi sẽ nghĩ thế nào nếu tôi là người nhận?

    Xóa bất kỳ từ ngữ, câu văn, và đoạn văn không cần thiết khi bạn rà soát lại.

    Hãy nhớ rằng, bạn đang không còn là đứa trẻ nữa.

    Nếu bạn muốn thể hiện cá tính của bạn trong email, hãy để điều này tỏa sáng một cách tinh tế thông qua phong cách viết của bạn. Đừng sử dụng các biểu tượng cảm xúc, chữ viết tắt của chat (như LOL), hoặc phông chữ và hình nền đầy màu sắc. Mặc dù những điều này có thể đã ở trong các email trong suốt những năm thiếu niên của bạn, nhưng hiếm khi phù hợp trong bối cảnh chuyên nghiệp.

    Lần duy nhất phù hợp khi sử dụng biểu tượng cảm xúc hay trò chuyện viết tắt là khi bạn đang phản ánh ngôn ngữ email của người bạn muốn gửi đến.

    Viết Giống như Bạn Nói

    Email là một cách giao tiếp ít trang trọng hơn là viết một lá thư hoặc thậm chí thực hiện một cuộc gọi điện thoại. Viết giống như bạn nói làm cho bạn vô tình dễ mến và thân thiện. Nó cũng giúp bạn giữ cho email của bạn ngắn gọn. Sau khi tất cả, rất ít người trong chúng ta nói bằng những đoạn dài dòng.

    Đến lượt bạn

    Và nếu bạn đang làm việc trên các chiến dịch tiếp thị bằng email, thì hãy kiểm tra các Template Email dành cho Bản tin của chúng tôi, sẵn có trên chợ ThemeForest. Một trong những template chuyên nghiệp này có thể là những gì mà dự án tiếp theo của bạn cần.

    Tài nguyên

    Bản quyền Đồ hoạ: Eye được thiết kế bởi Sergi Delgado từ Dự án Noun.

    --- Bài cũ hơn ---

  • Cách Viết Email (Phần 1)
  • Cách Tạo Danh Mục Tài Liệu Tham Khảo Có Trích Dẫn Trong Microsoft Word
  • Trích Dẫn Và Lập Danh Mục Tài Liệu Tham Khảo Theo Chuẩn Chicago
  • 14 Mẹo Để Viết Requirement Tốt Hơn
  • Nhóm Tài Liệu Cho Ba: User Story, Use Case Và Functional Specification Document
  • Cách Viết Email Chuyên Nghiệp Bằng Tiếng Anh

    --- Bài mới hơn ---

  • Hướng Dẫn Cách Viết Email Theo Chuẩn
  • Hướng Dẫn Viết Email Ứng Tuyển Chuẩn Chuyên Nghiệp
  • Cách Để Viết Một Email Công Việc
  • Email Như Thế Nào Cho Nhà Tuyển Dụng Sau Khi Phỏng Vấn?
  • Hướng Dẫn Đàm Phán Lương Cao Hơn Khi Nhảy Việc
  • Ngày nay bạn nên nắm được cách viết một email chuyên nghiệp, hoàn chỉnh bằng tiếng Anh để có thể ứng tuyển một công việc yêu cầu sử dụng tiếng Anh hay dễ dàng làm việc với đối tác nước ngoài. Anh ngữ Athena sẽ hướng dẫn bạn cách viết email bằng tiếng anh sao cho vừa chuyên nghiệp lại vừa thể hiện được định hướng của mình trong bài viết.

    Mở đầu + Trình bày lý do viết email:

    Dear + danh xưng + họ.

    Ví dụ:

    * Dear Mr.Parker, I am writing to you regarding…

    (Tôi viết email này để liên hệ về vấn đề…)

    * Im writing to you on behalf of

    (Tôi thay mặt…viết email này)

    Đưa ra lời đề nghị, yêu cầu

    Ví dụ:

    * I would appciate it if…

    (Tôi rất cảm kích nếu…)

    * Would you mind…?

    Would you be so kind as to…?

    (Xin ông/ nà/ công ty vui lòng…)

    * We carefully consider… and it is our intention to…

    (Chúng tôi đã cẩn thận xem xét… và mong muốn được…)

    Xin lỗi người nhận email

    Ví dụ:

    * We regret / are sorry to inform you that…

    (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với bạn rằng…)

    * Please accrept our sincere apologies for…

    (Xin hãy chấp nhận lời xin lỗi chân thành về…)

    * We truly undertand and apoplogize for…

    (Chúng tôi hoàn toàn hiểu và xin lỗi về…)

    Đề cập đến tài liệu đính kèm

    Ví dụ:

    * Please find attached…

    (Xin lưu ý đến…đã được đính kèm trong email.)

    * I am sending chúng tôi an attached

    (Tôi đã đính kèm…)

    * You will find reports attached to this email

    (Các báo cáo được đính kèm trong emial này)

    Hẹn liên lạc

    Ví dụ:

    * Please do not hesiate to contact me via

    (Đừng ngần ngại liên hệ với tôi qua…)

    * Please reply once you have the chance to…

    (Xin hãy hổi âm ngay trước khi bạn đã)

    * I look forward to hearing from you soon.

    (Tôi mong sớm nhận được hồi âm từ bạn)

    Kết thúc email

    Ví dụ:

    * Best regards

    * Warm regards

    * Yours sincerely

    * Yours

    Ex1: Tell about your house

    Dear Oanh,

    Thanks for your letter so much. My family moved to this house 3 weeks ago. My husband is going to arrange a small party to welcome to our new house this week. We will be happy if you come. And about our new house, This is a three floors house with a neat little garden. I will plant some flowers in this garden to make the house more beautifully. All members of family want to live in a house near nature, thus we decide to choose this house. It is not bigger but I like because of its simple beauty. There are 1 sitting room, 4 bedrooms, 3 bathrooms and 1 kitchen in the house. My room is already lovely room in the 2nd floor. I like it so much and next weekend if you come, I will show you some little interest of my room. My husband want it to be a beautiful house full of joy and wonder so he chose pink to paint it. Do you like pink, Oanh? And best of all, it will never get dirty so we do not have to spend time just to clean up the mess. In our house, there is not very a lot of furniture but I think that everything is harmonious with other things. My husband want to decorate it more before the party and I will help him. Don’t forget to come here this weekend, Oanh.

    Lovely,

    Mai

    Ex2: Tell me how you keep fit and healthy

    Dear Oanh,

    I was very happy after receiving your letter. Thanks for your praise. Are you putting on weight? Don’t worry. I will help you not only to lose weight but also to have a fit and healthy body. I think the first you had better avoid foods high in fats like cookies, fries,.. You also try to limit amount of animal protein consume. I really little eat meat. I eat a lot of vegetables, fresh fruit which are full of fiber and vitamin and drink enough water daily.

    The second effective measure is to do exercise frequently. You can walk or jog in the morning or afternoon everyday. Moreover, playing sports is also very good for health, especially it is very efficient to lose weight. In addition, you can join some clubs for examples as dance sport or aerobic clubs. If you want to have a fit and healthy body, you should have regular daily routine. I think losing weight will be difficult if you use suitable measures. I hope that these experience are helpful for you.

    Good luck,

    Mai

    --- Bài cũ hơn ---

  • Tổng Hợp Cách Viết Email Cảm Ơn 2022
  • Cách Viết Một Email Cảm Ơn Hoàn Hảo Sau Cuộc Phỏng Vấn
  • Cách Viết Email Cảm Ơn Nhà Tuyển Dụng Sau Buổi Phỏng Vấn
  • Cách Viết Email Cảm Ơn Sau Một Cuộc Phỏng Vấn
  • Tìm Hiểu Cách Viết Thư Bằng Tiếng Hàn.
  • Hướng Dẫn Viết Email Chuyên Nghiệp

    --- Bài mới hơn ---

  • Cách Viết Thư, Email Hiệu Quả
  • Cách Viết Một Cái Email Thế Nào Cho Chuyên Nghiệp
  • Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Viết Email Bằng Tiếng Anh Từ A
  • Cách Viết Email Bằng Tiếng Anh Chuyên Nghiệp
  • Cách Soạn Và Gửi Một Email Chuyên Nghiệp
  • 1. Tiêu đề email:

    2. Địa chỉ email:

    3. Gửi cho ai thì chào người đó:

    Nếu bạn muốn hơn một người đọc và chú ý đến email của mình, hãy chọn 1-2 người để “Dear” và một số người còn lại, bạn dùng “Cc”, mặc dù danh sách những người Cc nhiều hơn nhưng bạn cần nhấn mạnh tên một số người “nhất thiết phải đọc email này”, trình bày như sau:

    Thứ tư, đối với email trong công việc, tùy thời điểm phát sinh để có cách viết email cũng như trình bày nội dung phù hợp.

    Từ email thứ 2 trở đi, nội dung thư chỉ cần đi thẳng vào vấn đề cần giải quyết, không cần phải dài dòng văn tự. Chỉ cần phải đảm bảo: 1) dễ hiểu để người đọc không mất quá nhiều thời gian phân tích email của bạn, 2) không quá dài, để người đọc luôn vui lòng và sẵn sàng dành thời gian đọc thư của bạn, 3) đủ ý và truyền tải được ý chính cũng như đạt mục đích của email.

    5. Cách trình bày email:

    Thứ năm, giữa các phần của email luôn để khoảng trống cách nhau 1 dòng (enter), email trông sẽ thoáng và giúp người đọc dễ theo dõi các ý chính. Ngôn ngữ email nên ngắn gọn, súc tích, không lan man cây cà ra cây kê, không lạm dụng các tính từ cảm xúc trong email công việc; tránh sử dụng các câu cảm thán hay những câu đùa cợt; tránh viết những cấu trúc và từ ngữ khó hiểu. Tránh dùng những từ ngữ mang tính ẩn ý, ẩn dụ, bóng gió, đối với tiếng Anh, nên dùng những từ đơn giản và phổ thông thay vì cố gắng thể hiện mình bằng việc dùng những từ ngữ mang tính học thuật, phức tạp và ít gặp.

    Trong một email chỉ nên sử dụng thống nhất 1 font chữ, 1-2 size chữ, 1-2 màu chữ trong trường hợp bạn muốn nhấn mạnh đến 1 số cụm từ/câu quan trọng. Không tùy tiện viết tắt, viết hoa; viết thường tên riêng cũng là một điều bất lịch sự. Các bạn chỉ nên viết tắt những từ/cụm từ thông dụng chuyên ngành thay vì viết tắt theo style của chính bạn, đặc biệt KHÔNG SỬ DỤNG teen code trong email như: mk, hok, đc, bik, j, pm…; viết đầy đủ đại từ nhân xưng: ông, bà, anh, chị, em,… thay vì ô, b, a, c, e…

    Khi bạn dùng câu có liệt kê, trong tiếng Việt bạn có thể dùng dấu ba chấm … để chỉ “còn nữa, vân vân” nhưng trong tiếng Anh bạn hãy cẩn thận, dùng etc. có nghĩa là “vân vân”, còn nếu bạn dùng dấu ba chấm sẽ khiến người đọc (là người nước ngoài) nghĩ rằng bạn đang ngập ngừng, chưa nói hết câu.

    Có thể gạch đầu dòng để tách biệt các ý/các vấn đề mà bạn cần truyền tải trong email.

    6. Sử dụng hình ảnh/file đính kèm:

    Trong file đính kèm, những gì bạn cần người xem lưu ý bạn đều có thể đánh dấu bằng các công cụ có sẵn trong word, excel, pdf hoặc paint và nhắc người đọc chú ý những chỗ bạn đã bôi đỏ/khoanh tròn/đánh dấu…

    7. Chữ ký cuối thư (signature):

    Thứ bảy, đầu thư bạn không phải giới thiệu quá nhiều về mình thì chữ ký cuối thư chính là lúc bạn thể hiện mình là ai, đến từ đâu, bạn chuyên nghiệp như thế nào một cách khiêm nhường và đúng lúc. Vì lúc này người đọc thư sẽ quan tâm đến bạn là ai sau khi kiên nhẫn đọc hết thư của bạn. Do đó, chữ ký cuối thư là một phần giới thiệu bản thân rất lịch sự, tế nhị mà bạn rất cần thiết phải cài đặt cho tài khoản email cá nhân của mình cũng như email công ty cấp cho bạn. Cấu trúc một chữ ký bao gồm các phần sau:

    Thanks and best regards,

    Nếu bạn là sinh viên, chữ ký đơn giản hơn:

    Lời cảm ơn

    Tên khoa/ngành/trường học

    Tel: Mã vùng quốc gia + Số cá nhân

    Email:

    Skype/Whatapps: Một vài ứng dụng chat trực tuyến bạn có thể sử dụng

    Thứ tám, ngoài mục To (Đến) để điền địa chỉ email của người có trách nhiệm trực tiếp đối với việc xử lý email này, thì có 2 mục cũng dùng để điền thêm tên những người được nhận email nói trên là Cc ( Carbon copy) và Bcc (Blind carbon copy). Hiểu một cách đơn giản, những địa chỉ email trong danh sách Bcc là những email được giấu đi, những người nhận khác không nhìn thấy địa chỉ email của họ trừ người gửi email đó cho họ; những địa chỉ email được Cc thì mọi người đều nhìn thấy được. Nếu bạn muốn gửi email cho một tập email mà không muốn lộ danh sách những người cùng được nhận email đó thì dùng chế độ Bcc là phù hợp.

    9. Cẩn thận trước khi ấn nút “send”

    Thứ chín, hãy tập thói quen nhập địa chỉ email sau cùng để tránh trường hợp “lỡ tay cướp cò” hoặc bất kỳ sơ suất nào khi bạn chưa kịp đọc lại email trước khi ấn gửi. Sau khi soạn xong email, kiểm tra đầy đủ các file đính kèm cần thiết cũng như nội dung trình bày trong email, lúc đó bạn mới nhập tên người nhận vào.

    10. Không có gì là bí mật

    --- Bài cũ hơn ---

  • Hướng Dẫn Cách Viết Email Và Gửi Mail Chuyên Nghiệp
  • Hướng Dẫn Cách Viết Email Cho Doanh Nghiệp Chuyên Nghiệp Nhất
  • Cách Trích Dẫn Tài Liệu Tham Khảo, Trình Bày Trích Dẫn Trong Bài Luận
  • Hướng Dẫn Cách Ghi Tài Liệu Tham Khảo
  • Cách Viết Một Game Design Document Tốt
  • Cách Viết Thư Ứng Tuyển Qua Email Chuyên Nghiệp

    --- Bài mới hơn ---

  • Tải Letter Writing Application Cho Máy Tính Pc Windows Phiên Bản
  • Mẫu Cover Letter (Thư Xin Việc) Chuẩn Nhất Tiếng Việt/anh
  • Cách Viết Thư Tiếng Đức A1 Và Một Số Bài Viết A1 Mẫu
  • Cách Viết Thư Tiếng Đức Trang Trọng Và Thân Mật
  • Các Bài Viết Mẫu A1 Tiếng Đức
  • So với nộp hồ sơ trực tiếp, ứng tuyển qua email giúp ứng viên tiết kiệm được thời gian cho hành trình xin việc. Tuy nhiên không phải ai cũng biết cách viết thư ứng tuyển qua email đúng chuẩn.

    Bài viết hôm nay, Giải Pháp Tinh Hoa sẽ hướng dẫn các bạn cách viết thư ứng tuyển qua email chuyên nghiệp để ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng.

    Chú ý trước khi viết thư ứng tuyển qua email

    Trước khi viết thư ứng tuyển qua email, các bạn cần phải xem lại email của mình đã thực sự chuyên nghiệp chưa. Những điều cần chú ý bao gồm:

    Hãy lập cho mình 1 địa chỉ email nghiêm túc. Tốt nhất địa chỉ email nên thể hiện được họ tên của bạn, có thể thêm phần mở rộng là điều mà bạn tự hào nhất như trường đại học, chuyên môn hoặc quê hương của mình. Ví dụ: [email protected], [email protected],….

    Một email chuyên nghiệp cần phải có chữ ký. Chữ ký email sẽ bao gồm tên bạn, số điện thoại, địa chỉ email và một vài thông tin khác nếu cần như website, link facebook,…

    Cách viết thư ứng tuyển qua email chuyên nghiệp

    Bây giờ các bạn sẽ bắt đầu viết thư ứng tuyển để gửi đến nhà tuyển dụng. T hư ứng tuyển chính là nội dung của phần email bạn gửi hoặc nếu cẩn thận hơn bạn có thể đánh máy thư ứng tuyển rồi lưu tên file và đính kèm trong email ứng tuyển.

    Tuy nhiên theo lời khuyên của các chuyên gia thì các bạn hãy coi thư ứng tuyển như là phần nội dung chính của mail ứng tuyển và CV xin việc sẽ là dữ liệu đính kèm.

    Cách viết thư ứng tuyển qua email như sau:

    Thông thường khi đăng tin tuyển dụng, nhà tuyển dụng sẽ có yêu cầu bạn gửi CV với tiêu đề như thế nào thì bạn sẽ viết tiêu đề theo cấu trúc đó.

    Tuy nhiên, nếu không có yêu cầu cụ thể, các bạn có thể áp dụng cấu trúc tiêu đề như sau: Họ tên bạn_Vị trí ứng tuyển hoặc CV_Họ tên_Vị trí ứng tuyển.

    Cấu trúc thư ứng tuyển qua email bao gồm 3 phần: mở đầu, nội dung chính, kết thúc.

  • Mở đầu: Gửi lời chào đến nhà tuyển dụng (Kính gửi Ông/Bà….) và giới thiệu ngắn gọn về bạn (Tên tôi là, tuổi, tốt nghiệp trường nào hoặc hiện đang làm gì….)
  • Nội dung chính:
    • Nêu lý do gửi email (Tôi gửi email này để ứng tuyển cho vị trí….)
    • Nêu lý do tại sao nhà tuyển dụng nên chọn bạn bằng cách tóm tắt ngắn gọn một vài kỹ năng và kinh nghiệm nổi bật nhất của bạn mà bạn cho rằng, nó cần thiết cho vị trí đang ứng tuyển.
    • Thể hiện nguyện vọng được làm việc và cống hiến tại công ty.
    • Nêu rõ những tài liệu bạn đính kèm (Tôi có đính kèm CV, Portfolio,…)
    • Lời cảm ơn nhà tuyển dụng đã xem thư ứng tuyển.
    • Chữ ký của bạn.
  • Đừng quên đính kèm những tài liệu mà bạn đã nhắc đến trong email.
  • Đặt tên cho CV và các tài liệu đính kèm theo đúng cú pháp: Loại tài liệu_Họ tên của bạn. Sau đó nén chúng vào 1 file lớn với cú pháp Hồ sơ ứng tuyển_Họ tên_Vị trí ứng tuyển.
  • Chú ý ngắt đoạn và dãn dòng nội dung email để nhà tuyển dụng dễ nhìn, dễ đọc hơn.
  • Văn phòng phải thể hiện thái độ trân trọng, chuyên nghiệp nhưng không được sáo rỗng.
  • Tuyệt đối không để lỗi chính tả trong nội dung email ứng tuyển.
  • Kiểm tra lại địa chỉ email nhận để chắc chắn rằng bạn đã gửi đúng.
  • Một số lưu ý quan trọng khác

    Một số lưu ý quan trọng sau đây sẽ giúp bạn thể hiện sự chuyên nghiệp và ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng.

    --- Bài cũ hơn ---

  • Mẫu Thư Ứng Tuyển Thông Dụng Để Thu Hút Nhà Tuyển Dụng
  • Cách Viết Thư Ứng Tuyển Thế Nào Có Thể Gây Ấn Tượng Với Nhà Tuyển Dụng?
  • Cách Viết Thư Tình Bằng Tiếng Anh Lắng Đọng, Tràn Đầy Cảm Xúc
  • Cách Viết Thư Tình Cho Bạn Trai Khiến Trái Tim Chàng Tan Chảy
  • Cách Làm Bài Ielts Writing Task 2 Dạng Advantages And Disadvantages Mới
  • Kỹ Năng Viết Email Chuyên Nghiệp

    --- Bài mới hơn ---

  • Tổng Hợp Cách Viết Email Trong Công Việc Đạt Hiệu Quả Cao
  • Cách Viết Email Công Việc Khi Làm Việc Tại Nhật Bản
  • Cách Học Tốt Môn Toán Ở Lớp 6
  • Soạn Bài Luyện Tập Cách Viết Đơn Và Sửa Lỗi Lớp 6 Hay Nhất Đầy Đủ
  • Cách Viết Email Bán Hàng Đỉnh Cao, Giúp “thôi Miên” Người Đọc
  • Trong môi trường làm việc, có nhiều hình thức trao đổi thông tin liên lạc giữa các CBCNV với nhau, trong đó không thể thiếu việc soạn thảo email. Làm cách nào để thực hiện 1 email với đầy đủ các nội dung, có hình thức chuyên nghiệp mà không mắc phải những sơ sót thông thường. Kỳ này, Bản tin Văn hóa doanh nghiệp xin gửi đến các anh, chị những lưu ý cơ bản để mỗi chúng ta có thể tham khảo, bổ sung thêm vào kỹ năng viết email của mình:

    Hiện tại mỗi chúng ta đều sử dụng email của công ty, tuy nhiên nếu có nhu cầu sử dụng email cá nhân, các anh, chị lưu ý tên email sẽ thể hiện tính chuyên nghiệp của mọi người. Đừng bao giờ đặt những email như: [email protected]… hay [email protected]… Như thời còn đi học không phù hợp với công việc công sở. Hãy chọn cho mình một địa chỉ email nghiêm túc, lịch sự. Anh, chị có thể đặt tên email với cấu trúc là: [email protected] Ví dụ: [email protected] chúng tôi

    Không phải tất cả các vấn đề đều có thể được giải quyết bằng email. Anh, chị hãy suy nghĩ thật kỹ hiệu quả của email mình sẽ gửi. Có những vấn đề cần trao đổi trực tiếp và cụ thể với đồng nghiệp hoặc Sếp. Đừng dùng email để giải quyết những vấn đề thực sự cấp bách.

    Tùy nội dung email là tiếng Việt hay tiếng Anh nhưng anh, chị lưu ý khi viết tiêu đề cũng như nội dung email cần viết chữ tiếng Việt có dấu, viết hoa/ thường đúng chỗ. Kiểm tra lỗi chính tả tiêu đề và cả nội dung email là điều cần thiết trước khi gửi.

    • Anh, chị nên gửi những file có định dạng chung dễ mở cho tất cả máy tính. Sử dụng .Pdf , .Doc. hoặc JPEG (đối với file ảnh).
    • Nếu có nhiều file anh, chị muốn nén lại thì nên dùng .zip không nên dùng .rar.
    • Hoàn thiện đầy đủ nội dung file mới gửi kèm, không nên đã đính kèm rồi vẫn chỉnh sửa.
    • Chú ý khi đặt tên file đính kèm: Việc đặt tên file cũng cần đảm bảo rõ ràng, ngắn gọn. Không nên viết tiếng Việt có dấu khi đặt tên file.

    Cần lưu ý chữ ký là nơi để lại thông tin, chức danh, số điện thoại, địa chỉ… của anh, chị. Hãy thể hiện đó là những thông tin chính xác và thực sự cần thiết để đối phương có thể liên lạc ngay với anh, chị lúc cần.

    • Tuyệt đối không sử dụng “này”, “ê”… đó là cách sử dụng thân mật trong nói chuyện nhưng không hề phù hợp trong môi trường công sở.
    • Anh, chị có thể cân nhắc những lời chào sau cho từng đối tượng phù hợp: Dear, Anh/ Chị… thân mến, Kính gửi…
    • Vì email sử dụng cho mục đích công việc nên anh, chị hạn chế sử dụng các yếu tố hài hước, thậm chí là tức giận, phẫn nộ trong email của mình. Nó có thể gây nên những hậu quả khó lường.
    • Những vấn đề cần được xác định rõ nên liên lạc trực tiếp hoặc gọi điện thoại.
    • Tuyệt đối không sử dụng các từ ngữ “mang tính khiêu khích” như “Tại sao bạn lại…”, “Bạn phải…..”, “Tôi chắc chắn là bạn sẽ đồng ý với việc …”, và “Tôi không hiểu tại sao bạn …”. Những câu hỏi này cho thấy sự thất bại trong giao tiếp mà chắc chắn là email không thể sửa chữa những thất bại này được.

    Bên cạnh đó bạn cũng nên sử dụng dấu câu đúng vị trí, đúng theo tiêu chuẩn quy tắc đặt dấu câu khi soạn thảo văn bản cụ thể như sau:

    • Đầu dòng luôn viết hoa chữ đầu tiên. Chú ý, viết hoa chứ không phải viết in hoa.
    • Sau dấu chấm câu (.) luôn phải viết hoa. Tên riêng, địa danh phải viết hoa.
    • Tất cả các dấu câu đều viết sát vào chữ trước, khoảng trống và đến chữ sau.
    • Dấu ngoặc đơn, ( ); nháy kép ” ” viết sát vào ký tự ngay trước và sau chúng.
    • Hai chữ nối tiếp nhau chỉ cách nhau một khoảng trống.
    • Viết đủ ý rồi hãy chấm câu, sử dụng dấu phẩy khi câu có nhiều ý.
    • Chia đoạn nếu viết dài.
    • Hãy lưu ý việc dùng dấu cảm thán quá nhiều.

    Khi email vô tình gửi nhầm cho anh/ chị, đặc biệt là nếu người gửi đang mong hồi đáp thì mọi người nên trả lời lại. Việc trả lời không cần thiết nhưng đó là một hành xử tốt, đặc biệt là nếu người này làm việc cùng công ty hay cùng lĩnh vực với anh/ chị.

    Một nguyên tắc bất di bất dịch là email của anh, chị nên để font chữ mà người khác có thể đọc dễ dàng nhất. Nhìn chung, chúng ta có thể chọn cỡ chữ 13 và chọn font dễ đọc như Arial hay Times New Roman. Còn với màu sắc, màu đen luôn là lựa chọn an toàn nhất.

    Mọi tin nhắn hoặc thư điện tử đều để lại dấu vết. Hãy luôn nhớ điều đó.

    Hãy luôn giả sử rằng người khác sẽ nhìn thấy những gì anh, chị viết, vì thế đừng viết bất cứ điều gì mà mọi người sẽ không muốn người khác nhìn thấy. Đừng viết bất cứ điều gì không có lợi cho mình hay khiến người khác tổn thương. Vì sau cùng, email rất dễ “forward”, nên tốt nhất là an toàn, hơn là phải nói lời xin lỗi.

    Anh, chị sẽ không muốn vô tình gửi thư đi khi chưa hoàn thành. Ngay cả khi mọi người đang trả lời thư, tốt nhất là anh, chị nên xóa địa chỉ người nhận, sau đó chèn vào khi chắc chắn rằng đã hoàn thành tin nhắn. Hãy đặt mình vào vị trí của đối phương nếu phải nhận 1 email chưa hoàn chỉnh nội dung hoặc chưa đính kèm file dữ liệu cần thiết.

    • Nếu anh, chị thường liên lạc qua e-mail, anh, chị nên dọn dẹp hộp thư của mình thường xuyên để tránh đọc sót hoặc tồn đọng quá nhiều email không cần thiết.
    • Nếu cần viết một e-mail dài để trả lời nhưng lại chưa có thời gian, hãy gửi một e-mail cho người gửi, thông báo anh, chị đã nhận được e-mail của họ, đồng thời cho biết thời gian anh, chị sẽ trả lời họ một cách chính thức.
    • Khi không thể check e-mail trong một ngày hay nhiều hơn, anh, chị cần thiết lập chế độ gửi e-mail trả lời tự động để thông báo anh, chị tạm thời không có trong văn phòng hoặc đang nghỉ ốm chẳng hạn…

    1. Quy tắc 48h: Trả lời e-mail trong vòng 48h từ khi anh, chị nhận được e-mail của một ai đó.

    2. Không gửi “last minute e-mail”: Ví dụ: Anh, chị có một việc cần nhờ đồng nghiệp giải quyết trước 16h. Anh, chị gửi e- mail lúc 14h nhưng việc đấy cần 3 – 4h mới làm xong. Người đồng nghiệp nhận được e-mail trong trường hợp đó sẽ cảm thấy rất khó chịu vì giống như người đó nhận lệnh của anh, chị và là lệnh làm một việc không thể không làm.

    3. Không bao giờ gửi spam – thư điện tử không có giá trị và gửi 1 cách vô tội vạ đến nhiều người.

    5. Không bao giờ gửi e-mail khi anh, chị đang giận dữ.

      . Không sử dụng e-mail công việc/cơ quan cho mục đích cá nhân.

    --- Bài cũ hơn ---

  • Cách Viết Tiêu Đề Email Hiệu Quả Trong Kinh Doanh Khách Sạn
  • Cách Viết Nội Dung Email Marketing Trong Các Nhà Hàng
  • Cách Bắt Đầu Và Kết Thức Một Email Kinh Doanh Chuyên Nghiệp
  • Cuối Email Nên Viết Gì? Cách Kết Thúc Email Hay Và Ý Nghĩa
  • Cách Viết Email Tiếng Anh Bài 2
  • Cách Viết Email Bằng Tiếng Anh Chuyên Nghiệp

    --- Bài mới hơn ---

  • Cách Soạn Và Gửi Một Email Chuyên Nghiệp
  • 8 Nguyên Tắc Cơ Bản Để Viết Email Chuyên Nghiệp
  • Trả Lời Email Chuyên Nghiệp
  • Hướng Dẫn Cách Viết Email Gửi Cv Hiệu Quả
  • Hướng Dẫn Gửi Cv Bằng Email: Gửi Đúng Để Không Bị Loại Từ Vòng Gửi Xe
  • Các loại Email bằng tiếng Anh bạn nên biết:

    Viết một Email bằng tiếng Anh chuyên ngiệp bao giờ cũng bao gồm 3 phần chính: Mở đầu (beginning), Thân (Body) và Kết thúc (Ending)

    1. Mở đầu

    Đối với bất kỳ cách viết Email bằng tiếng Anh nào cả Formal và Informal thì phần mở đầu cũng bắt đầu với một lời chào

      Với Formal Email bạn nên bắt đầu với Dear:

    Dear Mr John Dear Mrs Jenny….

      Với Informal Email bởi vì gửi cho những người thân thiết, bạn có thể bắt đầu

    Hi/ Hello John

    2. Thân bài

    Nếu bạn đang viết Email trả lời cho ai đó, ví dụ có khách hàng hỏi về sản phẩm của công ty bạn và bạn đang viết Email hồi đáp, bạn có thể bắt đầu “Thanks for contacting Asus Company”.

    Hoặc công ty mà bạn đã nộp hồ sơ vào gửi lại Email để xác nhận một số thông tin của bạn “I am very happy to receive your Email”

    Việc bạn cảm ơn hoặc nói tôi rất vui khi nhận được Email của bạn làm người đọc cảm thấy thoải mái và cảm giác được tôn trọng, đồng thời làm cho bạn trở nên lịch sự hơn.

    Một điều nữa để viết nội dung Email bằng tiếng Anh hiệu quả đó là đi vào mục đích chính của Email. Hãy nhanh chóng đi vào mục đích chính của Email rồi chuyển đến các phần khác. Hãy nhớ rằng mọi người thường muốn đọc Email một cách nhanh chóng bạn nên viết ngắn gọn, rõ ràng, chú ý đến ngữ pháp, chính tả và các dấu câu. – Nếu bạn là người chủ động viết Email, thì không cần có các dòng cảm ơn, thay vào đó bạn có thể viết theo các mẫu câu sau: * I am writing to make a hotel reservation/ to apply for the position of secretary/ to confirm my ticket booking/ to ask for further information about your produces bạn) * I am writing with regard to the sale of Lumia Smartphone/ to the complaint you made on 26th January

    3. Kết bài

    Trước khi kết thúc thư, bạn hãy viết thêm một trong những câu thông dụng sau:

    Thank you for your patience and cooperation (Cảm ơn sự kiên nhẫn và hợp tác của bạn) Thank you for your consideration (Cảm ơn sự quan tâm của bạn)

    Kèm câu gợi mở:

    • If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know (Nếu bạn có bất kì câu hỏi hay sự quan tâm nào, đừng ngần ngại mà hãy cho chúng tôi biết)
    • I look forward to hearing from you (Tôi mong chờ được nghe tin từ bạn)

    Phần cuối cùng trong cách viết Email bằng tiếng Anh đó là “Signing off” bao gồm họ tên người gửi và dòng chữ đi kèm như sau: Lưu ý:

    • Cách viết một email bằng tiếng anh cần tránh những lỗi gì?
    • Không viết tắt, đặc biệt là với các tư như I am, I will, I have seen, I do not. Bạn nên viết đầy đủ để thể hiện sự sang trọng và lịch sự.
    • Không sử dụng tiếng lóng.
    • Với ngôi thứ nhất nên dùng từ “would like” thay cho từ “want”.
    • Không dùng động từ should cho ngôi thứ 2, bạn nên dùng cho ngôi thứ nhất (lời khuyên).
    • Câu văn cần ngắn gọn, súc tích, có đầy đủ các thành phần của câu.
    • Chú ý các dấu câu như dấu chấm, dấu phẩy. Hạn chế sử dụng dấu chấm than (!)
    • Tuyệt đối tránh: lỗi văn phạm, lỗi chính tả.

    --- Bài cũ hơn ---

  • Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Viết Email Bằng Tiếng Anh Từ A
  • Cách Viết Một Cái Email Thế Nào Cho Chuyên Nghiệp
  • Cách Viết Thư, Email Hiệu Quả
  • Hướng Dẫn Viết Email Chuyên Nghiệp
  • Hướng Dẫn Cách Viết Email Và Gửi Mail Chuyên Nghiệp
  • Hướng Dẫn Cách Viết Email Cho Doanh Nghiệp Chuyên Nghiệp Nhất

    --- Bài mới hơn ---

  • Hướng Dẫn Cách Viết Email Và Gửi Mail Chuyên Nghiệp
  • Hướng Dẫn Viết Email Chuyên Nghiệp
  • Cách Viết Thư, Email Hiệu Quả
  • Cách Viết Một Cái Email Thế Nào Cho Chuyên Nghiệp
  • Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Viết Email Bằng Tiếng Anh Từ A
  • Cách viết email cho doanh nghiệp ảnh hưởng rất nhiều đến hình ảnh, thương hiệu của một cá nhân hay đối tác đối với đơn vị công ty, doanh nghiệp mà bạn đang tương tác. Không đơn giản như các email gửi cho bạn bè hay gọn gàng như những email trao đổi với đồng nghiệp, với các nội dung bạn có thể viết tuỳ ý và người đọc cũng hiểu ý bạn, các nội dung trong email gửi cho doanh nghiệp cần có sự đầu tư, chăm sóc cẩn thận từng chút vì các công ty, doanh nghiệp hay tập đoàn lớn sẽ lấy đó làm cơ sở đánh giá độ chuyên nghiệp cũng như khả năng hợp tác đối với công ty hay cá nhân bạn.

    Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn một số cách viết email cho doanh nghiệp chuyên nghiệp nhất, sao cho các email bạn gửi đi luôn có thể gửi gắm không chỉ những thông điệp, thông tin mình cần mà còn toát lên hình ảnh, phong cách làm việc chuyên nghiệp của công ty bạn!

    Những điều cần biết trước khi gửi email

    Trước khi soạn một nội dung email gửi cho các công ty, doanh nghiệp bất kì, bạn cần chú ý đến một số thông tin có thể gây ản hưởng đến nội dung email cũng như sự chuyên nghiệp của bạn.

    • Chú ý không soạn email hay gửi email trong lúc tâm trạng của bạn không tốt (đang cáu giận, bực bội, buồn bã…) vì chắc chắn nó sẽ gây ảnh hưởng đến ngữ khí của bạn trong email và người đọc hoàn toàn cảm nhận được nó.
    • Tìm hiểu về đối tượng mà bạn sẽ gửi mail: Việc này sẽ giúp bạn có cách trình bày và cách dùng từ ngữ chính xác hơn trong email.
    • Thời gian gửi mail: Bạn nên gửi email vào khoảng thời gian 08-09h sáng, thời gian đầu ngày làm việc cũng là thời điểm mà người ta checkmail nhiều. Tỉ lệ phản hồi cho email của bạn cũng nhanh chóng hơn.

    Các hạng mục cần quan tâm khi gửi email chuyên nghiệp

    Để có thể biết cách viết email cho doanh nghiêp chuyên nghiệp, bạn cần tối ưu từng hạng mục trong nội dung email của mình. Bạn có thể chỉ cần gửi một email thông báo, email hẹn gặp ngắn gọn nhưng trong đó có rất nhiều yếu tố cần lưu ý để tạo nên sự chuyên nghiệp.

    Một số các hạng mục cần quan tâm khi gửi email chuyên nghiệp bao gồm:

    Tiêu đề email có 2 nhiệm vụ: Gây sự chú ý đối với người đọc và tóm tắt nội dung của toàn bộ email. Người đọc dựa vào đó sẽ quyết định sẽ tiếp tục đọc hay không đọc email của bạn. Do đó khi đặt tiêu đề bạn cần đảm bảo hai chức năng này.

    Nếu bạn gửi email đại diện cho một công ty, doanh nghiệp thì tên của doanh nghiệp nên xuất hiện trong dòng tiêu đề để người đọc dễ nhận biết hơn.

    Ví dụ: Công ty WEBICO – Bản hợp đồng thiết kế website, Gửi anh thông tin về gói dịch vụ B, Báo cáo kinh doanh quý I/2018, …

    Lời mở đầu và kết thúc email

    Một trong các cách viết email cho doanh nghiệp chuyên nghiệp rất quan trọng nữa là cách bạn chào hỏi, xưng hô với đối tác. Trong phần này, tuỳ vào mức độ thân thiết, cấp bậc hay tuổi tác của đối tượng mà bạn có thể đặt các lời chào khác nhau.

    Đặc biệt, đối với lòi chào, lời kết thúc email bạn có thể viết bằng ngôn ngữ tiếng Anh, tiếng Việt đều được.

    Một số ví dụ về lời chào thư và kết thúc thư:

    Lời chào thư:

    • Dear Professor Smith,
    • Hello Ms. Nguyen,
    • Hi Hang,
    • To whom it may concern,
    • Dear members of the selection committee,
    • Hello everyone,
    • Chào Hằng,
    • Chào anh/chị,
    • Gửi anh/chị
    • Em chào anh,

    Lời kết thúc thư:

    Định dạng văn bản chuyên nghiệp

    Trong nội dung email, nếu muốn thu hút và thể hiện sự chuyên nghiệp, bạn cần phải định dạng chúng. Không có nguyên tắc nhất định cho việc định dạng, nhưng chúng tôi có thể gợi ý cho bạn một số cách giúp email trông chuyên nghiệp hơn như sau:

    • Sử dụng dấu gạch ngang đầu dòng
    • Đánh số thứ tự đối với nội dung có nhiều hàngj mục
    • Viết nghiêng một số cụm từ chuyên ngành
    • Viết hoa và bôi màu đối với các phần nội dung mà bạn muốn khách hàng chú ý đến.
    • In đậm các yếu tố quan trọng như tên công ty, tên người nhận…

    Về các hình ảnh, tập tin đính kèm

    Thông thường, khi gửi email chúng ta sẽ attached file trực tiếp vào email, nhưng đối với một số trường hợp file quá nặng (thường là hình ảnh) thì bạn có thể sử dụng file nén hoặc gửi link Google Drive. Bạn hoàn toàn có thể sử dụng Google Docs, chúng tôi MediaFire.com… để tải file của mình lên đó và gửi đường link cho người nhận thay vì đính kèm file trong email. Tuy nhiên, khi tải file lên các website trung gian, bạn cần chú ý về độ bảo mật – bạn có thể cài đặt Mật khẩu cho file.

    Trong kĩ năng, cách viết email cho doanh nghiệp chuyên nghiệp này thì lưu ý dành cho bạn là nên đặt tên file, tên tập tin rõ ràng để tránh tình trạng gửi nhầm file.

    Chữ ký cũng là một phần cực kì quan trọng khi gửi email cho doanh nghiệp. Thậm chí, trong nhiều trường hợp, các đơn vị công ty, doanh nghiệp sẽ căn cứ theo phần thông tin trong chữ ký này để liên hệ với bạn. Chữ ký càng rõ ràng, cung cấp đầy đủ thông tin thì bạn càng có cơ hội nhận được các hợp đồng và thiện chí hợp tác từ phía khách hàng hơn.

    Khi thiết lập chữ ký trong email bạn nên đảm bảo mình cung cấp đầy đủ các thông tin, ví dụ như:

    Bên cạnh đó, nếu bạn là nhân viên các phòng ban đặc biệt như Sale, Marketing, PR… và thường xuyên làm việc với nhiều đối tác, bạn cũng có thể để số điện thoại bàn nội bộ của bạn hoặc số di động để đối tác tiện liên hệ.

    Sử dụng hợp lý chức năng CC (Carbon Copy) và BCC (Blind Carbon Copy) trong email

    Thông thường, nếu tên bạn ở dòng CC thì có nghĩa người gửi chỉ muốn cập nhật thông tin để bạn tham khảo. Bạn chú ý tránh trường hợp nhầm lẫn giữa CC (người tham khảo) và TO (người thực hiện các yêu cầu trong email nếu có).

    Ví dụ: Bạn gửi email cho nhân viên công ty A, chọn địa chỉ email người đó ở phần “To” và “Cc” cho sếp quản lý của họ và sếp của bạn. Nghĩa là hai đối tượng quản lý sẽ theo dõi và góp ý cho các nội dung trao đổi, người trao đổi trực tiếp trong email này là bạn và nhân viên công ty A

    Đọc lại thư trước khi nhấn “Gửi”

    Thao tác này không tốn của bạn quá nhiều thời gian, chỉ tầ 2 – 3 phút thôi nhưng lại có hiệu quả rất lớn, đặc biệt là trong khi viết mail bạn có những sai sót về lỗi xưng hô hay sai chính tả. Nhiều trường hợp gọi “anh” thành “chị” hay ghi nhầm tên khách hàng trong email cũng bắt nguồn từ lỗi không kiểm tra lại trước khi gửi. Do đó, tập thói quen kiểm tra, rà soát lại email trước khi gửi sẽ giúp bạn tránh được những sai lầm không đáng có.

    Sử dụng ngôi nhân xưng như thế nào là hợp lý?

    Nếu bạn gửi email đại diện cho cả công ty, doanh nghiệp của mình, chúng tôi gợi ý bạn nên sử dụng ngôi nhân xưng “chúng tôi”. “Chúng tôi” thể hiện sức mạnh tập thể, sự đoàn kết, sự trân trọng thành quả lao động có được từ một đội ngũ, không từ một cá nhân riêng biệt.

    Bên cạnh đó, nếu bạn là cá nhân và đang gửi mail cho các doanh nghiệp, bạn có thể sử dụng “tôi” để thể hiện sự trang trọng.

    Trong trườn hợp bạn đã có mối quan hệ thân thiết, có quen biết với đối tượng gửi mail, bạn có thể xưng hô một cách thân thiện hơn, tuy nhiên việc gọi “anh/chị” có thể được ưu tiên thay vì gọi “đối tác” là “em” dù họ có nhỏ tuổi hơn bạn.

    Nội dung email nên ngắn gọn

    ⚜️ WEBICO – GIẢI PHÁP THIẾT KẾ WEB HÀNG ĐẦU CHO DOANH NGHIỆP ⚜️

    ? Địa chỉ: Mekong Tower, 235-241 Cộng Hòa, Phường 13, Quận Tân Bình, chúng tôi ? Hotline: 1800 6016

    ? Email: [email protected]

    ? Website: chúng tôi

    ➡ Facebook: https://www.facebook.com/webico.vn/

    Liên lạc ngay với chúng tôi hoặc để lại thông tin của bạn, bộ phận tư vấn của WEBICO sẽ liên lạc lại ngay để giải đáp mọi thắc mắc!

    --- Bài cũ hơn ---

  • Cách Trích Dẫn Tài Liệu Tham Khảo, Trình Bày Trích Dẫn Trong Bài Luận
  • Hướng Dẫn Cách Ghi Tài Liệu Tham Khảo
  • Cách Viết Một Game Design Document Tốt
  • Cách Tôi Viết Document Cho React Component
  • Hướng Dẫn Viết Game Design Document Dành Cho Người Mới
  • Hướng Dẫn Cách Viết Email Tiếng Anh Chuyên Nghiệp

    --- Bài mới hơn ---

  • Cách Để Viết Rap – Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Để Viết Rap Cho Newbie
  • Luyện Chữ Đẹp Hiệu Quả Ngay Hôm Nay Với Những Bài Viết Cơ Bản Nhất
  • Tìm Hiểu Về Séc (Cheque) Và Phiếu Tiền – Check, Money Order
  • Viết Phần Abstract “Ít Mà Chất” Cho Bài Dissertation?
  • Để Viết “Phần Tóm Tắt” Của Một Bài Báo Nghiên Cứu Khoa Học Bằng Tiếng Anh
  • Email đang là phương tiện trao đổi thông tin nhanh chóng, được sử dụng rộng rãi trong công việc và cuộc sống hiện nay.

    Đây không chỉ là phương tiện kết nối, truyền đi thông điệp mà nó còn là đại diện cho sự chuyên nghiệp của người sử dụng.

    Nhưng thực tế không phải ai cũng biết cách sử dụng email một cách chuyên nghiệp. Bởi lẽ đó, trong bài viết này, Aland xin chia sẻ cho tất cả các bạn chi tiết các bước để trở thanh cao thủ sử dụng email.

    1. Cấu trúc của một Email thông thường

    • Greeting (Chào hỏi)
    • Introduction (Giới thiệu)
    • Main point (Nội dung chính)
    • Concluding sentence (Kết thúc email)
    • Signing off

     

    ➢ Một Email thông tường sẽ bắt đầu với phần GREETING, chúng ta có thể sử dụng các cụm từ sau để dung chào hỏi trong email:

    • Nếu quan hệ giữa bạn và người nhận thứ là mối quan hệ lịch sự, ta nên sử dụng các danh xưng như Mr, Mrs,Ms…

    Cấu trúc: Dear + title (danh xưng)  + surname (họ),

    • Dear Mr/Ms… (nếu biết tên người nhận)
    • Dear Sir/Madam (nếu không biết tên người nhận).
    • Thank you for your email on April 1st.
    • It was my pleasure meeting you at the conference last week.

     

    Ví dụ: Dear Mrs.Price

    • Nếu mối quan hệ giữa bạn và người nhận thư thân mật hơn bạn có thể đơn giản sử dụng tên riêng người đó trong câu chào hỏi

    Ví dụ: Hi Kelly, Dear Kelly….

    • Nếu bức thư mang nội dung làm quen hoặc xin gặp mặt và bạn chưa có thong tin về người nhận thư bạn có thể sử dụng “To whom it may concern” hoặc “Dear Sir/Madam”

    ➢ Tiếp theo là OPENING COMMENT, thông thường đây là những câu câu hỏi thăm về tình hình sức khỏe hoặc tình hình hiện tại của người nhận

    • How are you?
    • How are things?

    Nếu nội dung bức thư là một sự hồi đáp , chúng ta nên mở đầu với từ cảm ơn “thanks”

    Ví dụ:

    • Khi một người gửi một email bày tỏ sự quan tâm của họ về công ty bạn đang làm chúng ta có thể viết

    Thank you for contacting ABC Company (Cảm ơn vì đã liên lạc tới công ty ABC)

    • Khi một người trả lời 1 bức thư mà bạn gửi cho người đó :

    Thank you for your prompt reply (Cảm ơn vì đã hồi đáp)

    Thank for getting back to me (Cảm ơn đã hồi đáp)

    • Những câu cảm ơn trên sẽ làm người đọc cảm tháy thoải mái hơn và cảm giác sự mở đầu mang cảm giác lịch sự

    Trong trường hợp bức thư không dựa trên 1 sự hồi đáp, cách lịch sự để mở đầu là những câu chúc:

    • I hope you are doing well. (Hy vọng cô vẫn khỏe)
    • I hope you have a nice weekend. (Hy vọng là cô có một kỳ nghỉ cuối tuần vui vẻ.)

    ➢ Phần tiếp theo của email là INTRODUCTION. Trong phần này, chúng ta sẽ nêu rõ lý do vì sao chúng ta viết email, tùy vào từng trường hợp cụ thể mà chúng ta có cách mở đầu khác nhau. Các bạn có thể mở đầu bằng cụm từ sau đây:

    I am writing to + verb…

     

     

    Chúng ta không nên dùng I’m trong email bởi vì trong văn phong trang trọng thì không dùng từ viết tắt.

    • I am writing to ask for the information about the English courses. (Tôi viết email này để yêu cầu quý vị cung cấp thông tin về khóa học tiếng Anh.)
    • I am writing to check if everything is ready for the launch of the product. (Tôi viết email này để kiểm tra mọi thứ đã sẵn sang cho việc tung ra sản phẩm mới chưa.)
    • I am writing to reference to (Tôi viết thư để tham khảo….)
    • I am writing to enquire about…(Tôi viết thư để yêu cầu….)

    Đối với các mối quan hệ xã giao thì chúng ta nên dùng các câu hỏi gián tiếp và  dùng câu hỏi trực tiếp để dùng cho các mối quan hệ thân thiết.                   https://mshoagiaotiep.com/

    • I am writing to clarify some points of the contract. (Tôi viết email này để làm rõ một số điểm trong hợp đồng.)

    Ngoài ra các bạn có thể dùng các từ cho cấu trúc trên như I am writing to + complain/ explain/ confirm/ apologize. Để đa dạng cách viết, ta có thể dùng “I would like to…” thay cho “I am writing to…”. Đặc biệt, trong trường hợp không cần trang trọng quá, các bạn có thể dùng “I just want to…”

    Chú ý các câu trong phần này phải thực sự ngắn gọn và rõ mục đích vì nó nằm trong phần đầu của email. Phải luôn nhớ rằng người đọc muốn đọc bức thư 1 cách nhanh chóng và gọn gàng. Bạn cũng phải chú ý tới ngữ pháp, các vấn đề chính tả vì sự chính xác trong phần này ảnh hưởng đến cái nhìn và cách đánh giá của người nhận thư về bạn

    ➢ Đến phần MAIN POINT, bởi đây là email nên chúng ta cần nêu vấn đề ngắn gọn, súc tích càng tốt.

    •       We regret to inform you… (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với ông/bà rằng…)
    •       It is with great sadness that we… (Vô cùng thương tiếc báo tin…)
    •       After careful consideration we have decided… (Sau khi đã xem xét cân nhắc, kỹ lưỡng chúng tôi đã quyết định…)
    •       I am writing in reply to your letter of 4 September regarding your outstanding invoice. (Tôi viết thư để trả lời lá thư của ông/bà gửi ngày 4 tháng 9 về tờ hóa đơn chưa được thanh toán của công ty ông/bà)

    Khi bạn viết cho họ mà bạn muốn đề cập những việc đã trao đổi trong lá thư trước đó, hãy dùng những mẫu câu sau:

    •    Further to our conversation, I’m pleased to confirm our appointment for 9.30am on Tuesday, 7 January. (Theo như chúng ta đã trao đổi, tôi rất vui được xác nhận lịch hẹn của chúng ta vào hồi 9:30 sáng thứ Ba ngày 7 tháng 1.)
    •    As you started in your letter, … (Như khi bạn bắt đầu trong thư, …)
    •    As you told me,… (Như bạn đã nói với tôi…)
    •    As you mentioned in the pvious one,… (Như bạn đã đề cập trước đó…)
    •    As I know what you wrote me,… (Như những gì bạn đã viết cho tôi…)

    Bạn cũng có thể dùng những mẫu câu lịch sự sau để hỏi về vấn đề nào đó:

    •    I would be grateful if … (Tôi sẽ biết ơn nếu…)
    •    I wonder if you could … (Tôi tự hỏi nếu bạn có thể… )
    •    Could you please …? Could you tell me something about …? (Bạn có thể vui lòng… / Bạn có thể cho tôi biêt về…)
    •    I would particularly like to know … (Tôi đăc biệt muốn biết…)
    •    I would be interested in having more details about … (Tôi quan tấm đến việc có thêm chi tiết về việc…)
    •    Could you please help me …(inform the student of final exam…), please? (Ông có thể vui lòng giúp tôi … (thông báo cho học sinh của kỳ thi cuối cùng …), xin vui lòng?)
    •    I would like to ask your help … (Tôi muốn nhờ sự giúp đỡ của bạn về…)

    ➢ Sau đấy, các bạn có thể dùng các câu CONCLUDING SENTENCE để kết thúc email như sau:

    • Let me know if you need anymore information. (Hãy cho tôi biết nếu anh cần them thông tin)
    • I look forward to hearing from you soon. (Tôi rất mong sớm nghe tin từ bạn.)
    • I would be grateful if you could attend to this matter as soon as possible. (Tôi sẽ rất cảm ơn nếu ông/bà có thể giải quyết vấn đề này càng sớm càng tốt.)
    • If you would like any further information, please don’t hesitate to contact me. (Nếu ông/bà cần thêm thông tin gì, xin cứ liên hệ với tôi.)
    • I look forward to… (Tôi rất trông đợi…)
    • Please respond at your earliest convenience. (Xin hãy hồi âm ngay khi các ngài có thể).
    • Nếu bạn bắt đầu bằng Dear Mr, Dear Mrs, Dear Miss, hay Dear Ms, bạn nên kết thúc thư bằng cụm sau: Yours sincerely, Yours faithfully,  (kính thư)
    • Hoặc bạn có thể dùng “Please do not hesitate to contact me…” để thay thế cho “Feel free to contact me…”

    ➢ Phần cuối cùng “SIGNING OFF” bao gồm 2 phần, đó là họ tên người gửi và những dòng chữ đi kèm như sau:

    Trường hợp không trang trọng:

    • Best,
    • Best wishes,
    • Regards,
    • Take care,
    • Bye,

    Trường hợp trang trọng:

    • Best regards,
    • Warm regards,

    2. Các bước để có một Email chuyên nghiệp

     

    Bước 1: Xác định xem bức thư có mang tính chất trang trọng hay không

    Những bức thư mang tính chất trang trọng thường là nhằm mục đích tìm hiểu thông tin, xin việc, đăng kí học hay góp ý…

    Thư mang tính chất cá nhân thì khác, dù dài hay ngắn thì đều được viết theo ngôn ngữ nói và thoải mái, không trang trọng, thường dùng viết cho gia đình hoặc bạn bè.

    Bước 2: Xác định cấu trúc một bức thư

    1. Chào đầu thư
    2. Đoạn văn giới thiệu:  nêu lí do viết thư hoặc lời cảm ơn
    3. Nội dung: có thể là một haynhiều đoạn văn
    4. Mẫu câu chuẩn bị kết thư: Nêu những gì bạn mong đợi từ người nhận thư, cóthể là yêu cầu phản hồi sớm hoặc đề nghị gặp mặt…
    5. Chào kết thư
    6. Tên/ Chữ kí

    Bước 3: Sử dụng các mẫu câu thường dùng khi viết thư

     

     

    Thư mang tính trang trọng

    Thư thân mật

    Chào đầu thư

    Dear Mr/ Mrs + surname

    Kính gửi Ông/ Bà + tên họ (Dùng cách viết này khi đã biết tên họ của người nhận thư)

    Hello/ Hi + name

    Xin chào/ Chào + tên

    Dear Sir or Madam

    Kính gửi Ngài/ Bà (Dùng cách này khi chưa biết tên họ của người nhận)

    Dear + name

    Gửi + tên

    Hi there!

    Chào đằng ấy!

    Bắt đầu viết thư

    Thank you for your letter/ email about…

    Cảm ơn bức thư/ email của ông/bà về…

    Thanks for your letter/ email.

    Many thanks for your letter/ email.

    Cảm ơn bức thư/ email của ông/ bà rất nhiều.

    Thanks for writing to me.

    Cảm ơn vì đã đã viết thư cho mình

    I am writing to request information about/ inform you about/ complain about, apologise for…

    Tôi viết thư này nhằm yêu cầu thông tin về…/ để thông báo cho ông/ bà về…/góp ý về…./ xin lỗi vì…

    I am writing to tell you about…

    Mình viết để kể với bạn về…

    I am writing with reference to your letter.

    Tôi viết bức thư này để trả lời cho bức thư trước của bạn.

    Guess what?

    Bạn đoán được không?

    I would like to offer congratulations on…

    Let me congratulate you on…

    Tôi muốn đưa ra lời chúc mừng về…

    How are things with you?/ What’s up?/ How are you? / How was your holiday?

    Mọi thứ thế nào?/ Sao rồi?/ Bạn có khỏe không?/ Kì nghỉ vừa rồi của bạn thế nào?

    I’m sorry I haven’t written for a while…

    Mình xin lỗi vì lâu rồi chưa viết thư cho bạn…

    It was great to hear from you again.

    Thật tuyệt khi lại có thể nghe tin tức về bạn.

    Chuẩn bị kết thư

    I look forward to hear from you without delay.

    Tôi mong phản hồi của ông/ bà sẽ sẽ được đưa ra mà không có sự trì hoãn nào.

    Hope to hear from you soon.

    Mong sớm nhận được thư của cậu.

    I look forward to meeting you.

    Tôi mong sớm được gặp ông/ bà

    Looking forward to seeing you/ hearing from you.

    Mong là mình sẽ được gặp bạn sớm/ biết tin tức về cậu sớm.

    I hope to hear from you at your earliest convenience.

    Tôi mong sẽ nhận được phản hồi từ ông/ bà sớm nhất có thể trong khả năng của ông/ bà.

    I can’t wait to meet up soon.

    Mình không thể đợi đến khi chúng ta gặp nhau.

    Chào kết thư

    Yours faithfully

    Nếu mở đầu thư bằng “Kính gửi Ngài/ Bà’, kết thúc thư với “Trân trọng”.

    Best wishes.

    Dành cho bạn những lời chúc tốt đẹp nhất.

    Your sincerely

    Nếu bắt đầu với “Kính gửi Ông/ Bà…”, kết thư với “Thân (Chân thành)”.

    Love. (Yêu bạn.)

    Regards/ Best regards/ Kind regards.

    Trân trọng.

    All the best. (Mọi điều tốt nhất.)

    Xxx. (Hôn bạn)

     

    Xoxo. (Ôm và hôn bạn.)

     

    3. Những mẫu câu thông dụng trong 

    ➢ Trình bày lý do viết email

    Sau phần chào hỏi thông thường, bạn nên trình bày lí do viết email ở đoạn mở đầu. Một số mẫu câu bạn có thể áp dụng là:

    • I am writing to you regarding…/ in connection with…

    Tôi viết email này để liên hệ về vấn đề…

    • Further to…/ With reference to…

    • I am writing to you on behalf of…

    Tôi thay mặt…viết email này để…

    • Might I take a moment of your time to…

    Xin ông / bà / công ty cho phép tôi…(đây là cách viết rất trang trọng, thường dùng trong lần đầu tiên liên hệ với đối tác)

    ➢ Đưa ra lời đề nghị, yêu cầu

    Là một trong hai nội dung phổ biến nhất khi viết email thương mại bằng tiếng Anh, lời đề nghị, yêu cầu trong email cần phải lịch sự, chuyên nghiệp và rõ ràng để tránh nhầm lẫn. Bốn mẫu câu thông dụng gồm:

    • I would appciate it / be grateful if you could send more detailed information about…

    Tôi rất cảm kích nếu ông/ bà/ công ty có thể cung cấp thêm thông tin chi tiết về…

    • Would you mind…? / Would you be so kind as to…?

    Xin ông/ bà/ công ty vui lòng…

    • We are interested in…and we would like to…

    Chúng tôi rất quan tâm đến… và muốn…

    • We carefully consider…and it is our intention to…

    Chúng tôi đã cẩn thận xem xét… và mong muốn được…

     

    ➢ Xin lỗi người nhận email                

    • We regret / are sorry to inform you that…

    Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với bạn rằng…

    • Please accept our sincere apologies for…

    Xin hãy chấp nhận lời xin lỗi chân thành về…

    • We truly understand and apologize for…you are given due to…

    Chúng tôi hoàn toàn hiểu và xin lỗi về những bất tiện đã gây ra cho quý khách do…

    • I promise this case will never happen again and it is our pleasure if you could accept…as a humble compensation.

    Tôi xin hứa sự việc này sẽ không tái diễn và rất mong ông / bà có thể chấp nhận…. như một khoản bồi thường.

    ➢ Đề cập đến tài liệu đính kèm

    • Please find attached…

    Xin lưu ý đến….đã được đính kèm trong email.

    • Attached you will find…

    Bạn sẽ tìm thấy…được đính kèm trong email này.

    • I am sending you…as an attachment.

    Tôi đã đính kèm…

    • Can you please sign and return the attached contract by next Friday?

    Xin vui lòng ký và gửi lại bản hợp đồng đính kèm trước thứ 6 tuần sau (với cách này, bạn sẽ có thể dùng kèm thêm động từ.)

    ➢ Kết thúc email

    Cuối cùng, để tỏ rõ thiện chí, bạn không nên kết thúc email thương mại bằng một lời chào đơn giản. Thay vào đó, hãy giữ liên lạc với người nhận theo các cách như:

    • Should you need any further information, please do not hesitate to contact me.

    Nếu có bất kỳ vấn đề gì, xin đừng ngần ngại liên hệ với tôi.

    • I trust the above detail resolves your queries. Please feel free to contact us if we can be of further assistance.

    Tôi hi vọng email này đã giải đáp thắc mắc của bạn. Nếu chúng tôi có thể giúp đỡ gì thêm, xin hãy liên hệ.

    • Please reply once you have the chance to…

    Xin hãy hồi âm ngay khi bạn đã…

    • We appciate your help in this matter and look forward to hearing from you soon.

    Lời kết:

    --- Bài cũ hơn ---

  • Tiết Lộ Cách Làm Cv Bằng Powerpoint Độc Đáo Nhất
  • Cách Làm Cv Bằng Powerpoint Nhanh, “xịn Sò” Nhất!!!
  • Bí Quyết Chọn Lọc Khi Viết Cv Chinh Phục Mọi Nhà Tuyển Dụng
  • Cv Tiếng Nhật Và Cách Viết Đổ Gục Nhà Tuyển Dụng
  • Cách Viết Cv Cho Nhân Viên Bán Hàng, Ngành Kinh Doanh
  • ?cách Viết Một Email Cơ Bản Và Chuyên Nghiệp

    --- Bài mới hơn ---

  • Cách Viết Email Theo Chuẩn, Chuyên Nghiệp
  • Cách Viết Email Xin Việc Bằng Tiếng Anh Chuyên Nghiệp Và Hay Nhất
  • Cách Viết Email Xin Việc Chuyên Nghiệp Khi Tìm Kiếm Việc Làm
  • Cách Viết Email Xin Việc Ấn Tượng
  • Hướng Dẫn Cách Viết Email Xin Việc Ấn Tượng
  • Email bây giờ là một kênh giao tiếp và truyền thông phổ biến. Nhưng cách viết chung cho một email gần như chưa có. Đây là tập hợp những nguyên tắc phổ biến về cách viết email, tùy từng công ty sẽ có cách giao tiếp email riêng, không khó thực hiện, bạn làm dần dần cũng sẽ quen. Nếu được, bạn có thể tự rút ra những cách viết email tốt hơn và phù hợp ngữ cảnh. Hãy tham khảo các bước viết email như sau:

    Bạn phải gõ đúng địa chỉ người gửi. Thiếu @ hay quên ghi đuôi thì lỡ nhấn nhầm nút gửi hay send. Server email sẽ báo cho bạn ngay. Trước đây các server vẫn cho gửi đi rồi báo lỗi, sau này đã bị chặn rồi nên bạn yên tâm. Vấn đề là hãy nhớ có .vn hay không vì nhiều email phổ biến như yahoo hay bị lỗi này.

    Một mẹo vặt để tránh gửi mail khi chưa xong nội dung. Là đừng vội địa chỉ Email của người nhận thư trước. Khi nào hoàn thành nội dung cần gửi, kiểm tra ổn cả rồi hãy điền địa chỉ email vào và gửi. Việc này nhầm tránh tình trạng vô tình nhấn gửi email khi chưa hoàn thành nội dung hoặc thiếu sót lỡ tay…..

    CC là nơi bạn ghi mail của quản lý của bạn và quản lý của người gửi mail bên kia nếu có.

    BCC thường là gửi mà bạn muốn bảo mật danh sách gửi để không bị người khác cướp danh sách để đi spam.

    Đôi khi, cùng một nội dung bạn muốn gửi cho nhiều người, bạn vẫn có thể dùng bcc. Như là lời cảnh cáo nhân viên nhưng không cho người cảnh cáo biết là việc cảnh cáo sẽ được gửi cho ai, cũng là cách giữ thể diện cho người bị cảnh cáo.

    3. Ghi tiêu đề mail ngắn gọn và không dùng ngôn ngữ nói

    Trong các web email phổ biến như Google hay Yahoo hay nhắc nhở bạn ghi tiêu đề mail( Subject). Không có tiêu đề thì email nhìn thiếu chuyên nghiệp.

    Bạn có muốn đọc mail của ai đó gửi bạn mà cái tiêu đề cũng không ghi nên hồn?

    Chưa kể vài người dùng tiêu đề mail như một chương trình chat. Chỉ ghi nội dung ở tiêu đề, còn phần thư không để bất kỳ nội dung nào. Nếu trao đổi ngắn, nên dùng chương trình chat nội bộ hoặc các chương trình chat phổ biến ở công ty như: Skype, Mess Facebook, Hangout, Viber hoặc Zalo…

    4. Nội dung luôn nhớ KISS

    Ghi nội dung nhớ nguyên tắc KISS (Keep It Short and Simple). Ghi đúng vấn đề, không kể lể dài dòng hay rào trước đón sau quá dài. Bây giờ người ta rất lười đọc, hãy liệt kê vấn đề ra từng dòng 1. Người trả lời email cứ theo từng dòng mà trả lời bằng màu chữ khác, rất nhanh và tiện.

    Nhớ có mở đầu nội dung chào hỏi, phần nội dung là trao đổi vấn đề cần nói, và phần kết thư là lời cám ơn vì người ta đã dành thời gian đọc thư của mình. Sau phần cám ơn sẽ là một lời chúc.

    5. Chèn tập tin đính kèm trước khi ghi nội dung

    Nếu có chèn tập tin hay file vào mail. Mình khuyên các bạn nên chèn trước, vì khi viết mail xong nhiều người mệt quá sẽ quên mất chèn file vào mail. Lỗi này người ta châm chước được nhưng không nên vi phạm hoài.

    Nhưng nói bạn mới cũng hơi oan, vì nhiều người dùng mail lâu năm vẫn hay mắc lỗi ngớ ngẩn này. Và đa phần là nhận ra điều này khi người nhận mail hỏi file đính kèm đâu?

    6. Chữ ký Email

    Hầu như tất cả các email hiện nay đều có phần cấu hình chữ ký cho Email. Thường là nằm ở trong phần Cài đặt (Setting)

    Chữ ký thì cần có những thông tin như sau: Họ tên, chức vụ, số điện thoại, địa chỉ mail, đơn vị công tác, địa chỉ,… để đối tác liên hệ khi cần. Có thể ghi ngắn gọn nhưng đầy đủ:

    Ví dụ

    ĐT: 076xxxxxxxx

    Email: [email protected]

    Do Gmail là Email được dùng phổ biến nhất. Nên mình hướng dẫn nơi để đặt chữ ở đây:

    Thêm hoặc thay đổi chữ ký Gmail

    Bạn có thể sử dụng tối đa 10.000 ký tự trong chữ ký của mình.

    1. Ở trên cùng bên phải, hãy nhấp vào biểu tượng Cài đặt(Hình bánh răng) Chọn Xem tất cả tùy chọn cài đặt
    2. Trong phần “Chữ ký”, hãy nhập nội dung chữ ký vào hộp. Nếu muốn, bạn có thể định dạng nội dung chữ ký bằng cách thêm hình ảnh hoặc thay đổi kiểu văn bản.
    3. Ở cuối trang, hãy nhấp vào Lưu thay đổi.

    7. Tên địa chỉ email của bạn:

    Nếu bạn dùng email công ty để gửi thì cái này không thay đổi được. Không có gì cần nói về địa chỉ email do công ty cấp.

    Tuy nhiên, nếu bạn đang đang đi xin việc hay sử dụng 1 email miễn phí chẳng hạn thì nên lưu ý cái địa chỉ email của bạn tên thế nào.

    Cụ thể:

    Địa chỉ email có nghiêm túc thể người gửi là ai hay không? Bạn có dám dùng cái email thời trẻ trâu. Kiểu [email protected] để gửi mail xin việc không? Bạn dám gửi thì có chắc đã được nhà tuyển dụng họ để mắt không. Nhìn cái địa chỉ email nó không nghiêm túc.

    Địa chỉ email là thứ rất quan trọng vì nó tạo ấn tượng cho người nhận thư. Biết được người gửi là ai. Thường cách tốt nhất là tạo địa chỉ email theo như họ tên. Nếu bị trùng lặp thì bạn có thể thêm số hay nghề nghiệp của bạn vào thêm.

    Nên lựa chọn tạo địa chỉ email có dạng như sau:

    [email protected]

    [email protected]

    [email protected]

    [email protected]

    Tuyệt đối không lựa chọn những địa chỉ email có tên xì teen, trẻ trâu,… đọc vô là liên tưởng bạn không nghiêm túc hoặc là người còn đang độ tuổi teen. Chẳng hạn như cái địa chỉ email bên dưới:

    [email protected]

    [email protected]

    [email protected]

    [email protected]

    …..

    8. Kiểm tra chính tả

    Nếu người nhận là 1 người khó tính. Họ sẽ thấy khó chịu với email có lỗi chính tả. Do đó bạn nên kiểm tra kỹ càng chỉnh sửa lại các lỗi chính tả trước khi gửi.

    Việc này vừa giúp không gây khó chịu cho người nhận vừa thể hiện sự chuyên nghiệp của email bạn là không có sai sót.

    --- Bài cũ hơn ---

  • 3 Bài Văn Mẫu Miêu Tả Ngôi Nhà Tiếng Anh
  • Cách Rủ Rê Bạn Bè Đi Chơi Bằng Tiếng Anh Đơn Giản
  • Bí Quyết Viết Email Thông Báo Nghỉ Việc Bằng Tiếng Anh Lôi Cuốn
  • Nghỉ Việc Tiếng Anh Là Gì? Cách Viết Email Nghỉ Việc Khéo Léo
  • Cách Viết Email Đặt Phòng Bằng Tiếng Anh
  • Web hay
  • Links hay
  • Push
  • Chủ đề top 10
  • Chủ đề top 20
  • Chủ đề top 30
  • Chủ đề top 40
  • Chủ đề top 50
  • Chủ đề top 60
  • Chủ đề top 70
  • Chủ đề top 80
  • Chủ đề top 90
  • Chủ đề top 100
  • Bài viết top 10
  • Bài viết top 20
  • Bài viết top 30
  • Bài viết top 40
  • Bài viết top 50
  • Bài viết top 60
  • Bài viết top 70
  • Bài viết top 80
  • Bài viết top 90
  • Bài viết top 100