Cách Viết Email Đặt Phòng Bằng Tiếng Anh / Top 10 Xem Nhiều Nhất & Mới Nhất 10/2023 # Top Trend

Các mẫu câu trong cách viết email đặt phòng khách sạn bằng tiếng Anh

Các mẫu câu tiếng Anh sau đây sẽ giúp bạn hoàn thành một email đặt phòng nhanh chóng và thận tiện:

I am writing to confirm our telephone booking of 17 May. We shall be gratefull if you could reserve the excutive suite in the name of Michelot. – Tôi đang viết để xác nhận việc đặt trước qua điện thoại của chúng tôi ngày 17 tháng 5. Chúng tôi sẽ biết ơn nếu ông dành phòng theo tên người đặt phòng Michelot.

We wondered whether you have any rooms vacant for the 1st week of May. – Chúng tôi tự hỏi liệu ông có bất kỳ phòng trống nào cho tuần đầu tháng 5 không.

Mr Depont will require a suite with 2 bedrooms and a single bedroom on the same flooor for his secrectary. – Ông Depont sẽ đề nghị một phòng cao cấp với 2 phòng ngủ và 1 phòng ngủ đơn trên cùng tầng cho thư ký của ông ta.

I have reserved the accommodation as requested. – Tôi đã đặt trước nơi ăn ở như yêu cầu.

Brown would greatly appreciate it if you could let him have his usual room. – Ông Brown sẽ rất cảm kích nếu ông để cho ông ấy một phòng bình thường.

I shall be glad to have an early reply so that I can complete Mr Greene’s travel arrangements. – Tôi sẽ rất vui lòng để có câu trả lời sớm để tôi có thể hoàn tất những sắp xếp về chuyến đi du lịch của ông Greene.

An additional charge is payable for… – Một chi phí bổ sung có thể được trả cho…

We regret any inconvenience this might have cause you. – Kindly forward a receipt for the deposit. – Chúng tôi lấy làm tiếc cho bất kỳ bất tiện nào mà điều này có thể gây ra cho ông.

Kindly forward a receipt for the deposit. – Vui lòng gửi biên lai đặt cọc.

You may be sure that everything possible will be done to make your stay agreeable. – Chúng tôi có thể chắc chắn rằng tất cả mọi thứ có thể được thực hiện để làm cho việc ăn ở lại của ông vừa ý.

Cách viết email đặt phòng bằng tiếng Anh đơn giản nhất Mẫu email 1:

Dear Sir,

Will you please reserve a room with single bed and shower for me for the period from 7th to 14th November. Kindly confirm the booking by return.

Dịch nghĩa:

Thưa Ngài,

Ngài vui lòng đặt trước một phòng có giường đơn và phòng tắm có vòi hoa sen cho tôi trong thời gian từ ngày 7 đến ngày 14 tháng 11. Xin trả lời xác nhận việc đặt phòng sớm cho tôi.

Mẫu email 2:

Dear Sir,

We are organising a coach tour of the West coast for a paty of 44 pluss diver for the first two weeks of September. WE would like to make a reservation for 20 double rooms and 5 single rooms, all with bath. We trust our booking will qualify for your group reductions. Please inform us as to the deposit you require.

Dịch nghĩa:

Thưa Ngài,

Chúng tôi đang tổ chức một chuyến du lịch bằng xe buýt đến bờ biển phía Tây cho một buổi tiệc 44 người thêm tài xế trong 2 tuần đầu tháng 9. Chúng tôi muốn đặt trước 20 giường đôi và 5 giường đơn, tất cả đều có phòng tắm. Chúng tôi tin việc đặt phòng trước của chúng tôi sẽ làm cho các ông giảm giá cho chúng tôi. Vui lòng thông báo cho chúng tôi để đặt cọc theo yêu cầu của các ông.

Mẫu điện đặt trước qua Telex:

PLS BOOK 1 SINGLE ROOM 3 NIGHTS 13 TO 15 NOV. MR. LUXES SALES MANAGER CONFIRM SOONEST.

Dịch nghĩa:

Vui lòng đặt trước 1 phòng đơn từ ngày 13 đến 15 tháng 11. Ông Lukes quản lý kinh doanh xác nhận sớm nhất.

Từ vựng:

Mẫu phiếu đặt phòng là mẫu đơn không thể thiếu trong bất kỳ khách sạn nào, nó giúp cho quy trình đặt phòng của khách và quy trình nhận đặt phòng của nhân viên lễ tân dễ dàng hơn. Nó vó vai trò là căn cứ thông tin thoả thuận đặt phòng giữa khách sạn và khách hàng. Mẫu đơn đặt phòng có thể là để khách tự điền trên website, qua email hay để cho nhân viên lễ tân dùng khi nhận thông tin từ khách qua điện thoại. Các nội dung cần có trong mẫu thư đặt phòng bao gồm:

– Thông tin của khách hàng (Information Detail): họ tên (nên chừa khoảng trống đủ để điền thông tin cho nhiều người), số điện thoại, thời gian khách đến – đi, số lượng phòng, các dịch vụ kèm theo (đưa/ đón sân bay).

– Loại phòng khách đặt (Room type): tên các loại phòng có trong khách sạn, phòng có hút thuốc hay không, phòng có đảm bảo hay không, phòng có ăn sáng hay không và cả loại giường mà khách sạn có?

– Phương thức thanh toán (Payment detail): chỉ nên liệt kê các loại hình thức thanh toán mà khách sạn của bạn chấp nhận.

– Thông tin liên hệ: đây là phần phải có trong mẫu đơn vì đôi khi sẽ do công ty hoặc một người khác đặt phòng thay cho khách. Vì vậy bạn nên để phần thông tin của người cần liên hệ để xác nhận đặt phòng: họ tên, email, số điện thoại.

– Ghi chú: đây là phần bạn để trống để khách có thể ghi những yêu cầu khác của mình.

– Câu cám ơn: bạn có thể kết thúc bằng một lời cám ơn khách ngắn gọn và lời hứa sẽ hồi đáp sớm cho khách.

Mẫu thư đặt phòng bằng tiếng Anh

– Information Detail:

Fullname (Mr/ Mrs/ Ms):

Fullname (Mr/ Mrs/ Ms):

Fullname (Mr/ Mrs/ Ms):

Arrival date: …/ …/ …

Depature Date: …/ …/ …

Expected Arrival Time: ………….

Number of Rooms: …………….

Airport Pick-up Required : Yes No

Flight Number:………..

Expected Arrival Time:……….

– Room type:

– Remarks: …………………….Payment menthod: Cash/ Credit card/ Bank Tranfer Deposit/ Prepayment- Payment detail:

Mẫu thư xác nhận đặt phòng có nội dụng gì?

Thư xác nhận đặt phòng có vai trò quan trọng là xác nhận thoả thận đặt phòng của khách hàng thành công. Vì thế, thông tin trong thư xác nhận cần đầy đủ, chính xác. Đây cũng là một trong những kỹ năng đặt phòng mà người nhân viên lễ tân nào cũng phải trải qua. Một thư xác nhận đặt phòng khách sạn cần có các nội dung:

– Lời cảm ơn (Thank you message): thư xác nhận đặt phòng nên bắt đầu bằng một lời cảm ơn ngắn gọn tới khách hàng đã và đang sử dụng dịch vụ của khách sạn, bao gồm: tên cá nhân khách hàng và nhắc lại tên khách sạn của bạn như một cách nhấn mạnh thương hiệu khách sạn của bạn vậy.

– Thông tin đặt phòng (Booking infomaition): nội dung cần đưa ra thông tin đầy đủ và chi tiết về loại dịch vụ mà khách hàng đã đặt, bao gồm loại phòng, giá phòng, thời gian nhận phòng, thời gian lưu trú, các dịch vụ đi kèm… Đây là nội dung quan trọng nhất trong thư xác nhận này. Bởi nó sẽ là bằng chứng trong việc đặt và cung cấp dịch vụ giữa khách hàng và khách sạn.

– Lời chào kết: nội dung này không quá quan trọng, tuy nhiên nó thể hiện sự chuyên nghiệp, phép lịch sự cũng như thái độ trân trọng của phía khách sạn dành cho khách hàng. Một lời cảm ơn chân thành cùng lời hi vọng được phục vụ sẽ tạo thiện cảm tốt đẹp cho khách hàng vì đã lựa chọn dịch vụ khách sạn của bạn.

Mẫu thư xác nhận đặt phòng bằng tiếng Anh

Dear Mr. Anthony

Thank you for using our hotel service – Holiday Beach Hotel.

We have pleasure in confirming that we have booked a single room for you from 5 July 2023 for three nights. The room has a view over the park. A deposit is not required.

We look forward to your visit.

(Xin chào ông Anthony. Cảm ơn ông đã sử dụng dịch vụ của khách sạn chúng tôi – khách sạn Holiday Beach. Chúng tôi rất hân hạnh xác nhận rằng chúng tôi đã đặt 1 phòng đơn cho ông từ ngày 5 tháng 7 năm 2023 cho 3 đêm. Phòng có thể nhìn ra ban công ngắm cảnh. Không cần đặt tiền cọc. Chúng tôi mong đợi chuyến thăm của ông.

Yours sincerely.

1. Lời chào đầu thư

Khi viết bất kì một bức thư nào gửi cho ai thì điều đầu tiên không thể thiếu đó là cần phải có lời chào ở đầu thư. Cách viết lời chào ở đầu thư phụ thuộc vào những thông tin ứng viên về công ty đó.

Nếu bạn biết tên của nhà tuyển dụng hãy mở đầu bức thư bằng lời chào có thể như: Dear (tên của nhà tuyển dụng), tiếp theo là một dấu phẩy hoặc là dấu chấm. Bạn hãy chắc chắn về người nhận thư xin việc của bạn để thêm các tiêu đề thích hợp như (Mr., Ms., Dr.)

Trường hợp bạn không biết tên của nhà tuyển dụng thì bạn có thể đề “Dear Hiring Manager”, “Dear Recruiting Team,” hay “Dear (tên công ty)”.

Ngoài ra, bạn có thể viết “To whom it may concern”, tuy nhiên bạn không nên sử dụng lời chào này, bởi lời chào này gây cảm giác cho người đọc như một lá thư mẫu.

Ví dụ: Dear Lan Anh,

Luôn phải có câu mở đầu cho các email

2. Viết thư xin việc ở đoạn đầu tiên

Ở đoạn đầu bức thư xin việc bạn hãy đề cập tới công việc mà bạn ứng tuyển, bạn tìm công việc này như thế nào? Ở đâu? Bạn hãy trình bày từ 1-2 câu trong bức thư của mình.

Ví dụ:

Dear James,

I am writing to you with regards to the position within your company for Staff Manager

3. Phần nội dung chính của bức thư

Ở phần này, bạn chỉ nên viết 1-2 đoạn ngắn bởi nếu bạn viết dài dòng thì nhà tuyển dụng không có thời gian để đọc hết. Để viết được 1-2 đoạn văn ngắn mà vẫn đầy đủ ý thì bạn hãy cố gắng trả lời những câu hỏi sau:

Tại sao bạn nghĩ mình phù hợp với vị trí này?

Bạn có những kinh nghiệm gì để phù hợp với yêu cầu của vị trí này?

Tại sao bạn muốn làm việc cho công ty mà bạn ứng tuyển?

4. Viết đoạn cuối thư

Nhắc lại lí do vì sao bạn ứng viên phù hợp với vị trí công việc này.

Bạn hãy cung cấp các thông tin liên lạc của bạn bao gồm các thông tin: Địa chỉ email, số điện thoại để nhà tuyển dụng có thể dễ dàng liên lạc với bạn.

Ngoài ra bạn hãy đề cập tới bản Sơ yếu lý lịch, CV hay các bằng cấp, tài liệu tham khảo mà bạn có thể đính kèm trong thư.

Cảm ơn nhà tuyển dụng đã dành thời gian cho bạn.

5. Viết kết thúc email và chữ ký

Kết thúc thư bạn có thể viết “Best” hoặc “Sincerely”, đây là những cách phổ biến các bạn ứng viên hay sử dụng. Ngoài ra, cuối bức thư bạn nên gõ tên đầy đủ thay cho chữ ký thể hiện bạn là người chỉn chu, chuyên nghiệp.

Hoàn thành mọi thứ trước khi gửi email đi

Một số lưu ý về hình thức của email cho nhân viên văn phòng 1. Tên hiển thị

Tên hiển thị là tên của bạn hiện lên khi nhà tuyển dụng nhận được email. Một cái tên chuyên nghiệp là cái tên đầy đủ, rành mạch.

Ví dụ: Nguyen Hoang Hoa, Hoa Hoang Nguyen.

Một số lỗi bạn hay gặp phải với tên hiển thị email là:

Tên hiển thị bị Capslock hoàn toàn khiến người đọc cảm giác khó chịu.

Tên hiển thị không viết hoa chữ cái đầu tạo cảm giác không thiện cảm cho nhà tuyển dụng.

Tên hiển thị viết tắt tạo cảm giác bạn là người không chuyên nghiệp khi chuẩn bị hồ sơ.

2. Tên địa chỉ email

Với tên địa chỉ email bạn nên để tên của chính bạn.

Ví dụ: nguyenhoanghoa18@gmail.com, hoahoangnguyen@gmail.com

Bạn tuyệt đối không được dùng các tên địa chỉ email như: gaconxinhdep@gmail.com, 1.2hoanghoa@gmail.com.

Bạn nên dùng chúng tôi để gửi CV cho nhà tuyển dụng. Bạn không nên sử dụng các đuôi như chúng tôi Hotmail.

3. Ảnh đại diện

Về ảnh đại diện, bạn nên để ảnh của bạn, rõ mặt cho nhà tuyển dụng thấy được.

Thường các bạn ứng viên hay mắc phải các lỗi về ảnh như:

Ảnh đại diện không rõ mặt của bạn. Bạn có để ảnh mặt của mình nhưng hình ảnh mờ, không nhìn thấy rõ thiếu sự chỉn chu, chuyên nghiệp.

Ảnh đại diện không để gì hết. Đây cũng là lỗi mà các bạn không để ý. Tuy nhiên, nó lại gây mất thiện cảm với nhà tuyển dụng, thiếu sự chuyên nghiệp.

About the Author: Lan Ánh

Chuyên viên Tư vấn tuyển dụng

Sáng tạo nội dung là một trong những nghề mang lại nhiều giá trị cho cuộc sống của tôi. Hy vọng rằng, những nội dung mà tôi truyền tải sẽ giúp các bạn trẻ mau chóng tìm kiếm được việc làm mong muốn, giúp nhà tuyển dụng nhanh chóng tìm được người phù hợp nhất.

Cấu trúc của một email thông thường 1. Phần chào hỏi [Greeting]

Phần Greeting là phần mở đầu của một email bất kì. Với từng đối tượng khác nhau sẽ có những cấu trúc chào hỏi tương đương.

1.1. Mối quan hệ lịch sự, trang trọng

→ Sử dụng cấu trúc: Dear + title (danh xưng) + surname (họ). Trong đó:

Dear Mr / Mrs + tên người nhận [Nếu biết tên người nhận]

Dear Sir / Madam [Nếu không biết tên người nhận]

1.2. Mối quan hệ thân mật

→ Sử dụng cấu trúc: Hi + tên

E.g. Hi Tom

1.3. Nội dung chủ yếu làm quen, xin gặp mặt

Trong trường hợp này, bạn có thể sử dụng cả 2 mẫu câu như sau:

To whom it may concern

Dear Sir / Madam

2.1. Dạng thư hồi đáp

Nếu là một bức thư hồi đáp thì bạn có thể chọn mở đầu bức thư bằng cách sử dụng từ “thanks”. Sau đó sẽ tiếp tục vào vấn đề.

2.2. Bày tỏ sự quan tâm của người đọc về công ty chúng ta

Trường hợp này chúng ta có thể dùng mẫu câu sau:

E.g. Thank you for contacting XYZ Company

2.3. Đối với đối tượng trả lời email của bạn trước đó

Có thể sử dụng 2 mẫu câu sau:

Thank you for your prompt reply

Thank for getting back to me

→ Cảm ơn bạn vì đã hồi đáp

Sử dụng những mẫu câu như 3 phần trên sẽ giúp cho người đọc cảm thấy thoải mái và được tôn trọng bởi thái độ lịch sự được truyền tải.

2.4. Email không phải dạng hồi đáp

Nếu email của bạn không phải dạng hồi đáp email nào đó, cách lịch sự để mở đầu chính là bằng một lời chúc.

I hope you are doing well. (Tôi hy vọng bạn vẫn khỏe)

I hope you have a nice weekend. (Tôi hy vọng bạn có kỳ nghỉ cuối tuần vui vẻ)

3. Giới thiệu [Introduction]

Ở phần giới thiệu tổng quát này, bạn cần trình bày rõ lý do viết email. Có nhiều cách để trình bày một lý do, tuy nhiên hãy chọn những văn phong phù hợp với từng đối tượng nhận được email của bạn và ghi nhớ một vài điểm như sau:

3.1. Không viết tắt I’m

Trong văn phong trang trọng không nên sử dụng từ viết tắt I’m. Bạn nên viết rõ ràng ra là I am để bày tỏ thái độ lịch sự.

→ Cấu trúc: I am writing to + verb…

E.g. I am writing to ask for the information about the English courses.

3.2. Dùng câu hỏi trực tiếp, gián tiếp cho mối quan hệ thân thiết

Chỉ nên dùng câu gián tiếp trực tiếp trong trường hợp người nhận mail có mối quan hệ thân thiết. Chẳng hạn:

E.g. I am writing to clarify some points of the contract.

3.3. Một số cách viết thay thế

Một số cấu trúc thường dùng khác như:

I am writing to + complain

I am writing to + explain

I am writing to + confirm

I am writing to + apologize

Ngoài ra, để đa dạng được cách viết thư bạn đọc có thể sử dụng một số phép thay thế như sau:

Dùng I would like to… thay thế cho I am writing to

Có thể dùng I just want to cho trường hợp không trang trọng

Ở phần Introduction này, sự ngắn gọn là điều cần thiết. Phần chứa không quá nhiều nội dung ý nghĩa cần được tinh gọn. Ngoài ra, hãy chú trọng vào cấu trúc ngữ pháp, các vấn đề chính được diễn tả sẽ đánh giá nội dung của toàn bức thư.

4. Nội dung chính [Main point] 4.1. Nội dung chính mang tính bi quan

Trong trường hợp bạn đề nghị các vấn đề tế nhị như từ chối đề nghị, thông báo thôi việc hay sự cố nào đó. Có thể dùng các mẫu câu sau đâu:

We regret to inform you …

It is with great sadness that we …

After careful consideration we have decided …

I am writing in reply to your letter of 4 September regarding your outstanding invoice …

4.2. Nội dung mang tính nhắc lại để trao đổi

Khi bạn viết email nhằm mục đích nhắc lại hoặc trao đổi các vấn đề trước đó, hãy dùng một số mẫu câu như sau:

As you started in your letter, …

Regarding … / Concerning … / With regards to …

As you told me, ….

As you mentioned in the previous one …

As I know what you wrote me…

4.3. Nội dung mới hoàn toàn

Không giống như 2 trường hợp trên, bạn có thể dùng những mẫu câu lịch sự để hỏi về một vấn đề nào đó. Việc hỏi cần phải lịch sự và mang tính mở rộng câu chuyện.

I would be grateful if

I wonder if you could

Could you please …? Could you tell me something about …?

I would particularly like to know …

I would be interested in having more details about …

Could you please help me …(inform the student of final exam…), please?

I would like to ask your help …

5. Kết thúc email [Concluding sentence]

Để kết thúc email, bạn có thể sử dụng một vài kiểu câu như sau:

1. Let me know if you need anymore information.

→ Hãy cho tôi biết nếu anh cần them thông tin

3. I look forward to hearing from you soon.

→ Tôi rất mong sớm nghe tin từ bạn.

5. I would be grateful if you could attend to this matter as soon as possible.

→ Tôi sẽ rất cảm ơn nếu ông/bà có thể giải quyết vấn đề này càng sớm càng tốt.

6. If you would like any further information, please don’t hesitate to contact me.

→ Nếu ông/bà cần thêm thông tin gì, xin cứ liên hệ với tôi.

7. I look forward to…

→ Tôi rất trông đợi…

8. Please respond at your earliest convenience.

→ Xin hãy hồi âm ngay khi các ngài có thể

Trong trường hợp bạn bắt đầu bằng các kiểu câu như:

thì bạn nên kết thúc thư bằng cụm sau:

Ngoài ra, bạn cũng có thể dùng cụm từ “Please do not hesitate to contact me…”

→ Để thay thế cho ” Feel free to contact me…”

6. Ký tên [Signing off]

Thay vì một lá thư bình thường ở Việt Nam, chúng ta thường sử dụng chữ ký. Thì trong email, bạn có thể dùng TÊN kèm theo các dòng chữ:

6.1. Nếu thư trang trọng 6.2. Nếu thư không trang trọng Các bước để có một email chuyên nghiệp Bước 1: Xác định tính trang trọng của email

Mẫu thư trang trọng hay không trang trọng có nhiều sự khác biệt từ cách bố trí từ ngữ cho đến cách trình bày. Thông thường email trang trọng sử dụng trong các trường hợp: Tìm hiểu thông tin về vấn đề, xin việc, đăng ký học hoặc góp ý.

Đối với các mẫu email cá nhân thì nên viết một cách thoải mái, không trang trọng. Chủ yếu sử dụng cho gia đình hoặc bạn bè.

Bước 2: Xác định cấu trúc của email

Cấu trúc quyết định đến nội dung và ý mà bạn muốn diễn đạt cho người đọc. Một email thông thường bao gồm các phần theo thứ tự như sau:

Thư mở đầu

Đoạn giới thiệu: gồm lý do hoặc lời cảm ơn

Nội dung email: Gồm một hoặc nhiều đoạn khác nhau nêu lên được đầy đủ các ý chính của email

Chuẩn bị kết thúc: Nêu những mong đợi từ người nhận thư, yêu cầu phản hồi hoặc một lời đề nghị gặp

Chào kết

Tên hoặc chữ ký

Bước 3: Sử dụng các mẫu câu thường dùng khi viết thư

Chào đầu thư

Dear Mr / Mrs + Surname

Hello / Hi + name

Dear Sir or Madam

Dear + name

Bắt đầu nội dung email

Thank you for your letter/ email about…

Thanks for your letter/ email.

Many thanks for your letter / email.

Thanks for writing to me.

I am writing to request information about …

I am writing to tell you about…

I am writing with reference to your letter.

Guess what?

I would like to offer congratulations on…

How are things with you?/ What’s up?

Let me congratulate you on…

How are you? / How was your holiday?

Chuẩn bị kết Email

I look forward to hear from you without delay.

Hope to hear from you soon.

I look forward to meeting you.

Looking forward to seeing you from you.

I hope to hear from you at your earliest convenience

I can’t wait to meet up soon.

Chào kết thúc thư

Yours faithfully

Best wishes.

Regards/ Best regards/ Kind regards.

All the best.

Những mẫu câu viết email quen thuộc 1. Mẫu câu trình bày lý do viết email

Phần trình bày lý do được đưa ra sau các câu chào hỏi thông thường ở phần đầu tiên. Bạn có thể một số mẫu câu quen thuộc như sau:

I am writing to you regarding… / in connection with…

→ Tôi viết email này để liên hệ về vấn đề

I am writing to you on behalf of…

→ Tôi thay mặt…viết email này để…

Might I take a moment of your time to…

→ Xin ông / bà / công ty cho phép tôi…

Trong các cách viết trên thì cách viết cuối cùng trang trọng nhất. Thường sử dụng trong công việc và là lần đầu tiên liên hệ với đối tác bất kỳ.

2. Mẫu câu yêu cầu, đề nghị

Yêu cầu, đề nghị là các mẫu câu phổ biến nhất. Mẫu câu này cần phải lịch sự, ngắn gọn, chuyên nghiệp và quan trọng hơn cả là phải rõ ràng giúp người đọc tránh nhầm lẫn với các vấn đề khác. Có 4 mẫu câu yêu cầu, đề nghị thông dụng trong tiếng anh như sau:

I would appreciate it / be grateful if you could send more detailed information about…

→ Tôi rất cảm kích nếu ông / bà / công ty có thể cung cấp thêm thông tin chi tiết về…

Would you mind…? / Would you be so kind as to…?

→ Xin ông / bà / công ty vui lòng…

We are interested chúng tôi we would like to…

→ Chúng tôi rất quan tâm đến… và muốn…

We carefully chúng tôi it is our intention to…

→ Chúng tôi đã cẩn thận xem xét… và mong muốn được…

3. Mẫu câu xin lỗi người nhận email

Trong quá trình kinh doanh, hợp tác rất khó tránh khỏi các sai sót ngoài ý muốn. Để đưa ra lời xin lỗi chân thành, lịch sự trong email, bạn có thể dùng các mẫu câu như sau:

We regret / are sorry to inform you that…

→ Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với bạn rằng…

Please accept our sincere apologies for…

→ Xin hãy chấp nhận lời xin lỗi chân thành về…

We truly understand and apologize chúng tôi are given due to…

→ Chúng tôi hoàn toàn hiểu và xin lỗi về những bất tiện đã gây ra cho quý khách do…

4. Đề cập đến tài liệu đính kèm

Gửi tài liệu đi kèm email là một trong những yếu tố không thể thiếu. Tuy nhiên một email quá dài và không nhắc nhở sẽ gây ra tình huống người nhận không để ý đến và bỏ sót. Để nhắc nhở người nhận, bạn có thể sử dụng một số mẫu câu như sau:

Please find attached…

→ Xin lưu ý đến….đã được đính kèm trong email.

Attached you will find…

→ Bạn sẽ tìm thấy…được đính kèm trong email này.

I am sending chúng tôi an attachment.

→ Tôi đã đính kèm…

Can you please sign and return the attached contract by next Friday?

→ Xin vui lòng ký và gửi lại bản hợp đồng đính kèm trước thứ 6 tuần sau.

5. Mẫu câu kết thúc email

Should you need any further information, please do not hesitate to contact me.

→ Nếu có bất kỳ vấn đề gì, xin đừng ngần ngại liên hệ với tôi.

I trust the above detail resolves your queries. Please feel free to contact us if we can be of further assistance.

→ Tôi hi vọng email này đã giải đáp thắc mắc của bạn. Nếu chúng tôi có thể giúp đỡ gì thêm, xin hãy liên hệ.

Please reply once you have the chance to…

→ Xin hãy hồi âm ngay khi bạn đã…

We appreciate your help in this matter and look forward to hearing from you soon.

→ Chúng tôi đánh giá cao sự giúp đỡ của bạn trong vấn đề này và mong muốn được nghe từ bạn sớm.

Cách viết email bằng tiếng anh trong công việc

Trong công việc, đa số các email đều được sử dụng ngôn ngữ trang trọng, không sử dụng cách viết tắt hoặc tiếng lóng trong tiếng anh.

1. Phần mở đầu

Chào hỏi, xưng hô với người nhận bằng các mẫu câu:

1.1. Dear Mr. A / Mrs. A / Miss A

Nếu người nhận email là phụ nữ thì sử dụng Mrs dành cho phụ nữ đã kết hôn. Sử dụng Miss cho những phụ nữ chưa lập gia đình. Nếu bạn không chắc chắn về tình trạng hôn nhân của người nhận email, có thể sử dụng kiểu câu sau.

1.2. Dear Sir/ Dear Madam

Cần lưu ý thêm một vấn đề trong mở đầu, người nhận thư là người nước ngoài, bạn hãy xưng họ với Last Name.

E.g. Chẳng hạn người nhận thư có tên đầy đủ John Doe. Hãy xưng hô là: Dear Mr.Doe.

Trong trường hợp người nhận là người Việt Nam, bạn có thể sử dụng Dear + tên riêng, tên đầy đủ, họ và tên.

E.g. Dear Mrs. Vu Thanh Binh

2. Phần nội dung chính

Phần nội dung chính giúp làm rõ vấn đề của email. Hơn 90% thông tin quan trọng sẽ nằm trong phần này. Do đó, bạn cần chú ý đến cấu trúc, cách lập luận và ngôn ngữ sử dụng.

Trường hợp trả lời email của một ai đó

Nếu có khách hàng hỏi về các sản phẩm mà công ty bạn đang kinh doanh, bạn có thể ghi ngắn gọn như sau:

E.g Thanks for contacting Meta Media

Nếu công ty tuyển dụng gửi email xác nhận những thông tin mà bạn đã gửi trước đó, bạn có thể viết như sau:

E.g. I am very happy to receive your email.

Với việc bạn nói “Rất vui khi nhận được email” sẽ giúp cho người đọc cảm thấy được tôn trọng và đối xử lịch sự. Điều này sẽ có tác dụng đối với những email quan trọng.

Trường hợp bạn chủ động viết email

Trường hợp mà bạn chủ động viết email cho một ai đó, trước khi thông báo đến người đọc nội dung bạn có thể sử dụng các mẫu câu như sau:

I am writing to make a hotel reservation to ….

→ Tôi đang viết để đặt phòng khách sạn đến …

I am writing with regard to your registration of ….

With reference to our telephone conversation ….

2.1. Email yêu cầu hoặc hỏi thông tin

Với nội dung này, bạn có thể bắt đầu bằng các kiểu câu như:

Could you please let me know…?

→ Bạn có thể cho tôi biết

I would appreciate it if you could please send me ….

→ Tôi sẽ rất vui lòng nếu bạn gửi tôi

Please let me know…

→ Làm ơn hãy cho tôi biết

2.2. Email đề nghị giúp đỡ / đề nghị cung cấp thông tin

We are happy to let you know that …

→ Chúng tôi rất vui mừng thông báo đến bạn rằng …

We are willing to …

→ Chúng tôi sẵn lòng …

Should you need any further information, please to contact …

→ Nếu bạn cần thêm bất cứ thông tin gì, vui lòng liên hệ …

We regret to inform you that …

→ Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với bạn rằng …

2.3. Email nội dung phàn nàn

I am writing to expres my dissatisfaction with …

→ Viết viết thư này để bày tỏ sự không hài lòng về …

We regret to inform you that …

→ Chúng tôi rất tiếc phải thông báo đến bạn rằng …

I am interested to hear …

→ Tôi đang rất quan tâm đến thông tin về …

2.4. Email với nội dung xin lỗi

We would like to apologize for …

→ Chúng tôi muốn gửi lời xin lỗi về …

Please accept our dearest apologies for …

→ Làm ơn chấp nhận lời xin lỗi của chúng tôi cho …

I am afraid I will not be able to …

→ Tôi e rằng tôi không thể …

Trước khi kết thúc và ký tên, bạn có thể sử dụng một trong các mẫu câu sau:

1. Phần mở đầu

Phần mở đầu bao gồm những lời chào hỏi tương tự như email trong công việc. Bạn có thể sử dụng các mẫu câu như sau:

2. Phần nội dung chính Nếu bạn muốn đi thẳng vào vấn đề

Just a quick note to …

→ Mình chỉ muốn viết đôi dòng để …

This is to invite you to …

→ Email này để mời bạn …

I wanted to let you know that …

→ Mình muốn báo cho bạn biết rằng …

I’m writing to tell you about …

→ Mình muốn viết thư cho bạn để kể về …

Nếu bạn đang trả lời một bức thư của ai đó

Thanks for your e-mail, it was wonderful to hear from you.

→ Cảm ơn về email của bạn, thật là tuyệt vời khi được nghe tin từ bạn

2.1. Đưa ra yêu cầu, hỏi thêm thông tin

I was wondering if you could

→ Mình băn khoăn không biết bạn có thể

Do you think you could

→ Bạn có thể

Can you call me

→ Cậu có thể gọi cho tớ

2.2. Đề nghị sự giúp đỡ

I’m sorry, but I can’t …

→ Tớ xin lỗi, nhưng …

I’m happy to tell you that …

→ Tôi vui mừng thông báo rằng …

Do you need a hand with …

→ Bạn có cần tôi giúp một tay với việc …

→ Cậu có muốn tớ …

2.3. Phàn nàn về vấn đề gì đó

I’m sorry to say that you’re …

→ Tôi rất tiếc phải nói rằng bạn …

I hope you won’t mind me saying that …

→ Tôi mong bạn sẽ không buồn khi tôi nói rằng …

2.4. Thư với mục đích xin lỗi

I’m sorry for the trouble I caused. (Tớ xin lỗi vì những rắc rối mà tớ gây ra)

I promise it won’t happen again.Tôi hứa điều đó sẽ không xảy ra một lần nữa)

I’m sorry, but I can’t Tớ xin lỗi nhưng tớ không thể

2.5. Thư có tệp đính kèm

I’m attaching/sending you

→ Tôi đã gửi kèm trong mail

Sorry, but I can’t open it. Can you send it again in PDF format?

→ Xin lỗi, mình không mở được file đó. Bạn có thể gửi lại ở định dạng PDF không?

3. Phần kết thúc

Trước khi kết thúc thư phải thêm các câu sau:

Hope to hear from you soon.

→ Tớ hi vọng sẽ sớm nghe tin tức từ cậu)

I’m looking forward to seeing you.

→ Tôi rất mong được gặp bạn)

Kí tên và kết thúc thư:

Thanks, (Cảm ơn)

With gratitude, (Với lòng biết ơn)

Sincerely/ Sincerely yours/ Yours sincerely/ Yours truly, (Chân thành)

Regards/ Best regards/ Fond regards (Trâb trọng)

Best wishes (Những lời chúc tốt đẹp nhất)

Love (Yêu thương)

Take care (Bảo trọng, giữ gìn sức khỏe)

Mẫu mail đặt phòng bằng tiếng Anh được khách sạn quy định rõ ràng về thông tin cần thiết nhằm giúp quy trình đặt phòng của lễ tân trở nên dễ dàng hơn. Đồng thời, những thông tin trong mail đặt phòng này còn là cơ sở thỏa thuận và thanh toán giữa khách hàng và khách sạn trở nên minh bạch.

Thông tin trong mail đặt phòng khách sạn bằng tiếng Anh cần đảm bảo như sau:

Thông tin của khách hàng (Information Detail): họ tên (nên chừa khoảng trống đủ để điền thông tin cho nhiều người), số điện thoại, thời gian khách đến – đi, số lượng phòng, các dịch vụ kèm theo (đưa/đón sân bay).

Loại phòng khách đặt (Room type): tên các loại phòng có trong khách sạn, phòng có hút thuốc hay không, phòng có đảm bảo hay không, phòng có ăn sáng hay không và cả loại giường mà khách sạn có?

Phương thức thanh toán (Payment detail): các loại hình thức thanh toán mà khách sạn của bạn chấp nhận.

Thông tin liên hệ: phần thông tin của người cần liên hệ để xác nhận đặt phòng: họ tên, email, số điện thoại. Đây là phần phải có trong mẫu đơn vì đôi khi sẽ do công ty hoặc một người khác đặt phòng thay cho khách.

Câu cám ơn: một lời cám ơn khách ngắn gọn và lời hứa sẽ hồi đáp sớm cho khách.

Sau khi gửi mail đặt phòng cho khách hàng và họ điền đầy đủ những thông tin cần thiết trên. Lễ tân tiến hành gửi mail xác nhận đặt phòng nhằm chốt sales, cập nhật hệ thống và gửi lời cảm ơn đến khách hàng.

Viết mail xác nhận đặt phòng bằng tiếng Anh cần nội dung gì?

Lời cảm ơn (Thank you message): Mẫu thư nên bắt đầu bằng một lời cảm ơn ngắn gọn tới khách hàng đã và đang sử dụng dịch vụ của khách sạn, bao gồm: tên cá nhân khách hàng và nhắc lại tên khách sạn như một cách nhấn mạnh thương hiệu khách sạn.

Thông tin đặt phòng (Booking infomation): Nội dung cần đưa ra thông tin đầy đủ và chi tiết về loại dịch vụ mà khách hàng đã đặt, bao gồm: loại phòng, giá phòng, thời gian nhận phòng, thời gian lưu trú, các dịch vụ đi kèm… Đây là nội dung quan trọng nhất trong thư xác nhận bởi nó là bằng chứng trong việc đặt và cung cấp dịch vụ giữa khách hàng và khách sạn.

Lời chào kết: Nội dung này thể hiện sự chuyên nghiệp, phép lịch sự cũng như thái độ trân trọng của phía khách sạn dành cho khách hàng. Một lời cảm ơn chân thành cùng lời hi vọng được phục vụ sẽ tạo thiện cảm tốt đẹp cho khách hàng vì đã lựa chọn dịch vụ khách sạn.

Mẫu mail xác nhận đặt phòng khách sạn bằng tiếng Anh

Dear Mr. Anthony,

Thank you for using our hotel service – Holiday Beach Hotel.

We have pleasure in confirming that we have booked a single room for you from 5 July 2023 for three nights. The room has a view over the park. A deposit is not required.

We look forward to your visit.

Yours sincerely.

( Xin chào ông Anthony

Bạn muốn cải thiện tiếng Anh nhanh chóng để phục vụ công việc, chỉ cần điền form bên dưới chúng tôi sẽ tư vấn chi tiết khóa học tiếng Anh Nhà Hàng Khách Sạn chỉ 2 – 3 tháng