Cách Viết Email Gửi Hợp Đồng / Top 12 Xem Nhiều Nhất & Mới Nhất 10/2023 # Top Trend

Trong thời đại hiện nay, việc sử dụng email (thư điện tử) trong môi trường kinh doanh và thương mại diễn ra rất phổ biến và gần như viết email bằng tiếng Anh là một kỹ năng thiết yếu mà bạn cần rèn luyện để công việc đạt hiệu quả cao. Một phần mềm hỗ trợ soạn thảo email cực kỳ hữu dụng và được sử dụng nhiều nhất hiện nay đó chính là Outlook nằm trong bộ phần mềm Office của Microsoft. Trong bài viết này mình sẽ hướng dẫn cho các bạn cách viết và gửi email cũng như sử dụng một số tính năng cơ bản trong Outlook 2013.

Cách viết và gửi email

Tiếp theo, khung soạn thảo email sẽ hiện ra như sau:

Thẻ MESSAGE sẽ được kích hoạt mặc định với những chức năng soạn thảo chính như chọn font chữ, màu chữ, căn lề, v.v… Ở phần dưới cùng là ô chứa nội dung email, bạn có thấy một ví dụ như trong hình. Phần ở dưới bao gồm các chức năng sau: From: Chọn email của người gửi.

To: Điền hoặc chọn email của người nhận, nếu có nhiều người nhận thì ngăn cách bằng dấu “;”.

Bcc: Đây là dạng viết tắt của Blind Carbon Copy (bản sao ẩn danh). Tác dụng cũng giống như Cc nhưng hàm nghĩa nhấn mạnh “gửi bí mật”, những người nằm trong To và Cc sẽ không thể nhìn thấy địa chỉ người nhận trong Bcc. Bản thân những người nằm trong Bcc cũng không nhìn thấy nhau. Tính năng thường được sử dụng khi bạn muốn ẩn danh tính của người nhận khi gửi email hàng loạt, ví dụ như gửi thông báo cho tất cả các khách hàng hay đối tác của mình.

Subject: Đây là tiêu đề/chủ để của email, tóm tắt nội dung chính của email. Tiêu đề đóng vai trò quyết định đến việc đọc hay không đọc email của người nhận. Thông thường, tiêu đề email không nên quá dài mà chỉ nên chứa khoảng 5 – 10 từ quan trọng nhất. Ngoài ra, tiêu đề nên thể hiện đúng và rõ ràng về nội dung của email, giúp người nhận hiểu được tầm quan trọng của email đó một cách nhanh chóng.

Attached: Tài liệu đính kèm. Muốn đính kèm tài liệu bạn chọn “Attach File” ở khung chức năng bên trên, và chọn “Attach Item” nếu muốn đình kèm những email khác vào trong email này. Cách tính năng khác trong thẻ MESSAGE cần lưu ý: – Signature: Chèn phần chữ ký vào dưới email. – High Importance/Low Importance: Lựa chọn mức độ quan trọng của email.

Các tính năng khác trong Outlook 2013

Thẻ INSERT: Bao gồm các chức năng chèn tài liệu, hình ảnh, bảng biểu, đồ thị, liên kết, mẫu chữ và ký tự đặc biệt vào email.

Thẻ OPTIONS: Bao gồm một số tính năng như thay đổi theme, quyền hạn, gửi yêu cầu nhận thông báo khi email được nhận và được đọc, lưu email, gửi email hẹn giờ,…

Thẻ FOMART TEXT: Tập trung các tính năng thay đổi định dạng, kích cỡ, màu sắc, căn lề,… cho các đoạn văn bản trong email.

Thẻ REVIEW: Hỗ trợ kiểm tra các lỗi chính tả và ngữ pháp, đếm số lượng từ và hỗ trợ ngôn ngữ.

Tổng kết

Như vậy, các bạn đã nắm bắt được những tính năng cơ bản của Outlook 2013 trong việc viết và gửi email. Ở các bài tiếp theo mình sẽ giới thiệu những thành phần cơ bản cấu thành nên một email hoàn chỉnh.

I. Những điều cần lưu ý trước khi gửi email xin việc

Cách viết mail xin việc không phải là một quá trình phức tạp, nhưng với những người lần đầu làm việc này thì thì công bằng mà nói sẽ có nhiều bỡ ngỡ và chưa quen. Vậy cần chú ý gì trong cách gửi mail cho nhà tuyển dụng nhỉ?

Có 2 điều bạn cần chú ý trước khi thực hiện viết email xin việc, đó là việc đặt tên email và tên hiển thị email.

Tên email

Bạn nên thể hiện sự chuyên nghiệp và nghiêm túc của mình trong cách gửi email xin việc. Và chỉ với chưa tới 7 phút, bạn hoàn toàn có thể lập một email mới, nghiêm túc và chỉn chu khiến nhà tuyển dụng chú ý tới mình hơn.

Lời khuyên dành cho việc đặt tên email của bạn là nên chứa tên và họ của bạn, nó cũng có thể kèm một vài con số như năm sinh, ngày sinh cá nhân bạn, chẳng hạn như: hoanguyen1998@gmail.com hay lehuy137@gmail.com

Thông qua những tên email đơn giản nhưng cực kỳ nghiêm túc như vậy, nhà tuyển dụng cũng cảm thấy thoải mái và chú ý hơn khi nhận được email xin việc của bạn.

Tên hiển thị email

Tên hiển thị email là điều quan trọng và cực kỳ cần lưu ý trong cách gửi email xin việc, tuy nhiên đây cũng là một trong những điều đáng tiếc mà các bạn phần lớn rất ít để ý tới.

Bước 1: Chọn Setting (Cài đặt) → Chọn vào phần Accounts and Import (Tài khoản và Nhập)

Bước 2: Chọn mục Edit info (chỉnh sửa thông tin)

Bước 3: Bạn thực hiện sửa tên hiển thị tại ô hiện ra rồi Save (lưu thay đổi)

II. Cách viết email xin việc chuẩn và ấn tượng nhất. Tiêu đề email xin việc

Với tiêu đề email xin việc các bạn sẽ dễ dàng nhận thấy có 2 trường hợp khá phổ biến có thể xảy ra:

Trường hợp 1: Nhà tuyển dụng đã ghi rõ ràng thông tin về tiêu đề email xin việc

Với trường hợp này, thông thường ở cuối phần nội dung thông tin tuyển dụng, nhà tuyển dụng sẽ ghi rõ ràng về yêu cầu cụ thể của mình như: Ứng viên vui lòng gửi CV và hồ sơ xin việc của mình thông qua địa chỉ “XXX@gmail.com” với tiêu đề được hiển thị rõ ràng: “Họ và tên – Vị trí ứng tuyển – Tên công ty”.

Họ và tên – Vị trí ứng tuyển – Tên công ty – Ngày ứng tuyển

Chẳng hạn:

Nguyễn Thị Mai – Ứng tuyển vị trí nhân viên kiểm kho – ABC Group – 12/09/2023

Nội dung email xin việc

Phần mở đầu

Hãy mở đầu nội dung của phần email xin việc bằng cụm từ “Kính gửi” để thể hiện sự tôn trọng và nghiêm túc với người nhận email. Bạn không nên dùng từ như “Gửi” hay “Thân ái gửi” vì điều này có vẻ sẽ hơi thiếu tôn trọng và thậm chí là làm giảm đi tính lịch sự.

Có 2 trường hợp thường có thể xảy ra:

Bạn biết rõ người nhận email là một cá nhân nào đó, vậy thì bạn nên ghi: Kính gửi Anh/chị – Tên phòng ban. Chẳng hạn: Kính gửi Chị Nguyễn Thị Thu – Bộ phận tuyển dụng.

Bạn không biết rõ cá nhân trực tiếp nhận đơn xin việc, chỉ biết trực thuộc bộ phận nào mà thôi. Với trường hợp này bạn nên ghi như sau: Kính gửi Bộ phận – Tên Công ty. Chẳng hạn như là: Kính gửi phòng tuyển dụng nhân sự – Công ty TNHH ABC.

Phần nội dung

Phần nội dung trong cách email xin việc, sẽ bao gồm:

Giới thiệu vắn tắt thông tin về bản thân bạn

Mục đích viết email hay mục tiếc bạn gửi email này để ứng tuyển vào vị trí nào

Nêu kỹ năng, kinh nghiệm, mục tiêu nghề nghiệp nổi bật của mình để chứng tỏ bạn là ứng viên sáng giá phù hợp cho vị trí bạn ứng tuyển

Phần kết

Ở phần kết thúc email, bạn đừng quên gửi lời cảm ơn tới nhà tuyển dụng vì đã tạo cơ hội cho bạn được ứng tuyển vào vị trí và xem xét lá đơn của bạn.

Chữ ký email

Thông thường một mẫu chữ ký email chuyên nghiệp mang tính cá nhân sẽ bao gồm:

Họ và tên

Số điện thoại

Một số thông tin liên lạc khác như: địa chỉ facebook, website, địa chỉ nhà, …

Nghề nghiệp (nếu có)

Tiếp theo tôi sẽ hướng dẫn các bạn cách chi tiết để tạo chữ kỹ trong email:

Bước 1: Vào Setting (cài đặt)

Bước 2: Trong tab General (chung) → Chữ ký

Bước 3: Trong khung chữ kỹ hiện ra, hãy thực hiện sửa chữ ký theo ý mình và chọn Lưu thay đổi (Save)

Như vậy là chỉ bằng 3 bước đơn giản là bạn đã có một bộ chữ ký email cực kỳ chuyên nghiệp rồi phải không?

Đính kèm các tài liệu trong email xin việc

Một mẫu hồ sơ xin việc qua email thông thường sẽ bao gồm: đơn xin việc, CV và một số chứng chỉ cá nhân chứng minh thành tích, năng lực đi kèm khác.

Tùy theo yêu cầu cụ thể của nhà tuyển dụng về vị trí công việc mà bạn sẽ cần chuẩn bị và đính kèm các tài liệu cụ thể sao cho phù hợp. Phần lớn ngày nay tất cả CV được cho là tài liệu đính kèm phổ biến nhất. Bạn cần đính kèm tài liệu trước khi trực tiếp gửi email, bạn cũng có thể sử dụng chức năng đính kèm tệp được tích hợp sẵn trong phần soạn thảo.

Về tài liệu đính kèm, bạn nên để nó lưu dưới dạng PDF để đảm bảo thông tin của bạn không bị sai lệch trước khi đến nhà tuyển dụng. Hoặc khi nhà tuyển dụng mở trên các thiết bị khác nhau thì khi đó dạng PDF sẽ giúp thông tin của bạn không bị lỗi phông nhiều. Về cách đặt tên file thì hãy chú ý nên là tiếng Việt không dấu.

Kiểm tra lại email lần cuối trước khi gửi đi

Tên email

Tên hiển thị email

Tiêu đề email

Địa chỉ người nhận/ Phòng ban đang tuyển dụng

Nội dung email

Các tài liệu kèm theo: nên để tên của tài liệu dưới dạng tiếng Anh hoặc tiếng Việt không dấu

Phần từ “Kính gửi” của bạn nên được in đậm

Văn phong nên trang trọng, lịch sự, nghiêm túc không nên sử dụng quá nhiều yếu tố và các câu biểu cảm

III. 12 quy tắc viết email xin việc chuyên nghiệp

Trước khi quyết định “trả lời tất cả” hãy suy nghĩ thật kỹ: Việc nhận được email được gửi tới của rất nhiều người mà mình không quen biết là việc xảy ra thường xuyên ở nhiều người. Và tất nhiên là việc lựa chọn lờ đi, bỏ qua những thông báo hiển thị trên điện thoại có thể khiến bạn mất tập trung vào quá trình thực hiện công việc. Vì vậy, để tránh hết mức việc gây ra phiền phức không đáng có cho người nhận thì bạn hãy cân nhắc thật kỹ trước khi lựa chọn vào phần “trả lời tất cả”, trừ trường hợp bạn nghĩ rằng mọi người có trong danh sách của email đều cần phải nhận được email.‍

Sử dụng những phần mở đầu email chuyên nghiệp: Để tạo được những ấn tượng cá nhân ngay lập tức mở đầu email một cách chuyên nghiệp. Không nên sử dụng những nội dung mang tính biểu cảm hoặc lời chào quá mức thân mật như ở các tin nhắn cá nhân thông thường. Hãy đề cập đến tên của người nhận trong lời mở đầu của email và đặc biệt hãy nhớ không được rút gọn tên của họ.‍

Hạn chế dùng dấu chấm than: Nếu bạn muốn sử dụng dấu chấm than trong Email, bạn cần lưu ý chỉ nên dùng một dấu chấm than duy nhất nhằm mục đích thể hiện sự phấn khích. Hãy hạn chế đến mức có thể việc sử dụng tới các dấu chấm than.‍

Hãy cẩn thận với óc hài hước của bạn: Khiếu hài hước là thứ có thể khiến cho bạn đôi khi không kiểm soát được giọng điệu và những biểu cảm cá nhân trên khuôn mặt của mình. Tuy nhiên, trong các trường hợp đòi hỏi tính chuyên nghiệp ví dụ như khi viết email xin việc, bạn nên chú ý loại bỏ sự hài hước ra khỏi nội dung đề cập trong email.‍

Lời chào cuối email rất quan trọng:

‘Yours sincerely’ là cụm từ nên được dùng khi viết thư cho người mà bạn quen biết.

‘Yours faithfully’ được sử dụng trong trường hợp viết thư cho người mà bạn chưa gặp.

‘Sincerely’ nên dùng trong nội dung thư xin việc, thể hiện sự chân thành.

‘Best Regards’ thể hiện sự trân trọng, có thể dùng từ này trong đa số trường hợp

‍Giữa các ý, các đoạn nên cách nhau một dòng: Việc trình bày như vậy sẽ giúp cho nội dung và bố cục email trở nên gọn gàng, dễ đọc, dễ nhìn và tạo cảm giác thiện cảm cho người nhận được email của bạn.‍

Trả lời tất cả các email, ngay cả khi email đó bị gửi nhầm cho bạn: Có thể rất khó cho bạn khi trả lời tất cả các email gửi đến cùng một lúc, nhưng hãy cố gắng để làm điều đó. Cho dù đó có thể là những email bị gửi nhầm. Việc trả lời tất cả các email mà bạn nhận được có thể giúp đối phương nhận ra họ đã gửi không đúng địa chỉ, và thậm chí đây cũng chính là một quy tắc lịch sự, nhất là những người gửi có làm cùng công ty, cùng ngành với bạn.‍

Đọc lại email trước khi gửi: Đừng quá phụ thuộc vào các công cụ kiểm tra lỗi chính tả của các nhà phát triển, mà hãy dành thời gian đọc lại một vài lần nữa nội dung email trước khi gửi.‍

Nhập địa chỉ email cuối cùng: Có khá nhiều trường hợp email bị gửi đi một cách bất ngờ trong khi bạn vẫn chưa viết xong và chưa kiểm tra lỗi chính tả. Điều này có thể do bạn vô tình nhấn phải một phím chức năng nào đó trên bàn phím. Vì vậy, hãy chọn cách nhập địa chỉ email người nhận cụ thể vào cuối cùng để tránh khỏi những sự cố đáng tiếc.‍

IV. Kết luận

I. Những điều cần lưu ý trước khi gửi email xin việc

Cách viết mail xin việc không phải là một quá trình phức tạp, nhưng với những người lần đầu làm việc này thì thì công bằng mà nói sẽ có nhiều bỡ ngỡ và chưa quen. Vậy cần chú ý gì trong cách gửi mail cho nhà tuyển dụng nhỉ?

Có 2 điều bạn cần chú ý trước khi thực hiện viết email xin việc, đó là việc đặt tên email và tên hiển thị email.

Tên email

Bạn nên thể hiện sự chuyên nghiệp và nghiêm túc của mình trong cách gửi email xin việc. Và chỉ với chưa tới 7 phút, bạn hoàn toàn có thể lập một email mới, nghiêm túc và chỉn chu khiến nhà tuyển dụng chú ý tới mình hơn.

Lời khuyên dành cho việc đặt tên email của bạn là nên chứa tên và họ của bạn, nó cũng có thể kèm một vài con số như năm sinh, ngày sinh cá nhân bạn, chẳng hạn như: hoanguyen1998@gmail.com hay lehuy137@gmail.com

Thông qua những tên email đơn giản nhưng cực kỳ nghiêm túc như vậy, nhà tuyển dụng cũng cảm thấy thoải mái và chú ý hơn khi nhận được email xin việc của bạn.

Tên hiển thị email

Tên hiển thị email là điều quan trọng và cực kỳ cần lưu ý trong cách gửi email xin việc, tuy nhiên đây cũng là một trong những điều đáng tiếc mà các bạn phần lớn rất ít để ý tới.

Bước 1: Chọn Setting (Cài đặt) → Chọn vào phần Accounts and Import (Tài khoản và Nhập)

Bước 2: Chọn mục Edit info (chỉnh sửa thông tin)

Bước 3: Bạn thực hiện sửa tên hiển thị tại ô hiện ra rồi Save (lưu thay đổi)

II. Cách viết email xin việc chuẩn và ấn tượng nhất. Tiêu đề email xin việc

Với tiêu đề email xin việc các bạn sẽ dễ dàng nhận thấy có 2 trường hợp khá phổ biến có thể xảy ra:

Trường hợp 1: Nhà tuyển dụng đã ghi rõ ràng thông tin về tiêu đề email xin việc

Với trường hợp này, thông thường ở cuối phần nội dung thông tin tuyển dụng, nhà tuyển dụng sẽ ghi rõ ràng về yêu cầu cụ thể của mình như: Ứng viên vui lòng gửi CV và hồ sơ xin việc của mình thông qua địa chỉ “XXX@gmail.com” với tiêu đề được hiển thị rõ ràng: “Họ và tên – Vị trí ứng tuyển – Tên công ty”.

Họ và tên – Vị trí ứng tuyển – Tên công ty – Ngày ứng tuyển

Chẳng hạn:

Nguyễn Thị Mai – Ứng tuyển vị trí nhân viên kiểm kho – ABC Group – 12/09/2023

Nội dung email xin việc

Phần mở đầu

Hãy mở đầu nội dung của phần email xin việc bằng cụm từ “Kính gửi” để thể hiện sự tôn trọng và nghiêm túc với người nhận email. Bạn không nên dùng từ như “Gửi” hay “Thân ái gửi” vì điều này có vẻ sẽ hơi thiếu tôn trọng và thậm chí là làm giảm đi tính lịch sự.

Có 2 trường hợp thường có thể xảy ra:

Bạn biết rõ người nhận email là một cá nhân nào đó, vậy thì bạn nên ghi: Kính gửi Anh/chị – Tên phòng ban. Chẳng hạn: Kính gửi Chị Nguyễn Thị Thu – Bộ phận tuyển dụng.

Bạn không biết rõ cá nhân trực tiếp nhận đơn xin việc, chỉ biết trực thuộc bộ phận nào mà thôi. Với trường hợp này bạn nên ghi như sau: Kính gửi Bộ phận – Tên Công ty. Chẳng hạn như là: Kính gửi phòng tuyển dụng nhân sự – Công ty TNHH ABC.

Phần nội dung

Phần nội dung trong cách email xin việc, sẽ bao gồm:

Giới thiệu vắn tắt thông tin về bản thân bạn

Mục đích viết email hay mục tiếc bạn gửi email này để ứng tuyển vào vị trí nào

Nêu kỹ năng, kinh nghiệm, mục tiêu nghề nghiệp nổi bật của mình để chứng tỏ bạn là ứng viên sáng giá phù hợp cho vị trí bạn ứng tuyển

Phần kết

Ở phần kết thúc email, bạn đừng quên gửi lời cảm ơn tới nhà tuyển dụng vì đã tạo cơ hội cho bạn được ứng tuyển vào vị trí và xem xét lá đơn của bạn.

Chữ ký email

Thông thường một mẫu chữ ký email chuyên nghiệp mang tính cá nhân sẽ bao gồm:

Họ và tên

Số điện thoại

Một số thông tin liên lạc khác như: địa chỉ facebook, website, địa chỉ nhà, …

Nghề nghiệp (nếu có)

Tiếp theo tôi sẽ hướng dẫn các bạn cách chi tiết để tạo chữ kỹ trong email:

Bước 1: Vào Setting (cài đặt)

Bước 2: Trong tab General (chung) → Chữ ký

Bước 3: Trong khung chữ kỹ hiện ra, hãy thực hiện sửa chữ ký theo ý mình và chọn Lưu thay đổi (Save)

Như vậy là chỉ bằng 3 bước đơn giản là bạn đã có một bộ chữ ký email cực kỳ chuyên nghiệp rồi phải không?

Đính kèm các tài liệu trong email xin việc

Một mẫu hồ sơ xin việc qua email thông thường sẽ bao gồm: đơn xin việc, CV và một số chứng chỉ cá nhân chứng minh thành tích, năng lực đi kèm khác.

Tùy theo yêu cầu cụ thể của nhà tuyển dụng về vị trí công việc mà bạn sẽ cần chuẩn bị và đính kèm các tài liệu cụ thể sao cho phù hợp. Phần lớn ngày nay tất cả CV được cho là tài liệu đính kèm phổ biến nhất. Bạn cần đính kèm tài liệu trước khi trực tiếp gửi email, bạn cũng có thể sử dụng chức năng đính kèm tệp được tích hợp sẵn trong phần soạn thảo.

Về tài liệu đính kèm, bạn nên để nó lưu dưới dạng PDF để đảm bảo thông tin của bạn không bị sai lệch trước khi đến nhà tuyển dụng. Hoặc khi nhà tuyển dụng mở trên các thiết bị khác nhau thì khi đó dạng PDF sẽ giúp thông tin của bạn không bị lỗi phông nhiều. Về cách đặt tên file thì hãy chú ý nên là tiếng Việt không dấu.

Kiểm tra lại email lần cuối trước khi gửi đi

Tên email

Tên hiển thị email

Tiêu đề email

Địa chỉ người nhận/ Phòng ban đang tuyển dụng

Nội dung email

Các tài liệu kèm theo: nên để tên của tài liệu dưới dạng tiếng Anh hoặc tiếng Việt không dấu

Phần từ “Kính gửi” của bạn nên được in đậm

Văn phong nên trang trọng, lịch sự, nghiêm túc không nên sử dụng quá nhiều yếu tố và các câu biểu cảm

III. 12 quy tắc viết email xin việc chuyên nghiệp

Trước khi quyết định “trả lời tất cả” hãy suy nghĩ thật kỹ: Việc nhận được email được gửi tới của rất nhiều người mà mình không quen biết là việc xảy ra thường xuyên ở nhiều người. Và tất nhiên là việc lựa chọn lờ đi, bỏ qua những thông báo hiển thị trên điện thoại có thể khiến bạn mất tập trung vào quá trình thực hiện công việc. Vì vậy, để tránh hết mức việc gây ra phiền phức không đáng có cho người nhận thì bạn hãy cân nhắc thật kỹ trước khi lựa chọn vào phần “trả lời tất cả”, trừ trường hợp bạn nghĩ rằng mọi người có trong danh sách của email đều cần phải nhận được email.‍

Sử dụng những phần mở đầu email chuyên nghiệp: Để tạo được những ấn tượng cá nhân ngay lập tức mở đầu email một cách chuyên nghiệp. Không nên sử dụng những nội dung mang tính biểu cảm hoặc lời chào quá mức thân mật như ở các tin nhắn cá nhân thông thường. Hãy đề cập đến tên của người nhận trong lời mở đầu của email và đặc biệt hãy nhớ không được rút gọn tên của họ.‍

Hạn chế dùng dấu chấm than: Nếu bạn muốn sử dụng dấu chấm than trong Email, bạn cần lưu ý chỉ nên dùng một dấu chấm than duy nhất nhằm mục đích thể hiện sự phấn khích. Hãy hạn chế đến mức có thể việc sử dụng tới các dấu chấm than.‍

Hãy cẩn thận với óc hài hước của bạn: Khiếu hài hước là thứ có thể khiến cho bạn đôi khi không kiểm soát được giọng điệu và những biểu cảm cá nhân trên khuôn mặt của mình. Tuy nhiên, trong các trường hợp đòi hỏi tính chuyên nghiệp ví dụ như khi viết email xin việc, bạn nên chú ý loại bỏ sự hài hước ra khỏi nội dung đề cập trong email.‍

Lời chào cuối email rất quan trọng:

‘Yours sincerely’ là cụm từ nên được dùng khi viết thư cho người mà bạn quen biết.

‘Yours faithfully’ được sử dụng trong trường hợp viết thư cho người mà bạn chưa gặp.

‘Sincerely’ nên dùng trong nội dung thư xin việc, thể hiện sự chân thành.

‘Best Regards’ thể hiện sự trân trọng, có thể dùng từ này trong đa số trường hợp

‍Giữa các ý, các đoạn nên cách nhau một dòng: Việc trình bày như vậy sẽ giúp cho nội dung và bố cục email trở nên gọn gàng, dễ đọc, dễ nhìn và tạo cảm giác thiện cảm cho người nhận được email của bạn.‍

Trả lời tất cả các email, ngay cả khi email đó bị gửi nhầm cho bạn: Có thể rất khó cho bạn khi trả lời tất cả các email gửi đến cùng một lúc, nhưng hãy cố gắng để làm điều đó. Cho dù đó có thể là những email bị gửi nhầm. Việc trả lời tất cả các email mà bạn nhận được có thể giúp đối phương nhận ra họ đã gửi không đúng địa chỉ, và thậm chí đây cũng chính là một quy tắc lịch sự, nhất là những người gửi có làm cùng công ty, cùng ngành với bạn.‍

Đọc lại email trước khi gửi: Đừng quá phụ thuộc vào các công cụ kiểm tra lỗi chính tả của các nhà phát triển, mà hãy dành thời gian đọc lại một vài lần nữa nội dung email trước khi gửi.‍

Nhập địa chỉ email cuối cùng: Có khá nhiều trường hợp email bị gửi đi một cách bất ngờ trong khi bạn vẫn chưa viết xong và chưa kiểm tra lỗi chính tả. Điều này có thể do bạn vô tình nhấn phải một phím chức năng nào đó trên bàn phím. Vì vậy, hãy chọn cách nhập địa chỉ email người nhận cụ thể vào cuối cùng để tránh khỏi những sự cố đáng tiếc.‍

IV. Kết luận

1. Tiêu đề email đóng vai trò vô cùng quan trọng

Tiêu đề email đóng vai trò vô cùng quan trọng

Lydia Ramsey – tác giả cuốn Manners That Sell cho rằng, những gì bạn viết trong tiêu đề email có thể quyết định hồ sơ xin việc của bạn có được đọc hay không. Đừng bao giờ lãng phí và bỏ trống nó khi gửi CV xin việc. Tiêu đề cần rõ ràng và cụ thể về vị trí công việc bạn đang ứng tuyển. Nếu nhà tuyển dụng không yêu cầu chi tiết cho cách đặt tiêu đề email, bạn nên thể hiện chúng qua cú pháp sau: [Vị trí ứng tuyển] – [Họ và tên].

2. Áp dụng những quy chuẩn của thư xin việc

Cho dù bạn là người sáng tạo nhưng khi xin việc, bạn vẫn nên tuân thủ các quy chuẩn trong cách viết email gửi CV. Chúng bao gồm:

Bắt đầu với một lời chào thân mật hoặc kính gửi. Tốt nhất là bạn nên dùng Kính gửi hoặc Dear để tạo không khí trang trọng và lịch sự.

Đối với những thư xin việc bằng tiếng anh, bạn có thể sử dụng Sincerely hay Warm regards ở cuối thư đều rất phù hợp.

Bạn không nên tạo ra khoảng cách quá nhiều và không đều giữa các đoạn văn.

Kết thúc thư bạn nên sử dụng chữ ký là tên và địa chỉ liên hệ cá nhân để nhà tuyển dụng dễ dàng liên hệ với bạn.

Lỗi chính là điều không thể chấp nhận được trong cách viết email gửi CV.

3. Email cần được thể hiện ngắn gọn và xúc tích

Các nhà tuyển dụng vô cùng cùng bận rộn nên họ cần nắm bắt được các nội dung chính của email trong khoảng 150 đến 200 từ. Theo Lydia Ramsey, đoạn đầu tiên của lá thư đóng vai trò rất quan trọng, nó thể hiện rõ ràng năng lực của bạn như thế nào. Bạn nên sử dụng những câu văn ngắn để họ có một cái nhìn sinh động từ bạn. Đừng quên sử dụng những chiến thuật để thu hút nhà tuyển dụng để họ đọc những nội dung tiếp theo của hồ sơ xin việc.

Hãy trình bày nội dung thật ngắn gọn và đúng trọng tâm

4. Nội dung phải thật cụ thể 5. Sử dụng keyword làm chìa khóa

Với sự phát triển vượt bậc của công nghệ thông tin, rất nhiều công ty lớn đã sử dụng các phần mềm để theo dõi việc ứng tuyển của ứng viên. Các hệ thống này sẽ quét các ứng viên phù hợp thông qua các từ khóa về kỹ năng cần có ở vị trí công việc. Vì thế, việc thể hiện năng lực của bản thân qua các từ khóa sẽ giúp bạn cải thiện được cơ hội trúng tuyển. Ngay từ bây giờ, bạn nên làm quen với cách viết email gửi CV kiểu này để nhanh chóng tìm được một công việc phù hợp hơn.

Sử dụng keyword làm chìa khóa để thành công

6. Làm theo quy định của nhà tuyển dụng

Bạn cần dành thời gian để tìm hiểu nhiều hơn về cách viết mail gửi CV xin việc, các yêu cầu và nội dung cần có trong vòng loại hồ sơ như: Văn bằng, chứng chỉ, bài kiểm tra năng lực hoặc ảnh… Ngoài ra, nếu nhà tuyển dụng không yêu cầu gửi file đính kèm thì bạn cũng không nên làm điều đó vì nhiều công ty chặn tất cả các email có file đính kèm để ngăn chặn virus.

About the Author: Clara

Chuyên viên Tư vấn tuyển dụng

Là một chuyên viên tư vấn tuyển dụng, tôi luôn hướng đến những giá trị tốt đẹp nhất. Tôi tin rằng, những bài viết về bí quyết tìm việc, bộ câu hỏi phỏng vấn, cách phát triển kỹ năng…sẽ giúp ứng viên nhanh chóng tìm được công việc phù hợp, giúp cho nhà tuyển dụng tìm được nhân tài.

1. Sử dụng email lịch sự, nghiêm túc để gửi CV

Những cái tên email với kí tự đặc biệt hay còn gọi là teencode là xu hướng của những thế hệ 9x ngày xưa. Tuy nhiên nhiều người vì tiện và quen thuộc nên đã sử dụng ngay những chiếc email đó để gửi CV xin việc, kết quả là không thấy hồi âm của nhà tuyển dụng. Điều này là hiển nhiên bởi lẽ, khi nhìn vào những cái tên email như vậy, nhà tuyển dụng có thể đánh giá thấp tầm nhận thức của bạn và cho rằng bạn không xem trọng công việc này. Và đó là điều mà không ai mong muốn thế nhưng lại thứ duy nhất đập vào mắt nhà tuyển dụng trước khi họ mở CV bạn ra để đọc.

2. Chú ý khi đặt tên hiển thị email

Một điều mà rất ít người chú ý khi sử mail đó chính là tên hiển thị bên ngoài hộp thư đến. Nghĩa là thay vì hiển thị địa chỉ email thì ngoài hộp thư đến của nhà tuyển dụng sẽ có tên hiển thị chính là họ và tên của bạn khi bạn đăng ký email. Tuy nhiên vì sơ suất hoặc không để ý mà nhiều người viết tên mình mà quên không viết hoa các chữ cái đầu. Đây cũng là điểm mà nhà tuyển dụng khá chú ý khi đánh giá tác phong chuyên nghiệp của ứng viên. Thông thường tên hiển thị chuẩn sẽ là hoặc là tên đầy đủ có dấu viết hoa các chữ cái đầu hoặc viết không dấu viết hoa chữ cái đầu.

Việc để đúng tên hiển thị còn giúp nhà tuyển dụng dễ quản lý hồ sơ ứng viên gửi đến. Với số lượng email CV gửi đến mỗi ngày nhiều như vậy, việc sàng lọc tên ứng viên mất khá nhiều thời gian nếu như tuyển dụng cứ phải kích vào từng mail để đọc tên của ứng viên. Cho nên cách tốt nhất là ứng viên cho phép hiển thị tên đầy đủ ngay ở bên ngoài để tối giản hóa việc sàng lọc CV. Với thao tác như vậy, sự thoải mái từ phía nhà tuyển dụng sẽ là một yếu tố khiến họ “mát tính” hơn khi đọc đến CV của bạn.

3. Đặt chữ ký email

Với bất kì doanh nghiệp, công ty, tổ chức nào khi gửi mail, dưới mỗi mail đều có chữ ký của công ty mình. Chữ ký này như một dạng nội dung như Card Visit bao gồm các thông tin:

– Ảnh logo công ty

– Tên công ty và slogan kèm theo nếu có

– Và một số địa chỉ web hoặc tài khoản mạng xã hội khác nếu có

Tương tự từ chữ ký chung này mà từng nhân viên từng phòng trong công ty cũng sẽ có chữ ký của mình gồm:

– Ảnh logo công ty

– Tên công ty và slogan kèm theo nếu có

– Tên chủ email

– Chức vụ và phòng trong công ty

– Số điện thoại cá nhân

Chính vì vậy mỗi ứng viên khi gửi CV cho nhà tuyển dụng cũng cần đảm bảo mẫu chung như vậy. Nếu trước đây bạn đang sử dụng chữ ký của công ty cũ thì có thể để tạm thời hoặc thay đổi (điều này minh chứng cho nhà tuyển dụng biết được kinh nghiệm và vị trí làm việc trước đây của bạn ). Còn nếu bạn chưa từng đặt chữ ký có thể vào phần cài đặt để thực hiện thao tác tạo chữ ký. Chữ ký này sẽ nằm ngay dưới nội dung email và tự động có mỗi khi bạn tạo lập một email mới. Các thông tin trong chữ ký cho người mới bao gồm:

– Ngày tháng năm sinh

– Số điện thoại cá nhân:

– Châm ngôn cho cuộc sống

4. Tiêu đề email

Một điều nữa mà nhà tuyển dụng sẽ chú ý trong cách viết CV gửi qua email của bạn đó là phần tiêu đề thư. Với những bạn sinh viên chưa từng có kinh nghiệm đi làm hay đi xin việc trước đó thường mắc phải lỗi này khi để tiêu đề email trống. Đây là một điều tối kị nhất khi gửi email vì nó thể hiện sự tùy tiện của người gửi. Chỉ vài phút cẩu thả của bạn thôi cũng có thể là lý do để nhà tuyển dụng đánh giá bạn thiếu đức tính cẩn thận và sự sắp xếp logic. Bởi mục đích của tiêu đề email chính là để nhóm lại những thư có cùng tiêu đề và cũng để phân biệt loại email gửi đến cho nhà tuyển dụng. Một số công ty sẽ có hòm thư điện tử riêng để phục vụ cho tuyển dụng nhưng cũng có những công ty sẽ sử dụng mail chung hoặc email cá nhân của nhà tuyển dụng, thì lúc này tiêu đề mail sẽ giúp người check mail xác nhận được loại mail gì. Thông thường khi gửi CV qua mail sẽ để tiêu đề email là: [CV Ứng tuyển_tên vị trí_tên công ty] Tên của bạn. Ví dụ bạn tên là Nguyễn Thị Diệp ứng tuyển vị trí Content của công ty Truyền thông ABC có thể để tiêu đề email là [ CV Ứng tuyển Content CT Truyền Thông ABC ] Nguyễn Thị Diệp.

Cùng với tiêu đề mail bạn cũng cần chú ý đến cách đặt tên file cv của mình vì đó cũng là một trong những yếu tố mà nhà tuyển dụng dựa vào đó để đánh giá sự chuyên nghiệp và thái độ nghiêm túc khi xin việc của bạn.

5. Lời dẫn dắt và nội dung trong email

Và điều cuối cùng mà bạn phải lưu ý khi viết email gửi CV xin việc đó là lời dẫn dắt và nội dung ghi trong email. Mặc dù mail đã đính kèm chiếc CV bản doc hoặc pdf của bạn, xong bạn không thể để thư trống trơn được. Điều này giống như một người khách vào nhà bạn mà không có thưa gửi vậy, mặc dù có thể chủ nhà sẽ vẫn mời bạn vào nhà nhưng họ sẽ có ác cảm vì sự thiếu lịch sự của bạn. Tương tự như vậy lời dẫn dắt trong email gửi CV cũng có vai trò quan trọng như vậy. Lời dẫn dắt không cần quá dài và chỉ cần khoảng vài câu như lời thưa gửi hoặc kích thích nhà tuyển dụng xem CV của mình.

Các bạn có thể tham khảo mẫu lời dẫn dắt vào email như sau:

“Dear Phòng Nhân sự/ Công ty … Tôi là … Sau khi đọc được JD tuyển nhân sự cho vị trí … của quý công ty, tôi nhận thấy mình đầy đủ các yêu cầu để ứng tuyển vào vị trí này. Cho nên tôi quyết định gửi CV ứng tuyển đến quý công ty. Rất mong nhận được sự hồi âm của quý vị. Tôi xin chân thành cảm ơn!”

Hi vọng rằng với những lưu ý trên đã giúp bạn phần nào thêm tự tin khi viết CV gửi qua Email.