Cách Viết Email Phàn Nàn Bằng Tiếng Anh / Top 17 Xem Nhiều Nhất & Mới Nhất 10/2023 # Top Trend

Cách viết 1 bức thư hoặc email than phiền (complaints) về chất lượng sản phẩm, dịch vụ, nhà hàng, khách sạn… bằng tiếng anh lịch sự. Cụ thể xem bên dưới.

Cấu trúc một bức thư hoặc email phàn nàn bằng tiếng anh Cách viết phần mở đầu (Opening) email than phiền:

Dear Name/ Mr. / Mrs. (nếu biết rõ tên); or Sir/ Madam/ Department (nếu không có thông tin cụ thể)

KHÔNG NÊN (DON’T):

E dè, trì hoãn : We regret to inform you…

Xin lỗi / Lấy làm tiếc vì phải than phiền : I am sorry to have to writing to you about….

Thô lỗ, mang tính cá nhân: You made an error.

Sử dụng những từ như “fault” : our fault, your fault hay đổ lỗi cho phòng ban hay người khác vì nghe rất trẻ con và không chuyên nghiệp: It is not our fault, it is probably the fault from logistics department.

Nói trực tiếp vào vấn đề: We would like to inform you…/I am writing to complain about…

GHI NHỚ (REMEMBER): Khi viết complaints, hãy nhớ là người nhận complaints/ nhà cung cấp dịch vụ luôn muốn làm hài lòng khách hàng, do đó nên hướng cách viết theo thái độ tích cực và hợp tác sẽ dễ có được giải pháp tối ưu.

Cách viết phần thân bài (Body) bức thư phàn nàn bằng tiếng anh

Trình bày về vấn đề , chỉ ra những vấn đề gặp phải dẫn đến complaints. Nêu ra lịch sử của vấn đề nếu xảy ra nhiều lần:I think the reason is that…./Could you tell your (department) to check / to take special care about/ when…?/I would appreciate your looking into this.

Đề nghị giải pháp: nếu nghĩ đến giải pháp nào đó hữu ích, có thể đề xuất cho công ty mà bạn than phiền: I think the best solution would be…/It should put the matter right if…/Rather than send a credit card note, you could send…/I’d be grateful if you could send a replacement and refund to my account and address.

Cách viết phần kết bài (Ending) email phàn nàn:

DON’T:

Thô lỗ, mang tính cá nhân: You must correct your mistake

DO:

Sử dụng ngôn ngữ khách quan hoặc chủ động để thể hiện vấn đề:Please ensure this sort of problem does not arise again./This mistake must be corrected as soon as possible.

Cung cấp thông tin liên hệ để nhà cung cấp có thể phản hồi”Please call me at (phone number) or send me email via (email address) to let me know how you would like to deal with this./You can contact me on (phone number) to discuss this matter further.

Gia hạn thời gian cần có phản hồi hoặc hành động từ phía nhà cung cấp:I am looking forward to hearing your response and action for this issue latest by next week./I expect to hear from your company with a solution by (date).

Yours faithfully (nếu không biết người gửi) or sincerely/ best regards (nếu biết người gửi)

viết thư phàn nàn về sản phẩm

lá thư phàn nàn bằng tiếng anh

viết thư phàn nàn về khách sạn

viết lá thư phàn nàn bằng tiếng anh lớp 10

thư phàn nàn của khách hàng

mẫu thư than phiền bằng tiếng anh

viet thu than phien ban tieng anh

Ngày nay, khi sử dụng các dịch vụ tiện ích hay mua hàng trực tuyến, chúng ta không thể tránh khỏi những sự cố ngoài ý muốn. Với mục đích đưa ra lời khuyên cho các chủ cung cấp dịch vụ hay để trình bày, khiếu nại cho bản thân thì việc viết một lá thư phàn nàn là thiết yếu (letter of complaint).A. Nội dung trình bày của thư phàn nàn

Lời chào: Dear Name/Mr. /Mrs. ( nếu biết rõ tên) hoặc Dear Sir/ Madam/ Sir or Madam/ Department ( nếu không có thông tin cụ thể)

Mở bài: Miêu tả tình huống phàn nàn

I am writing to complain about: Tôi viết thư để phàn nàn về…

I am sorry to inform you that: Tôi thấy rất tiếc để thông báo rằng…

I am writing to place a complaint against: Tôi viết thư này để phàn nàn về…

On (date), I purchased (item) – (model number) at store (address): Vào (ngày), tôi đã mua (món hàng) – (mã đơn hàng) ở tại cửa hàng (địa chỉ).

This is the second time this mistake has occurred and I am dissatisfied with the service you offer: Đây là lần kế tiếp xảy ra và tôi không hài lòng với dịch vụ mà bạn cung cấp.

Thân bài: Trình bày về vấn đề, chỉ ra những vấn đề gặp phải dẫn đến phàn nàn. Nêu ra lịch sử của vấn đề nếu xảy ra nhiều lần.

I think the reason is that: Tôi nghĩ lí do là...

Could you check/take special care about: Bạn có thể kiểm tra/ có sự quan tâm đặc biệt về…

I was shocked to see that: Tôi bị sốc khi thấy rằng…

I have to say that: Tôi phải nói rằng…

I must point out that: Tôi phải chỉ ra rằng…

It is very rude/impolite for somebody to do something: Ai đó thật thô lỗ/ bất lịch sự khi làm gì đó

Đề nghị giải pháp hữu ích:

I think the best solution would be: Tôi nghĩ giải pháp tốt nhất là…

I would much appreciate it if you: Tôi sẽ đánh giá cao nếu bạn…

I request that you refund the money in full: Tôi yêu cầu bạn hoàn tiền đầy đủ

I think the best way to solve the problem is to replace it with a better one: Tôi nghĩ cách tốt nhất để giải quyết vấn đề này là thay thế bằng một sản phẩm tốt hơn

Kết bài: Sử dụng ngôn ngữ khách quan hoặc chủ động để thể hiện vấn đề.

Please ensure this sort of problem does not arise again: Xin đảm bảo rằng vấn đề này không lặp lại lần nữa

I hope you will look into the matter and give me an immediate reply: Tôi hy vọng bạn sẽ xem xét vấn đề này và phản hồi tôi sớm

Cung cấp thông tin liên hệ để nhà cung cấp có thể phản hồi:

Please call me at (phone number) or send me email via (email address) to let me know how you would like to deal with this: Xin vui lòng gọi điện cho tôi theo số điện thoại (090xx) hoặc gửi cho tôi thư điện tử theo địa chỉ ([email protected]) để cho tôi biết cách bạn giải quyết vấn đề này

Gia hạn thời gian cần có phản hồi hoặc hành động từ phía nhà cung cấp:

I am looking forward to hearing your response and action for this issue latest by (time): Tôi mong nhận được phản hồi và hành động của bạn cho vấn đề này trước (thời gian)

I expect to hear from your company with a solution by (date): Tôi mong nhận được giải pháp từ công ty của bạn trước ngày (ngày)

Kính thư để kết thúc và ký tên

Yours faithfully/respectfully, (Kính thư) nếu chưa quen biết người nhận

Yours sincerely, (Kính thư) nếu đã quen biết người nhận

Letter 1: Write a letter to complain about an online purchase (Thư phàn nàn về việc mua hàng trực tuyến)

Dear Sir,

My name is Marry who purchased online a dress from your shop and my order number is #26102001. However, against all my expectations, I was fairly dissatisfied with quality of the product and its delayed arrival.

Tôi là Marry, người đã đặt mua một chiếc váy trực tuyến từ cửa hàng và mã đơn hàng là #26102001. Tuy nhiên, trái với những gì tôi mong đợi, tôi khá thất vọng với chất lượng sản phẩm và thời gian giao hàng.

Firstly, I placed the order online on 15th January. But not until two weeks had gone by did I receive this product while you promised to send it to me for around 6 days. Secondly, the product I got is faulty one and it is far different from what I saw on the website. The cloth material and patterns of the dress only have a few similarities in comparison with the product you suggested me. In addition to, you gave me a yellow one instead of sending me a white dress as I ordered.

Trước hết, hàng tôi đặt là vào ngày 15 tháng 1. Nhưng phải hai tuần sau tôi mới nhận được trong khi cửa hàng chốt là chỉ trong 6 ngày là hàng về. Tiếp theo, khi nhận hàng tôi mới tá hỏa là sản phẩm lỗi và nó hoàn toàn khác so với mẫu hàng tôi thấy trên website. Chất liệu vải và hoạ tiết trên chiếc váy chỉ giống một vài điểm khi so sánh nó với sản phẩm mà cửa hàng rao bán. Thêm vào đó, cửa hàng lại gửi cho tôi một cái váy màu vàng chứ không phải cái màu trắng như tôi yêu cầu.

I will not demand a refund but please arrange for a replacement of this product at the earliest. I hope that this problem will be solved promptly.

Tôi không cần phải hoàn tiền nhưng tôi mong muốn cửa hàng sắp xếp để gửi một sản phẩm khác thay thế sớm nhất cho tôi. Tôi hy vọng vấn đề sẽ được nhanh chóng giải quyết.

Yours faithfully,

Marry

Letter 2: Write a letter to complain about your trip/ holiday (Viết một bức thư phàn nàn về chuyến đi)

Dear Sir,

I am writing this letter to express my disappointment with the quality of service from your company. I booked online a package tour on the website of your company but unfortunately, the trip did not live up to my expectations.

Tôi viết thư này là để nói rằng tôi rất thất vọng với dịch vụ của công ty. Tôi đã mua một chuyến đi trọn gói trên website của công ty nhưng đáng tiếc là chuyến đi đã không như kỳ vọng của tôi.

When it comes to my trip, I was deeply dissatisfied not only with delayed flight but also low- quality service from your company. As I booked all- inclusive vacation package, the accommodation at least should have provided necessities to satisfy my demands but it did not. For three days, I had to live cramped in a narrow and lightly furnished room. In addition to, the air conditioner and the shower were out of order, which really annoyed me. Moreover, a visit to the zoo was cancelled unwarrantedly only because of rainy weather.

Nói về chuyến đi, tôi không thoải mái không chỉ về việc chuyến bay bị trễ mà chất lượng phục vụ của công ty rất tồi tệ. Vì tôi đã mua tour trọn gói, ít nhất thì nơi tôi ở phải có đầy đủ những thứ cần thiết để phục vụ nhu cầu của tôi, nhưng đáng tiếc là không như vậy. Tôi phải sinh hoạt trong một căn phòng chật chội và ít đồ đạc suốt 3 ngày. Không những thế, máy điều hoà và vòi hoa sen còn bị hỏng khiến tôi rất khó chịu. Và chuyến đi tới sở thú cũng bị hủy một cách không chính đáng chỉ vì lí do là trời mưa.

In this worst case scenario, I expect to receive a refund from your company for all the charges I paid or any measures you could take to compensate for me. I look forward to a swift solution to this matter.

Trong tình cảnh tồi tệ này, tôi yêu cầu công ty bồi hoàn lại số tiền cho tôi hoặc có giải pháp nào đó để đền bù cho tôi.

Yours sincerely,

Anna

Thiện Nhân (Tổng hợp)

Khi nào cần viết một bức thư than phiền? Trong thực tế cuộc sống, bạn có thể gặp phải rất nhiều tình huống không hài lòng có thể là về chất lượng phục vụ, chất lượng dịch vụ. Bạn cần thông báo cho người có chức trách nắm được vấn đề của bạn. Như vậy, vấn đề của bạn mới được giải quyết. Trong trường hợp dịch vụ mà bạn sử dụng thuộc bên cung cấp/đối tác nước ngoài, bạn sẽ phải viết sao cho đầy đủ và hiệu quả? Trong bài viết này, Ms. Hoàng Linh – gia sư trên chúng tôi xin được chia sẻ một trong rất nhiều cấu trúc để viết 1 bức thư hoặc email than phiền (complaints) như sau:

Dear Name/ Mr. / Mrs. (nếu biết rõ tên); or Sir/ Madam/ Department (nếu không có thông tin cụ thể)

Sử dụng những từ như “fault” : our fault, your fault hay đổ lỗi cho phòng ban hay người khác vì nghe rất trẻ con và không chuyên nghiệp: It is not our fault, it is probably the fault from logistics department.

Sử dụng ngôn ngữ khách quan hoặc bị động để thể hiện vấn đề: This is the third time this mistake has occurred and we are dissatisfied with the service you offer.

: Khi viết complaints, hãy nhớ là người nhận complaints/ nhà cung cấp dịch vụ luôn muốn làm hài lòng khách hàng, do đó nên hướng cách viết theo thái độ tích cực và hợp tác sẽ dễ có được giải pháp tối ưu.

Trình bày về vấn đề , chỉ ra những vấn đề gặp phải dẫn đến complaints. Nêu ra lịch sử của vấn đề nếu xảy ra nhiều lần:I think the reason is that…./Could you tell your (department) to check / to take special care about/ when…?/I would appreciate your looking into this.

Đề nghị giải pháp: nếu nghĩ đến giải pháp nào đó hữu ích, có thể đề xuất cho công ty mà bạn than phiền: I think the best solution would be…/It should put the matter right if…/Rather than send a credit card note, you could send…/I’d be grateful if you could send a replacement and refund to my account and address.

Sử dụng ngôn ngữ khách quan hoặc chủ động để thể hiện vấn đề:Please ensure this sort of problem does not arise again./This mistake must be corrected as soon as possible.

Cung cấp thông tin liên hệ để nhà cung cấp có thể phản hồi”Please call me at (phone number) or send me email via (email address) to let me know how you would like to deal with this./You can contact me on (phone number) to discuss this matter further.

4. Yours faithfully (nếu không biết người gửi) or sincerely/ best regards (nếu biết người gửi)

Nếu bạn là người bận rộn, không có nhiều thời gian học tiếng anh, thì Antoree học tiếng anh trưc tuyến một thầy – một trò là một phương pháp nâng cao trình độ tiếng anh tối ưu cho bạn.

NHẬN BÀI TEST VÀ TƯ VẤN LỘ TRÌNH HỌC MIỄN PHÍ

Antoree English được thành lập tại Singapore bởi Antoree International chúng tôi với mô hình học trực tuyến 1 kèm 1 có sứ mệnh kết nối người học và người dạy tiếng anh trên toàn thế giới.

1. Opening (Mở đầu bức thư phản hồi phàn nàn) 

Chào và báo với khách hàng đã nhận được lời phàn nàn, và cảm ơn thông tin từ phía khách hàng

 Example:

Thank you for your letter of (date) informing us…………

We would like to thank you for informing us of…………

We are replying to your letter dated chúng tôi which you told us that….

I refer to your letter relating ….. 

2. Getting time to investigate the complaint ( Xin thêm thời gian để tìm hiểu vấn đề)

Đôi khi bạn sẽ không thể trả lời về vấn đề, nhưng đừng để khách hàng chờ, hãy phản hồi và nói bạn sẽ làm gì tiếp theo (vd: tìm hiểu vấn đề) 

Example:

While we can not give you  an explanation at present, we can promise you can we are looking into the matter and will write to you again shortly.

I am making investigation at the moment, please give me more time and I will reply you as soon as possible.

Please accept our apologies for….. and we will take action promptly to give you the explanation for the matter.

3. Explaining the mistake (Giải thích về sự cố)

Nếu sự việc đúng như khách hàng đã than phiền, cần giải thích sai sót/ sự cố xảy ra như thế nào. Tuy nhiên đừng đổ lỗi cho nhân viên của bạn vì bạn là người tuyển họ, nên bạn sẽ đứng ra nhận trách nhiệm cho hành động của họ.

Example:

This mistake was due to a fault in one of our machines, which has now been corrected.

There appears to have been some confusion in our addressing system, but this has just been adjusted.

It is unusual for this type of error to arise, but the problem has now been dealt with.

As a result of our investigation, we found out that……

4. Solving the mistake (Giải quyết vấn đề)

Thừa nhận sự cố và giải thích sai sót xong, bạn cần sửa chữa ngay và báo cho khách hàng biết bạn đang thực hiên các hành động cần thiết.

Example:

We have now checked the system, which has now been re-programmed and there should be no more problems. Please contact us again  if any similar situation arises, and once more thank you for pointing out the error.

In order to prevent any re-occurrences, we have set up / implemented……

5. Rejecting a complaint (Từ chối lời phàn nàn)

Trong trường hợp lời than phiền từ khách hàng không đúng / vô lý, bạn cần rõ ràng, chắc chắn nhưng vẫn lịch sự với khách hàng. Ngay cả khi bạn không thừa nhận đây là một lỗi sai, thì vấn nên giải thích vấn đề cho khách hàng hiểu.

Example:

Qur engineers have examined the machine that you complained about and in the report, it can be seen that the machine has not been maintained properly. If you look at the instruction on maintenance that we sent you, you will see it is essential to take care of….

I am regretting to inform you that….

Unfortunately, I must point out …..

6. Closing 

Bạn nên nhấn mạnh với khách hàng là sự cố này chỉ là trường hợp bất thường, rất ít khi xảy ra, và xin lỗi về sự bất tiện mà khách hàng đã gặp phải

Example:

Finally, may we say that this was an exceptional mistake , or it rather rarely occurs again. Please accept our apologies for the inconvenience. Thank you for your patience in this matter, and we looking forward to hearing from you again.

We  assure you that this issue will not happen again. We would like to thank you for your support.

Nếu bạn muốn tìm hiểu về chương trình học  tiếng Anh  gia sư 1 – 1 với giáo viên bản ngữ trên Antoree đừng ngại ngần liên hệ với chúng tôi.

NHẬN BÀI TEST VÀ TƯ VẤN LỘ TRÌNH HỌC MIỄN PHÍ

Có rất nhiều trường hợp trong cuộc sống hằng ngày bạn cần viết email than phiền. Như complain về chất lượng dịch vụ, thái độ làm việc, chất lượng sản phẩm,… .Bài viết này sẽ chia sẻ cách để viết 1 bức thư hoặc email than phiền (complaint)

1. Phần mở đầu (Opening):

Dear Name/ Mr. / Mrs. (nếu biết rõ tên); or Sir/ Madam/ Department (nếu không có thông tin cụ thể)

Không nên ( Don’t)

E dè, trì hoãn : We regret to inform you…

Xin lỗi / Lấy làm tiếc vì phải than phiền : I am sorry to have to writing to you about…. Dài dòng, làm lời than phiền không có sức thuyết phục, đuối lý,..

Thô lỗ, mang tính cá nhân: You made an error. Vì có khả năng người nhận thông tin than phiền không phải là bộ phận trực tiếp gây ra lỗi này. Qua thô lỗ hay chỉ thẳng mặt 1 cá nhân sẽ dễ gây phản ứng ngược và thái độ không tốt đối với lời than phiền.

Sử dụng những từ như “fault” : our fault, your fault hay đổ lỗi cho phòng ban hay người khác vì nghe rất trẻ con và không chuyên nghiệp: It is not our fault, it is probably the fault from logistics department.

(Nên) Do:

Nói trực tiếp vào vấn đề: We would like to inform you…/I am writing to complain about…

Sử dụng ngôn ngữ khách quan hoặc bị động để thể hiện vấn đề: This is the third time this mistake has occurred and we are dissatisfied with the service you offer.

Ghi nhớ ( Remember)

Khi viết complaints, hãy nhớ là người nhận complaints/ nhà cung cấp dịch vụ luôn muốn làm hài lòng khách hàng, do đó nên hướng cách viết theo thái độ tích cực và hợp tác sẽ dễ có được giải pháp tối ưu.

Trình bày về vấn đề , chỉ ra những vấn đề gặp phải dẫn đến complaints. Nêu ra lịch sử của vấn đề nếu xảy ra nhiều lần:I think the reason is that…./Could you tell your (department) to check / to take special care about/ when…?/I would appreciate your looking into this.

Đề nghị giải pháp: nếu nghĩ đến giải pháp nào đó hữu ích, có thể đề xuất cho công ty mà bạn than phiền: I think the best solution would be…/It should put the matter right if…/Rather than send a credit card note, you could send…/I’d be grateful if you could send a replacement and refund to my account and address.

3. Phần kết bài (Ending) email than phiền: Không nên ( Don’t)

Thô lỗ, mang tính cá nhân: You must correct your mistake

Nên ( Do)

Sử dụng ngôn ngữ khách quan hoặc chủ động để thể hiện vấn đề:Please ensure this sort of problem does not arise again./This mistake must be corrected as soon as possible.

Cung cấp thông tin liên hệ để nhà cung cấp có thể phản hồi”Please call me at (phone number) or send me email via (email address) to let me know how you would like to deal with this./You can contact me on (phone number) to discuss this matter further.

Gia hạn thời gian cần có phản hồi hoặc hành động từ phía nhà cung cấp:I am looking forward to hearing your response and action for this issue latest by next week./I expect to hear from your company with a solution by (date).

4. Yours faithfully

Nếu không biết người gửi : sincerely

Nếu không biết người gửi: best regards

5. Chữ ký

Bạn nên để chữ ký tự động bao gồm tên, chức vụ và thông tin công ty ( nếu có )

Antoree English được thành lập tại Singapore bởi Antoree International chúng tôi với mô hình học trực tuyến 1 kèm 1 có sứ mệnh kết nối người học và người dạy tiếng anh trên toàn thế giới.