Khách Mua Hàng Không Lấy Hoá Đơn Phải Xử Lý Thế Nào
Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Xuất Hóa Đơn Điện Tử Của Misa, Viettel, Vnpt Nhanh Chóng, Chính Xác
Xuất Hóa Đơn Dịch Vụ
Nguyên Tắc Lập Hóa Đơn Gtgt, Hướng Dẫn Cách Viết Hóa Đơn Gtgt
05 Quy Định Về Hóa Đơn Điện Tử
Hóa đơn điện tử (tiếng Anh là Electronic Invoice, viết tắt là E-Invoice) là hình thức hóa đơn hiện đại sử dụng trên nền tảng điện tử, vốn đã được sử dụng ở các nước phát triển từ khá lâu.
Rất nhiều tổ chức, doanh nghiệp đã nhanh chóng chuyển đổi sang sử dụng hình thức hóa đơn này vì nắm rõ ưu điểm của nó. Tuy nhiên cũng nhiều đơn vị chưa hiểu rõ, lo ngại các vấn đề phát sinh nên chưa muốn sử dụng.
Hóa đơn điện tử được khởi tạp, lập và xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp MST khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Hóa đơn xuất khẩu: Loại hóa đơn được sử dụng trong các hoạt động kinh doanh xuất khẩu hàng hóa và cung ứng dịch vụ ra thị trường nước ngoài hoặc các khu phi thuế quan và một số trường hợp được coi như xuất khẩu theo quy định trong thông lệ quốc tế và pháp luật về thương mại Hóa đơn giá trị gia tăng: Loại hóa đơn gửi người mua hàng khi bên bán cung cấp hàng hóa và dịch vụ. Đây là loại hóa đơn phổ biến nhất hiện nay tại Việt Nam Hóa đơn bán hàng trực tiếp: Loại hóa đơn được sử dụng cho các tổ chức áp dụng phương pháp nộp thuế trực tiếp và xuất hóa đơn khi cung ứng hàng hóa, dịch vụ Hóa đơn điện tử bán tài sản công: Loại hóa đơn sử dụng khi thực hiện bán những loại tài sản công tại cơ quan nhà nước, tổ chức đơn vị hoặc các tài sản kết cấu hạ tầng, tài sản của dự án có sử dụng vốn nhà nước Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia: Loại chứng từ do đơn vị dự trữ bán hàng quốc gia lập và thực hiện việc ghi nhận thông tin bán hàng dự trữ quốc gia theo quy định Các loại được tính là hóa đơn khác, bao gồmTem, vé, phiếu thu tiền bảo hiểm, phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng
Ngoại trừ các loại hóa đơn trên, trong quá trình làm việc về hóa đơn chứng từ, các kế toán có thể sẽ biết tới các loại hóa đơn điện tử sau:
Hóa đơn điện tử chuyển đổi (hay hóa đơn chuyển đổi): Loại hóa đơn giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử ra khi phát sinh những yêu cầu bắt buộc Hóa đơn điều chỉnh: Loại hóa đơn phải lập để thay thế cho hóa đơn gặp một số sai sót nhất định Hóa đơn điện tử có mã xác thực (mã của cơ quan thuế): Là loại hóa đơn điện tử được cấp mã của cơ quan thuế thông qua hệ thống cấp mã xác thực cho hóa đơn của Tổng cục thuế. Bên bán cần ký điện tử lên hóa đơn khi cơ quan thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực. Tổ chức, doanh nghiệp không phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho loại hóa đơn này
Ưu điểm của hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử có chi phí sử dụng thấp hơn nhiều so với các chi phí vận chuyển và bảo quản của hóa đơn giấy. Chính vì vậy sử dụng hóa đơn điện tử chính là hình thức giúp tiết kiệm chi phí nhất cho các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh hiện nay.
Bảo mật là một trong những vấn đề quan trọng với người làm hóa đơn, chứng từ. Hóa đơn điện tử được lập và quản lý, lưu trữ trên hệ thống phần mềm nên có thể trích xuất trực tiếp ngay trên phần mềm. Bên cạnh đó cũng không cần phải lo các vấn đề về hỏng hóc hay cháy nổ.
Mọi thao tác với hóa đơn điện tử đều có thể thực hiện tại chỗ thông qua máy tính hay thiết bị có kết nối mạng internet, tiết kiệm thời gian và công sức đi lại rất nhiều so với việc sử dụng hóa đơn giấy, phải đi lại giữa công ty và cơ quan thuế.
Hóa đơn điện tử có khá nhiều cách gửi như tin nhắn SMS, email…
Việc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ góp phần cùng đẩy lùi nạn làm giả hồ sơ hóa đơn, chứng từ.
Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử
Để sử dụng hóa đơn điện tử, các tổ chức, doanh nghiệp cần kiểm tra doanh nghiệp đã đủ điều kiện để chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử hay chưa.
06 điều kiện cần và đủ để sử dụng hóa đơn điện tử như sau:
Điều kiện 1: Tổ chức kinh tế đủ điều kiện hoặc đang thực hiện giao dịch điện tử trong kê khai thuế với Cơ quan thuế hoặc trong hoạt động ngân hàng Điều kiện 2: Có địa điểm, đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng tốt được các yêu cầu về khai thác, kiểm soát, sử dụng, xử lý và bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử Điều kiện 3: Có đội ngũ kỹ thuật viên đủ trình độ với khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo và sử dụng hóa đơn điện tử Điều kiện 4: Có chữ ký điện tử theo quy định Điều kiện 5: Có phần mềm bán hàng, dịch vụ kết nối với các phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử bán hàng, cung cấp dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hay cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hóa đơn Điều kiện 6: Có các quy trình sao lưu, khôi phục và lưu trữ dữ liệu đáp ứng được các yêu cầu tối thiểu về chất liệu lưu trữ như: Hệ thống lưu trữ dữ liệu đáp ứng hoặc chứng minh tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu Có quy trình sao lưu, phục hồi dữ liệu nếu không may có sự cố về hệ thống để đảm bảo sao lưu dữ liệu hóa đơn điện tử ra được các vật mang tin hay sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu
Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được thực hiện thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục thuế Việt Nam với 2 loại bao gồm:
Đăng ký hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế Đăng ký hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
Tham khảo chi tiết hơn trong bài viết về Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử hoặc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử EasyInvoice để được hướng dẫn và hỗ trợ thủ tục từ A-Z.
So sánh hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy
Các vấn đề so sánh ở đây chủ yếu để làm rõ các ưu điểm của hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy truyền thống.
Hoá đơn điện tử ra đời để thay thế cho hóa đơn giấy, chính vì vậy nó phải mang những đặc điểm tối ưu cũng như những lợi ích thiết thực so với hóa đơn truyền thống.
Và để thấy rõ hơn những ưu điểm này, các bạn hãy tham khảo trực tiếp trong bảng so sánh giữa hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy bên dưới:
Có thể sử dụng song song hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy
Cùng một đơn hàng không được thực hiện xuất bằng cả 2 hình thức hóa đơn. Ví dụ đơn hàng A đã sử dụng hóa đơn điện tử thì không được đặt in, tự in hóa đơn và ngược lại Chỉ sử dụng song song hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy với các mặt hàng, dịch vụ khác nhau. Ví dụ mặt hàng A sử dụng hóa đơn điện tử, mặt hàng B có thể sử dụng hóa đơn giấy Các quy định về mặt thời gian để tránh vi phạm không nên có
Chính phủ và Bộ Tài chính đã có các thông tư, nghị định quy định về thời gian bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử.
Cập nhật mới nhất: Theo Điểm 2 Nghị định 123/2020/NĐ-CP: “Khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Nghị định này trước ngày 01/7/2022”.
Như vậy, các cá nhân, tổ chức nên sớm chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử trước ngày 1/7/2020.
Các nhóm đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử
Danh sách các nhóm đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử sẽ bao gồm:
Nhóm 1: Doanh nghiệp và tổ chức kinh doanh điện, xăng dầu, bưu chính, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy; kinh doanh nước sạch, tín dụng tài chính, bảo hiểm, y tế, thương mại điện tử và kinh doanh siêu thị Nhóm 2: Doanh nghiệp và tổ chức kinh tế sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi mua bán hàng hóa, dịch vụ Nhóm 3: Doanh nghiệp và tổ chức kinh tế có rủi ro cao về thuế sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa và dịch vụ, không phân biệt giá trị mỗi lần bán hàng Nhóm 4: Hộ và cá nhân kinh doanh đã thực hiện sổ sách kế toán, thường xuyên sử dụng 10 lao động trở lên với doanh thu hàng năm từ 3 tỷ đồng trở lên trong các lĩnh vực nông, lâm, thủy sản, công nghiệp, xây dựng và 10 tỷ trở lên với lĩnh vực thương mại, dịch vụ. Các hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc diện bắt buộc nhưng có thực hiện sổ sách kế toán cũng như có nhu cầu vẫn có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế để sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác nhận Nhóm 5: Hộ và cá nhân kinh doanh lĩnh vực nhà hàng, khách sạn, bán lẻ thuốc và hàng tiêu dùng, có cung cấp các dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng thuộc địa bàn có điều kiện thuận lợi phải triển khai thí điểm hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ các máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế từ năm 2022. Dựa vào kết quả triển khai thí điểm sẽ có thể triển khai trên toàn quốc Nhóm 6: Hộ, cá nhân kinh doanh không đáp ứng các điều kiện nhóm 4 nhưng vẫn cần hóa đơn để giao khách hàng sẽ được cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh. Hộ và cá nhân phải khai và nộp thuế trước khi cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử theo mẫu số 6 phụ lục Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
Ngoài ra, một số nhóm đối tượng khác được cơ quan thuế cung cấp miễn phí dịch vụ hóa đơn điện tử, bao gồm:
Nhóm 7: Doanh nghiệp vừa và nhỏ, hộ, cá nhân kinh doanh và hợp tác xã thuộc địa bàn có điều kiện kinh tế xã hội khó khăn hoặc đặc biệt khó khăn Nhóm 8: Doanh nghiệp vừa và nhỏ, khởi nghiệp sáng tạo theo quy định của pháp luật hoặc các hộ, cá nhân kinh doanh chuyển đổi thành doanh nghiệp trong 12 tháng kể từ ngày thành lập doanh nghiệp Nhóm 9: Hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trước từ 3 tỷ đồng trở lên thuộc lĩnh vực nông, lâm, thủy sản, công nghiệp, xây dựng hoặc 10 tỷ đồng trở lên thuộc lĩnh vực thương mại, dịch vụ theo quy định như nhóm 4 trong thời hạn 12 tháng kể từ ngày áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định Nhóm 10: Doanh nghiệp vừa và nhỏ theo giới thiệu của UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và quy định của Bộ Tài chính, trừ các doanh nghiệp đang hoạt động trong khu kinh tếm khu công nghiệp hay khu công nghệ cao Nhóm 11: Các trường hợp doanh nghiệp được khuyến khích theo quy định của Bộ Tài chính
1/ Khi nào bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử?
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ, khuyến khích toàn bộ các doanh nghiệp chuyển đổi qua sử dụng hoá đơn điện tử từ ngày 1/7/2022.
2/ Bản thể hiện của hóa đơn điện tử là gì?
Chúng là bản thể hiện nội dung kinh tế nghiệp vụ của hoá đơn điện tử, có dạng tương đương với một bản hóa đơn giấy thông thường.
3/ Hóa đơn chuyển đổi của hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn chuyển đổi của hóa đơn điện tử là bản hóa đơn giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử, phản ánh đầy đủ nội dung và tính toàn vẹn của hóa đơn điện tử.
Thêm một câu hỏi nhỏ trong phần này đó là “hóa đơn điện tử được chuyển đổi mấy lần?”
Mỗi hóa đơn điện tử chỉ được chuyển đổi 1 lần duy nhất.
4/ Hóa đơn điện tử như thế nào là hợp lệ?
Hóa đơn điện tử hợp lệ khi đáp ứng đầy đủ điều kiện và quy định. Nó là loại hóa đơn được phép sử dụng, mang đầy đủ tính pháp lý.
5. Sử dụng hóa đơn điện tử như thế nào?
Rất nhiều doanh nghiệp ngại chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử vì nghĩ nó khó sử dụng. Tuy nhiên, ngược lại với suy nghĩ đó, hóa đơn điện tử vô cùng tiện lợi mà lại dễ sử dụng, chỉ qua một vài hướng dẫn, kế toán có thể dễ dàng sử dụng.
Bên cạnh đó, Easyinvoice còn có cả một chuyên mục hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử với nhiều video, bài viết chi tiết dành cho người sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử, các hỗ trợ viên luôn sẵn sàng hỗ trợ bất kì lúc nào.
DÙNG THỬ PHẦN MỀM HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ MIỄN PHÍ Để được tư vấn và hỗ trợ trực tiếp vui lòng liên hệ Điện thoại: 0981 772 388 – 1900 56 56 53 Email: contact@softdreams.vn
Người Bán Có Cần Lập Hóa Đơn Điện Tử Khi Người Mua Không Lấy?
Cách Lập & Xuất Hóa Đơn Điện Tử Bán Lẻ Theo Nghị Định 119/2018/nđ
Hướng Dẫn Viết Hoá Đơn Cho Khách Hàng Là Cá Nhân
Hóa Đơn Điện Tử Bkav
Hướng Dẫn Chi Tiết Viết Hóa Đơn Giá Trị Gia Tăng
