Cách Viết Thư Phàn Nàn Tiếng Anh / TOP 7 # Xem Nhiều Nhất & Mới Nhất 6/2023 # Top View

Khi nào cần viết một bức thư than phiền? Trong thực tế cuộc sống, bạn có thể gặp phải rất nhiều tình huống không hài lòng có thể là về chất lượng phục vụ, chất lượng dịch vụ. Bạn cần thông báo cho người có chức trách nắm được vấn đề của bạn. Như vậy, vấn đề của bạn mới được giải quyết. Trong trường hợp dịch vụ mà bạn sử dụng thuộc bên cung cấp/đối tác nước ngoài, bạn sẽ phải viết sao cho đầy đủ và hiệu quả? Trong bài viết này, Ms. Hoàng Linh – gia sư trên chúng tôi xin được chia sẻ một trong rất nhiều cấu trúc để viết 1 bức thư hoặc email than phiền (complaints) như sau:

Dear Name/ Mr. / Mrs. (nếu biết rõ tên); or Sir/ Madam/ Department (nếu không có thông tin cụ thể)

Sử dụng những từ như “fault” : our fault, your fault hay đổ lỗi cho phòng ban hay người khác vì nghe rất trẻ con và không chuyên nghiệp: It is not our fault, it is probably the fault from logistics department.

Sử dụng ngôn ngữ khách quan hoặc bị động để thể hiện vấn đề: This is the third time this mistake has occurred and we are dissatisfied with the service you offer.

: Khi viết complaints, hãy nhớ là người nhận complaints/ nhà cung cấp dịch vụ luôn muốn làm hài lòng khách hàng, do đó nên hướng cách viết theo thái độ tích cực và hợp tác sẽ dễ có được giải pháp tối ưu.

Trình bày về vấn đề , chỉ ra những vấn đề gặp phải dẫn đến complaints. Nêu ra lịch sử của vấn đề nếu xảy ra nhiều lần:I think the reason is that…./Could you tell your (department) to check / to take special care about/ when…?/I would appreciate your looking into this.

Đề nghị giải pháp: nếu nghĩ đến giải pháp nào đó hữu ích, có thể đề xuất cho công ty mà bạn than phiền: I think the best solution would be…/It should put the matter right if…/Rather than send a credit card note, you could send…/I’d be grateful if you could send a replacement and refund to my account and address.

Sử dụng ngôn ngữ khách quan hoặc chủ động để thể hiện vấn đề:Please ensure this sort of problem does not arise again./This mistake must be corrected as soon as possible.

Cung cấp thông tin liên hệ để nhà cung cấp có thể phản hồi”Please call me at (phone number) or send me email via (email address) to let me know how you would like to deal with this./You can contact me on (phone number) to discuss this matter further.

4. Yours faithfully (nếu không biết người gửi) or sincerely/ best regards (nếu biết người gửi)

Nếu bạn là người bận rộn, không có nhiều thời gian học tiếng anh, thì Antoree học tiếng anh trưc tuyến một thầy – một trò là một phương pháp nâng cao trình độ tiếng anh tối ưu cho bạn.

NHẬN BÀI TEST VÀ TƯ VẤN LỘ TRÌNH HỌC MIỄN PHÍ

Antoree English được thành lập tại Singapore bởi Antoree International chúng tôi với mô hình học trực tuyến 1 kèm 1 có sứ mệnh kết nối người học và người dạy tiếng anh trên toàn thế giới.

Cách viết 1 bức thư hoặc email than phiền (complaints) về chất lượng sản phẩm, dịch vụ, nhà hàng, khách sạn… bằng tiếng anh lịch sự. Cụ thể xem bên dưới.

Cấu trúc một bức thư hoặc email phàn nàn bằng tiếng anh Cách viết phần mở đầu (Opening) email than phiền:

Dear Name/ Mr. / Mrs. (nếu biết rõ tên); or Sir/ Madam/ Department (nếu không có thông tin cụ thể)

KHÔNG NÊN (DON’T):

    E dè, trì hoãn : We regret to inform you…

    Xin lỗi / Lấy làm tiếc vì phải than phiền : I am sorry to have to writing to you about….

    Thô lỗ, mang tính cá nhân: You made an error.

    Sử dụng những từ như “fault” : our fault, your fault hay đổ lỗi cho phòng ban hay người khác vì nghe rất trẻ con và không chuyên nghiệp: It is not our fault, it is probably the fault from logistics department.

(NÊN) DO:

   Sử dụng ngôn ngữ khách quan hoặc bị động để thể hiện vấn đề: This is the third time this mistake has occurred and we are dissatisfied with the service you offer.

    Nói trực tiếp vào vấn đề: We would like to inform you…/I am writing to complain about…

GHI NHỚ (REMEMBER): Khi viết complaints, hãy nhớ là người nhận complaints/ nhà cung cấp dịch vụ luôn muốn làm hài lòng khách hàng, do đó nên hướng cách viết theo thái độ tích cực và hợp tác sẽ dễ có được giải pháp tối ưu.

Cách viết phần thân bài (Body) bức thư phàn nàn bằng tiếng anh

     Trình bày về vấn đề , chỉ ra những vấn đề gặp phải dẫn đến complaints. Nêu ra lịch sử của vấn đề nếu xảy ra nhiều lần:I think the reason is that…./Could you tell your (department) to check / to take special care about/ when…?/I would appreciate your looking into this.

     Đề nghị giải pháp: nếu nghĩ đến giải pháp nào đó hữu ích, có thể đề xuất cho công ty mà bạn than phiền: I think the best solution would be…/It should put the matter right if…/Rather than send a credit card note,  you could send…/I’d be grateful if you could send a replacement and refund to my account and address.

Cách viết phần kết bài (Ending) email phàn nàn:

DON’T:

    Thô lỗ, mang tính cá nhân: You must correct your mistake

DO:

    Sử dụng ngôn ngữ khách quan hoặc chủ động để thể hiện vấn đề:Please ensure this sort of problem does not arise again./This mistake must be corrected as soon as possible.

    Cung cấp thông tin liên hệ để nhà cung cấp có thể phản hồi”Please call me at (phone number) or send me email via (email address) to let me know how you would like to deal with this./You can contact me on (phone number) to discuss this matter further.

    Gia hạn thời gian cần có phản hồi hoặc hành động từ phía nhà cung cấp:I am looking forward to hearing your response and action for this issue latest by next week./I expect to hear from your company with a solution by (date).

Yours faithfully (nếu không biết người gửi) or sincerely/ best regards (nếu biết người gửi)

Chữ ký Your signature

Từ khóa:

viết thư phàn nàn về sản phẩm

lá thư phàn nàn bằng tiếng anh

viết thư phàn nàn về khách sạn

viết lá thư phàn nàn bằng tiếng anh lớp 10

thư phàn nàn của khách hàng

mẫu thư than phiền bằng tiếng anh

viet thu than phien ban tieng anh

1. Giới thiệu:

Thư viết với mục đích phàn nàn về một vấn đề

Phần lớn thư thuộc loại formal (trang trọng)​

2. Cấu trúc bài viết thư phàn nàn:

Lời chào: Dear Name/Mr. /Mrs. (nếu biết rõ tên) hoặc Dear Sir/Madam/Sir or Madam/Department (nếu không có thông tin cụ thể)

Mở bài: Miêu tả tình huống phàn nàn.

I am writing to complain about…: Tôi viết thư để phàn nàn về…

I am sorry to inform you that…: Tôi thấy rất tiếc để thông báo rằng…

I am writing to place a complaint against…: Tôi viết thư này để phàn nàn về…

On (date), I purchased (item) – (model number) at store (address): Vào (ngày), tôi đã mua (món hàng) – (mã hiệu) ở tại cửa hàng (địa chỉ).

This is the third time this mistake has occurred and I am dissatisfied with the service you offer: Đây là lần thứ 3 điều này xảy ra và tôi không hài lòng với dịch vụ mà bạn cung cấp.

+ Trình bày về vấn đề, chỉ ra những vấn đề gặp phải dẫn đến complaints. Nêu ra lịch sử của vấn đề nếu xảy ra nhiều lần.

I think the reason is that…: Tôi nghĩ lí do là...

Could you check/take special care about…: Bạn có thể kiểm tra/có sự quan tâm đặc biệt về…

I was shocked to see that…: Tôi bị sốc khi thấy rằng…

I have to say that…: Tôi phải nói rằng…

I must point out that…: Tôi phải chỉ ra rằng…

It is very rude/impolite for somebody to do something: Ai đó thật thô lỗ/bất lịch sự khi làm gì đó.

+ Đề nghị giải pháp: nếu nghĩ đến giải pháp nào đó hữu ích, có thể đề xuất cho người mà bạn than phiền.

I think the best solution would be…: Tôi nghĩ giải pháp tốt nhất là…

I would much appreciate it if you…: Tôi sẽ đánh giá cao nếu bạn…

I request that you refund the money in full: Tôi yêu cầu bạn hoàn tiền đầy đủ.

I would be grateful if you could send me a replacement or refund: Tôi rất biết ơn nếu bạn có thể đổi hoặc là hoàn lại tiền cho tôi.

I think the best way to solve the problem is to replace it with a better one: Tôi nghĩ cách tốt nhất để giải quyết vấn đề này là thay thế nó với cái tốt hơn.

If our demand is not accepted and put in practice, we would resort to other measures: Nếu yêu cầu của chúng tôi không được chấp nhận và thực hiện, chúng tôi sẽ dùng đến biện pháp khác.

+ Sử dụng ngôn ngữ khách quan hoặc chủ động để thể hiện vấn đề.

Please ensure this sort of problem does not arise again: Xin đảm bảo vấn đề này không lặp lại lần nữa.

This mistake must be corrected as soon as possible: Sai lầm này nên được chỉnh sửa sớm nhất có thể.

I hope you will look into the matter and give me an immediate reply: Tôi hi vọng bạn sẽ xem xét vấn đề này và phản hồi tôi sớm.

+ Cung cấp thông tin liên hệ để nhà cung cấp có thể phản hồi.

Please call me at (phone number) or send me email via (email address) to let me know how you would like to deal with this: Xin vui lòng gọi điện cho tôi theo số điện thoại (số điện thoại) hoặc gửi cho tôi thư điện tử theo địa chỉ (địa chỉ thư điện tử) để cho tôi biết cách bạn giải quyết vấn đề này.

+ Gia hạn thời gian cần có phản hồi hoặc hành động từ phía nhà cung cấp.

I am looking forward to hearing your response and action for this issue latest by (time): Tôi mong nhận được phản hồi và hành động của bạn cho vấn đề này trước (thời gian).

I expect to hear from your company with a solution by (date): Tôi mong nhận được giải pháp từ công ty của bạn trước ngày (ngày).

Kết thúc: Yours faithfully, (Kính thư) nếu chưa quen biết người nhận, Yours sincerely, (Kính thư) nếu đã quen biết người nhận. Ngoài ra, có thể dùng Yours truly, Yours respectfully, (Kính thư) hoặc All the best, Best wishes, Best regards, (Chúc mọi điều tốt lành)

Ký tên

3. Ví dụ:

You have bought a washing machine. First you found that the machine did not work properly, and you had it changed. Then you found that the new one seriously entangled the clothes. Write to the manager of the company to complain about it. In your letter:

Describe what you purchased

Explain why you are not happy with the purchase

Tell the manger what you would like him or her to do about the situation

Nhìn chung, phần thân bài gồm 2 đoạn.

Đoạn 1: Nói về sự phàn nàn, nói về tình huống.

Đoạn 2: Đưa ra gợi ý giải pháp mà bạn thấy thỏa đáng.

Trình bày vấn đề một cách ngắn gọn, súc tích nhưng đủ chi tiết

Chúng ta viết để người đọc có thể nắm được ý chính rất nhanh dù là chi tiết tới mấy. Vì thế, bạn cần tránh các chi tiết không cần thiết lan man và cố gắng giữ thư của bạn ở khoảng 170 từ là được rồi.

Lấy ví dụ về một đoạn thư phàn nàn về dịch vụ y tế rất ngắn gọn và giúp người đọc hiểu vấn đề rất nhanh.

“After feeding my dog this food, she became violently ill, vomiting for hours on end. I was forced to take her to the vet, as she was dehydrated and required medicine. Thousands of dollars later, I realized that her sickness could be most definitely be attributed to the expired dog food I had unknowingly fed her.”

(Sau khi cho chó của tôi ăn thức ăn này, con bé bị ốm nặng, nôn mửa hàng giờ đồng hồ. Tôi buộc phải đưa nó đến bác sĩ thú y, vì nó bị mất nước và cần dùng thuốc. Hàng ngàn đô la sau đó, tôi nhận ra rằng bệnh tật của nó chắc chắn có thể là do thức ăn cho chó hết hạn mà tôi đã vô tình cho cô ấy ăn.)

Trình bày vấn đề một cách có căn cứ và chi tiết.

Giả sử, bạn viết khiếu nại tới một công ty. Việc có căn cứ thích hợp sẽ khiến giọng văn trở nên phù hợp và phía công ty cũng biết rằng khiếu nại của bạn phải được thực hiện một cách nghiêm túc.

Lí do là bởi tất cả những điều này cung cấp cho bạn sự tin tưởng, ảnh hưởng tích cực đến phản ứng của bên nhận thư đối với lá thư của bạn.

“While I am relatively certain this was a fluke, I am still concerned about how the bone got into the beans. I would like to know how this might have happened.”

(Trong khi tôi tương đối chắc chắn đây là một con sán, tôi vẫn lo lắng về việc xương đã được đưa vào hạt cà phê như thế nào. Tôi muốn biết điều này có thể xảy ra như thế nào.)

Nói về các giải pháp/ phương pháp thay thế khi viết thư phàn nàn

Cái đích cuối cùng của thư phàn nàn (cả trong cuộc sống lẫn IELTS Writing General) vẫn là bạn muốn có giải pháp đúng không?

Bạn có thể nhìn lại ví dụ ở trên đầu bài, ở phần cuối, đề bài đã gợi ý cho bạn là bạn gợi ý giải pháp thế nào đó.

Giả sử, bạn phàn nàn về một sản phẩm lỗi hay dịch vụ tệ thì cách gợi ý giải pháp ra sao? Nếu bạn muốn hoàn tiền, bảo hành hay một giải pháp nào đó thay thế cho sản phẩm lỗi, hãy viết rõ ràng trong đoạn thứ 2.

Hoặc đôi khi, bạn chẳng biết giải pháp là gì, chẳng muốn gợi ý mà muốn đẩy trách nhiệm về người nhận thì bạn có thể viết như ở ví dụ này chẳng hạn.

As a dedicated customer, I hope you will work to resolve my problem and find a solution.

(Là một khách hàng có tâm, tôi hy vọng rằng bên phía công ty sẽ tìm ra giải pháp phù hợp để giải quyết tình trạng nêu trên.)

Cho bên nhận thư thời gian nhất định để giải quyết vấn đề

Nếu bạn là người bị phàn nàn, bạn chắc chắn sẽ muốn có thời gian để giải quyết rồi. Vậy thì việc cho bên nhận thư một khoảng thời gian nhất định để giải quyết vấn đề cực kỳ hữu ích.

“I will wait one week to hear back from you about this issue, and then I will seek help from a consumer protection agency or my local authority.”

( Tôi sẽ chờ một tuần để nhận hồi âm từ phía công ty về vấn đề này, nếu không có thì tôi sẽ tìm sự giúp đỡ từ một cơ quan bảo vệ người tiêu dùng hoặc các cơ quan có thẩm quyền tại địa phương của tôi.)