Cách Viết Thư Tay / Top 7 # Xem Nhiều Nhất & Mới Nhất 1/2023 # Top View | Ezlearning.edu.vn

Hướng Dẫn Cách Viết Thư Tay Bằng Tiếng Hàn

Bố cục thông thường thì trong một bức thư bằng tiếng Hàn sẽ gồm có 6 phần :

Người nhận trong thư tiếng Hàn

Trong tiếng Hàn thì với những người cùng hoặc nhỏ tuổi hơn ta dùng 에게 , người lớn tuổi hơn dùng 께 , trước tên người thường dùng những từ như 보고 싶은 , 사랑하는 , 존경하는 … Và thường viết theo cấu trúc chung: Tên người nhận; Số nhà + tên phố; Tên tỉnh/thành phố/thị trấn + vùng/bang + mã vùng bưu điện.

Lấy ví dụ:

충청북도 청주시 상당구 율량동

현대 2 차 아파트 13 동 201 호

심수정 님

137-070

Lời chào mở đầu trong thư tiếng Hàn

Tùy thuộc vào đối tượng người nhận sẽ có những cách chào bằng tiếng Hàn khác nhau. Chẳng hạn như:

Hỏi thăm về tình hình sức khỏe hay cuộc sống bằng tiếng Hàn: 예 ) 그동안 잘 지냈어요 ? 000 덕분에 잘 지냈어요/ 예 ) 그곳 날씨는 어때요 ?…

Lời chào hoặc lời xin lỗi: 예 ) 편지 보내 줘서 고마워요 . 답장이 너무 늦었지요 ?

Cách chào hỏi đầu thư thông thường dành cho bạn bè: 소연이에게 (Gửi Vi).

Cách chào hỏi đầu thư thông thường dành cho bố mẹ: 부모님께 , (Gửi bố / mẹ ).

Cách chào hỏi dành cho người yêu hoặc vợ chồng: 내가 제일 사랑하는 … 에게 (Anh / Em thân yêu).

Viết thư cho một người bạn lâu ngày không liên lạc: 너무 오랫동안 연락을 못해 미안해 (Mình xin lỗi vì lâu lắm rồi mình không viết thư cho bạn).

Một lá thư viết tay bằng tiếng Hàn

Nội dung, lời muốn nói trong thư bằng tiếng Hàn

Có nhiều cách để bắt đầu viết nội dung của một bức thư bằng tiếng Hàn như:

Thông báo tin quan trọng: 말해줄게 있어서 편지를 써요 (Mình viết thư này để báo với bạn rằng…).

Thông báo tin vui cho bạn bè: … 을 알려주게 되어 기뻐( Mình xin vui mừng thông báo rằng…).

Nhắc lại một thông điệp hoặc tin gì đó: .. 를 전해 듣게 되어 기뻐 (Mình rất vui khi được biết…).

Cảm ơn người nhận vì đã gửi / đưa lời mời / đưa thông tin gì: 저에게 글을 주시니 / 초대하여 주시니 / 보내주시니 매우 감사합니다 (Mình rất vui khi nhận được thư / lời mời / đồ / quà bạn gửi).

Lời kết thúc trong thư bằng tiếng Hàn

Ví dụ:

Gửi lời chúc của ai đó kèm theo thư: … 도 안부를 물으십니다 (… gửi lời chào cho bạn).

Gửi lời chào tới ai đó qua người nhận thư: … 께도 안부 전해 주십시오 (Cho mình gửi lời chào tới…).

Ngày tháng và họ tên trong thư bằng tiếng Hàn

Viết tên người nhận và 씀 , 보냄 , 드림 , 올림 .

Nội dung cần gửi gắm trong thư bằng tiếng Hàn

Bạn có thể hiểu như phần tái bút trong thư tiếng Việt để viết.

Cách Viết Thư Xin Việc Viết Tay Bằng Tiếng Anh &Amp; Tiếng Việt Cho Sinh Viên Mới Ra Trường

Phần 1. Cách viết đơn xin việc viết tay hiệu quả

1.1. Các yếu tố của thư xin việc viết tay

Trung thành với mực xanh hoặc đen truyền thống. Đừng sáng tạo bằng màu mực “bảy sắc cầu vồng”, vì đây không phải là “tác phẩm nghệ thuật” hay “thư kết bạn bốn phương”.

Đừng biến đơn xin việc thành mớ thập cẩm của đủ loại mực với nhiều loại bút khác nhau. Nếu bạn nghĩ rằng nên thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng bằng các bôi đỏ tiêu đề hay gạch chân, đánh dấu hoa thị v.v… thì nên xem lại, vì những cách thể hiện này làm bức thư trở nên thiếu chuyên nghiệp và giống một bài làm văn của học sinh hơn là đơn ứng cử của một chuyên gia đầy kinh nghiệm. Dùng bút mực thay cho bút bi khi viết đơn cũng là một gợi ý hay.

Một lá đơn xin việc được viết sạch đẹp, ngay ngắn và thẳng hàng thẳng lối sẽ tạo ấn tượng rất tốt đối với nhà tuyển dụng. Do đó bạn đừng ngại tập trung công sức của mình vào đây.

Hãy sáng tạo và thể hiện mình. Với đơn xin việc viết tay, bạn không cần phải gò mình theo một form chuẩn nào cả. Đây chính là nơi để bạn thể hiện cá tính riêng để tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng. Nhưng nên nhớ rằng, sáng tạo không có nghĩa là bay bổng đến mức lố bịch, dù sao vẫn có những tiêu chuẩn chung cần phải tuân theo.

Trình bày cho nhà tuyển dụng biết bạn đã thấy thông tin tuyển dụng bằng cách nào và vào thời điểm nào.

Nêu rõ tất cả các thông tin về công việc trước đây của bạn. Sẽ không gì tốt hơn cho bạn khi nhà tuyển dụng nhìn thấy rõ ràng và hình dung được quá trình công tác của bạn, từ đó suy ra kinh nghiệm và kỹ năng mà bạn gặt hái được. Nếu đã từng làm việc tương tự như việc đang tuyển dụng thì hãy chú ý nhấn mạnh điều đó, vì đây sẽ là “điểm cộng” để bạn ghi dấu ấn với nhà tuyển dụng.

Bạn nên cung cấp thêm các thông tin liên lạc của mình như số điện thoại liên lạc, địa chỉ email vv…vào cuối thư. Và đừng quên giải thích vì sao bạn sẽ là ứng viên phù hợp nhất cho công việc đang tuyển. Chỉ cần chút khéo léo, bạn đã có thể ghi thêm điểm ấn tượng vào hồ sơ của mình.

Bạn cũng đừng quên ký tên rõ ràng và ghi đầy đủ tên họ ngay sau chữ ký vì đây là yêu cầu bắt buộc đối với các lá đơn xin việc viết tay hay đánh máy, trừ khi bạn gửi bằng thư điện tử.

1.3. Lưu ý khi soạn thư xin việc viết tay

Cần phải tìm hiểu về công ty và công việc sắp ứng tuyển càng nhiều càng tốt, có thể qua website của công ty đó, hay qua bạn bè, qua báo chí v.v… trước khi bắt tay viết đơn xin việc

Suy nghĩ thật kỹ về những gì chuẩn bị viết trong đơn, và khi viết nên viết đi viết lại nhiều lần đến khi có được một lá đơn xin việc mà bạn tâm đắc nhất.

Một bức thư chuyên nghiệp cách mấy mà phạm phải sai lầm trong lỗi ngữ pháp và chính tả cũng là điều không thể chấp nhận được, vì vậy hãy kiểm tra thật kỹ trước khi quyết định gửi đến tay nhà tuyển dụng.

Cách trình bày trong đơn rất quan trọng, việc chọn loại giấy phù hợp cũng sẽ quyết định đến hiệu quả của lá đơn xin việc.

Bạn cũng có thể thông báo với những người viết thư giới thiệu là bạn đang xin việc và với công ty nào. Nhà tuyển dụng có thể sẽ liên lạc với họ trước khi quyết định mời bạn phỏng vấn.

Việc cập nhật lý lịch là rất quan trọng để nhà tuyển dụng nắm bắt kịp thời quá trình phát triển của bạn. Và với mỗi công việc cần có một bản lý lịch được điều chỉnh cho phù hợp nhằm tạo ấn tượng tốt nhất cho nhà tuyển dụng.

Phần 2. Mẫu thư xin việc viết tay bằng tiếng anh

2.1. Cách viết thư xin việc bằng tiếng anh

Phần đầu của một cover letter tiếng Anh nên bao gồm tên đầy đủ, địa chỉ, số điện thoại và địa chỉ email.

Tên của bạn nên được in đậm, cỡ chữ 14 hoặc 16px.

Địa chỉ và thông tin liên lạc khác cỡ chữ 12px

Font chữ không nhất thiết phải giống như phần còn lại của bức thư, nhưng phải là loại font chữ chuyên nghiệp và dễ đọc.

Bước 2: Tên người nhận

Viết tên của người nhận, địa chỉ và ngày ở ngay phía dưới phần đầu thư. Kể phần này, bạn hãy sử dụng cỡ chữ 12 với font Arial hoặc Times New Roman trong toàn bộ lá đơn.

Mẫu đơn xin việc ngành kế toán

Nguyen Van A Tan Binh, HCMC M: 09090909xx E: nguyen….@gmail.com

14th June 2014 Ms Nguyen Van B HR Manager ABC manufacturing company Thuan An, Binh Duong

Dear Ms. B,

Yours sincerely, Nguyen Van A

Mẫu thư xin việc bằng tiếng anh ngành Marketing

Nguyen Van A Tan Binh, HCMC M: 09090909xx E: nguyen….@gmail.com

14th June 2014 Human Resource Department ABC Consumer Goods Company Tan Binh, Ho Chi Minh City

Yours faithfully, Nguyen Van A

Mẫu thư xin việc bằng tiếng anh ngành Kỹ sư cơ khí

Nguyen Van A Tan Binh, HCMC M: 09090909xx E: nguyen….@gmail.com

19th June 2014 Mr. Nguyen Van B HR Manager ABC Construction Company District 1, Ho Chi Minh City

Dear Mr. B,

I would welcome the opportunity to talk to you and I hope that you will invite me for an interview. I thank you for your time and I look forward to hearing from you.

Yours sincerely, Nguyen Van A.

Phần 3. Mẫu thư xin việc viết tay bằng tiếng việt

3.1. Cách viết thư xin việc tiếng việt

Về thứ tự trình bày, nên nhớ rằng, dù chỉ là một lá đơn xin việc thì việc đảm bảo trình tự chung: “mở bài, thân bài, kết luận” cũng là điều hết sức quan trọng. Bằng ngôn ngữ chuẩn xác, sinh động và đầy đủ ý, bạn sẽ gây ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng. Về nội dung cho từng đoạn, có thể tham khảo cách viết sau:

Với phần Mở đầu: Việc nêu lý do vì sao bạn biết đến thông tin tuyển dụng là rất cần thiết. Đây là cách hiệu quả để chứng minh với nhà tuyển dụng rằng bạn đã tìm hiểu kỹ về công ty, cũng như trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng của bạn hoàn toàn phù hợp với yêu cầu tuyển dụng.

Đoạn Kết: Một là đơn xin việc hoàn hảo đến đâu đi nữa cũng có thể sẽ không hiệu quả nếu bạn không mạnh dạn đề cập đến mục đích của mình khi viết nó. Đề nghị được gặp người phụ trách tuyển dụng để được trao đổi thêm hoặc tham gia buổi phỏng vấn là điều hết sức cần thiết.

3.2. Mẫu đơn xin việc viết tay bằng tiếng việt

Ví Dụ 1

Cộng hòa xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập tự do hanh phúc Đơn xin việc

Kính gửi : Ông ( bà ) GD cty …. Bộ phận/Phòng nhân sự Tôi tên là: Sinh ngày….. Quê quán, Địa chỉ Qua thông tin trên báo/website/… tôi được biết Quý Công ty đang có nhu cầu tuyển dụng nhân viên với vị trí…….Tôi nhận thấy mình có đủ năng lực, trình độ phù hợp với vị trí nhân viên….nên tôi viết đơn này xin được gia nhập đội ngũ nhân viên nâng động, chuyên nghiệp của Quý Cty. Tôi xin tóm tắt về quá trình học tập và công tác của bản thân như sau (từ khi học ĐH?CD?TC gì đó): – Tháng/Năm .. đến..: Học ngành gì?trường gì?thành tích gì nổi bật? – Tháng/Năm.. đến..: Làm vị trí gì?vai trò gì? (nêu tóm tắt) ở cơ quan nào? thành tích gì nổi bật? – Tháng/Năm.. đến..: Làm vị trí gì?vai trò gì? (nêu tóm tắt) ở cơ quan nào?thành tích gì nổi bật? Ngoài ra tôi có thể sử dụng thành thạo tin học văn phòng, tiếng anh, tiếng trung giao tiếp tốt…, làm việc trung thực, cẩn thận… Nếu được tuyển dụng vào đội ngũ nhân viên năng động, chuyên nghiệp của Quý Cty tôi xin hứa chấp hàng đày đủ nội quy, quy định của quy Cty, cố gắng cao nhất để hoàn thành công việc được giao, không ngừng học hỏi để phát triền kỹ năng làm việc . Tôi xin cam đoan những gì nêu trên là đúng sự thật , nếu có sai tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật Tôi xin chân thành cảm ơn

Hà nội .. Ngày tháng năm Người viết đơn

Ví Dụ 2

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc ………………………

ĐƠN XIN VIỆC

Kính gởi: Ban lãnh đạo công ty lương thực Tp.HCM.

Tôi được biết quí công ty đang có nhu cầu tuyển dụng nhân viên bán hàng, và vị trí quí công ty đang tuyển dụng đòi hỏi sự năng động, vui vẻ, nhạy bén và sáng tạo, nhiệt tình và trung thực, kĩ năng thiết lập giao dịch, khả năng tự tin trong giao tiếp.

Tôi hiện là sinh viên năm thứ hai, ngành “Khoa học bảo hộ lao động” (Hệ ĐH chính quy), khoa “Môi trường và Bảo hộ lao động” của trường đại học Tôn Đức Thắng. Trong quá trình học tập, tôi đã cố gắng phát triển toàn diện các kĩ năng giao tiếp và học hỏi, tham gia rèn luyện phẩm chất đạo đức tốt trong môi trường đoàn, hội sinh viên, đúc kết kinh nghiệm trong thời gian làm các công việc bán thời gian.

Tôi hiểu ngoài những yêu cầu trên, vị trí quí công ty đang tuyển dụng còn đòi hỏi người có tinh thần đoàn kết nội bộ và hỗ trợ đồng nghiệp trong quá trình làm việc, hòa đồng với tập thể, có khả năng làm việc độc lập và theo nhóm, cũng như có khả năng làm việc trong môi trường có áp lực cao. Đây chính là những kĩ năng mà tôi đúc kết được qua quá trình học tập, làm việc từ trước đến nay.

Vì những kĩ năng, kinh nghiệm nêu trên, tôi tin rằng tôi có thể đáp ứng được yêu cầu của quí công ty. Tôi cũng xin cam đoan chấp hành nghiêm chỉnh mọi qui định của quí công ty và hoàn thành tốt công việc được phân công.

Mọi liên hệ về lịch phỏng vấn hay thông tin về hồ sơ xin việc này, xin vui lòng liên lạc số điện thoại 0976 520 210. Xin chân thành cảm ơn và trân trọng kính chào.

Tp.HCM, ngày 18 tháng 07 năm 2009. Người làm đơn:

ĐƠN XIN VIỆC

Kính gởi: Ban lãnh đạo công ty XX

Tôi cũng hiểu ngoài những yêu cầu trên, vị trí quí công ty đang tuyển dụng còn đòi hỏi người có tinh thần đoàn kết, hòa đồng với tập thể, cũng như có khả năng làm việc trong môi trường có áp lực cao. Đây chính là những kĩ năng mà tôi đúc kết được qua quá trình học tập, làm việc từ trước đến nay ở Việt Nam cũng như ở Nhật Bản.

Vì những kĩ năng, kinh nghiệm nêu trên, tôi tin rằng tôi có thể đáp ứng được yêu cầu của quí công ty. Tôi cũng xin cam đoan chấp hành nghiêm chỉnh mọi qui định của quí công ty và hoàn thành tốt công việc được phân công.

Mọi liên hệ về lịch phỏng vấn hay thông tin về hồ sơ xin việc này, xin vui lòng liên lạc số điện thoại 0988xxxxxx. Xin chân thành cám ơn và trân trọng kính chào.

Tp.HCM, ngày… tháng… năm 2006. Người làm đơn:

Hướng Dẫn Cách Viết Đơn Xin Việc Viết Tay

Hướng dẫn cách viết đơn xin việc viết tay

Thứ ba – 07/06/2016 09:50

 

 

 

Một đơn xin việc viết tay hay là phải gây ấn tượng, làm cho người đọc bị cuốn hút, tò mò và muốn tiếp xúc với người viết nó. Nhà tuyển dụng sẽ không có thiện cảm với những lá đơn trình bày xấu, viết sai chính tả và văn phạm. Một đơn xin việc tuy ngắn nhưng phải đầy đủ thông tin và có sự hiểu biết về doanh nghiệp mà bạn xin làm.

cv xin việc

– Một lá đơn xin việc viết tay tuy ngắn, nhưng nó có vai trò rất quan trọng trong tuyển dụng. Nó có thể nói lên tính cách của bạn. Nó là chiếc cầu nối thể hiện ý chí và mong muốn làm việc của bạn với nhà tuyển dụng. Một đơn xin việc viết tay hay phải thể hiện được những gì mà CV xin việc còn thiếu.

1. Hướng dẫn cách viết đơn xin việc viết tay:

a. Yêu cầu chung:

– Không viết tắt: Viết tắt trong đơn xin việc khiến nhà tuyển dụng nghĩ rằng bạn cẩu thả và thiếu tôn trọng người đọc, bạn không nghiêm túc với cơ hội xin việc này. – Dùng một loại mực và một loại bút: Bạn nên sử dụng màu mực truyền thống đó là màu xanh hoặc đen. Đừng choe choét với các gam màu nóng, rực rỡ như một lá thư kết bạn. Đừng nên lôi kéo sự chú ý của nhà tuyển dụng bằng những cái title đầu đỏ chói, được gạch chân hay đánh hoa thị. – Vở sạch chữ đẹp: Lời rặn của cô giáo tiểu học cho đến giờ vẫn không thừa đâu. Chả ai đủ kiên nhẫn ngồi “dịch” một lá thư xin việc viết bằng thứ chữ bác sĩ, tẩy xóa lung tung và nhòe mực.  – Không nhất thiết phải theo form chung: Không giống như lá đơn đánh máy, đơn xin việc viết tay cho bạn nhiều cơ hội sáng tạo và thể hiện mình hơn. Bạn có thể viết theo những gì bạn nghĩ, nhưng cần tuân thủ những quy tắc chung và đừng quá sáng tạo đến lố bịch.  – Giấy trắng A4: Đừng gửi cho nhà tuyển dụng một lá thư viết bằng giấy nền hoa chìm, có hương thơm; cũng đừng làm họ bật cười với một lá thư viết trên trang vở kẻ ô ly của học sinh tiểu học. Giấy trắng, khổ A4 là sự lựa chọn tối ưu.          Đơn xin việc viết tay của bạn có thể là mối liên lạc đầu tiên cho công ty. Công ty sẽ căn cứ vào đơn xin việc để quyết định bạn có phải là ứng cử phù hợp cho vị trí họ cần, và họ sẽ mời bạn tới phỏng vấn.        Vì vậy cần phải cẩn thận khi viết đơn xin việc viết tay , bạn phải viết đơn sao cho các thông tin phải rõ ràng và dễ đọc.   Cuối cùng: bạn phải ghi đúng tên người nhận. Ví dụ: Ông (bà A), Giám đốc nhân sự hoặc Trưởng phòng nhân sự. Tuyệt đối tránh cách viết: Kính gửi Công ty D , K… Viết như thế, nhiều khả năng đơn của bạn sẽ nằm lại ngăn kéo của bộ phận văn thư, hành chính.  

b. VỀ NỘI DUNG :

    Về nội dung: Đơn xin việc viết tay giống như một bài văn, gồm 3 phần: Mở, Thân và Kết:   Phần Mở đầu: Trình bày tại sao bạn lại biết thông tin tuyển dụng của Công ty. Chứng minh là bạn có hiểu biết về công ty ấy và nêu ra trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng của bạn là phù hợp với yêu cầu tuyển dụng.   Thân: Nói rõ về trình độ học vấn, năng lực và kinh nghiệm của bạn, cũng như những lợi ích mà mình có thể đóng góp được cho công ty.   Kết luận: Xin được gặp người tuyển dụng để được trao đổi thêm hoặc phỏng vấn trực tiếp. Xin cảm ơn nhà tuyển dụng.  

2. Những chú ý khi viết đơn xin việc viết tay:

  –  Trước khi viết đơn xin việc viết tay, Bạn hãy cố gắng tìm hiểu về việc làm đó, công ty đó càng nhiều càng tốt. –  Hãy viết đi viết lại nhiều lần cho đến khi bạn bằng lòng với nội dung đơn. –  Bạn phải viết ngắn gọn, đầy đủ thông tin, trình bày đẹp, sạch sẽ. Ngôn ngữ chuẩn xác, không sai chính tả. Địa chỉ người nhận rõ ràng. –  Hãy dùng loại giấy phù hợp để viết đơn. Giấy A4 là lựa chọn tốt nhất –  Viết về công việc, bạn đã thấy thông báo tuyển dụng ở đâu và khi nào –  Trình bày bất cứ thông tin nào về công việc bạn làm trước đây. Nếu bạn đã từng làm việc tương tự như việc đang tuyển dụng, hãy chắc chắn bạn trình bày việc này và nhấn mạnh về điều đó để gây chú ý. –  Sau cùng bạn nên giải thích tại sao bạn là ứng cử phù hợp với công việc. Hãy làm cho người đọc có ấn tượng về bạn. –  Cuối thư, bạn nên có các thông tin liên lạc của bạn, gồm cả số điện thoại liên lạc, địa chỉ email vv… Và ký tên rõ ràng và tên đầy đủ của bạn ở dưới chữ ký.

Tác giả bài viết: tuyensinhketoan.com (Sưu Tầm)

Cách Viết Thư, Email Hiệu Quả

Mọi người có trả lời thư theo cách mà bạn muốn? Có phải họ thường làm lơ hoặc hay bỏ qua những thông tin quan trọng không? Bạn có tin rằng mình đã tạo được ấn tượng tốt nhất qua bức thư đó không?

Thật ra có một vài quy tắc đơn giản giúp bạn soạn thảo thư tín hiệu quả để gây ấn tượng tích cực với người đọc. Chúng ta sẽ xem xét các nguyên tắc ấy ngay sau đây và minh họa chúng bằng ví dụ ở cuối mỗi phần.

Tiêu đề nên nằm ở dòng đầu tiên

Tiêu đề của một bài báo thường có 2 chức năng: thu hút sự chú ý của người đọc và giới thiệu nội dung chính của bài báo. Chỉ cần đọc tiêu đề, bạn hoàn toàn có thể quyết định xem có nên đọc tiếp hay không. Tiêu đề của email cũng tương tự như vậy! Hãy sàng lọc từ ngữ một cách kỹ lưỡng để người nhận nhìn sơ qua cũng có thể biết được nội dung của email.

Không ai thích nhận thư rác cả. Do đó, nếu biết cách viết tiêu đề hợp lý, email của bạn sẽ có khả năng được đọc thay vì bị xóa ngay khỏi hộp thư.

Một bài báo không thể không có tiêu đề, và một email cũng vậy. Đừng bao giờ để trống phần tiêu đề, nếu không, thư của bạn sẽ dễ dàng bị xem là thư rác đấy!

Ví dụ về một bức thư còn thiếu sót Chủ đề: cuộc họp Tôi chỉ muốn nhắc anh về cuộc họp vào tuần sau. Hãy cho tôi biết nếu anh có bất cứ thắc mắc gì.

Đây là một bức thư giao tiếp kém, vì nhiều lý do. Trước tiên hãy mổ xẻ phần tiêu đề là “cuộc họp”

Tại sao đây là một tiêu đề tồi?

Vì ở đây không có bất cứ thông tin nào về buổi họp. Nếu đang bị kín lịch với các buổi họp thì bạn sẽ tự hỏi: Mark đang nói về cuộc họp nào nhỉ? Và tiêu đề này cũng không rõ ràng, không đề cập tới việc cuộc họp sẽ diễn ra ở đâu và khi nào?

Hơn nữa, bức thư này còn thiếu nhiều thông tin cụ thể do đó sẽ bị liệt vào dạng “thư rác” và có nguy cơ bị xóa bỏ ngay trước khi đọc.

Giọng điệu của bức thư thì khá thân thiện nhưng chỉ thiếu các thông tin thiết yếu. Nếu Jim chưa biết gì về buổi họp hoặc anh quên mất về buổi họp này, anh ta lại phải liên lạc lại để biết thêm thông tin.

Ví dụ về cách viết thư hiệu quả Tiêu đề: Nhắc nhở về buổi họp lúc 10 giờ sáng ngày 10/05 về việc thông qua quy trình Tôi chỉ muốn nhắc anh về cuộc họp về việc thông qua tiến trình mới vào lúc 10:00 sáng, ngày thứ 2, 5/10, tại phòng hội nghi A. Hãy cho tôi biết nếu anh có bất cứ câu hỏi nào (x3024)

Hãy xem nào, tiêu đề của bức thư này có rõ ràng không?

Điều tuyệt vời là tiêu đề của bức thư này giúp người đọc biết được nội dung bên trong ngay cả khi chưa đọc hết toàn bộ bức thư.

Tiêu đề của bức thư rõ ràng là một ý tưởng rất hữu ích. Mỗi khi liếc qua hộp thư, người nhận sẽ được nhắc nhở về buổi họp ngay lập tức.

Mỗi bức thư chỉ nên truyền tải một thông điệp

Một trong những lợi thế của thư điện tử so với thư tay là dù gửi một hay nhiều thư điện tử thì chi phí cũng không thay đổi gì. Vì vậy, nếu cần giao tiếp với ai đó về nhiều công việc khác nhau, hãy viết email riêng cho mỗi công việc.

Có thư, chỉ nên yêu cầu trả lời ngắn gọn để người đọc có thể trả lời ngay. Có thư, lại nên đòi hỏi người nhận phải xem xét nhiều hơn. Bằng cách đó, bạn có thể nhận được câu trả lời rõ ràng cụ thể cho từng vấn đề và giúp người đọc vừa trả lời trong thời gian thích hợp vừa quản lý hộp thư cá nhân tốt hơn.

Tương tự như thư tay, thư điện tử cũng cần phải rõ ràng và súc tích, mục đích của thông điệp phải được thông báo ở đoạn đầu tiên. Câu cú cần phải ngắn gọn và xoáy thẳng vào vấn đề. Phần nội dung chính của bức thư nên đi thẳng vào vấn đề, đưa ra những thông tin thiết yếu (xem bài viết của chúng tôi về kỹ năng viết và tam giác hùng biện).

Thế thì cô ấy sai ở đâu?

Vấn đề nằm ở đoạn thứ hai. Đoạn này cập đến cuộc họp khá quan trọng nhưng lại được gộp chung trong email chi tiết nói về việc chỉnh sửa báo cáo. Nếu Jackie không ghi lại thời gian cuộc họp vào lịch thì cô sẽ phải nhớ sự kiện này trong email có tiêu đề “chỉnh sửa báo cáo doanh số”. Thật là không hợp lý tí nào!

Sự kết hợp “hai trong một” này sẽ khiến nguy cơ một trong hai vấn đề sẽ bị lãng quên. Vậy thử xem cô ấy có thể cải thiện vấn đề này như thế nào.

Xác định câu trả lời bạn muốn nghe

Trong email phải ghi lại tất cả hành động cần người đọc phải thực hiện như gọi điện thoại hoặc sắp xếp một cuộc hẹn. Ngoài ra, phải nhớ đính kèm thông tin liên lạc bao gồm: tên, tiêu đề, và số điện thoại ngay cả khi gửi thư trong nội bộ để tạo điều kiện cho người đọc dễ dàng trả lời. Và thường là họ sẽ làm như bạn mong muốn.

Thiếu sót đầu tiên là thiếu thông tin về lời đề xuất. Nhỡ Lynn có quá nhiều lời đề xuất thì đâu là lời đề xuất mà người viết muốn nhắc đến? Ngoài ra, đề xuất này được gửi qua bưu điện hay gửi qua email?

Thiếu sót thứ hai, là người viết không cung cấp bất kì thông tin nào để Lynn có thể liên lạc lại. Không có số điện thoại văn phòng, không có điện thoại di động hay danh thiếp gì cả. Vậy là Lynn sẽ phải tốn công đi tìm lại những thông tin này rồi.

Và điều đáng trách nhất là anh ấy đã không cung cấp đầy đủ thông tin về họ tên và tiêu đề ở phần sau cùng của bức thư tín.

Quan trọng nhất là Peter đã cung cấp tên và tiêu đề ở ngay bên dưới bức thư tín để Lynn có thể nhận ra anh là ai.

Sử dụng tiêu đề EOM

Khi bạn cần truyền tải một thông điệp ngắn ngọn, bạn có thể dùng kỹ thuật EOM viết tắt của chữ End of Message.

Ví dụ Tiêu đề: Họp vào 10/05 lúc 10 giờ sáng, tại phòng hội nghị, Thông qua Quy trình EOM Trở thành chuyên gia thư tín

Để trở thành một chuyên gia thư tín, bạn nên thường xuyên kiểm tra hộp thư và trả lời một cách hợp lý. Thói quen này vừa bày tỏ thái độ lịch sự vừa khuyến khích người khác trả lời thư của bạn theo đúng hạn. Nếu trong thư yêu cầu bạn phải trả lời một cách chi tiết nhưng bạn vẫn chưa có thời gian để làm điều đó, hãy gửi một bức thư hồi âm để thông báo rằng bạn đã nhận được thông tin, và hẹn rõ khi nào bạn sẽ gửi email trả lời chi tiết.

Bạn có thể quy định thời gian kiểm tra email tùy vào tính chất công việc, nhưng tránh ngưng công việc giữa chừng để kiểm tra mail chỉ vì bạn không biết có gì vui trong email đó không.

Luôn luôn đặt ở chế độ “ra ngoài” nếu bạn không thể kiểm tra hộp thư trong một hay nhiều ngày, hoặc ngay cả khi đang họp.

Thư nội bộ

Thư nội bộ cũng không nên viết theo kiểu thân mật suồng sã vì có thể thư này sẽ được in ra cho nhiều người đọc chứ không chỉ viết riêng cho người nhận. Nhớ bật công cụ kiểm tra lỗi chính tả và tránh việc sử dụng tiếng lóng trong thư.

Để biết thêm nhiều gợi ý sử dụng thư điện tín một cách hiệu quả cũng như tìm cách giảm tải cho hộp thư, hãy tham khảo bài viết Quản lý email hay bị email quản lý.

15 phút sưu tầm và biên tập.

Comments

Founder – Một người vì mọi người