Cách Viết Thư Xin Việc Bằng Email Trong Tiếng Anh

Form chung của một lá thư xin việc sẽ như sau (dùng được cho cả bản cứng và bản mềm nộp qua email nha)

Phần I. Chuẩn bị viết một lá thư xin việc tiếng Anh (Preparing Your Letter)

Đọc các yêu cầu tuyển dụng thật cẩn thận và đảm bảo rằng bạn có thể đáp ứng tất cả các yêu cầu cho công việc này. Sau đó, hãy so sánh chúng với các “Skills and Experiences” của bạn viết trong CV.

Ở cột bên trái là “Requirements and Skills” cần có trong công việc

Hãy ghi thông tin một cách dễ hiểu nhất có thể, để nhà tuyển dụng có thể liên lạc với bạn và biết bạn là ai. Trước khi bắt đầu viết, hãy chắc chắn rằng bạn đã cách mép trang trên cùng 1 khoảng hợp lý (không sát quá, cũng đừng rộng quá) và tất cả thông tin sẽ đều nằm ở phía bên trái của lá thư. Bao gồm; ngày tháng và thông tin liên lạc:

Sau khi đã viết xong thông tin của bạn ở phía bên trái thư, hãy viết thông tin, địa chỉ liên lạc của công ty mà bạn đang apply, gồm: Tên tuổi của người tuyển dụng, tên công ty, địa chỉ liên lạc.

Việc ghi rõ rang và cụ thể tên công ty mà bạn đang apply, sẽ chứng tỏ bạn đã dành rất nhiều thời gian để đọc, và tìm hiểu về công ty cho công việc, vị trí mà bạn đang apply

Hãy đặt tên của người tuyển dụng lên đầu để cho thấy sự đặc biệt mà bạn dành cho họ. Nếu không biết tên của nhà tuyển dụng, hãy thử tra cứu thông tin của người đó trên website của công ty. Trong trường hợp không thể tìm thấy tên của họ, hãy thu hẹp một tên cụ thể như là quản lý phòng tuyển dụng ” [Department] Hiring Manager”

Đừng quên bắt đầu thư với từ “Dear..[Tên người cụ thể]”, nếu không có tên người thể, bạn có thể dùng “Dear [Department] Hiring Manager”

Phần II. Viết nội dung thư (Writing Your Letter)

Thông thường, các nhà tuyển dụng sẽ đọc thư xin việc một cách rất nhanh chóng vì họ phải đọc rất nhiều đơn cùng 1 lúc. Vậy nên, nếu mở đầu thư của bạn chỉ là những câu viết chung chung, thì sẽ chẳng có gì lạ khi lá thư của bạn sẽ ở trong thùng rác.

Mở đầu với một tuyển bố mạnh mẽ. Rằng bạn đang cực kỳ thích thú với vị trí tuyển dụng này ở công ty.

Miêu tả ngắn gọn về các yếu tố của công ty khiến bạn quan tâm, như bạn thích điều gì ở công ty, và đưa ra một vài ví dụ, những chia sẻ của bạn sẽ trở nên trang trọng hay gần gũi sẽ tùy thuộc vào văn hóa công ty. Hãy chỉ ra rằng bạn không những là người phù hợp với yêu cầu công việc, mà còn rất đồng điệu với văn hóa công ty. Ví dụ, với các công ty làm về báo chí, với marketing, hãy tùy hứng giữa nghiêm túc và hài hước. Tuy nhiên, với các công ty luật và tài chính, họ sẽ yêu cầu bạn là người lịch sự, và lầm lỳ hơn.

Dù bạn có nhiều kinh nghiệm, hay bằng cấp đến mấy, mà bạn không chỉ ra được ích lợi của mình cho công ty, thì sẽ rất khó để được ưng thuận giữa hàng trăm thí sinh khác

Bất cứ lúc nào, bạn cũng có thể đưa ra một vài con số thống kê về kinh nghiệm và năng lực làm việc cụ thể như phần trăm tăng doanh thu, giảm chi phí; điều đó, sẽ giúp các nhà tuyển dụng hiểu rõ hơn về lợi ích của việc thuê bạn

Ở đoạn văn này, hãy nói tất cả về những gì tốt đẹp nhất mà bạn có, để chứng minh rằng bạn là ứng viên hoàn hảo nhất cho vị trí này. Hãy nhìn CV, tìm ra những kinh nghiệm nổi bật như cách giải quyết vấn đề tương tự mà công ty đang tồn tại trong yêu cầu tuyển dụng. Một vài kinh nghiệm trong quá khứ mà phù hợp với công việc này. Đừng lo lắng khi bạn trải lòng qua thư quá nhiều, vì biết đâu đó cũng có thể trở thành 1 lý do khiến nhà tuyển dụng chọn bạn.

Phần III. Kết thúc (Ending)

Bước 1: Tóm tắt ngắn gọn lý do tại sao bạn là ứng viên hoàn hảo cho công việc trong một câu (Briefly summarize why you’re the perfect candidate for the job in one sentence)

Khi giải thích làm thế nào để có thể đóng góp cho công ty, hãy nhớ rằng bạn luôn luôn phải đặt mình vào vị trí của nhà tuyển dụng. Đó là về cách đóng góp của bạn cho công ty, chứ không phải là cách công ty sẽ giúp bạn. Hãy tự hỏi bạn đang tìm kiếm điều gì trong một ứng cử viên,nếu bạn là một nhà tuyển dụng.

Hãy nói với nhà tuyển dụng rằng bạn rất mong muốn được mời phỏng vấn để có cơ hội trao đổi thêm về vị trí công việc và bản thân.

Bạn có thể kết thúc thư với câu: “I look forward to hearing from you at your earliest convenience”

Sử dụng những từ thông dụng như “Best”, “Sincerely”

Đây là bước không thể bỏ qua cho một lá thư xin việc. Nếu gửi bằng máy tính, hãy gõ tên của bạn ở cuối thư.

Tìm hiểu thêm nhiều gia sư trên chúng tôi để nhận được sự hướng dẫn viết được bức thư chuyên nghiệp hơn nữa.

Chúng tôi liên tục mở những lớp học tiếng anh online tốt nhất, chương trình tiếng anh cho người đi làm cho những đối tượng đã có gia đình hoặc đi làm không có thời gian lên những lớp học tiếng anh truyền thống.

Chúng tôi tự hào luôn đồng hành cùng bạn!

NHẬN BÀI TEST VÀ TƯ VẤN LỘ TRÌNH HỌC MIỄN PHÍ

Antoree English được thành lập tại Singapore bởi Antoree International chúng tôi với mô hình học trực tuyến 1 kèm 1 có sứ mệnh kết nối người học và người dạy tiếng anh trên toàn thế giới.

Cách Viết Email Bằng Tiếng Anh (100 Mẫu Thư Thương Mại)

– Một bức email chuyên ngiệp (gồm cả formal và informal) bao giờ cũng bao gồm 3 phần chính: Mở đầu (beginning), Thân (Body) và Kết thúc (Ending)

I. Cách viết Formal Email

1. Beginning

– Hãy mở đầu bức thư bằng một lời chào.

Ex:Dear Mr. Castle/ Dear Mrs. Beckket/ Dear Miss Bradley (Nếu bạn sử dụng Mrs hoặc Miss khi gửi thư cho phụ nữ thì phải chắc chắn rằng người đã kết hôn hay chưa. Và nhớ là không sử dụng “first name” trong trường hợp này)

Dear Sir/ Dear Madam (trường hợp bạn không biết người nhận thư sẽ là nam hay nữ thì hãy viết chung Dear Sir/Madam)

Dear Mr/Ms (surname) (Nếu bạn biết tên người nhận)

    Reason for writing:Nên dùng mẫu câu yêu cầu lịch sư sau để nêu lến lý do viết thư của bạṇ.

    I am writing/write to … (tell about … / let you know about …) Tôi viết e-mail nhằm…

    I would like to … (tell/send/let …) Tôi muốn thông báo, gửi, trao đổi

    I am writing regarding/as regards/with regards to/in regards to…(+N) Tôi viết email về vấn đề

    I am writing on behalf of …(+N) Tôi viết email đại diện cho

    to inform you that … – thông báo với bạn rằng…

    to confirm … – xác nhận…

    to request/ enquire about … – yêu cầu

    I am contacting you for the following reason… – Tôi liên hệ với bạn vì…

    I recently read/heard about ….. and would like to know …. – Tôi được biết rằng…. và tôi muốn biết…

      Asking questions: Bạn dùng những mẫu câu lịch sự sau để hỏi trong khi viết thư bởi người đọc chỉ dựa vào những câu văn của bạn để có cái nhìn ban đầu về bạn.

      I would be grateful if …Tôi sẽ biết ơn liệu…

      I wonder if you could …Tôi tự hỏi liệu bạn có thể…

      Could you please …? Could you tell me something about …? Bạn có thể? Bạn có thể cho tôi biết về…

      I would particularly like to know …Tôi đặc biệt muốn biết…

      I would be interested in having more details about …Tôi mong muốn có thêm thông tin về…

      Could you please help me …(inform the student of final exam…), please? Bạn làm ơn có thể giúp tôi….

      I would like to ask your help …Tôi muốn đề nghị bạn giúp đỡ…

        Making a request: Đưa ra lời yêu cầu

        We would appreciate it if you would … – Chúng tôi đánh giá cao nếu bạn có thể…

        I would be grateful if you could … – Tôi rất cảm kích nếu bạn có thể…

        Could you please send me … – Bạn có thể gửi cho tôi…

        Could you possibly tell us / let us have … – Bạn có thể cho chúng tôi biết…

        In addition, I would like to receive … – Ngoài ra, tôi muốn nhận được….

        It would be helpful if you could send us … – Nếu bạn có thể gửi cho chúng tôi…thì thật tốt quá

        Please let me know what action you propose to take. – Xin cho tôi biết phương hướng giải quyết của bạn

          Apology: Khi bạn tỏ ra hối tiếc về một việc gì đó, hãy dùng những mẫu câu sau để xoa dịu người đọc.

          I regret to … (tell/inform …) Tôi hối hận/lấy làm tiếc… (kể/thông báo…)

          I am (very) sorry about/for … Tôi rất xin lỗi về…

          I would like to apologize for … Tôi muốn xin lỗi

            Referring to their letter: Khi bạn viết cho họ mà bạn muốn đề cập những việc đã trao đổi trong lá thư trước đó:

            As you started in your letter, … Như bạn đã trao đổi trong thư của bạn…

            As you told me,… Như bạn đã nói với tôi…

            As you mentioned in the previous one,… Như bạn đã đề cập trong thư trước…

            Thank you for your e-mail of March 15. Cám ơn e-mail bạn gửi ngày 15 tháng 3.

            Thank you for contacting us. Cám ơn đã liên hệ với chúng tôi.

            In reply to your request, … Tôi xin trả lời về yêu cầu của bạn…

            Thank you for your e-mail regarding … Cám ơn e-mail của bạn về việc…

            With reference to our telephone conversation yesterday… Như chúng ta đã trao đổi qua cuộc điện thoại ngày hôm qua,…

            Further to our meeting last week … Như cuộc họp của chúng ta vào tuần trước,…

            It was a pleasure meeting you in London last month. – Tôi rất vui vì có cuộc gặp gỡ với bạn ở London vào tháng trước…

              Giving good news: Thông báo tin tốt

              We are pleased to announce that … – Chúng tôi rất vui được thông báo rằng…

              I am delighted to inform you that .. – Tôi rất vui được thông báo với bạn rằng…

              You will be pleased to learn that … – Bạn sẽ rất vui khi biết rằng…

                Giving bad news: Thông báo tin xấu

                We regret to inform you that … – Chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng…

                I’m afraid it would not be possible to … – Tôi e là không thể….

                Unfortunately we cannot / we are unable to … – Rất tiếc chúng tôi không thể…

                After careful consideration we have decided (not) to … – Sau khi xem xét kỹ lưỡng, chúng tôi đã quyết định sẽ không…

                  Complaining: Trường hợp bạn muốn than phiền về một dịch vụ nào đó không đáp ứng được nhu cầu như mong đợi:

                  I am writing to complain about … Tôi viết thư để phàn nàn/than phiền về…

                  You said … but in fact what happened …Bạn nói… nhưng thực tế điều xảy ra…

                  We were supposed to stay with British families whereas we actually stayed in a guest house.

                  Chúng tôi mong đợi ở với những gia đình người Anh trong khi đó, thực tế lại ở nhà trọ.

                  Please note that the goods we ordered on (date) have not yet arrived. – Xin lưu ý rằng hàng chúng tôi đã đặt ngày ….vẫn chưa đến

                    Closing: Khi bạn muốn kết thúc bức thư:

                    If you require any further information, please do not hesitate/feel free to contact me.

                    Nếu bạn yêu cầu thêm thông tin, làm ơn đừng ngại/ thẳng thắn liên hệ với tôi

                    I look forward to hearing from you.

                    Tôi mong đợi tin từ bạn

                    Please contact me if you have any further questions.

                    Làm ơn liên hệ với tôi nếu bạn có thêm bất kỳ câu hỏi nào

                    I am very happy to get your feedback.

                    Tôi rất vui nếu nhận được phản hồi của bạn

                    It is very kind of you if you drop me a line back.

                    Bạn thật tốt nếu có thể phản hồi thư cho tôi

                      Signing off: Cuối thư thường có phần chào tạm biệt, tùy vào đối tượng nhận thư là ai, hãy dùng những mẫu sau sẽ giúp bạn hoàn thiện lá thư.

                      (If Dear surname): Yours sincerely, (nếu mở đầu thư bạn dùng Dear và tên người nhận)

                      (If Dear Sir/Madam): Yours faithfully, (nếu mở đầu thư bạn dùng Dear Sir/Madam)

                      Best Regards,

                      Best Wishes,

                      Regards,

                      All the best!

                      Continues success,

                      Sincerely yours,

                      Sincerely,

                      Bye for now,

                      Talk to you later,

                      Talk to you soon,

                      Take care,

                      Have a nice/good/great/wonderful day!

                      Have a nice/good/great/wonderful weekend!

                      Have a good one!

                        Abbreviations used in letter writing: Một số từ phổ biến bạn có thể viết tắt trong thư mà người đọc vẫn hiểu.

                        asap: as soon as possible Ngay khi có thể

                        btw: by the way Nhân tiện

                        bfn: bye for now Tạm biệt

                        brb: be right back Trở lại ngay

                        iow: in other words Nói cách khác

                        cc = carbon copy gửi cho một ai đó thêm một bản sao.

                        enc. = enclosure đính kèm cái gì trong lá thư

                        pp = per procuration thay mặt ai ký lá thư (cái này ta vẫn thường thấy trong nhà trường: Hiệu Phó thay mặt Hiệu Trưởng ký văn bản khi Hiệu Trưởng đi vắng hay ủy quyền)

                        ps = postscript tái bút

                        pto (informal) nhắc người đọc lật trang kế tiếp để đọc

                        RSVP (viết tắt của Tiếng Pháp: répondez s’il vous plait) Làm ơn hồi âm

                        Chú ý: Trong bức thư trang trọng, chúng ta nên dùng:

                        + Những từ vựng trang trọng, không nên dùng cụm động từ:

                        Ex: “tolerate” nên dùng thay cho “put up with”

                        + Những câu phức:

                        Ex: Knowing what a good reputation the restaurant has, I was disappointed with this service.

                        + Dấu chấm phẩy:

                        Ex: The library offers no facilities for borrowing video; this is because of the high cost involved.

                        II. Cách viết Informal Email

                        1. Beginning

                        – Cũng như trong bất kì lá thư nào, hãy mở đầu bằng một lời chào

                        Ex:Hi Julliet

                        Hello John

                        Dear mom/ dad

                        2. Body

                        – Giống như phần trên đã trình bày, bạn hãy đi nhanh vào vấn đề, mục đích chính của bức email

                        Ex:Just a quick note to invite you to my birthday party/ to tell you that we will organize a birthday party for my brother

                        (Nói một cách ngắn gọn là tôi muốn mời bạn đến buổi tiệc sinh nhật của tôi/ để nói với bạn rằng chúng tôi sẽ tổ chức một bữa tiệc sinh nhật cho em trai của tôi)

                        This is to invite you to join us for dinner (Bức thư này để mời bạn tham gia với chúng tôi trong bữa ăn tôi nay)

                        – Hoặc nếu bạn đang trả lời một bức thư thì hãy nói Ex:Thanks for your e-mail, it was wonderful to hear from you (Cảm ơn email của bạn, thực sự là rất tuyệt vời khi được nghe tin từ bạn)

                        – Ngoài ra Ex:I wanted to let you know that I have just graduated for 3 days (Tôi muốn cho bạn biết tôi vừa mới tốt nghiệp cách đây 3 ngày)

                        I’m writing to tell you about my last holiday (Tôi viết thư để kể cho bạn nghe về kì nghỉ lễ vừa rồi của tôi)

                        – Một số nội dung cơ bản khác * Making a request/ asking for information (Đưa ra một yêu cầu/ hỏi thêm thông tin) Ex:I was wondering if you could come and see me sometime next week (Tôi đã băn khoăn không biết bạn có thể đến thăm tôi vào tuần tới không)

                        Do you think you could call Hendry for me? I lost his phone number (Bạn có thể gọi cho Hendry giùm tôi không? Tôi làm mất số điện thoại của anh ấy rồi)

                        Can you call me back asap (as soon as possible)? (Bạn có thể gọi cho tôi càng sớm càng tốt không?)

                        * Offering help/ giving information (Đề nghị giúp đỡ/ cung cấp thông tin) Ex:I’am sorry, but I can’t make it/ come tomorrow (Tôi xin lỗi nhưng ngày mai tôi không đến được)

                        I’m happy to tell you that my sister and Robert are getting married next month (Tôi vui mừng thông báo cho bạn rằng chị gái tôi và Robert sẽ kết hôn vào tháng tới)

                        Do you need a hand with moving the furniture? (Bạn có cần phụ một tay để di chuyển đồ nội thất không?)

                        Would you like me to come early and help you clear up the place? (Bạn có muốn tôi đến sớm và phụ bạn dọn dẹp chỗ đó không?)

                        * Complaining (Phàn nàn) Ex:I’m sorry to say that you’re late with the payments (Tôi rất tiếc phải nói rằng bạn đã trễ hẹn với các khoản thanh toán)

                        I hope you won’t mind me saying that the place you’d recommended to us wasn’t as nice as we’d expected (Tôi hi vọng bạn sẽ không buồn nếu tôi nói rằng chỗ mà bạn đề nghị chúng tôi chuyển đến không tốt như chúng ta mong đợi)

                        * Apologizing (Thư xin lỗi) Ex:I’m sorry for the trouble I caused (Tôi xin lỗi vì những rắc rối mà tôi gây ra)

                        I promise it won’t happen again (Tôi hứa điều đó sẽ không xảy ra một lần nữa)

                        I’m sorry, but I can’t come to the preference next month (Tôi xin lỗi nhưng tôi không thể tham dự buổi hội thảo vào tháng tới được)

                        * Attaching files (Tệp đính kèm) Ex:I’m attaching/sending you our wedding photos (Tôi đã gửi cho bạn những tấm ảnh cưới của chúng tôi)

                        Sorry, but I can’t open it. Can you send it again in PDF format? (Xin lỗi, tôi không thể mở nó ra được. Bạn có thể gửi lại ở định dạng PDF không?)

                        3. Ending – Cũng như trong “formal email”, trước khi kết thúc thư bạn hãy thêm một trong những câu sau đây Ex:Hope to hear from you soon (Tôi hi vọng sẽ nghe tin tức từ bạn sớm nhất)

                        I’m looking forward to seeing you (Tôi đang trông chờ để gặp bạn)

                        – Cuối cùng hãy kết thúc thư bằng 1 số ví dụ thưởng gặp:

                        Thanks, (Cảm ơn)

                        With gratitude, (Với lòng biết ơn)

                        Sincerely, (Trân trọng)

                        Sincerely yours, (Trân trọng)

                        Yours sincerely, (Trân trọng)

                        Yours truly, (Trân trọng)

                        Regards, (Kính trọng)

                        Best,

                        Best regards,

                        Fond regards,

                        Best wishes,

                        Sincerely,

                        Ex: Love, Jenny Thanks, John Take care, dad Yours, Lily

                        MẪU THƯ:

                        Thư hỏi hàng (Business Enquiry Letter)

                        Sample 1

                        To,

                        Jackson Brothers.

                        3487 23rd Street

                        New York, NY 120009

                        September 23, 2010.

                        Dear Kenneth,

                        With reference to our telephonic conversation, we are writing to enquire whether your company can send us the catalogue for the latest types of slab casting machines. We would like to see which type will suite our organization.

                        If we found any specific machines design and features then we are looking forward to purchase the same from you. We have some outdated slab casting machines at our factory side which are still in working position can you give us some discount in replacement of this machines. On the receipt of the information we would place order for your machines.

                        Please send your representative at our factory side to check out the place where these machines would be placed & to check out the out dated machines. Please send us the detailed catalogue of the machines with the price list. We hope to hear from you soon.

                        Yours Sincerely

                        Max A. Webster.

                        (Marketing Manager)

                          Sample 2

                          From:

                          Robert Lake

                          1327 Euclid Avenue

                          Guadalupe, CA 93434

                          January 11, 2011

                          To:

                          Samurai Industry

                          3645 John Daniel Drive

                          Jefferson City, MO 65101

                          Dear Sir

                          RE: Business Inquiry

                          I am writing to inquire the business offerings of Samudra Industry, as I have received a leaflet on your company recently through the mailers.

                          I read with interest the various types of products related to home comfort and safety, and wish to enquire further about the sales offer as displayed on the leaflet. I am particularly interested in the electronic gate system which is listed as on offer during this season.

                          I look forward to hearing from you on my enquiry soon.

                          Yours sincerely,

                          Robert Lake

Cách Viết Email Bằng Tiếng Anh

Cấu trúc của một email thông thường 1. Phần chào hỏi [Greeting]

Phần Greeting là phần mở đầu của một email bất kì. Với từng đối tượng khác nhau sẽ có những cấu trúc chào hỏi tương đương.

1.1. Mối quan hệ lịch sự, trang trọng

→ Sử dụng cấu trúc: Dear + title (danh xưng) + surname (họ). Trong đó:

Dear Mr / Mrs + tên người nhận [Nếu biết tên người nhận]

Dear Sir / Madam [Nếu không biết tên người nhận]

1.2. Mối quan hệ thân mật

→ Sử dụng cấu trúc: Hi + tên

E.g. Hi Tom

1.3. Nội dung chủ yếu làm quen, xin gặp mặt

Trong trường hợp này, bạn có thể sử dụng cả 2 mẫu câu như sau:

To whom it may concern

Dear Sir / Madam

2.1. Dạng thư hồi đáp

Nếu là một bức thư hồi đáp thì bạn có thể chọn mở đầu bức thư bằng cách sử dụng từ “thanks”. Sau đó sẽ tiếp tục vào vấn đề.

2.2. Bày tỏ sự quan tâm của người đọc về công ty chúng ta

Trường hợp này chúng ta có thể dùng mẫu câu sau:

E.g. Thank you for contacting XYZ Company

2.3. Đối với đối tượng trả lời email của bạn trước đó

Có thể sử dụng 2 mẫu câu sau:

Thank you for your prompt reply

Thank for getting back to me

→ Cảm ơn bạn vì đã hồi đáp

Sử dụng những mẫu câu như 3 phần trên sẽ giúp cho người đọc cảm thấy thoải mái và được tôn trọng bởi thái độ lịch sự được truyền tải.

2.4. Email không phải dạng hồi đáp

Nếu email của bạn không phải dạng hồi đáp email nào đó, cách lịch sự để mở đầu chính là bằng một lời chúc.

I hope you are doing well. (Tôi hy vọng bạn vẫn khỏe)

I hope you have a nice weekend. (Tôi hy vọng bạn có kỳ nghỉ cuối tuần vui vẻ)

3. Giới thiệu [Introduction]

Ở phần giới thiệu tổng quát này, bạn cần trình bày rõ lý do viết email. Có nhiều cách để trình bày một lý do, tuy nhiên hãy chọn những văn phong phù hợp với từng đối tượng nhận được email của bạn và ghi nhớ một vài điểm như sau:

3.1. Không viết tắt I’m

Trong văn phong trang trọng không nên sử dụng từ viết tắt I’m. Bạn nên viết rõ ràng ra là I am để bày tỏ thái độ lịch sự.

→ Cấu trúc: I am writing to + verb…

E.g. I am writing to ask for the information about the English courses.

3.2. Dùng câu hỏi trực tiếp, gián tiếp cho mối quan hệ thân thiết

Chỉ nên dùng câu gián tiếp trực tiếp trong trường hợp người nhận mail có mối quan hệ thân thiết. Chẳng hạn:

E.g. I am writing to clarify some points of the contract.

3.3. Một số cách viết thay thế

Một số cấu trúc thường dùng khác như:

I am writing to + complain

I am writing to + explain

I am writing to + confirm

I am writing to + apologize

Ngoài ra, để đa dạng được cách viết thư bạn đọc có thể sử dụng một số phép thay thế như sau:

Dùng I would like to… thay thế cho I am writing to

Có thể dùng I just want to cho trường hợp không trang trọng

Ở phần Introduction này, sự ngắn gọn là điều cần thiết. Phần chứa không quá nhiều nội dung ý nghĩa cần được tinh gọn. Ngoài ra, hãy chú trọng vào cấu trúc ngữ pháp, các vấn đề chính được diễn tả sẽ đánh giá nội dung của toàn bức thư.

4. Nội dung chính [Main point] 4.1. Nội dung chính mang tính bi quan

Trong trường hợp bạn đề nghị các vấn đề tế nhị như từ chối đề nghị, thông báo thôi việc hay sự cố nào đó. Có thể dùng các mẫu câu sau đâu:

We regret to inform you …

It is with great sadness that we …

After careful consideration we have decided …

I am writing in reply to your letter of 4 September regarding your outstanding invoice …

4.2. Nội dung mang tính nhắc lại để trao đổi

Khi bạn viết email nhằm mục đích nhắc lại hoặc trao đổi các vấn đề trước đó, hãy dùng một số mẫu câu như sau:

As you started in your letter, …

Regarding … / Concerning … / With regards to …

As you told me, ….

As you mentioned in the previous one …

As I know what you wrote me…

4.3. Nội dung mới hoàn toàn

Không giống như 2 trường hợp trên, bạn có thể dùng những mẫu câu lịch sự để hỏi về một vấn đề nào đó. Việc hỏi cần phải lịch sự và mang tính mở rộng câu chuyện.

I would be grateful if

I wonder if you could

Could you please …? Could you tell me something about …?

I would particularly like to know …

I would be interested in having more details about …

Could you please help me …(inform the student of final exam…), please?

I would like to ask your help …

5. Kết thúc email [Concluding sentence]

Để kết thúc email, bạn có thể sử dụng một vài kiểu câu như sau:

1. Let me know if you need anymore information.

→ Hãy cho tôi biết nếu anh cần them thông tin

3. I look forward to hearing from you soon.

→ Tôi rất mong sớm nghe tin từ bạn.

5. I would be grateful if you could attend to this matter as soon as possible.

→ Tôi sẽ rất cảm ơn nếu ông/bà có thể giải quyết vấn đề này càng sớm càng tốt.

6. If you would like any further information, please don’t hesitate to contact me.

→ Nếu ông/bà cần thêm thông tin gì, xin cứ liên hệ với tôi.

7. I look forward to…

→ Tôi rất trông đợi…

8. Please respond at your earliest convenience.

→ Xin hãy hồi âm ngay khi các ngài có thể

Trong trường hợp bạn bắt đầu bằng các kiểu câu như:

thì bạn nên kết thúc thư bằng cụm sau:

Ngoài ra, bạn cũng có thể dùng cụm từ “Please do not hesitate to contact me…”

→ Để thay thế cho ” Feel free to contact me…”

6. Ký tên [Signing off]

Thay vì một lá thư bình thường ở Việt Nam, chúng ta thường sử dụng chữ ký. Thì trong email, bạn có thể dùng TÊN kèm theo các dòng chữ:

6.1. Nếu thư trang trọng 6.2. Nếu thư không trang trọng Các bước để có một email chuyên nghiệp Bước 1: Xác định tính trang trọng của email

Mẫu thư trang trọng hay không trang trọng có nhiều sự khác biệt từ cách bố trí từ ngữ cho đến cách trình bày. Thông thường email trang trọng sử dụng trong các trường hợp: Tìm hiểu thông tin về vấn đề, xin việc, đăng ký học hoặc góp ý.

Đối với các mẫu email cá nhân thì nên viết một cách thoải mái, không trang trọng. Chủ yếu sử dụng cho gia đình hoặc bạn bè.

Bước 2: Xác định cấu trúc của email

Cấu trúc quyết định đến nội dung và ý mà bạn muốn diễn đạt cho người đọc. Một email thông thường bao gồm các phần theo thứ tự như sau:

Thư mở đầu

Đoạn giới thiệu: gồm lý do hoặc lời cảm ơn

Nội dung email: Gồm một hoặc nhiều đoạn khác nhau nêu lên được đầy đủ các ý chính của email

Chuẩn bị kết thúc: Nêu những mong đợi từ người nhận thư, yêu cầu phản hồi hoặc một lời đề nghị gặp

Chào kết

Tên hoặc chữ ký

Bước 3: Sử dụng các mẫu câu thường dùng khi viết thư

Chào đầu thư

Dear Mr / Mrs + Surname

Hello / Hi + name

Dear Sir or Madam

Dear + name

Bắt đầu nội dung email

Thank you for your letter/ email about…

Thanks for your letter/ email.

Many thanks for your letter / email.

Thanks for writing to me.

I am writing to request information about …

I am writing to tell you about…

I am writing with reference to your letter.

Guess what?

I would like to offer congratulations on…

How are things with you?/ What’s up?

Let me congratulate you on…

How are you? / How was your holiday?

Chuẩn bị kết Email

I look forward to hear from you without delay.

Hope to hear from you soon.

I look forward to meeting you.

Looking forward to seeing you from you.

I hope to hear from you at your earliest convenience

I can’t wait to meet up soon.

Chào kết thúc thư

Yours faithfully

Best wishes.

Regards/ Best regards/ Kind regards.

All the best.

Những mẫu câu viết email quen thuộc 1. Mẫu câu trình bày lý do viết email

Phần trình bày lý do được đưa ra sau các câu chào hỏi thông thường ở phần đầu tiên. Bạn có thể một số mẫu câu quen thuộc như sau:

I am writing to you regarding… / in connection with…

→ Tôi viết email này để liên hệ về vấn đề

I am writing to you on behalf of…

→ Tôi thay mặt…viết email này để…

Might I take a moment of your time to…

→ Xin ông / bà / công ty cho phép tôi…

Trong các cách viết trên thì cách viết cuối cùng trang trọng nhất. Thường sử dụng trong công việc và là lần đầu tiên liên hệ với đối tác bất kỳ.

2. Mẫu câu yêu cầu, đề nghị

Yêu cầu, đề nghị là các mẫu câu phổ biến nhất. Mẫu câu này cần phải lịch sự, ngắn gọn, chuyên nghiệp và quan trọng hơn cả là phải rõ ràng giúp người đọc tránh nhầm lẫn với các vấn đề khác. Có 4 mẫu câu yêu cầu, đề nghị thông dụng trong tiếng anh như sau:

I would appreciate it / be grateful if you could send more detailed information about…

→ Tôi rất cảm kích nếu ông / bà / công ty có thể cung cấp thêm thông tin chi tiết về…

Would you mind…? / Would you be so kind as to…?

→ Xin ông / bà / công ty vui lòng…

We are interested chúng tôi we would like to…

→ Chúng tôi rất quan tâm đến… và muốn…

We carefully chúng tôi it is our intention to…

→ Chúng tôi đã cẩn thận xem xét… và mong muốn được…

3. Mẫu câu xin lỗi người nhận email

Trong quá trình kinh doanh, hợp tác rất khó tránh khỏi các sai sót ngoài ý muốn. Để đưa ra lời xin lỗi chân thành, lịch sự trong email, bạn có thể dùng các mẫu câu như sau:

We regret / are sorry to inform you that…

→ Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với bạn rằng…

Please accept our sincere apologies for…

→ Xin hãy chấp nhận lời xin lỗi chân thành về…

We truly understand and apologize chúng tôi are given due to…

→ Chúng tôi hoàn toàn hiểu và xin lỗi về những bất tiện đã gây ra cho quý khách do…

4. Đề cập đến tài liệu đính kèm

Gửi tài liệu đi kèm email là một trong những yếu tố không thể thiếu. Tuy nhiên một email quá dài và không nhắc nhở sẽ gây ra tình huống người nhận không để ý đến và bỏ sót. Để nhắc nhở người nhận, bạn có thể sử dụng một số mẫu câu như sau:

Please find attached…

→ Xin lưu ý đến….đã được đính kèm trong email.

Attached you will find…

→ Bạn sẽ tìm thấy…được đính kèm trong email này.

I am sending chúng tôi an attachment.

→ Tôi đã đính kèm…

Can you please sign and return the attached contract by next Friday?

→ Xin vui lòng ký và gửi lại bản hợp đồng đính kèm trước thứ 6 tuần sau.

5. Mẫu câu kết thúc email

Should you need any further information, please do not hesitate to contact me.

→ Nếu có bất kỳ vấn đề gì, xin đừng ngần ngại liên hệ với tôi.

I trust the above detail resolves your queries. Please feel free to contact us if we can be of further assistance.

→ Tôi hi vọng email này đã giải đáp thắc mắc của bạn. Nếu chúng tôi có thể giúp đỡ gì thêm, xin hãy liên hệ.

Please reply once you have the chance to…

→ Xin hãy hồi âm ngay khi bạn đã…

We appreciate your help in this matter and look forward to hearing from you soon.

→ Chúng tôi đánh giá cao sự giúp đỡ của bạn trong vấn đề này và mong muốn được nghe từ bạn sớm.

Cách viết email bằng tiếng anh trong công việc

Trong công việc, đa số các email đều được sử dụng ngôn ngữ trang trọng, không sử dụng cách viết tắt hoặc tiếng lóng trong tiếng anh.

1. Phần mở đầu

Chào hỏi, xưng hô với người nhận bằng các mẫu câu:

1.1. Dear Mr. A / Mrs. A / Miss A

Nếu người nhận email là phụ nữ thì sử dụng Mrs dành cho phụ nữ đã kết hôn. Sử dụng Miss cho những phụ nữ chưa lập gia đình. Nếu bạn không chắc chắn về tình trạng hôn nhân của người nhận email, có thể sử dụng kiểu câu sau.

1.2. Dear Sir/ Dear Madam

Cần lưu ý thêm một vấn đề trong mở đầu, người nhận thư là người nước ngoài, bạn hãy xưng họ với Last Name.

E.g. Chẳng hạn người nhận thư có tên đầy đủ John Doe. Hãy xưng hô là: Dear Mr.Doe.

Trong trường hợp người nhận là người Việt Nam, bạn có thể sử dụng Dear + tên riêng, tên đầy đủ, họ và tên.

E.g. Dear Mrs. Vu Thanh Binh

2. Phần nội dung chính

Phần nội dung chính giúp làm rõ vấn đề của email. Hơn 90% thông tin quan trọng sẽ nằm trong phần này. Do đó, bạn cần chú ý đến cấu trúc, cách lập luận và ngôn ngữ sử dụng.

Trường hợp trả lời email của một ai đó

Nếu có khách hàng hỏi về các sản phẩm mà công ty bạn đang kinh doanh, bạn có thể ghi ngắn gọn như sau:

E.g Thanks for contacting Meta Media

Nếu công ty tuyển dụng gửi email xác nhận những thông tin mà bạn đã gửi trước đó, bạn có thể viết như sau:

E.g. I am very happy to receive your email.

Với việc bạn nói “Rất vui khi nhận được email” sẽ giúp cho người đọc cảm thấy được tôn trọng và đối xử lịch sự. Điều này sẽ có tác dụng đối với những email quan trọng.

Trường hợp bạn chủ động viết email

Trường hợp mà bạn chủ động viết email cho một ai đó, trước khi thông báo đến người đọc nội dung bạn có thể sử dụng các mẫu câu như sau:

I am writing to make a hotel reservation to ….

→ Tôi đang viết để đặt phòng khách sạn đến …

I am writing with regard to your registration of ….

With reference to our telephone conversation ….

2.1. Email yêu cầu hoặc hỏi thông tin

Với nội dung này, bạn có thể bắt đầu bằng các kiểu câu như:

Could you please let me know…?

→ Bạn có thể cho tôi biết

I would appreciate it if you could please send me ….

→ Tôi sẽ rất vui lòng nếu bạn gửi tôi

Please let me know…

→ Làm ơn hãy cho tôi biết

2.2. Email đề nghị giúp đỡ / đề nghị cung cấp thông tin

We are happy to let you know that …

→ Chúng tôi rất vui mừng thông báo đến bạn rằng …

We are willing to …

→ Chúng tôi sẵn lòng …

Should you need any further information, please to contact …

→ Nếu bạn cần thêm bất cứ thông tin gì, vui lòng liên hệ …

We regret to inform you that …

→ Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với bạn rằng …

2.3. Email nội dung phàn nàn

I am writing to expres my dissatisfaction with …

→ Viết viết thư này để bày tỏ sự không hài lòng về …

We regret to inform you that …

→ Chúng tôi rất tiếc phải thông báo đến bạn rằng …

I am interested to hear …

→ Tôi đang rất quan tâm đến thông tin về …

2.4. Email với nội dung xin lỗi

We would like to apologize for …

→ Chúng tôi muốn gửi lời xin lỗi về …

Please accept our dearest apologies for …

→ Làm ơn chấp nhận lời xin lỗi của chúng tôi cho …

I am afraid I will not be able to …

→ Tôi e rằng tôi không thể …

Trước khi kết thúc và ký tên, bạn có thể sử dụng một trong các mẫu câu sau:

1. Phần mở đầu

Phần mở đầu bao gồm những lời chào hỏi tương tự như email trong công việc. Bạn có thể sử dụng các mẫu câu như sau:

2. Phần nội dung chính Nếu bạn muốn đi thẳng vào vấn đề

Just a quick note to …

→ Mình chỉ muốn viết đôi dòng để …

This is to invite you to …

→ Email này để mời bạn …

I wanted to let you know that …

→ Mình muốn báo cho bạn biết rằng …

I’m writing to tell you about …

→ Mình muốn viết thư cho bạn để kể về …

Nếu bạn đang trả lời một bức thư của ai đó

Thanks for your e-mail, it was wonderful to hear from you.

→ Cảm ơn về email của bạn, thật là tuyệt vời khi được nghe tin từ bạn

2.1. Đưa ra yêu cầu, hỏi thêm thông tin

I was wondering if you could

→ Mình băn khoăn không biết bạn có thể

Do you think you could

→ Bạn có thể

Can you call me

→ Cậu có thể gọi cho tớ

2.2. Đề nghị sự giúp đỡ

I’m sorry, but I can’t …

→ Tớ xin lỗi, nhưng …

I’m happy to tell you that …

→ Tôi vui mừng thông báo rằng …

Do you need a hand with …

→ Bạn có cần tôi giúp một tay với việc …

→ Cậu có muốn tớ …

2.3. Phàn nàn về vấn đề gì đó

I’m sorry to say that you’re …

→ Tôi rất tiếc phải nói rằng bạn …

I hope you won’t mind me saying that …

→ Tôi mong bạn sẽ không buồn khi tôi nói rằng …

2.4. Thư với mục đích xin lỗi

I’m sorry for the trouble I caused. (Tớ xin lỗi vì những rắc rối mà tớ gây ra)

I promise it won’t happen again.Tôi hứa điều đó sẽ không xảy ra một lần nữa)

I’m sorry, but I can’t Tớ xin lỗi nhưng tớ không thể

2.5. Thư có tệp đính kèm

I’m attaching/sending you

→ Tôi đã gửi kèm trong mail

Sorry, but I can’t open it. Can you send it again in PDF format?

→ Xin lỗi, mình không mở được file đó. Bạn có thể gửi lại ở định dạng PDF không?

3. Phần kết thúc

Trước khi kết thúc thư phải thêm các câu sau:

Hope to hear from you soon.

→ Tớ hi vọng sẽ sớm nghe tin tức từ cậu)

I’m looking forward to seeing you.

→ Tôi rất mong được gặp bạn)

Kí tên và kết thúc thư:

Thanks, (Cảm ơn)

With gratitude, (Với lòng biết ơn)

Sincerely/ Sincerely yours/ Yours sincerely/ Yours truly, (Chân thành)

Regards/ Best regards/ Fond regards (Trâb trọng)

Best wishes (Những lời chúc tốt đẹp nhất)

Love (Yêu thương)

Take care (Bảo trọng, giữ gìn sức khỏe)

Cách Viết Thư Bằng Tiếng Anh

Title hay còn gọi là tiêu đề chính, đây là phần tên của bức thư mà bạn muốn gửi.

Đây là phần địa chỉ bên trong bức thư, thường dùng trong công việc. Thông tin bao gồm như sau :

Các thông tin cơ bản như đ ịa chỉ, số điện thoại, email. Những thông tin này luôn luôn đặt đầu thư.

Khác với thư bằng tiếng Việt, cách viết thư bằng tiếng Anh chúng ta nên chú ý ngày tháng năm.

Điền thông tin người nhận đầy đủ các chức danh, tên công ty.. Những thông tin này thường được đặt ở bên trái bức thư.

Cách viết lời xưng hô, lời chào đầu thư bằng tiếng anh

Ex : Dear Mr. Smith, Dear Mrs. Smith, Dear Miss Smith, Dear Ms. Smith

Khi chưa rõ người nhận, bạn có thể viết : Dear Sir/Madam

Cách viết phần nội dung thư tiếng Anh

Trong phần này các bạn nên đưa ra lý do gửi thư, có thể trình bày theo một số cách viết như sau:

– I am writing this letter to inform you that… ( Tôi viết thư naỳ để thông báo với anh/chị rằng…)

To confirm…(để xác nhận)

To request about …(để yêu cầu)

– I would like to inform you that…(Tôi muốn thông báo với anh/chị rằng…)

– In reply to your request…(Tôi xin trả lời yêu cầu của anh/chị…)

Cách viết nội dung thư phản hồi lại email đã nhận bằng tiếng Anh

+ Thanks for your prompt reply (Cảm ơn vì phản hồi sớm của anh/chị)

+ According to our meeting yesterday…(Theo như cuộc họp của chúng ta ngày hôm qua…).

+ Based on our previous conversation… (Dựa trên cuộc hội thoại trước…).

Cách viết đề nghị hoặc yêu cầu trong thư bằng tiếng Anh

+ We look forward to receiving…(Chúng tôi mong chờ nhận được…)

+ Could you please send me…(Anh/chị vui lòng gửi cho tôi…)

+ I would like to receive…(Tôi muốn nhận…)

+ I would be grateful if you could …(Tôi lấy làm biết ơn nếu anh/chị có thể…)

+ Could you please provide me…(Anh/chị có thể cung cấp cho tôi…)

+ I would like to request you to…( Tôi muốn yêu cầu anh/chị…)

+ I am pleased to announce that…(Tôi rất vui khi thông báo rằng…)

+ I would like to inform that…(Tôi muốn thông báo rằng…)

+ You will be pleased to learn that…(Anh/chị sẽ rất vui khi biết được rằng…)

+ I am afraid it would not be possible that…(Tôi e là không thể…)

+ I would like to express my dissatisfaction with…(Tôi muốn bày tỏ sự không hài lòng của tôi với…)

+ Would you like me to…? (Anh/chị có muốn tôi…?)

+ Please do not hesitate to ask/ contact me…(Đừng ngần ngại hỏi/liên hệ với tôi…)

+ I will contact you again (Tôi sẽ liên lạc với anh/chị lần nữa)

+ I will reply you as soon as possible (Tôi sẽ trả lời anh/chị ngay khi có thể)

+ Please contact me soon (Vui lòng liên lạc với tôi sớm)

+Thanks for your help/ consideration (Cảm ơn sự giúp đỡ/xem xét của anh/chị)

+ Please find attached…( Vui lòng tìm…)

+ Please see the enclosed file of… (Vui lòng xem file đính kèm …)

Cách viết phần cuối thư bằng tiếng Anh Complimentary close

+ We are looking forward to hearing from you (Chúng tôi mong chờ tin của bạn).

+ Best regards (Thân ái).

+ Your sincerely (Trân trọng).

Cuối cùng là thêm chữ ký và họ tên đầy đủ của người viết.

Những điều cần lưu ý khi viết thư tiếng Anh cho người nước ngoài

+ Không nên viết tắt mà phải viết đầy đủ tên người nhận.

+ Hạn chế sử dụng các từ ngữ địa phương, từ tiếng lóng. Hay các từ ngữ thân mật.

+ Luôn dùng Dear ở đầu thư và Please khi muốn yêu cầu vấn để nào đó.

+ Viết nội dung thư ngắn gọn, xúc tích.

+ Khi viết thư bằng ngôn ngữ tiếng Anh, cấn dùng chính xác các loại dấu chấm câu.

Cách Viết Email Chuyên Nghiệp Bằng Tiếng Anh

Ngày nay bạn nên nắm được cách viết một email chuyên nghiệp, hoàn chỉnh bằng tiếng Anh để có thể ứng tuyển một công việc yêu cầu sử dụng tiếng Anh hay dễ dàng làm việc với đối tác nước ngoài. Anh ngữ Athena sẽ hướng dẫn bạn cách viết email bằng tiếng anh sao cho vừa chuyên nghiệp lại vừa thể hiện được định hướng của mình trong bài viết.

Mở đầu + Trình bày lý do viết email: Dear + danh xưng + họ.

Ví dụ:

* Dear Mr.Parker, I am writing to you regarding… (Tôi viết email này để liên hệ về vấn đề…)

* Im writing to you on behalf of (Tôi thay mặt…viết email này)

Đưa ra lời đề nghị, yêu cầu

Ví dụ:

* I would appreciate it if… (Tôi rất cảm kích nếu…)

* Would you mind…? Would you be so kind as to…? (Xin ông/ nà/ công ty vui lòng…)

* We carefully consider… and it is our intention to… (Chúng tôi đã cẩn thận xem xét… và mong muốn được…)

Xin lỗi người nhận email

Ví dụ:

* We regret / are sorry to inform you that… (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với bạn rằng…)

* Please accrept our sincere apologies for… (Xin hãy chấp nhận lời xin lỗi chân thành về…)

* We truly undertand and apoplogize for… (Chúng tôi hoàn toàn hiểu và xin lỗi về…)

Đề cập đến tài liệu đính kèm

Ví dụ:

* Please find attached… (Xin lưu ý đến…đã được đính kèm trong email.)

* I am sending chúng tôi an attached (Tôi đã đính kèm…)

* You will find reports attached to this email (Các báo cáo được đính kèm trong emial này)

Hẹn liên lạc

Ví dụ:

* Please do not hesiate to contact me via (Đừng ngần ngại liên hệ với tôi qua…)

* Please reply once you have the chance to… (Xin hãy hổi âm ngay trước khi bạn đã)

* I look forward to hearing from you soon. (Tôi mong sớm nhận được hồi âm từ bạn)

Kết thúc email

Ví dụ:

* Best regards * Warm regards * Yours sincerely * Yours

Ex1: Tell about your house

Dear Oanh,

Thanks for your letter so much. My family moved to this house 3 weeks ago. My husband is going to arrange a small party to welcome to our new house this week. We will be happy if you come. And about our new house, This is a three floors house with a neat little garden. I will plant some flowers in this garden to make the house more beautifully. All members of family want to live in a house near nature, thus we decide to choose this house. It is not bigger but I like because of its simple beauty. There are 1 sitting room, 4 bedrooms, 3 bathrooms and 1 kitchen in the house. My room is already lovely room in the 2nd floor. I like it so much and next weekend if you come, I will show you some little interest of my room. My husband want it to be a beautiful house full of joy and wonder so he chose pink to paint it. Do you like pink, Oanh? And best of all, it will never get dirty so we do not have to spend time just to clean up the mess. In our house, there is not very a lot of furniture but I think that everything is harmonious with other things. My husband want to decorate it more before the party and I will help him. Don’t forget to come here this weekend, Oanh.

Lovely,

Mai

Ex2: Tell me how you keep fit and healthy

Dear Oanh,

I was very happy after receiving your letter. Thanks for your praise. Are you putting on weight? Don’t worry. I will help you not only to lose weight but also to have a fit and healthy body. I think the first you had better avoid foods high in fats like cookies, fries,.. You also try to limit amount of animal protein consume. I really little eat meat. I eat a lot of vegetables, fresh fruit which are full of fiber and vitamin and drink enough water daily.

The second effective measure is to do exercise frequently. You can walk or jog in the morning or afternoon everyday. Moreover, playing sports is also very good for health, especially it is very efficient to lose weight. In addition, you can join some clubs for examples as dance sport or aerobic clubs. If you want to have a fit and healthy body, you should have regular daily routine. I think losing weight will be difficult if you use suitable measures. I hope that these experience are helpful for you.

Good luck,

Mai