Mẫu Hóa Đơn Chuyển Đổi / TOP 5 # Xem Nhiều Nhất & Mới Nhất 3/2023 # Top View

Tại sao phải chuyển đổi hóa đơn điện tử? Có được chuyển đổi hóa đơn điện tử hay không? Cách chuyển đổi hóa đơn điện tử như thế nào cho đúng? Tất cả sẽ được giải đáp ngay trong bài viết này.

1. Tại sao phải chuyển đổi hóa đơn điện tử

Tại sao phải chuyển đổi hóa đơn điện tử? Điều này xuất phát từ thực tế nhiều người dùng hóa đơn điện tử muốn chuyển đổi hóa đơn số ra bản giấy để dễ dàng lưu trữ hoặc phục vụ việc chứng minh nguồn gốc xuất xứ cho hàng hóa. Do đó, họ đã lựa chọn phương thức chuyển đổi hóa đơn điện tử để thỏa mãn các nhu cầu trên.

2. Có được chuyển đổi hóa đơn điện tử hay không?

Sau khi đã giải đáp tại sao phải chuyển đổi hóa đơn điện tử, nhiều người dùng còn thắc mắc liệu có được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử sang văn bản giấy hay không? Quy định chuyển đổi hóa đơn điện tử này đã được thể hiện rất rõ trong Thông tư 32/2011/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành. Cụ thể:

Người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu trình ở trong quá trình lưu thông, lưu ý rằng, chỉ được chuyển đổi 01 lần mà thôi.

Người bán và người mua được phép tự chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy nhằm phục vụ mục đích chứng từ kế toán theo đúng quy định của Luật kế toán.

Như vậy, từ quy định trên có thể thấy rõ được lý do tại sao phải chuyển đổi hóa đơn điện tử và việc chuyển đổi hóa đơn điện tử này là hoàn toàn đúng quy định và hợp pháp.

3. Điều kiện chuyển đổi hóa đơn điện tử hợp pháp

Điều kiện chuyển đổi hóa đơn điện tử hợp pháp.

Nếu bạn đang thắc mắc tại sao phải chuyển đổi hóa đơn điện tử tuân theo các điều kiện chuyển đổi thì lý do là: chỉ khi hóa đơn chuyển đổi đáp ứng đủ các điều kiện chuyển đổi thì mới có thể đảm bảo tính pháp lý cho các hóa đơn chuyển đổi. Các hóa đơn được chuyển đổi sẽ có đầy đủ giá trị pháp lý trước pháp luật khi đảm bảo được tính toàn vẹn thông tin, có ký hiệu xác nhận riêng, có chữ ký rõ ràng của người chuyển đổi. Cụ thể, khi chuyển đổi hóa đơn điện tử thì nghiệp vụ chuyển đổi phải tuân theo đầy đủ các điều kiện sau:

Hóa đơn được chuyển đổi phải phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc.

Hóa đơn được chuyển đổi phải có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang thành hóa đơn giấy. Cụ thể, các hóa đơn chuyển đổi phải kèm dòng chữ: “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ” và phải ghi rõ thời gian thực hiện chuyển đổi.

Hóa đơn điện tử được chuyển đổi phải có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển đổi sang hóa đơn bản giấy.

4. Quy trình chuyển đổi hóa đơn điện tử dễ dàng, nhanh chóng

Quy trình chuyển đổi hóa đơn điện tử dễ dàng, nhanh chóng.

Bước 1: Bạn cần tải file hóa đơn điện tử trên hệ thống lưu trữ hóa đơn của doanh nghiệp mình về máy tính.

Bước 2: Bạn tiến hành in file để chuyển đổi ra hóa đơn bản giấy là đã có thể hoàn thành việc chuyển đổi rồi.

Thực tế, các các doanh nghiệp nên ưu tiên lựa chọn sử dụng những phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, chuyên nghiệp như E-invoice của ThaiSonSoft để việc chuyển đổi nói chung, lập – xuất – lưu trữ hóa đơn điện tử nói riêng được thuận lợi hơn. Mọi thắc mắc tại sao phải chuyển đổi hóa đơn điện tử hay muốn được tư vấn vềphần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

Trong bài viết này, HoadondientuTrungkien sẽ giới thiệu đến quý khách nguyên tắc chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy, điều kiện chuyển đổi, giá trị pháp lý, ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi, cũng như hướng dẫn cách để quý khách chuyển đổi trên giao diện của HoadondientuTrungkien

Các bước để tạo hóa đơn chuyển đổi:Thứ 2/ Điều kiện chuyển đổi Thứ 3/ Giá trị pháp lý của các hoá đơn điện tử chuyển đổiThứ 4/ Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổiThứ 5/ Cách chuyển đổi trong phần mềm HoadondientuTrungkien

Tại Khoản 1 Điều 12 quy định về chuyển từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy của thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính

Thứ nhất. Nguyên tắc chuyển đổi

Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế tóan theo quy định của Luật Kế toán. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này.

Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:

a) Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc;

b) Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy;

c) Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

Thứ 3. Giá trị pháp lý của các hoá đơn điện tử chuyển đổi

Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.

Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và hoá đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi.”.

Thứ 5. Cách chuyển đổi trong phần mềm HoadondientuTrungkien

Sau khi chuyển đổi, nội dung như sau sẽ xuất hiện trên hóa đơn, quý khách in ra, ký, đóng mộc là đã đúng theo quy định.

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là hình thức hóa đơn (HĐ) đã quá phổ biến trong giới doanh nghiệp. Nó có nhiều ưu điểm hơn hóa đơn giấy truyền thống nên được sử dụng ngày càng rộng rãi. Tuy nhiên, không phải lúc nào người ta cũng có thể sử dụng hóa đơn điện tử mà phải chuyển đổi hóa đơn điện tử sang phiên bản hóa đơn giấy. Đó chính là loại hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử mà người ta vẫn hay gọi.

Hóa đơn chuyển đổi hóa đơn điện tử liệu có hợp pháp?

Câu trả lời ở đây là “Có”. Trong những trường hợp cần thiết, các doanh nghiệp được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử thành phiên bản hóa đơn giấy. Tuy nhiên họ phải bảo đảm được rằng nội dung của phiên bản điện tử và phiên bản giấy không có sự chênh lệch hay khác biệt. Điều này đã được quy định rõ ràng trong luật nên các doanh nghiệp phải tuyệt đối tuân thủ.

Và bạn cũng cần nhớ rằng không phải hóa đơn chuyển đổi nào cũng có thể sử dụng để giao dịch. Đối với trường hợp chuyển đổi HĐĐT sang phiên bản hóa đơn giấy với mục đích lưu trữ, theo dõi theo yêu cầu của pháp luật thì HĐ đó không có giá trị thanh toán và giao dịch. Nó sẽ chỉ có giá trị khi và chỉ khi hóa đơn được in từ máy tính tiền và dữ liệu được chuyển thẳng tới cơ quan Thuế.

Theo như thông tư 32/2011/TT-BTC, doanh nghiệp muốn chuyển đổi HĐĐT thành hóa đơn giấy sẽ phải tuân thủ 3 nguyên tắc nghiệp vụ kế toán sau đây:

Đơn vị bán hàng được phép chuyển đổi HĐ ĐT thành hóa đơn giấy khi cần chứng minh nguồn xuất xứ của hàng hóa và việc chuyển đổi này chỉ được phép diễn ra 1 lần.

Loại hóa đơn chuyển đổi để chứng minh nguồn này phải đáp ứng được các quy định tại Khoản 2, 3, 4 Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC (bạn có thể tra thông tin cụ thể trên Internet nếu cần) và bắt buộc phải có con dấu của người bán cùng chữ ký người đại diện của người bán theo đúng quy định của pháp luật.

Đơn vị bán hàng cũng như mua hàng đều được phép chuyển đổi HĐ ĐT thành hóa đơn giấy với mục địch lưu trữ chứng từ theo như pháp luật đã quy định.

Mẫu hóa đơn chuyển đổi hóa đơn điện tử

Hình thức: Hóa đơn giấy thông thường thì luôn được viết tay và ghi đầy đủ nội dung cần thiết. Còn với HĐ chuyển đổi từ HĐĐT thì nó sẽ có dòng chữ ghi rất rõ ràng rằng “Hóa đơn chuyển đổi hóa đơn điện tử” hoặc 1 câu có ý nghĩa tương tự. Nó cũng ghi rõ thông tin của người chuyển đổi HĐ bao gồm chữ ký và họ tên người đó.

Số liên: Số liên của hóa đơn giấy thường là từ 2 đến 0 nhưng HĐĐT thì không có liên nên theo đúng quy định của Nhà nước thì thông số ở phần số liên của nó sẽ là E và khi chuyển sang phiên bản giấy thì điều này cũng vẫn giữ y nguyên.

Ký hiệu: Ký hiệu (số seri) của hóa đơn điện tử là E, vì vậy phiên bản HĐ giấy của nó cũng có ký hiệu tương tự. Còn hóa đơn giấy thông thường sẽ có ký hiệu là P (nếu là HĐ đặt in) và T (nếu là HĐ tự in).

Chữ ký: Với HĐ giấy bình thường, phần chữ ký sẽ là họ tên ký bằng tay của người đại diện còn với hóa đơn chuyển đổi từ HĐĐT thì sẽ có ký hiệu riêng để xác nhận rằng nó là phiên bản HĐ giấy của HĐĐT. Nó còn có cả họ tên và chữ ký của người chịu trách nhiệm chuyển đổi hóa đơn.

Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy là nghiệp vụ quan trọng mà các kế toán viên cần nắm được để áp dụng khi phát sinh những yêu cầu bắt buộc phải chuyển đổi.

Khu thực hiện chuyển đổi hóa đơn, kế toán cần nắm chắc cách thức, nguyên tắc và điều kiện chuyển đổi để không gặp phải các sai sót.

Những lý do phải chuyển đổi hóa đơn

Theo Khoản 1 Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC,

“Trong quá trình lưu thông, khi cần phải chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa (hữu hình), người bán hàng có thể thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy. Việc chuyển đổi này chỉ thực hiện một lần duy nhất”

Như vậy, hóa đơn chuyển đổi được sử dụng như một cách chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa trên xe khi đang trong quá trình vận chuyển.

Bên cạnh đó, việc chuyển đổi này cũng cần được đảm bảo tuân thủ các quy định về hóa đơn chuyển đổi ở phần dưới. Đồng thời trên hóa đơn chuyển đổi phải có chữ ký và đóng dấu người đại diện theo pháp luật của người bán.

Một mục đích khác, chuyển đổi sang hóa đơn giấy cũng nhằm phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật kế toán.

Quy định hóa đơn chuyển đổi

Như đã đề cập ở phần trên của bài viết, việc chuyển đổi hóa đơn điện tử cần tuân thủ một số quy tắc, cụ thể là các Khoản 2, 3, 4 thuộc Điều 12 của Thông tư 32/2011/TT-BTC.

Khi chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy với mục đích chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa, hóa đơn chuyển đổi phải đảm bảo tuyệt đối các điều kiện sau:

Nội dung trên hóa đơn chuyển đổi phải được giữ toàn vẹn so với hóa đơn gốc

Hóa đơn chuyển đổi phải có ký hiệu riêng để xác nhận, cụ thể là dòng chữ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”

Phải có chữ ký đầy đủ họ tên của người thực hiện chuyển đổi trên hóa đơn chuyển đổi

Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử có đầy đủ các yếu tố trên mới có giá trị về mặt pháp lý.

Vậy hóa đơn chuyển đổi có gì khác so với đơn giấy?

Hóa đơn giấy là một hình thức hóa đơn truyền thống được tất cả các doanh nghiệp sử dụng trong thời gian từ trước tới nay. Tuy nhiên, hình thức này đang không còn phù hợp với thời kỳ công nghệ số bởi những hạn chế của nó cũng như những tính năng hiện đại của hóa đơn điện tử.

Với ưu điểm linh hoạt về tính năng, dễ dàng sử dụng và có thể chuyển đổi sang hóa đơn giấy khi cần thiết. Khả năng nhầm lẫn giữa hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn giấy vẫn có khả năng xảy ra dù rất nhỏ.

Số seri trên hóa đơn giấy có ký hiệu là VC/15P còn trên hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử là VC/15E

Hóa đơn giấy sử dụng chữ tay thông thường. Đối với hóa đơn điện tử thì dùng chữ ký số. Chữ ký số trên hóa đơn điện tử có khả năng xác định nguồn gốc của hóa đơn đó.

hóa đơn giấy thông thường có nhiều liên 2 hoặc 3 liên trong đó 1 liên được viết qua giấy than và nội dung của các liên này phải giống nhau. Với hóa đơn điện tử thì nói không với liên.

Thực tế, những yếu tố so sánh trên cũng chính là sự khác biệt giữa hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy.

Và sự khác biệt độc nhất, dễ nhận biết nhất chính là dòng chữ “Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử” trên hóa đơn chuyển đổi.

Các câu hỏi thường gặp về hóa đơn chuyển đổi

1. Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử có cần ký không?

Trả lời: Hóa đơn chuyển đổi cần phải có chữ ký người đại diện pháp luật của bên bán.

Bởi theo quy định trong Thông tư 32/2011/TT-BTC quy định rõ:

Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2,3,4 điều này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

2. Hóa đơn chuyển đổi có cần đóng dấu không?

Trả lời: Hóa đơn điện tử chuyển đổi không nhất thiết phải có dấu của bên bán.

Nếu doanh nghiệp đã đáp ứng các điều kiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy theo quy định thì hệ thống sẽ cho phép kiểm soát chặt chẽ việc chuyển đổi hóa đơn và chỉ được chuyển đổi 1 lần thì hóa đơn chuyển đổi không nhất thiết phải có dấu của người bán.

3. Hóa đơn chuyển đổi có giá trị pháp lý không?

Trả lời: Hóa đơn điện tử chuyển đổi chỉ có giá trị pháp lý khi hóa đơn đó đảm bảo được các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn điện tử gốc.

Cách chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy trên phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice

– Tìm kiếm theo “Mẫu số”

– Theo ” Tên KH, Mã KH”

Tại đây thông tin hóa đơn được giữ nguyên, hiển thị thêm dòng text ” Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa “

– Mỗi hóa đơn chỉ được chuyển đổi chứng minh nguồn gốc xuất xứ 1 lần nhưng vẫn thực hiện “Chuyển đổi lưu trữ” được.

* Chức năng Chuyển đổi lưu trữ:

Tại màn hình “Danh sách hóa đơn “và tích chọn vào hóa đơn muốn chuyển đổi lưu trữ:

Tại đây thông tin hóa đơn được giữ nguyên , hiển thị thêm dòng text ” Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử để lưu trữ “

Hóa đơn có thể chuyển đổi lưu trữ được nhiều lần

ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ EASYINVOICE Để được tư vấn và hỗ trợ trực tiếp vui lòng liên hệ Điện thoại: 0981 772 388 – 1900 56 56 53 Email: contact@softdreams.vn Facebook: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn