Như chúng ta đã biết trong các lĩnh vực kinh doanh nói chung, hóa đơn là loại giấy tờ vô cùng quan trọng và không thể thiếu.
Đặc biệt hóa đơn khách sạn có điểm gì khác so với các loại hóa đơn thông thường không? Cách viết hóa đơn khách sạn như thế nào? Đây là câu hỏi mà Nội thất My House nhận được từ rất nhiều độc giả.
Tìm hiểu về hóa đơn khách sạn
Nếu bạn đang thắc mắc về hóa đơn khách sạn? Gồm những loại nào và cách viết ra sao thì bạn đã tìm được đúng thứ mình cần.
Chúng tôi sẽ giải đáp tất cả sau đây và kèm mẫu để bạn có thể tham khảo.
Hiểu một cách đơn giản thì hóa ở đây là hàng hóa, dịch vụ. Đơn là bảng kê, danh sách đơn hàng.
Đối với hoạt động kinh doanh khách sạn, hóa đơn là chứng từ thương mại thể hiện quan hệ mua bán hoặc trao đổi giữa các chủ thể khi sử dụng những dịch vụ như: đặt phòng, nghỉ ngơi, ăn uống…
Mẫu hóa đơn khách sạn chính là giấy chứng nhận cho sự chuyển nhượng hàng hóa, dịch vụ giữa hai bên.
Hóa đơn bán ra của các khách sạn 5 sao, 4 sao, 3 sao, 2 sao,… là các dịch vụ như chất lượng phòng nghỉ, đồ ăn uống, khu vui chơi giải trí,…
Nói cách khác, loại hóa đơn này chỉ đơn thuần ghi nhận doanh thu dịch vụ.
Ý nghĩa của hóa đơn khách sạn là gì?
Ngày nay trong ngành kinh doanh khách sạn nói riêng, hóa đơn được khách hàng chấp nhận và xem đó như một loại giấy xác nhận quyền sở hữu hợp pháp sản phẩm, dịch vụ.
Loại hóa đơn này giúp nhà đầu tư quản lý khách sạn một cách dễ dàng và chính xác hơn.
Đồng thời hóa đơn của khách sạn còn được sử dụng để làm chứng từ gốc trong kế toán. Các chủ đầu tư sẽ căn cứ vào đây nhằm xác định tình trạng kinh doanh của khách sạn trong từng thời điểm.
Có mấy loại hóa đơn khách sạn?
Hiện nay trên thực tế chúng ta nhận thấy có 2 loại hóa đơn khách sạn chính. Cụ thể như sau:
Đây là loại hóa đơn giống như bill thanh toán các dịch vụ mà khách sạn đã cung cấp cho khách lưu trú.
Đối với hóa đơn doanh thu, nhân viên sẽ lập hóa đơn vào ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ.
Sau khi check-out, nhân viên sẽ kiểm tra phòng, báo lại các dịch vụ mà khách hàng đã sử dụng (ăn uống, đi lại, giải trí,..) để tiến hành thanh toán.
Dạng hóa đơn này bao gồm các chi phí xây dựng và quản lý khách sạn như: tiếp khách, chi phí văn phòng phẩm, điện nước, Internet,..
Khi nào cần viết hóa đơn khách sạn?
Đối với loại hóa đơn doanh thu, nhân viên sẽ lập hóa đơn vào ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ.
Cụ thể là sau khi check-out, nhân viên sẽ kiểm tra phòng, báo lại các dịch vụ mà khách hàng đã sử dụng như ăn uống, đi lại, giải trí,.. để tiến hành thanh toán toàn bộ.
Tại một số khách sạn, khách hàng được yêu cầu đặt cọc tiền theo tỉ lệ nhất định cho những dịch vụ mà họ muốn sử dụng, sau đó hai bên sẽ tiến hành viết hóa đơn.
Đây được đáng giá như lời cam kết của khách sạn với khách hàng, rằng sẽ cung cấp đầy đủ tất cả các dịch vụ mà khách yêu cầu.
Đối với trường hợp khách hàng trả trước 100% kinh phí thì có thể xuất hóa đơn ghi nhận doanh thu và tính thuế GTGT ngay tại thời điểm đó.
Cách viết hóa đơn khách sạn hợp lệ
Để đảm bảo tính pháp lý nên cách ghi hóa đơn thuê phòng khách sạn phải luôn chính xác và hợp lệ theo các tiêu chuẩn của pháp luật.
Hóa đơn khách sạn phải đáp ứng đúng và đủ 3 điều kiện là hợp lý, hợp lệ và hợp pháp.
Hợp lý ở đây chính là nội dung của hàng hóa, dịch vụ, số tiền, tên, địa chỉ, mã số thuế… được thể hiện trên hóa đơn phù hợp với hoạt động kinh doanh khách sạn trong phạm vi được cấp phép.
Hóa đơn khách sạn hợp lệ là nó phải phù hợp với các thông lệ. Cụ thể là hóa đơn này phải đảm bảo đầy đủ các nội dung, chỉ tiêu và yêu cầu ghi trên hóa đơn ví dụ:
Ngày, tháng lập hóa đơn.
Thông tin bên mua và bán (họ tên khách hàng, khách sạn cung ứng dịch vụ, mã số thuế, phương thức thanh toán,..)
Tên hàng hóa, loại dịch vụ khách hàng sử dụng.
Đơn vị tính, số lượng dịch vụ, thành tiền, thuế,…
Tổng chi phí cần thanh toán cho các hàng hóa, dịch vụ sử dụng.
Để một hóa đơn được tính là hợp lệ, hợp pháp thì ngoài những thông tin trên, yêu cầu mà hóa đơn cần có:
Chữ kí của bên mua – bán.
Chữ kí giám đốc khách sạn.
Hãy lưu ý một số tiêu thức trên hóa đơn sau đây, nếu bạn không muốn gặp phiền phức.
Tiêu thức “Ngày tháng năm” lập hóa đơn
Ngày lập hóa đơn đối với dịch vụ khách sạn là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ cho khách hàng, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Trường hợp phía khách sạn thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.
Đây cũng là tiêu thức được áp dụng đối với cách viết hóa đơn đỏ phổ biến hiện nay.
Tiêu thức “Tên, địa chỉ, mã số thuế của khách sạn”, “tên, địa chỉ, người mua”
Ghi tên đầy đủ hoặc tên viết tắt theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế đối với bên khách sạn.
Trường hợp khách sạn có đơn vị trực thuộc có mã số thuế trực tiếp kinh doanh thì ghi tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị trực thuộc.
Trường hợp đơn vị trực thuộc không có mã số thuế thì ghi mã số thuế của trụ sở chính.
Trường hợp khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần:
Khách hàng không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) thì vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ “khách hàng không lấy hóa đơn” hoặc “khách hàng không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế”.
Trường hợp tên, địa chỉ khách hàng quá dài, trên hóa đơn khách sạn được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng nhưng vẫn phải đảm bảo số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố.
Tiêu thức “Số thứ tự, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền”
Ghi theo thứ tự tên hàng hóa, dịch vụ cung cấp; gạch chéo phần bỏ trống (nếu có).
Trường hợp hóa đơn tự in hoặc hóa đơn đặt in được lập bằng máy tính nếu có phần còn trống trên hóa đơn thì không phải gạch chéo.
Trường hợp khách sạn quy định mã hàng hóa, dịch vụ để quản lý thì khi ghi hóa đơn phải ghi cả mã hàng hóa và tên hàng hóa, dịch vụ.
Các loại hàng hóa. dịch vị khách sạn cần phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu thì phải ghi trên hóa đơn các loại số hiệu, ký hiệu đặc trưng của chúng mà khi đăng ký pháp luật có yêu cầu.
Tiêu thức “khách sạn (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)”
Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng thì phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán ký.
Ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn.
Tiêu thức “khách hàng (ký, ghi rõ họ tên)”
Khách hàng cần ghi rõ họ tên và kí xác nhận trên hóa đơn khách sạn.
Đồng tiền ghi trên hóa đơn
Đồng tiền ghi trên hóa đơn là đồng Việt Nam.
Tùy vào trường hợp và lĩnh vưc mà thay đổi cho linh hoạt nhưng vẫn phải đảm bảo yếu tố đúng theo quy định của pháp luật.
Trường hợp trong những nội dung có điều gì gây nhầm lẫn, chưa rõ ràng, chúng tôi rất sẵn sàng đón nhận được ý kiến phản hồi của quý khách hàng. Cảm ơn các bạn đã đón đọc.