Hiện nay khi tiến hành các thủ tục đăng ký kinh doanh, đăng ký doanh nghiệp. Nhiều tổ chức cá nhân phản anh đến AZLAW về việc ra thông báo yêu cầu bổ sung hồ sơ chưa hợp lý của chuyên viên các sở KHĐT. Tuy nhiên nhiều người chưa nắm rõ phải làm công văn giải trình như thế nào? Trong bài viết này các chuyên gia tư vấn luật của AZLAW sẽ hướng dẫn các thức làm công văn phản đối, giải trình hồ sơ đăng ký kinh doanh.
Xác định lý do phải sửa đổi bổ sung hồ sơ đăng ký kinh doanh
Thông thường, khi nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh hoặc thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh trong trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ (thiếu thông tin, nội dung trong hồ sơ không chính xác chuyên viên thụ lý sẽ ra thông báo yêu cầu sửa đổi bổ sung hồ sơ.
Tuy nhiên trên thực tế không phải mọi trường hợp đều như vậy, nhiều trường hợp chuyên viên ra thông báo các hồ sơ không có căn cứ pháp lý hoặc lấy các lý do rất chung chung…Chúng tôi đã gặp nhiều những trường hợp như thế này, ví dụ: chữ ký của thư ký trong biên bản họp của công ty; ủy quyền đăng ký kinh doanh có cần công chứng không; yêu cầu trích dẫn quy định khi đăng ký kinh doanh hay về chủ tịch cũ hay mới ký trên hồ sơ của công ty đối với các trường hợp không hợp pháp như thế này doanh nghiệp không nhất thiết phải sửa đổi mà làm công văn giải trình để gửi tới cơ quan đăng ký kinh doanh.
Cách viết công văn giải trình, phản đối hồ sơ đăng ký kinh doanh
Đầu tiên phải xác định đối tượng viết công văn giải trình, phản đối, thông thường người viết ở đây thường là công ty hoặc người nhận ủy quyền nộp hồ sơ. Tùy từng trường hợp tuy nhiên với những lý do không hợp lý thì chỉ cần người ủy quyền nhận hồ sơ viết công văn giải trình, phản đối là đã được chấp thuận.
Về nội dung công văn, nói về công văn thực tế không có mẫu nào cả, chủ yếu người viết trình bày theo một thể thức đơn từ thông thường để giải trình hay phản đối về vấn đề mà chuyên viên xử lý yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ. Cụ thể nội dung công văn sẽ gồm các phần sau
Quốc hiệu, tiêu ngữ theo thể thức văn bản thông thường
Tên văn bản: công văn giải trình, công văn phản đối
Tên người làm công văn
Nội dung phản đối hoăc giải trình hồ sơ đăng ký kinh doanh
Người viết công văn phản đối hoặc giải trình hồ sơ đăng ký kinh doanh
Lưu ý: Trong một số trường hợp chuyên viên xử lý yêu cầu bổ sung một số nội dung không yêu cầu trong luật doanh nghiệp và các văn bản hướng dẫn luật doanh nghiệp hãy trích khoản 2 điều 9 trong nghị định 78/2015/NĐ-CP
Điều 9. Số lượng hồ sơ đăng ký doanh nghiệp2. Cơ quan đăng ký kinh doanh không được yêu cầu người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp nộp thêm hồ sơ hoặc giấy tờ khác ngoài các giấy tờ trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp theo quy định.
Gửi công văn như thế nào và thời gian xử lý là bao lâu?
Hiện nay đối với các hồ sơ doanh nghiệp thường được nộp bằng hai hình thức nộp giấy hoặc nộp qua mạng trước rồi mới nộp bản giấy ( Hà Nội hiện đã áp dụng 100% nộp qua mạng) như vậy:
Đối với trường hợp nộp hồ sơ qua mạng doanh nghiệp đính kèm vào mục khác trên hồ sơ online
Đối với trường hợp nộp hồ sơ bản giấy doanh nghiệp nộp kèm vào hồ sơ và nộp lại tại bộ phần một cửa của sở KHĐT
Thời gian xử lý khi có công văn giải trình vẫn theo đúng thủ tục về nộp hồ sơ doanh nghiệp. Tuy nhiên nếu căn cứ thông báo bị sai các bạn có thể gọi điện tới các số máy đường dây nóng của phòng đăng ký kinh doanh hoặc đường dây nóng của Sở KHĐT thì thực hiện giải quyết sẽ nhanh hơn 1 chút.
Mẫu công văn phản đối thông báo của phòng đăng ký kinh doanh
Trong trường hợp khách hàng không có thời gian thực hiện thủ tục có thể liên hệ dịch vụ khiếu nại thông báo bổ sung hồ sơ đăng ký kinh doanh của AZLAW để được chúng tôi hỗ trợ.
Dịch vụ giải trình, phản đối thông báo bổ sung hồ sơ đăng ký kinh doanh
Trong một số trường hợp khi khách hàng thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp thường bị gây khó khăn bởi chuyên viên xử lý tại các phòng đăng ký kinh doanh. Điển hình là một số trường hợp ví dụ: yêu cầu cung cấp tài liệu chứng minh trụ sở; vấn đề đặt tên công ty. …và nhiều trường hợp khác nữa.
Những trường hợp này nếu khách hàng không nắm rõ quy định thường dễ bị “lừa” dẫn tới khó khăn trong quá trình giải quyết hồ sơ, không được giải quyết hồ sơ hoặc không biết giải quyết như thế nào. Với phương châm ” làm đúng luật ” AZLAW hân hạnh cung cấp tới quý khách hàng dịch vụ khiếu nại thông báo bổ sung hồ sơ đăng ký kinh doanh. Chúng tôi tư vấn MIỄN PHÍ các vấn đề này qua tổng đài 19006165, hướng dẫn khách hàng soạn thảo hồ sơ qua ultraview hoặc teamview và nhận dịch vụ khiếu nại, trả lời thông báo cho tới khi ra kết quả (nếu có cơ sở).
Một số trường hợp thông báo bổ sung hồ sơ gây khó khăn cho doanh nghiệp và căn cứ pháp lý để trả lời mà AZLAW đã thực hiện thành công cho khách hàng như sau:1. Yêu cầu cung cấp tài liệu chứng minh trụ sở không phải là chung cư (Căn cứ trả lời khoản 2 điều 9 nghị định 78/2015/NĐ-CP “nghiêm cấm các hành vi yêu cầu hồ sơ tài liệu khách mà luật không quy định”)2. Thông báo bổ sung bản sao giấy tờ chứng thực cá nhân của người đứng đầu địa điểm kinh doanh (Căn cứ khoản 2 điều 9 nghị định 78/2015/NĐ-CP)3. Thông báo bổ sung hợp đồng dịch vụ với lý do hợp đồng dịch vụ sơ sài (Căn cứ vào các quy định của pháp luật dân sự, luật thương mại về hợp đồng)4. Thông báo nộp hợp đồng VÀ biên bản thanh lý trong hồ sơ chuyển nhượng cổ phần, chuyển nhượng vốn trong khi luật quy định là HOẶC (một trong hai tài liệu)5. Thông báo từ chối đặt tên công ty cổ phần tập đoàn, công ty cổ phần có chữ group (Căn cứ vào các quy định về tên công ty theo luật doanh nghiệp 2014)