Xu Hướng 1/2023 # Trả Lời Email Chuyên Nghiệp # Top 5 View | Ezlearning.edu.vn

Xu Hướng 1/2023 # Trả Lời Email Chuyên Nghiệp # Top 5 View

Bạn đang xem bài viết Trả Lời Email Chuyên Nghiệp được cập nhật mới nhất trên website Ezlearning.edu.vn. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất.

Sử dụng lời chào và ngôn ngữ phù hợp

Đừng bỏ qua lời chào đầu mỗi bức email. Ngay cả khi bạn chỉ tiếp tục trả lời các email trước. Bạn có thể cân nhắc những lời chào phù hợp từng đối tượng : Dear, Anh/ Chị… Thân mến, Kính gửi…

Vì email sử dụng cho mục đích công việc nên hạn chế sử dụng các yếu tố hài hước. Thậm chí icon tức giận, phẫn nộ trong email của mình. Nó có thể gây nên những hậu quả khó lường.

Những vấn đề cần được xác định rõ nên liên lạc trực tiếp hoặc gọi điện thoại.

Tuyệt đối không sử dụng các từ ngữ “mang tính khiêu khích” như “Tại sao bạn lại…”, “Bạn phải…..”, “Tôi chắc chắn là bạn sẽ đồng ý với việc …”, và “Tôi không hiểu tại sao bạn …”.

Bên cạnh đó bạn nên sử dụng dấu câu đúng vị trí theo tiêu chuẩn quy tắc đặt dấu câu khi soạn thảo văn bản.

Đặt tên địa chỉ email chuyên nghiệp

Nếu bạn sử dụng email công ty để trao đổi với khách hàng, sẽ không có gì đáng ngại. Tuy nhiên nếu bạn đang sử dụng email cá nhân. Hãy lưu ý tên email đã thể hiện tính chuyên nghiệp chưa. Đừng bao giờ đặt những email như: cobemuadong2010@… hay lytieulong@… Như thời còn đi học không phù hợp với công việc công sở. Hãy chọn cho mình một địa chỉ email nghiêm túc, lịch sự. Bạn có thể đặt tên email với cấu trúc là: Ten.hotendem@… Ví dụ: minh.nguyen@gmail.com. Bước đầu bạn đã viết email chuyên nghiệp hơn rồi đấy.

Suy nghĩ kỹ vấn đề trước khi viết

Viết email chuyên nghiệp khi bạn tập trung vào những vấn đề cần giải đáp tới khách hàng. Tránh sự dài dòng, lạc đề, gây dàn trải. Khi diễn giải các khúc mắc, bạn có thể trình bày tách riêng từng vấn đề theo số thứ tự 1,2,3… Điều này giúp khách hàng hiểu được bạn đang trao đổi về vấn đề gì.

Dòng tiêu đề rõ ràng, ngắn gọn

Những lưu ý khi đính kèm File

Nên gửi những file có định dạng chung dễ mở cho tất cả máy tính. Sử dụng .Pdf , .Doc. hoặc JPEG (đối với file ảnh). Nếu có nhiều file, bạn nên nén lại theo định dạng .zip ( không nên dùng .rar). Chú ý khi đặt tên file đính kèm: Việc đặt tên file cũng cần đảm bảo rõ ràng, ngắn gọn. Không nên viết tiếng Việt có dấu khi đặt tên file.

Chữ ký cá nhân

Cần lưu ý chữ ký là nơi để lại thông tin, chức danh, số điện thoại, địa chỉ… của anh/chị. Hãy thể hiện đó là những thông tin chính xác để đối tác có thể liên lạc ngay với anh/chị khi cần.

Hãy dùng font chữ cổ cổ điển

Một nguyên tắc bất di bất dịch là email nên để font chữ có thể đọc dễ dàng nhất. Nhìn chung, chúng ta có thể chọn cỡ chữ 13 và chọn font dễ đọc như Arial hay Times New Roman. Còn với màu sắc, màu đen luôn là lựa chọn an toàn nhất.

Hãy gõ địa chỉ email cuối cùng

Bạn sẽ không muốn vô tình gửi thư đi khi chưa hoàn thành. Ngay cả khi mọi người đang trả lời thư. Tốt nhất bạn nên xóa địa chỉ người nhận. Sau đó chèn vào khi chắc chắn rằng đã hoàn thành đầy đủ nội dung. Hãy đặt mình vào vị trí của đối phương nếu phải nhận 1 email chưa hoàn chỉnh. Hoặc chưa đính kèm file dữ liệu cần thiết.

Một số chú ý để trở thành người viết email chuyên nghiệp

Nên dọn dẹp hộp thư của mình thường xuyên để tránh tồn đọng quá nhiều email không cần thiết. Ngoài ra, nếu dung lượng email bị đầy, hòm mail của bạn sẽ không nhận được thêm email gửi tới.

Nếu cần viết một e-mail dài để trả lời nhưng lại chưa có thời gian. Hãy gửi một email thông báo bạn đã nhận được email của đối tác. Đồng thời cho biết thời gian bạn sẽ trả lời họ một cách chính thức.

Khi không thể check email trong một ngày hay thường xuyên. Bạn cần thiết lập chế độ gửi email trả lời tự động để thông báo không có trong văn phòng. Hoặc sẽ phản hồi lại khách hàng sớm …vv…

Comments

Cách Trả Lời Thư Mời Nhận Việc Bằng Tiếng Anh Chuyên Nghiệp Nhất

Ngoài cách trả lời phỏng vấn, cách trả lời thư mời nhận việc bằng tiếng Anh cũng là một trong những yếu tố giúp bạn trở nên chuyên nghiệp trong mắt nhà tuyển dụng. Nếu bạn còn đang bối rối chưa biết trả lời thế nào thì bài viết này sẽ giúp ích cho bạn.

Thế Nào Là Thư Mời Nhận Việc?

Thư mời nhận việc (offer letter) là lá thư nhà tuyển dụng gửi cho ứng viên sau khi phỏng vấn thành công để mời họ về làm việc tại công ty. Trong thư mời nhận việc thường chứa các nội dung như vị trí công việc, mức lương khởi điểm, chế độ đãi ngộ, địa điểm làm việc,…

Nói nôm na, thư mời nhận việc được ví như “tấm vé thông hành” mà nhà tuyển dụng cấp cho ứng viên để họ có quyền gia nhập vào đội ngũ nhân viên của công ty. Nhận được thư mời này, bạn cần phải viết một bức thư hồi đáp để trả lời cho nhà tuyển dụng về quyết định của bạn. Việc viết thư trả lời không hề đơn giản, nhất là bằng tiếng Anh, vì nó thể hiện thái độ và tính chuyên nghiệp của bạn.

Hướng Dẫn Cách Trả Lời Thư Mời Nhận Việc Bằng Tiếng Anh Khiến Nhà Tuyển Dụng Đánh Giá Cao

Thông thường, ứng viên được nhà tuyển dụng chọn sẽ trả trời thư mời nhận việc theo hai trường hợp: hoặc đồng ý nhận việc hoặc từ chối nhận việc. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách viết thư hồi âm cụ thể cho cả hai trường hợp này như sau:

1. Cách viết thư đồng ý nhận việc

Thư đồng ý nhận việc cần thể hiện thái độ tích cực và sự chấp thuận rõ ràng. Nội dung thư cần có các ý chính:

Cảm ơn nhà tuyển dụng vì đã đề nghị vị trí công việc

Chính thức chấp nhận công việc

Nhấn mạnh sự yêu thích và nhiệt tình cống hiến của bạn đối với công việc.

Mẫu thư đồng ý nhận việc bằng tiếng Anh:

Dear Mr/ Ms…,

I want to thank you for offering me the position of… (name of position) for… (company’s name). I am excited to work for your company.

As we discussed, my annual salary will be… and I will start my work on…. I look forward to seeing you again and meeting my co-workers.

If have any problem, feel free call me at… (telephone number)

Your sincerely,

2. Cách viết thư từ chối nhận việc

So với thư đồng ý nhận việc, nhiều người thường e ngại và lo lắng hơn khi viết thư từ chối nhận việc. Vậy làm sao để từ chối khéo léo, lịch sự mà vẫn ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng?

Thư từ chối nhận việc vẫn cần có thái độ tích cực và sự tế nhị. Nội dung thư cần đảm bảo các ý chính như:

Cảm ơn nhà tuyển dụng vì đã đề nghị vị trí công việc

Đưa ra lời từ chối nhận công việc

Trình bày lý do từ chối một cách hợp lý, thuyết phục

Thể hiện sự thiện cảm với công việc, bộc lộ thái độ tiếc nuối vì không thể đảm nhiệm vị trí.

Bày tỏ sự sẵn lòng hợp tác nếu có cơ hội trong tương lai.

Mẫu thư từ chối nhận việc bằng tiếng Anh:

Dear Mr/Ms…,

Thank you for offering me the position of… (name of position) for… (company’s name). However, i regret that i must decline your offer. Because, after careful consideration, i feel that this job is not fit my personal goals.

One again thanks for your offer and your time. I believe that you can see a candidate better than me.

Best wishes for you!

Lưu Ý Khi Viết Thư Trả Lời Nhận Việc Bằng Tiếng Anh

Để đảm bảo lá thư trả lời nhận việc bằng tiếng Anh của bạn hoàn hảo nhất, bạn cần lưu ý đến một vài điểm quan trọng sau đây:

Viết thư ngắn gọn, súc tích, đầy đủ ý.

Từ vựng dùng chuẩn xác.

Tuyệt đối không để tồn tại lỗi chính tả, lỗi ngữ pháp trong thư.

Không viết tắt.

Xem video: cách học từ vựng tiếng Anh siêu tốc & nhớ lâu

Cách Trả Lời Email Mời Phỏng Vấn Bằng Tiếng Anh

Cách xác nhận thư mời phỏng vấn bằng tiếng anh chuyên nghiệp nhất

Dear … (người gửi thư mời bạn phỏng vấn)

I would like to thank you for your consideration for my application for the position of (vị trí bạn ứng tuyển)

This email is to acknowledge the receipt of your email, and I would like to confirm my presence at your office by (time) on (date).

I am looking forward to meeting you and having the employment opportunity discussed at length.

Yours sincerely,

Your name

Gửi tới nhà tuyển dụng một lời chào

Điều quan trọng để bắt đầu đó là một lời chào chính thức. Thường khi nhận được mail mời phỏng vấn bạn sẽ bét được quý danh của nhà tuyển dụng vì vậy mở đầu thư bạn nên viết “Thưa [Tên nhà tuyển dụng].

Xác nhận bạn đã nhận được thư mời phỏng vấn của nhà tuyển dụng

Bước tiếp theo trong cách trả lời email mời phỏng vấn là bạn nên xác nhận lá thư của nhà tuyển dụng đã được chuyển đến bạn để chắc chắn rằng nhà tuyển dụng không phạm sai sót nào trong việc gửi mail.

Dành thời gian đọc lại bức thư

Bạn hãy dành thời gian để đọc thật kỹ thư mời phỏng vấn. Khi đọc, hãy tập trung quan tâm đến bất kỳ câu hỏi mà nhà tuyển dụng hỏi bạn, tổng hợp lại và trả lời hết những câu hỏi này.

Trả lời ngắn gọn

Đa số những câu hỏi của nhà tuyển dụng khi hỏi bạn sẽ gói gọn trong 2 câu trả lời “Có” hoặc “Không”. Nếu bạn thấy bạn sẵn sàng cho cuộc phỏng vấn lần này, trong cách trả lời thư mời phỏng vấn, bạn cần phải đáp lại một cách mạnh mẽ: “Vâng, tôi rất muốn tham dự phỏng vấn ‘hoặc’ Vâng, tôi đã sẵn sàng cho cuộc phỏng vấn”. Trong trường hợp bạn bận việc không thể đáp ứng được yêu cầu về thời gian hay bất kỳ yêu cầu nào khác, bạn nên cẩn thận từ chối và đưa ra lý do thuyết phục, đồng thời đưa ra phương án sửa chữa.

Đọc lại email một lần nữa trước khi gửi

Trước khi bạn gửi thư trả lời phỏng vấn của mình, bạn cần phải đọc lại email của nhà tuyển dụng một lần nữa để xem bạn còn sót yêu cầu nào của tuyển dụng nữa không. Một khi bạn xác nhận rằng bạn đã giải quyết tất cả các câu hỏi trong email, bạn nên gửi một lời cảm ơn đến nhà tuyển dụng. Bạn có thể nói thêm việc bạn sẽ dành thời gian để tìm hiểu thêm về công ty trước ngày phỏng vấn, cách trả lời thư mời phỏng vấn này giúp cho những người việc làm nhân sự thấy bạn thật sự quan tâm đến công việc, công ty họ cũng như cho thấy được sự chuyên nghiệp của bạn.

Cần tạo một kết thúc ấn tượng cuối bức thư

Trong phần cuối của cách trả lời thư mời phỏng vấn, bạn cần có một câu kết thúc mạnh mẽ, ví dụ như: Bạn có thể nói rằng bạn đang mong đến ngày phỏng vấn và chắc chắn đây sẽ là cơ hội để tương tác với các nhà việc làm nhân sự nhiều hơn hoặc để tìm hiểu thêm các cách mà bạn có thể giúp đỡ cho công ty phát triển và đạt được mục tiêu của họ. Qua đó, nhà tuyển dụng có thể thấy sự chân thành của bạn đối với công việc.

Gõ đầy đủ tên của bạn

Sau dòng này, để lại một khoảng trống và gõ tên đầy đủ của bạn. Đọc qua email trước khi gửi để tránh bất kỳ lỗi đánh máy và chính tả trong thư.

cách trả lời thư mời phỏng vấn

cách trả lời mail mời phỏng vấn

câu hỏi và trả lời phỏng vấn bằng tiếng anh

trả lời phỏng vấn xin việc bằng tiếng anh

video phỏng vấn bằng tiếng anh

những câu phỏng vấn bằng tiếng anh thường gặp

cách xác nhận thư mời phỏng vấn

Cách Soạn Và Gửi Một Email Chuyên Nghiệp

Nếu như ngày xưa người ta dùng phương thức chuyển thư bằng tay để trao đổi thông tin thì ngày nay có quá nhiều lựa chọn khác để bạn trao đổi thông tin cho nhau. Bạn có thể gọi điện, gửi tin nhắn sms, gửi tin nhắn facebook, viber, zalo… (dịch vụ OTT) hoàn toàn miễn phí và rất nhanh chóng. Thế nhưng Email là thứ rất quan trọng cho việc trao đổi thông tin trong công việc.

Một email chuyên nghiệp là email sử dụng tên miền riêng (không sử dụng Gmail, Yahoo, Hotmail….) nó có dạng: email@congty.comVD: info@itexpress.vn, kinhdoanh@itexpress.vn, nguyenA@itexpress….

ĐĂNG KÝ EMAIL VỚI TÊN MIỀN RIÊNG CHỈ 19K/tháng. Xem các gói Email Pro

– Trình bày một email của bạn còn giúp khách hàng/đối tác hoặc sếp bạn nhận biết được phong thái, trình độ, ý thức… làm việc của bạn ở mức độ nào.

2. Vậy để soạn và gửi một email chuyên nghiệp thì như thế nào?

– Chúng ta cần quan tâm đến các điểm sau: THỜI GIAN, CÁCH TRÌNH BÀY.

– Yếu tố tâm lý luôn ảnh hưởng đến hành động của bạn (đã có nhiều nghiên cứu cho thấy điều này). Thế nên, bạn không nên soạn mail khi tâm trạng không tốt.

– Tìm hiểu một chút về người mà bạn sẽ gửi mail: Việc này sẽ giúp bạn cách trình bày và cách dùng từ ngữ trong email nữa.

– Thời gian gửi mail cũng là vấn đề bạn nên quan tâm. Thường thì bạn nên gửi vào khoảng thời gian 08-09h sáng, lúc mà người ta thường đọc mail để bắt đầu một ngày làm việc. Ngoài ra, bạn cũng nên tìm hiểu xem tâm trạng của khách hàng để chọn thời điểm cho hợp lý. (Có ngoại lệ)

– Đây gần như là một câu chào mở đầu. Chủ đề email của bạn phải miêu tả ngắn gọn được nội dung chính cần truyền đạt trong email.

VD: Gửi anh A bảng lương tháng 9, Gửi anh thông tin về gói dịch vụ B, Gửi sếp bản báo cáo kinh doanh quý I/2015, …

2. Lời mở đầu trong nội dung email:

– Bạn nên bắt đầu một lời chào, lời chúc (nếu cần) và lý do bạn gửi email này.

VD: Chào anh B,

Em là C bên công ty D. Lời đầu tiên gửi tới anh B lời chúc sức khỏe và thành công.

Theo như thông tin trao đổi trong buổi nói chuyện (hoặc: trong cuộc gọi…) em xin gửi tới anh thông tin về dịch vụ, sản phẩm bên công ty em như sau:

Chú ý: Lời chúc sẽ tạo sự quan tâm và gây ấn tượng, việc trình bày được lý do sẽ làm cho người đọc có lý do để đọc email này..!

3. Nội dung chính trong email:

– Bạn nên trình bày một cách ngắn gọn, súc tích nhưng phải đáp ứng đầy đủ thông tin.

– Những nội dung quan trọng nên đưa lên trước, tô đậm, đổi màu chữ…. (Nội dung phải soạn logic từ trên xuống dưới để người đọc lướt qua mà vẫn có thể hiểu được nội dung bạn muốn truyền đạt là cái gì)

– Nên gạch đầu dòng các ý, tách các đoạn văn rời khỏi nhau và chèn hình ảnh, liên kết kèm theo (nếu có và cần) để làm rõ vấn đề hơn.

VD: Ở đây mình không có vd cụ thể vì phải dựa vào nội dung email bạn gửi

Chú ý: Không soạn một cách tràn lan toàn là chữ, không có dấu chấm, dấu phẩy, xuống dòng, không viết hoa đầu dòng, không viết hoa các danh từ riêng…

4. Chèn ảnh, liên kết hoặc đính kèm tập tin:

– Hiện nay các dịch vụ mail đều cho phép người dùng chèn hình ảnh, liên kết, tập tin đính kèm.. Nếu bạn đăng nhập và sử dụng mail trực tiếp trên trình duyệt (không sử dụng dịch vụ thứ 3 như outlook chẳng hạn) thì nó vẫn cho phép bạn chèn hình, chèn liên kết và đính kèm tập tin. Bạn muốn soạn soạn mail chuyên nghiệp hơn có thể sử dụng outlook để quản lý mail.

– Trong trường hợp mail bạn cần đính kèm nhiều tập tin thì nên đặt tên cho từng tập tin ấy để dẽ phân biệt

VD: Tôi gửi đính kèm 3 tập tin: HD_thietkeweb.doc, Dich_vu_them.xls (xlsx), và một thư mục hình ảnh đã nén lại hinh_anh_demo.zip. Bạn cũng có tạo 1 thư mục để bỏ tất cả chúng vào rồi nén lại hoặc đính kèm từng tập tin một

Chú ý: Đặt tên tập tin đính kèm người đọc sẽ dễ dàng tìm thấy nội dung họ cần đọc, sau này cần tra lại họ tìm kiếm cũng sẽ thấy?

VD:

Chúc anh một ngày tốt lành!

Trân trọng

Tên người gửi

– Một email có chữ ký sẽ trở nên chuyên nghiệp hơn.

– Hơn nữa, chữ ký là nơi mà bạn cung cấp cho người đọc mail về những thông tin khác về công ty, bản thân như: email, số điện thoại, website công ty….

– Khi thể hiện chữ ký, người đọc sẽ không cảm thấy khó chịu nhưng bạn vẫn PR hoặc truyền đạt nội dung khác mà nếu như bạn bỏ vào phần nội dung chính đôi khi sẽ gây khó chịu cho người khác.

Khi làm việc với các đối tác, nhân viên công ty sử dụng mail của tên miền dạng Bạn chưa có tên miền cho công ty: chúng tôi Đăng ký tên miền Đăng ký hosting để lưu trữ website, tạo email cho công ty.ten_nhan_vien@congty.com thì hãy liên hệ với chúng tôi để có một email cho công ty (doanh nghiệp) của bạn ngay hôm nayHotline: 0934 816 678 – 0988 337 505info@itexpressvn.com, info@itexpress.vnten_nhan_vien@congty.com sẽ tạo uy tín cho khách hàng

– Hướng dẫn cài mail (Gmail) vào outlook 2007

– Hướng dẫn cài mail (Gmail) vào outlook 2010 – Video

– Hướng dẫn cài mail (Gmail) vào outlook 2013 – Video

– Mẹo gửi mail an toàn cho nhiều người trên outlook 2013 Endy Hoàng – chúng tôi

Cập nhật thông tin chi tiết về Trả Lời Email Chuyên Nghiệp trên website Ezlearning.edu.vn. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!